L'oubli d'une mention obligatoire sur votre facture peut entraîner des conséquences inattendues. Si les factures sont un outil privilégié de suivi de l’activité d’une entreprise, elles ont aussi un caractère légal régi par le Code de commerce.
Si elles ne sont pas conformes à la législation en vigueur, elles peuvent même entraîner des pénalités pour les entreprises. Voici donc tout ce que vous devez savoir au sujet des mentions obligatoires, des mentions spéciales, et les risques encourus en cas de non-respect des obligations légales des factures.
Quelles sont les mentions obligatoires ?
La facturation est soumise à des règles précises. Chaque facture doit comporter plusieurs éléments obligatoires pour être conforme et valide, dont voici une liste.
Les informations d’identité et de facturation
- La date d’émission : la date à laquelle la facture est créée et éditée.
- Le numéro de facture : un numéro unique qui répond à une logique chronologique et qui doit figurer sur chaque page de la facture.
- La date de la vente ou de réalisation d’une prestation de service : le jour de livraison ou d'exécution du service.
- Les coordonnées de l’acheteur : nom, dénomination sociale, adresse du siège social (ou du domicile pour un particulier) et l’adresse de facturation (si différente de l’adresse de livraison (ou siège social, ou domicile).
- Les coordonnées du vendeur : nom et prénom du vendeur (ou dénomination sociale + SIREN ou SIRET pour une entreprise). Si applicable, la forme juridique (EURL, SARL, SAS, etc.), le montant du capital social et l’adresse du siège social (et nom de l’établissement si différent).
- Cas d’un vendeur commerçant : numéro RCS et le nom de la ville du greffe d’immatriculation.
- Cas d’un vendeur artisan : numéro de Répertoire des métiers pour un artisan (n° SIREN + RM + département).
- Cas d’un particulier : le numéro de SIRET ou de SIREN n’est pas nécessaire.
- Numéro du bon de commande : s’il existe.
- Numéros de TVA : celui du vendeur et du client professionnel (si celui-ci est redevable de la TVA). Cela est uniquement valable pour une facture d’un montant supérieur ou égal à 150 €.
Les informations relatives au(x) produit(s) ou service(s)
- Désignation du service ou du produit facturé : par exemple, sa référence, son nom, sa marque, sa couleur, sa taille, etc. Pour les prestations de service, cela peut être la mention de main-d'œuvre.
- Le prix catalogue : de chaque produit de la vente ou de la prestation (sauf si un devis préalable est déjà établi et accepté. Auquel cas, la facture peut faire référence au devis uniquement). Il s’agit du prix HT ou du taux horaire HT. Chaque ligne doit indiquer un prix unitaire hors taxes par produit ainsi qu’un prix en fonction de la quantité.
- Les éventuelles majorations de prix, si elles sont applicables. Par exemple, une majoration week-end ou jour férié de main d'œuvre ou des frais de personnalisation, etc.
- Le taux de TVA applicable et le montant total de la TVA. Si le taux n'est pas le même en fonction des produits ou services, il faut faire figurer les taux correspondants sur chaque ligne. Si les entreprises ne sont pas assujetties à la TVA, la mention légale correspondante.
- Les réductions de prix (remises, rabais, soldes, etc.).
- Le montant total payable HT et TTC.
- La date de règlement, si applicable.
Les mentions obligatoires spéciales annexes
Selon les situations, certaines mentions additionnelles peuvent être requises en sus des mentions obligatoires exposées ci-dessus.
Si une entreprise n’est pas encore immatriculée, il est tout de même possible de rédiger une facture. Celle-ci doit faire figurer le nom de la société ainsi que la mention « Siret en cours d’attribution ». À défaut, la déduction de la TVA peut être refusée.
Si une entreprise n’est pas soumise à la TVA ou bénéficie d’une franchise de TVA, elle doit également faire figurer obligatoirement la mention « TVA non-applicable, article 293B du Code général des impôts ». Par ailleurs, en cas de paiement anticipé, la facture doit préciser les conditions d’escomptes applicables.
Les artisans et les micro-entrepreneurs qui exercent une activité artisanale pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire doivent également mentionner l’assurance souscrite pour l’activité, les coordonnées de l’assurance et la couverture géographique de la garantie.
Enfin, un vendeur ou un prestataire qui fait partie d’un centre de gestion ou d’une association agréée doit également apposer la mention « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » à ses factures.
La loi prévoit également des pénalités exigibles en cas de non paiement ; et le montant des frais applicables en cas de retard de paiement, y compris les frais de recouvrement éventuels.
Le taux de pénalités de retard
Des pénalités de retard sont exigibles si l’acheteur ne paie pas à la date de paiement prévue, c’est-à-dire avant qu’un rappel ne soit nécessaire. Le montant de l’indemnité forfaitaire pour les pénalités de retard est de 40 euros : cela correspond aux frais de recouvrement associés à un retard de paiement.
Nouveauté mai 2022 pour les micro entrepreneurs
Les micro-entrepreneurs doivent, à compter du 15 mai 2022, obligatoirement ajouter la mention « EI » ou « Entrepreneur individuel » avant ou après le nom et prénom (selon le décret n° 2022-725 du 28 avril 2022).
Professionnels : les mentions obligatoires facture spécifiques
Les factures adressées à des professionnels doivent faire l’objet de mentions spécifiques.
La première est la date et le délai de paiement : c’est-à-dire la date à laquelle l’acheteur doit effectuer le paiement. Si un escompte est réalisé, ses conditions doivent figurer sur la facture. Sinon, il est obligatoire de faire figurer « escompte pour paiement anticipé : néant » sur la facture.
Quels sont les risques et les pénalités en cas d’oubli des mentions obligatoires sur une facture ?
Les mentions obligatoires conformes à la loi doivent être respectées. Si une mention obligatoire sur facture est manquante ou erronée, une amende fiscale de 15 euros par mention peut être appliquée. L’amende ne peut pas excéder un quart du montant de la facture.
De manière plus générale, l’amende pour non respect de conformité des factures peut atteindre 75 000 euros pour une personne physique, et jusqu’à 350 000 euros pour une personne morale. Il est donc essentiel de savoir comment faire une facture et de le faire avec beaucoup de diligence.
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En résumé
Les factures sont des documents comptables essentiels pour une entreprise. En tant que telles, elles sont soumises à des règles de conformité strictes. Les mentions obligatoires à faire figurer sur les factures assurent que tous les éléments sont disponibles pour gérer les différentes transactions et faire un suivi optimal de la comptabilité. En cas de non-respect de ces mentions, la société ou le particulier facturant s’expose à des sanctions considérables.
FAQ
Quelles sont les différences entre devis et facture ?
Le devis est un document d'information qui matérialise l'engagement des parties avant une prestation. Il détaille les modalités d'un projet. Il est émis après discussion et doit être signé avant le début des travaux. Juridiquement, il protège le vendeur et aide le client à comprendre les coûts. Dans certains secteurs, le devis est même obligatoire. La facture, quant à elle, est établie après une opération commerciale et sert de preuve comptable pour les deux parties. Elle est obligatoire pour toutes les ventes et prestations et suit une numérotation chronologique. En résumé, le devis est une estimation préliminaire, tandis que la facture confirme le travail effectué et le montant dû.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture d'entrepreneur individuel ?
Pour un entrepreneur individuel, il est crucial de s'assurer que chaque facture inclut les mentions obligatoires suivantes :
- Mentions générales : date, numéro de facture et la mention explicite « facture ».
- Identité de l'entrepreneur : nom, adresse, numéro SIRET, et la mention « EI » ou « Entrepreneur individuel ».
- Informations client : nom et coordonnées.
- Détails de la vente/prestation : description des produits ou services, quantité, prix, et date de livraison ou de fin de prestation.
- Modalités de paiement : montant total, détails des remises ou majorations, et date de règlement.
- TVA : détails de la TVA, avec le prix HT et TTC, et le taux appliqué. Si non applicable, inclure la mention « TVA non applicable, article 293B du CGI ».
- Mention légale sur la facture : c'est essentiellement une rubrique pour les informations spécifiques ou spéciales que la loi exige dans certains contextes.
- Pour les clients professionnels : détails des pénalités en cas de retard, conditions d'escompte et éventuellement une indemnité forfaitaire.
Il est important de toujours se rappeler que le non-respect de ces mentions peut entraîner des sanctions. Il est conseillé de consulter régulièrement la législation pour être à jour, car les obligations peuvent évoluer.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture sans TVA ?
Lorsqu'une entreprise est en franchise de TVA, elle n'applique pas de TVA à ses ventes. Les mentions obligatoires pour la facturation d'une telle entreprise sont :
- Date de la facture
- Numéro de la facture (selon une séquence choisie par l'entreprise, constante sur l'exercice comptable)
- Date de l’opération de vente ou prestation
- Informations sur le vendeur : nom ou raison sociale, forme juridique, adresse, numéro de SIREN
- Informations sur l'acheteur : nom ou raison sociale (en cas de vente à un professionnel)
- Description de la transaction : détails des produits/services, prix unitaire hors taxes, quantités, et total hors taxes pour chaque élément (dénommé « total net de TVA »)
- Mention spécifique à la TVA : « TVA non applicable selon l’article 293 B du Code Général des Impôts »
- Total hors taxes de la transaction : sous l'appellation « Total net de TVA »
- Réductions accordées, si pertinentes
- Modalités de paiement de la facture
En outre, pour une facture destinée à un professionnel, des détails supplémentaires sont nécessaires :
- Délai de règlement
- Taux de pénalité en cas de retard
- Frais de recouvrement pour impayés
- Conditions d'escompte, si applicable.
Ces éléments garantissent la conformité de la facture aux normes françaises pour les entreprises non assujetties à la TVA.
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