Le spese anticipate permettono ai professionisti di sostenere costi nell'interesse del cliente e recuperarli a determinate condizioni. Vediamo come funzionano le regole, come registrarle correttamente nella fattura elettronica e come trattarle in contabilità e nelle dichiarazioni fiscali.

Contenuti

Cosa sono le spese anticipate?

Le spese anticipate sono somme che un professionista o un'impresa versa per conto del proprio cliente, necessarie all'esecuzione di un incarico, e che vengono successivamente rimborsate. A differenza dei rimborsi spese forfettari, che concorrono alla formazione del reddito e dell'IVA, queste spese possono godere di un trattamento fiscale neutro se rispettano determinate condizioni.

Pensiamo all'avvocato che paga le tasse di registro per un cliente, al notaio che anticipa l'imposta di bollo o al commercialista che versa diritti camerali: tutte queste voci rappresentano costi che il professionista sostiene materialmente, ma che giuridicamente competono al committente. Il rimborso di tali importi non costituisce un compenso professionale, bensì una mera partita di giro.

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Quali spese rientrano nell'art. 15 del DPR 633/72?

Le spese anticipate ex art. 15 del DPR 633/72 comprendono tipicamente imposte, tasse, diritti, bolli e contributi versati presso enti pubblici o autorità giudiziarie per conto del cliente.

È bene notare che non concorrono a formare la base imponibile IVA le somme dovute a titolo di rimborso delle anticipazioni fatte in nome e per conto della controparte, purché regolarmente documentate.

Si elencano anche altre esclusioni dalla base imponibile: gli interessi moratori, il valore dei beni ceduti a titolo di sconto o abbuono, l'importo degli imballaggi pattuiti alla resa e le somme dovute a titolo di rivalsa IVA. Si tratta di operazioni non soggette a IVA, come indicato contabilmente dal codice IVA N1, e tra queste le anticipazioni rappresentano la fattispecie più frequente nella pratica professionale quotidiana.

Cosa significa "spese anticipate in nome e per conto del cliente"?

L'espressione “spese anticipate in nome e per conto del cliente” richiama l'istituto del mandato con rappresentanza previsto dall'articolo 1704 del Codice Civile. In questo schema, il professionista agisce come mandatario: compie atti giuridici (pagamenti) in sostituzione del committente, che rimane il soggetto obbligato originario.

La spesa deve essere giuridicamente imputabile al cliente, non al professionista. Se la documentazione risulta intestata esclusivamente a chi anticipa il denaro, l'operazione non si qualifica come anticipazione esclusa ex art. 15, bensì come semplice riaddebito di spese. In tal caso, configurandosi un mandato senza rappresentanza, la somma perde la natura di esclusione e diventa parte integrante del compenso: il professionista dovrà quindi rifatturarla al cliente applicando l'IVA.

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Quando il rimborso delle spese anticipate è escluso da IVA e reddito?

Il rimborso delle spese anticipate resta fuori dal campo IVA e non concorre al reddito professionale quando si verificano due condizioni:

  • La spesa è sostenuta in forza di un mandato (anche implicito) da parte del cliente.
  • La documentazione è intestata al committente o riporta la doppia intestazione.

La circolare ministeriale n. 1/RT del 15 dicembre 1973 ha chiarito che sono escluse dal computo le somme ricevute a titolo di rimborso, a condizione che non costituiscano spese inerenti alla produzione del reddito di lavoro autonomo e siano debitamente documentate.

Esempio pratico di spese anticipate in fattura

Facciamo un esempio pratico: un avvocato paga 200 € di contributo unificato per conto del cliente Rossi. La ricevuta del versamento riporta il nome di Rossi come parte ricorrente. L'avvocato può addebitare 200 € in fattura come spesa anticipata ex art. 15, senza applicare IVA né ritenuta.

Se invece avesse pagato un corso di aggiornamento professionale e lo avesse poi "riaddebitato" al cliente, quella spesa sarebbe inerente alla propria attività e andrebbe fatturata con IVA.

Come si registrano le spese anticipate in contabilità e nel regime forfettario?

Dal punto di vista contabile, le spese anticipate transitano attraverso conti transitori (crediti verso clienti per anticipi), senza incidere sui ricavi né sui costi del professionista. Al momento del rimborso, il conto viene chiuso e l'operazione risulta neutra per il conto economico.

Per chi opera in regime forfettario, la questione assume particolare rilevanza: le spese anticipate documentate e intestate al cliente non rientrano nel calcolo dei compensi da dichiarare nel quadro LM. Questo significa che non concorrono né al limite dei ricavi né alla determinazione dell'imposta sostitutiva. Tuttavia, tali importi possono comunque apparire nelle scritture contabili ai fini della tracciabilità dei flussi finanziari.

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Le spese anticipate ex art. 15 nella Certificazione Unica: come vanno indicate?

Le spese anticipate ex art. 15 non costituiscono reddito per il professionista e vanno indicate separatamente. Nelle Istruzioni per la compilazione della CU 2025 (Quadro Lavoro Autonomo), sezione "Dati relativi alle somme erogate", bisogna compilare:

  • Il punto 6 (Codice), inserendo il codice 22. Nelle istruzioni ministeriali, questo codice identifica le "erogazioni di redditi esenti ovvero di somme che non costituiscono reddito", categoria in cui rientrano le anticipazioni art. 15.
  • Il punto 7 (Altre somme non soggette a ritenuta) inserendo l’importo esatto delle spese anticipate.

Dal 2025, per i compensi corrisposti a contribuenti in regime forfettario o ex minimi, non è più obbligatorio l'invio della CU secondo quanto disposto dal decreto legislativo 8 gennaio 2024, n. 1 “Semplificazione adempimenti”. Tuttavia, quando il rapporto prevede anche spese anticipate, è opportuno conservare la documentazione che attesti la corretta natura di tali importi.

Fattura con solo spese anticipate: trattamento nella CU

Nel caso di una fattura con solo spese anticipate in Certificazione Unica, l'intero importo sarà escluso dalla base imponibile. Attenzione però: l'indicazione errata in CU non modifica la natura giuridica delle somme. Se le spese sono effettivamente anticipate in nome e per conto del cliente e documentate correttamente, restano non imponibili anche in caso di errore formale nella certificazione. Viceversa, i rimborsi forfettari rimarranno tassabili anche se esposti con codice errato.

Come inserire le spese anticipate per conto del cliente nella fatturazione?

La corretta fatturazione delle spese anticipate per conto del cliente richiede di separare nettamente tali importi dal compenso professionale. In fattura elettronica, l'Agenzia delle Entrate (FAQ del 21 dicembre 2018) ha precisato che le spese ex art. 15 vanno inserite in un blocco "DatiBeniServizi" dedicato, indicando l'importo, una descrizione chiara e, al posto dell'aliquota IVA, il codice IVA “N1” ("escluse ex art. 15").

Il codice di esclusione N1 nella fattura elettronica

Il codice di esclusione N1 delle spese anticipate segnala al Sistema di Interscambio che l'operazione non è soggetta a IVA per espressa previsione normativa. Nella descrizione conviene riportare la dicitura completa "Spese anticipate ex art. 15 DPR 633/72” e inserire una descrizione specifica. Allega sempre una copia della documentazione giustificativa intestata al cliente.

FAQ

Si applica il bollo sulla fattura di spese anticipate come da art. 15?

Sì, l'imposta di bollo da 2 € è dovuta ogni volta che l'importo delle anticipazioni escluse IVA (art. 15) supera la soglia di 77,47 €. Questo vale sia se la fattura contiene solo spese anticipate, sia se contiene anche compensi soggetti a IVA. In quest'ultimo caso, l'esenzione dal bollo che copre la parte imponibile IVA non si estende alle anticipazioni: se la quota 'fuori campo' supera la soglia, il bollo va applicato. Fanno eccezione solo le anticipazioni relative a spese già assoggettate a bollo all'origine (es. certificati anagrafici o contributo unificato).

Come funziona il riaddebito di spese anticipate a un cliente estero?

Se le spese sono state sostenute in Italia ma in nome e per conto di un committente comunitario o extracomunitario, e la documentazione risulta intestata a quest'ultimo, l'esclusione ex art. 15 rimane applicabile. Per prestazioni di servizi verso soggetti passivi UE, il riaddebito di costi sostenuti dal professionista in proprio nome (mandato senza rappresentanza) segue le regole dell'art. 7-ter DPR 633/72, con applicazione del reverse charge. 

Come avviene il recupero delle spese anticipate dal CTU?

Il recupero delle spese anticipate dal CTU segue un iter specifico. Il consulente tecnico d'ufficio che ha sostenuto spese per l'espletamento dell'incarico (viaggi, collaboratori autorizzati, analisi tecniche) deve presentare una nota specifica con relativa documentazione al momento della liquidazione. L'ufficio giudiziario rimborsa tali spese al CTU, e il rimborso non concorre al reddito imponibile se le somme sono state erogate nell'esclusivo interesse dell'ufficio giudiziario e analiticamente documentate (Risoluzione Agenzia delle Entrate 14 giugno 2011). Le spese anticipate in nome e per conto della parte, con documentazione intestata direttamente al committente, vanno indicate in parcella con dicitura "escluse ex art. 15 DPR 633/72".

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