La fatturazione attiva e passiva riguardano rispettivamente le vendite e gli acquisti di un’attività e rappresentano due processi complementari del ciclo documentale di un’impresa. Questo articolo illustra le differenze e il significato di fatturazione attiva e passiva, cosa sono, come funzionano e come gestirle.
Cos’è la fatturazione attiva?
La fatturazione attiva riguarda le fatture emesse verso i clienti per beni venduti o servizi prestati. Ogni fattura attiva genera un credito verso il cliente (OIC 15) e, per le operazioni imponibili, l'IVA a debito verso l'Erario (art. 17 DPR 633/1972).
Come indicato nell'art. 21 del DPR 633/1972, un documento completo riporta:
- dati del cedente e del cliente
- data di emissione
- numero della fattura
- descrizione dei beni o servizi
- quantità
- imponibile
- aliquota applicata
- ammontare dell’IVA
- importo da pagare
- modalità e termini di pagamento
Cos’è la fatturazione passiva?
La fatturazione passiva riguarda le fatture che ricevi dai fornitori per gli acquisti effettuati. Questi documenti rappresentano un debito e generano IVA a credito, che puoi detrarre secondo le regole su IVA a debito e IVA a credito.
A differenza della fattura attiva, in questo caso non emetti il documento ma lo ricevi, lo controlli, lo registri, lo paghi e lo archivi per 10 anni (art. 39 DPR 633/1972 e art. 2220 Codice civile).
Qual è la differenza tra fattura attiva e passiva?
La principale differenza tra fattura attiva e passiva riguarda il ruolo che l'azienda ricopre nell'operazione.
| Aspetto | Fatturazione attiva | Fatturazione passiva |
| Chi emette | L’azienda | Il fornitore |
| Chi riceve | Il cliente | L’azienda |
| Tipo di operazione | Vendita di beni/servizi | Acquisto di beni/servizi |
| Effetto contabile | Crediti verso clienti | Debiti verso fornitori |
| Flusso di cassa | Entrata | Uscita |
| IVA | IVA a debito | IVA a credito |
| Azioni richieste | Emissione, invio, monitoraggio pagamento | Ricezione, verifica, registrazione, pagamento, conservazione |
Come funzionano la fatturazione attiva e passiva?
Concretamente, come si fa la fatturazione attiva e passiva dipende dal ruolo che l'azienda ricopre in una determinata operazione, se vende o se acquista. Vediamo quali sono i passaggi operativi.
Come si fa la fatturazione attiva?
La procedura prevede questi passaggi:
- Acquisire i dati del cliente e i dettagli dell'operazione.
- Creare la fattura in formato XML.
- Inviare la fattura tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate entro 12 giorni per le fatture immediate o entro il 15 del mese successivo per quelle differite.
- Controllare lo stato di consegna.
- Registrare il credito.
- Monitorare l'incasso.
Per inviare la fattura elettronica correttamente puoi usare i servizi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate o un software dedicato.
Se SdI rifiuta la fattura, per esempio per Partita IVA o codice fiscale del cliente errati, il documento risulta giuridicamente non emesso. Hai 5 giorni di tempo dalla ricezione della notifica di scarto per correggere l'errore e trasmettere nuovamente la fattura secondo le indicazioni dell'Agenzia delle Entrate.
Come si gestisce una fattura passiva?
In questo caso è il fornitore a creare e inviare il documento. La fattura viene inviata dal fornitore a SdI, che la recapita all'azienda tramite il canale di destinazione scelto. L’azienda che la riceve verifica i dati e la corrispondenza con l'ordine, registra il documento nei libri contabili, autorizza ed esegue il pagamento e archivia la fattura secondo i requisiti di legge.
Come gestire la fatturazione attiva e passiva?
Conviene organizzare i documenti per data e cliente o fornitore, tenere sotto controllo scadenze e stato dei documenti, verificare i pagamenti dovuti e ricevuti, riconciliare le fatture con i movimenti bancari e condividere tutto con il commercialista. La conservazione digitale è obbligatoria sia per chi emette sia per chi riceve.
Se una fattura inviata al SdI contiene un errore di importo, non può più essere eliminata o modificata direttamente. Per correggerla occorre emettere una nota di credito (tipo documento TD04) se devi stornare un importo a un cliente, oppure una richiesta al fornitore perché emetta lui stesso la nota di credito, se hai ricevuto una fattura d'acquisto errata.
Automazione della fatturazione attiva e passiva
Un software di fatturazione elettronica automatizza l’inserimento dei dati, la creazione del file XML, l’invio e la ricezione tramite SdI, il tracking degli stati, i promemoria di pagamento, la riconciliazione e l’archiviazione.
Finom permette di creare e inviare fatture elettroniche, ricevere le fatture passive, monitorare i documenti in entrata e uscita, aggiungere link di pagamento, inviare promemoria e solleciti di pagamento, associare automaticamente le transazioni alle fatture e conservare tutto a norma in formato digitale.
In questo modo gestisci la fatturazione attiva e passiva della tua azienda da un’unica piattaforma, riducendo il rischio di commettere errori.
Per chi lavora con la Pubblica Amministrazione, è disponibile anche la gestione della Fatturazione Elettronica PA.
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