Costo del software di fatturazione elettronica: una guida completa per l'Italia (2026)

Il costo di un software di fatturazione elettronica dipende da vari fattori e scegliere tra le tante opzioni disponibili può risultare difficile. In questo articolo aiutiamo freelance, professionisti e piccole imprese a scegliere, confrontando piani, costi e funzionalità.

Quanto costa un software di fatturazione elettronica nel 2026? 

Il costo mensile di un software di fatturazione elettronica dipende dai servizi offerti:

• 0 € per soluzioni gratuite, con funzionalità limitate
• da 2,50 € a 51€ al mese per i software dedicati, che gestiscono solo fatture e documenti 
• fino a 199 € al mese per gestionali completi, con piani aziendali che includono anche conto corrente, carte e bonifici

Il costo varia anche in base alla modalità di pagamento:il prezzo mensile si abbassa scegliendo l’abbonamento annuale. Inoltre, quasi tutti i prezzi sono IVA esclusa: aggiungi il 22% per ottenere il costo effettivo.

Software di fatturazione elettronica: costi e soluzioni a confronto

Ecco un confronto tra 5 delle migliori alternative disponibili sul mercato, con prezzi mensili, tipologia di offerta e funzioni principali.

Aruba e Fatture in Cloud sono software focalizzati sulla fatturazione: il costo è più basso, ma molte funzionalità aggiuntive sono a pagamento.

Finom, Qonto e SumUp propongono invece piani aziendali che includono un conto business con fatturazione elettronica integrata e carte, con un canone mensile più elevato. 

Da cosa dipende il costo del software di fatturazione elettronica?

Il costo finale dipende principalmente da: 

• il numero di fatture e di utenti
• le funzioni incluse 
• le funzioni extra

Numero di fatture e utenti

Molti piani limitano il numero di documenti emessi all'anno, così come quello degli utenti: Finom Basic ne include 2 a 17 €/mese; Finom Smart ne include un numero illimitato a 37 €/mese (pagamento annuale). Altrove, invece, gli utenti e i volumi aggiuntivi si pagano a parte.

Funzioni e integrazioni incluse

Il costo del software aumenta se aggiungi funzionalità come:

• invio, ricezione e conservazione delle fatture elettroniche
• preventivi, DDT, incassi e scadenze
• accesso del commercialista e integrazioni contabili
• riconciliazione bancaria automatica e altre automazioni

Costi extra, promozioni e rinnovo

Verifica sempre i costi dei moduli opzionali, degli upgrade e del rinnovo annuale. Ad esempio, dopo il primo anno, il modulo documenti Aruba passa da 9,90 € a 19,90 € e Fatture in Cloud Forfettari da 48 € a 96 €.

Software di fatturazione elettronica gratis o a pagamento?

Tra le soluzioni gratuite per la fatturazione elettronica rientrano:

• la procedura web, l’app e il portale Fatture e Corrispettivi messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate
• software commerciali con piano gratuito, come Finom Solo e il conto SumUp a 0 €

Queste sono soluzioni adatte a liberi professionisti o microimprese che emettono poche fatture e non necessitano di collegare altri strumenti gestionali.

Le realtà più grandi possono necessitare di funzionalità avanzate: invio automatico di solleciti, accesso dedicato al commercialista o integrazione con i conti bancari. In questi casi, è consigliabile orientarsi verso un software a pagamento.

Quando scegli il software, valuta anche il tempo che puoi risparmiare: spesso il vantaggio principale non è il costo, ma l’efficienza derivante dall’automazione dei processi.

Come funziona la fatturazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione quattro servizi gratuiti, accessibili con SPID, CIE, CNS o credenziali Fisconline/Entratel:

• La procedura web disponibile sul portale Fatture e Corrispettivi consente di compilare la fattura direttamente online, salvarla in formato XML e inviarla allo SdI. Il sistema precompila automaticamente i tuoi dati e verifica in tempo reale la Partita IVA del cliente.
• Il software scaricabile per PC consente di predisporre le fatture anche senza connessione a Internet. Per l’invio, è necessario collegarsi al portale Fatture e Corrispettivi oppure utilizzare la PEC.
• L’app FatturAE, disponibile su dispositivi iOS e Android, consente di compilare e inviare le fatture direttamente da smartphone o tablet.
• La conservazione a norma è un obbligo di legge sia per chi emette sia per chi riceve la fattura. Non è sufficiente salvare il file sul computer: è necessario adottare sistemi che garantiscano la sicurezza e la conformità alle normative vigenti. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio di conservazione gratuito, attivabile tramite il portale.

L’Agenzia precisa che questi strumenti sono pensati soprattutto per chi emette poche fatture.

Come scegliere un software di fatturazione elettronica in base alla propria attività

Le esigenze e il budget di chi lavora come libero professionista e gestisce poche fatture mensili sono molto diversi da quelle di una PMI. La scelta del software giusto dipende da come lavori oggi e da quanto pensi di crescere. 

Forfettari e liberi professionisti

Se operi in regime forfettario ed emetti un numero limitato di fatture, una soluzione gratuita o economica come Aruba o Fatture in Cloud Forfettari può bastare (ma verifica sempre il limite di documenti inclusi e il costo di rinnovo).

Ditte individuali e microimprese

Se gestisci una ditta individuale, orientati su un piano che includa funzionalità amministrative e contabili. L’accesso per il commercialista, le integrazioni con altri software e le carte aziendali possono giustificare un canone mensile leggermente più elevato.

PMI

Se la tua azienda prevede più utenti, scegli soluzioni con automazioni, integrazioni e una gestione completa dei cicli attivo e passivo. Valuta la scalabilità oltre al prezzo iniziale: Finom Smart include utenti illimitati, mentre Fatture in Cloud consente la multiutenza solo a partire dal piano Premium Plus.

Prima di pagare: ultime verifiche prima di abbonarti

Quando valuti soluzioni con funzionalità simili, oltre a prezzo e limiti del piano è importante verificare alcuni dettagli operativi che spesso emergono solo dopo la sottoscrizione:

1. Uscita dal servizio: verifica se il sistema consente di scaricare l’XML originale delle fatture e delle ricevute SdI. Informati anche su dove e per quanto tempo vengono conservati i documenti dopo la disdetta.
2. Disdetta: controlla con attenzione i tempi di preavviso richiesti e le modalità di recesso, soprattutto per contratti con durata annuale.
3. Assistenza: chiedi se il supporto si limita all’uso tecnico del programma o se include anche la consulenza fiscale.

Richiedi sempre che queste condizioni siano messe per iscritto. Se decidi di cambiare programma, verifica personalmente alcune fatture importate per assicurarti che non ci siano dati mancanti o errori da correggere.

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FAQ

Il costo del software di fatturazione elettronica è deducibile?

Sì, se non sei in regime forfettario. Il canone del software è un costo inerente all’attività e può essere dedotto nel regime ordinario.

È possibile cambiare software di fatturazione elettronica in qualsiasi momento?

Sì, ma controlla sempre la scadenza e il rinnovo automatico del contratto e, prima di effettuare il cambio, scarica tutte le fatture in formato XML e comunica a SdI il nuovo canale di ricezione.

Cosa succede alle fatture già emesse se si cambia software di fatturazione elettronica?

Le fatture già emesse restano valide in quanto già trasmesse a SdI, ma per alcuni fornitori, come Aruba, la conservazione digitale prosegue solo se il contratto resta attivo.

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