Le Kbis d’association n’est pas obligatoire pour la plupart des associations, mais il peut être requis pour celles qui exercent des activités lucratives. Dans cet article, vous découvrirez si vous avez besoin d’obtenir un Kbis pour votre association et quelles démarches entamer pour le faire.

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Qu'est-ce que le Kbis pour les associations ?

Le Kbis, ou extrait K, est un document officiel qui peut être décrit comme carte d’identité pour des structures françaises. Il permet de justifier de l’existence légale de la structure en prouvant son inscription en France au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés).

Une association est une convention qui permet à deux personnes ou plus de se rassembler autour d’un projet commun dont le but est autre que de réaliser des bénéfices. Légalement, les associations en France sont régies par la loi du 1er juillet 1901.

Qu'est-ce que le Kbis ? Véritable carte d’identité pour la structure, l’extrait Kbis permet de trouver des informations essentielles à son sujet comme : 

  • Son nom,
  • Son numéro SIREN,
  • Ses principales activités,
  • L’adresse de son siège social,
  • L’identité de ses dirigeants.

L’extrait Kbis est réservé aux structures enregistrées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et s’applique donc généralement aux entreprises, et non aux associations. Toutefois, les associations en France peuvent exercer des activités lucratives dans le cadre de leur activité qui se traduit par une inscription au RCS. De nombreuses associations peuvent donc venir à avoir besoin du Kbis au cours de leur existence.

Pourquoi certaines associations ont-elles besoin du Kbis ?

En principe, l’extrait Kbis ne concerne pas les dirigeants d’association ou les personnes qui souhaitent lancer leur association. En effet, la loi précise que l’extrait Kbis est obligatoire seulement pour les entreprises exerçant une activité commerciale. L’immatriculation d’entreprise au RCS est donc nécessaire que pour les structures exerçant ce type d’activité.

Par définition, l’association loi 1901 ne peut pas être à but lucratif. La plupart des associations en France n’ont donc pas besoin de s’enregistrer au Registre du Commerce et des Sociétés pour obtenir un Kbis. D’autant plus s’il s’agit d’une association non-déclarée. Toutefois, bien que l’association ne puisse pas être à but lucratif, elle est tout de même autorisée à réaliser des activités lucratives pour mener à bien ses projets associatifs, à condition que cela soit avec un but autre que de partager des bénéfices.

Dans certains cas, les activités commerciales de l’association sont minimes. Mais parfois l’association peut être amenée à réaliser des activités financières et monétaires importantes qui nécessitent une inscription au RCS. L’enregistrement au RCS est obligatoire pour les associations spécifiques suivantes :

  • Les associations émettant des titres de créance négociables (TCN) ou des associations qui émettent des obligations : par exemple, des associations coopératives agricoles qui émettent des obligations pour le financement de leurs projets en agriculture durable ;
  • Les associations émettant à titre habituel des opérations de change manuel. Il peut s’agir d’échanges immédiats de billets ou de monnaies libellées dans différentes devises : cela peut par exemple être le cas pour des associations caritatives internationales qui effectuent des services de changes pour apporter leur soutien aux populations des zones touchées par des catastrophes naturelles ;
  • Les associations exerçant en tant que gérant-mandataire d’un fonds de commerce : cela peut être, par exemple, des associations spécialisées en gestion du patrimoine qui investissent dans des fonds de commerce locaux avec l’objectif de redynamiser des zones rurales.

Si vous vous trouvez dans l’une de ces situations spécifiques, il est nécessaire d’immatriculer votre association au RCS. L’enregistrement auprès du RCS vous permettra de disposer d’un extrait K.

Les associations concernées par l’extrait Kbis pourront l’utiliser pour différentes démarches officielles. Par exemple :

  • Lors de l’ouverture d’un compte bancaire pour votre association ;
  • Lors d’achat de matériel professionnel à un fournisseur ;
  • Lors d’une candidature à un appel d’offres public.

L’extrait Kbis permet d’obtenir des informations officielles sur votre association qui peuvent être utiles dans de nombreuses situations. Il vous faudra généralement fournir un extrait Kbis daté de moins de 3 mois afin de garantir que les informations présentes soient à jour. Une association peut effectivement être amenée à effectuer diverses modifications, allant d’un simple changement d’adresse, à la mise en sommeil ou dissolution de l’association. 

Alternatives au Kbis pour les associations

L’extrait Kbis peut se montrer très utile pour prouver l’existence juridique de votre association. Toutefois, il existe également des documents et enregistrements alternatifs que les associations françaises peuvent utiliser à la place du Kbis.

Les associations qui ont l’obligation de s’inscrire au RCS ne pourront pas y déroger et devront donc obtenir un Kbis. Toutefois, les associations qui n’ont pas pour obligation de s’inscrire au RCS, ce qui est le cas de la grande majorité, peuvent utiliser d’autres documents afin de prouver leur existence juridique.

Pour prouver l'existence d’une association, la parution au Journal officiel des Associations et des Fondations d’Entreprise (JOAFE) est suffisante. La parution est effectuée une fois que l’association a été déclarée à la préfecture. Ces démarches peuvent être effectuées en ligne.

Une fois que vous avez déclaré votre association, vous recevrez son numéro RNA (Répertoire National des Associations) et son code APE (Activité Principale Exercée). Ces derniers peuvent être utilisés pour différentes démarches administratives, notamment pour la création du Compte Asso de votre association. 

Une exception existe néanmoins pour les associations d’Alsace-Moselle (loi 1908). Leur enregistrement est effectué au registre des associations du tribunal d’instance et non au RNA.

Processus d'obtention du Kbis pour les associations

Les associations immatriculées au RCS pourront obtenir un Kbis. Cette démarche n’est pas automatique et il vous faudra donc suivre un processus d'obtention. Seules les structures commerciales sont enregistrées au Registre du Commerce et des Sociétés et les associations qui n’exercent pas d’activités lucratives ne pourront donc pas obtenir un extrait Kbis. 

L’obtention de l’extrait Kbis pour les associations inscrites au RCS peut être effectué en ligne ou directement sur place.

Demande de Kbis en ligne

Le plus simple pour obtenir un extrait Kbis est d’en faire la demande en ligne. La démarche est souvent réalisée par le dirigeant de l’association, mais elle peut également être effectuée par toute autre personnes interne ou externe à l’association. Par exemple, il est tout à fait possible de demander le Kbis d’une association avec laquelle vous souhaitez travailler pour vous renseigner à son sujet.

Il existe plusieurs manières de se procurer un Kbis :

  • Vous êtes dirigeant de l’association : le Kbis de votre association peut être obtenu gratuitement de manière électronique. Vous pouvez soit créer un compte sur le site monidenum.fr géré par les greffes des tribunaux de commerce et télécharger l’extrait Kbis numérique en vous servant de vos identifiants, ou bien télécharger le Kbis sur l'Annuaire des entreprises simplement en tapant votre numéro Siren. Dans ce cas, la création d’un compte n’est pas requise.
  • Vous n’êtes pas dirigeant de l’association : pour toute autre personne, le Kbis de l’association peut être obtenu gratuitement à partir de l'Annuaire des entreprises en utilisant le numéro de Siren ou Siret de l’association, ou bien sa dénomination sociale. Le téléchargement se fait en cliquant sur l’onglet " Documents officiels ", puis sur " Extrait Kbis ". Vous pouvez également acheter le Kbis en cliquant sur " Achat express ", puis sur " Kbis ". Cette méthode permet de choisir le mode de réception (voie électronique, courrier).

L'extrait Kbis peut également être obtenu sur le site Infogreffe, mais cette démarche est payante.

A savoir : il existe des options qui vous permettent de recevoir votre Kbis actualisé régulièrement et automatiquement. Vous pouvez déterminer la périodicité et la durée auxquelles vous souhaitez le recevoir. Dans ce cas, le Kbis est envoyé par courrier. Cette option peut être intéressante pour les associations qui participent régulièrement à des appels d’offres publics.

Demande Kbis sur place

Vous pouvez également demander un extrait de Kbis directement sur place, en vous rendant en personne au greffe du tribunal de commerce relié à votre association. Vous pouvez connaître l’adresse du tribunal rattaché à votre association à partir du site service-public.fr.

Il existe toutefois des exceptions pour l’Alsace-Moselle, la Guyane, la Guadeloupe et la Martinique. Dans ces cas précis, il vous faudra vous adresser à la chambre commerciale du tribunal judiciaire pour obtenir un Kbis en personne. Vous pouvez trouver la chambre commerciale correspondante à votre association dans l’annuaire " Justice ".

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Conclusion

Vous disposez maintenant de toutes les informations nécessaires pour savoir si votre association a besoin d’un extrait Kbis et comment l’obtenir. Comme nous avons pu le voir, l’extrait Kbis peut être obtenu uniquement pour les associations enregistrées au RCS, et le RCS ne concerne que les associations qui exercent des activités financières ou monétaires. L’extrait Kbis est un document officiel partageant des éléments clés sur l’association. Si vous ne pouvez pas l’obtenir, l'existence légale de votre association peut quand même être prouvée avec la parution au Journal officiel des Associations et des Fondations d’Entreprise (JOAFE).

FAQ sur le Kbis pour les associations

Le Kbis est-il nécessaire pour toutes les associations en France ?

Le Kbis est un document officiel que seules les associations enregistrées au RCS peuvent obtenir. L’inscription au RCS est requise seulement pour les associations qui exercent des activités monétaires ou financières. Dans la majorité des cas, le Kbis n’est donc pas nécessaire pour les associations en France.

Quelles associations sont obligées d'avoir un Kbis ?

Seules les associations exerçant des activités monétaires et financières sont dans l’obligation d’avoir un Kbis. Plus précisément, le Kbis concerne :

  • Les associations émettant des titres de créance négociables (TCN) ou qui émettent de obligations ;
  • Les associations qui émettent des opérations de change manuel à titre habituel ;
  • Les associations exerçant en tant que gérant-mandataire d’un fonds de commerce.

Quels documents alternatifs les associations peuvent-elles utiliser si elles n'ont pas besoin du Kbis ?

Les associations non commerciales n'ont pas besoin d’obtenir un Kbis. Pour prouver leur existence légale, elles peuvent se servir de leur justificatif d'immatriculation au RNA (Registre national des associations) ou de leur parution au JOAFE.

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