Conservazione Fatture Elettroniche: SDI e Legge Italiana

Conservare la fattura elettronica attraverso vari metodi è fondamentale per rispettare la legge italiana sulla fatturazione elettronica e garantire l'archiviazione digitale sicura e conforme.

In questo articolo vedremo come avviene la conservazione delle fatture elettroniche, le normative sulla conservazione delle fatture elettroniche, per quanto tempo conviene conservarla elettronicamente e come scegliere il fornitore di servizi di conservazione corretto. Ricorda che la conservazione delle fatture elettroniche è obbligatoria.

Le normative sulla conservazione delle fatture elettroniche in Italia

La conservazione di fatture elettroniche in Italia è regolamentata da delle normative italiane e comunitarie che ne garantiscono la validità legale e fiscale. Tra le normative più importanti ci sono il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e il Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014, che ne stabiliscono i requisiti tecnici e procedurali per garantire la conservazione sicura delle fatture elettroniche per un lungo periodo di tempo.

A garantirne la conservazione a livello europeo, esiste la Direttiva 2010/45/UE che armonizza le regole sulla fatturazione elettronica tra gli Stati che fanno parte dell’Unione Europea.

Ruolo dell'Agenzia delle Entrate e del Sistema di Interscambio (SdI)

Esistono due enti che svolgono un ruolo cruciale per quanto riguarda la gestione e come fare la conservazione delle fatture elettroniche, ovvero l’Agenzia delle Entrate e l’SdI.

Vediamo in breve come funziona la conservazione delle fatture elettroniche tramite l’Agenzia delle Entrate.

L’Agenzia delle Entrate offre un servizio di conservazione gratuito che garantisce la conservazione delle fatture elettroniche utilizzando l’SdI. Tramite questo sistema verranno archiviate automaticamente le fatture in modo sicuro così da evitare una possibile perdita di essa. Quindi, per fare l’invio delle fatture elettroniche e conservarle, bisogna utilizzare il portale fatture e corrispettivi che viene messo a disposizione dall’Agenzia.

Implicazioni legali

Ci sono delle serie implicazioni legali per chi non si conforma a queste normative, tra cui anche le sanzioni. Le multe possono arrivare a raggiungere il 100% dell’importo non dichiarato o detratto, e le azioni legali sono ancora peggiori se si tratta di un’azienda.

Quanto tempo si devono conservare le fatture elettroniche?

Se sapete cos'è la fattura elettronica, sapete che a essa si applicano le stesse regole di conservazione delle fatture cartacee. Secondo la normativa italiana, le fatture elettroniche devi tenerle conservate digitalmente per un periodo di dieci anni. Il termine di conservazione inizia a decorrere dalla data di emissione o ricezione della fattura.

In alcuni casi, però, il tempo di conservazione potrebbe richiedere un’estensione. I casi includono:

Fatture con IVA ed esigibilità differita: in questo caso, si conservano le fatture fino al momento in cui l’IVA diventa esigibile.
Fatture emesse nei confronti di soggetti esteri: l’obbligo di conservare la fattura sussiste solo se la fatturazione avviene attraverso il Sistema di Interscambio.
Accertamenti fiscali: se il contribuente riceve la notifica di un accertamento non definito, l’obbligo si estende fino alla conclusione delle indagini.
Operazioni straordinarie: in caso di liquidazioni o scissioni, la fattura può essere conservata fino alla conclusione di eventuali verifiche.

Archiviazione e conservazione delle fatture elettroniche

La distinzione tra archiviazione e conservazione è fondamentale. L’archiviazione di un documento, sia fisico che digitale, avviene per conservarlo in luogo sicuro per garantire la reperibilità futura. La conservazione avviene per assicurare che il documento rimanga autentico e integro nel tempo, per mantenerne il valore legale.

Gli impatti pratici e legali sono significativi, e avvengono in modo diverso. L’archiviazione facilita l’accesso ai documenti informatici necessari per le operazioni quotidiane. La conservazione, invece, è essenziale nella protezione dei documenti a lungo termine.

Ecco un esempio per illustrare il funzionamento: un’azienda archivia i documenti su un server interno per facilitare l’accesso al personale. La stessa azienda utilizza un sistema di conservazione digitale per garantire che le fatture rimangano inalterate per dieci anni.

Pratiche di ritenzione efficaci per la conservazione delle fatture elettroniche

Ecco una guida passo passo su come implementare un sistema di conservazione delle fatture elettroniche:

Assicurati di comprendere le normative vigenti: studia attentamente le leggi e i regolamenti sulla fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva per garantire la conformità.
Analizza le esigenze della tua azienda: valuta i volumi di fatture, le risorse disponibili e le specifiche necessità operative per scegliere la soluzione più adatta.
Scegli un software che offre l’integrazione con il Sistema di Interscambio: opta per una piattaforma che faciliti la comunicazione con il SdI e automatizzi il processo di invio e ricezione delle fatture.
Configura il software e assicurati che le fatture siano inviate in conservazione: imposta correttamente il sistema per garantire che tutte le fatture siano automaticamente archiviate nel rispetto delle normative.
Forma il personale sull’utilizzo del software in questione: organizza sessioni di training per gli utenti chiave affinché possano utilizzare efficacemente il nuovo sistema.
Monitora regolarmente il processo di conservazione: esegui controlli periodici per verificare che il processo di conservazione funzioni senza intoppi e rispetti i requisiti legali.
Installa misure di sicurezza per proteggere i documenti: implementa soluzioni di sicurezza informatica come firewall, antivirus e crittografia per salvaguardare le fatture elettroniche.

Ecco un esempio di sistema di conservazione creato utilizzando un diagramma di flusso:

Per pratiche di conservazione efficaci, si consiglia di utilizzare i seguenti software e soluzioni di archiviazione cloud:

Conservazione SMART di Wolters Kluwer: questo servizio offre la conservazione automatica di fatture elettroniche con le relative ricevute.
Genya conservazione di Wolters Kluwer: Genya è compatibile con il Sistema di Interscambio e garantisce la conservazione a norma delle fatture.
Fatture in Cloud: utilizzando Cloud, potrai gestire il processo di conservazione, rispettando i requisiti legali e i tempi di conservazione.

Sicurezza e integrità delle fatture

Vediamo insieme come funzionano la sicurezza e l’integrità delle fatture.

Le tecniche per garantire l'integrità e l'immodificabilità dei file di fattura sono:

Tecnica	Come si usa	Modalità di applicazione
Utilizzo della firma digitale	Questa firma digitale serve a garantire l’autenticità del firmatario e certifica che il documento non è stato alterato dopo la firma.	Generazione della chiave: creazione di una coppia di chiavi (pubblica e privata). Firma del documento: firma del documento con la chiave privata, generando un'impronta digitale crittografata. Verifica della firma: utilizzo della chiave pubblica per confermare l'autenticità e l'integrità.
Applicazione di marche temporali	Queste marche servono per attestare l’ora e la data di creazione e ricezione della fattura elettronica.	Richiesta a un'autorità di certificazione: invia il documento a un'autorità di certificazione. Marchio del documento: riceve una marca temporale che attesta la data e l'ora di creazione o di firma. Valore legale: estende la validità della firma digitale.
Generazione e utilizzo del Codice HASH	Questo codice è una sequenza alfanumerica generata grazie a degli algoritmi crittografici che rappresenta un’impronta digitale del documento per verificarne l’integrità.	Calcolo dell'impronta digitale: utilizzare algoritmi come SHA-256 per generare un codice HASH univoco per il documento. Conservazione dell'impronta digitale: memorizzare l'impronta digitale insieme al documento. Verifica dell'integrità: confronta l'impronta digitale calcolata con quella memorizzata per rilevare le modifiche.

Le misure di sicurezza fisica includono l’accesso controllato ai server e la protezione delle infrastrutture fisiche, mentre le misure di sicurezza logica comprendono l’utilizzo di firewall, i sistemi di rilevamento in caso di intrusione, crittografia dei dati e la protezione dei documenti tramite accessi autenticati da accessi non autorizzati e cyber minacce.

Queste tecniche e misure garantiscono che le fatture elettroniche siano protette contro modifiche non autorizzate e siano conservate in modo sicuro nel tempo.

Ruolo e responsabilità nella conservazione

Ci sono diverse persone che si occupano della conservazione. Vediamo chi sono:

Responsabile della conservazione: il responsabile della conservazione si occupa di coordinare l’intero sistema di conservazione all’interno delle aziende. Deve avere competenze informatiche, giuridiche e archivistiche.
Responsabile dei sistemi informativi: si occupa della gestione dei sistemi informatici utilizzati per la conservazione.
Responsabile amministrativo: si assicura che i documenti e le fatture vengano conservati seguendo la giusta gestione amministrativa.

Conseguenze in caso di mancata o errata conservazione:

Conseguenze per l’azienda: la mancata conservazione porta a sanzioni amministrative che vanno da un minimo di 1.032,91 € a un massimo di 7.746,85 €. L’azienda potrebbe anche perdere il diritto alla detrazione dell’IVA.
Conseguenze per i responsabili: i singoli responsabili potrebbero essere ritenuti colpevoli della perdita dei documenti e ricevere multe che variano da 1.000 € a 8.000 €.

Scegliere un fornitore per la conservazione

Vediamo quali criteri servono per scegliere un fornitore per la conservazione. I criteri principali sono tre, vediamoli insieme:

Certificazione AgID (Agenzia per l'Italia Digitale): questo certificato è un indicatore di affidabilità che garantisce che i servizi del fornitore rispettino la legislazione italiana in materia di conservazione digitale.
Affidabilità e altre certificazioni: oltre alla certificazione AgID, ci sono altre certificazioni che assicurano che il fornitore adotti pratiche conformi agli standard internazionali. Tra queste c’è la ISO 27001, che aiuta anche le organizzazioni a difendersi dagli attacchi cyber.
Aspetti economici: i costi e le modalità di pagamento sono fattori molto importanti per quanto riguarda la scelta di un fornitore. È necessario confrontare tutte le offerte che propongono i servizi per assicurarsi di ricevere un buon rapporto qualità-prezzo e verificare che non vi siano costi aggiuntivi nascosti.

La scelta tra le opzioni di outsourcing e gestione interna dipende dall’azienda e dalle sue necessità. Mentre l’outsourcing offre vantaggi in fatto di competenze e riduzione dei costi operativi, la gestione interna punta tutto sull’offrire un maggiore controllo sulla sicurezza dei dati.

Domande frequenti

Quanto dura la conservazione delle fatture elettroniche presso l’Agenzia delle Entrate?

La conservazione delle fatture elettroniche presso l’Agenzia delle Entrate dura quindici anni.

Come funziona la conservazione delle fatture elettroniche?

La conservazione avviene in diversi passaggi: emissione della fattura, apposizione della firma digitale, indicizzazione, creazione di un lotto di archiviazione e chiusura del lotto.

Cosa succede se non si esegue la conservazione delle fatture elettroniche?

La mancata conservazione può portare a sanzioni che possono variare di prezzo.

Per quanto tempo rimangono le fatture nel cassetto fiscale?

Le fatture rimangono nel cassetto fiscale fino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello dell’emissione delle fatture.

Quanto costa la conservazione delle fatture elettroniche?

L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito per le fatture emesse attraverso il Sistema di Interscambio.

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