Inscription RCS : définition, formalités, coûts

L’inscription au RCS est obligatoire pour toutes les entreprises ayant une activité commerciale afin d’exister juridiquement. Mais de quoi s’agit-il au juste ? Quelles sont les formalités et les coûts d’immatriculation au RCS ? On vous dit tout.

Définition et rôle du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)

Le RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) est tenu par le greffe du tribunal de commerce. C’est une base de données qui répertorie l’ensemble des entreprises commerciales en France. Elle réunit des données sur les entreprises qui peuvent être consultées par le public et permettent d’assurer une certaine sécurité et transparence au monde des affaires. Les partenaires commerciaux peuvent notamment s’en servir pour vérifier l’état des finances de l’entreprise et s’assurer de sa capacité de recouvrement des factures.

Toutes les entreprises exerçant une activité commerciale doivent s’immatriculer au RCS, à l'exception de certaines professions libérales et des agriculteurs. Cela concerne aussi bien les personnes physiques (travailleurs indépendants) que les personnes morales (exerçant une activité commerciale).

Sont considérées entreprises commerciales toutes celles qui :

Achètent des biens pour les revendre ;
Offrent des prestations de services (restauration, informatique, design, transport, etc) ;
Louent des biens ou des services.

L’immatriculation d’une entreprise est obligatoire pour exercer légalement et le registre d’immatriculation dépend de l’activité qu’elle exerce. Depuis le 1er janvier 2023, les démarches d’immatriculation ont été simplifiées et sont maintenant réunies sur le site du Guichet unique géré par l’INPI, qui remplace les Centres de Formalités d’Entreprise (CFE).

Quelle que soit l’activité exercée (commerciale, artisanale, agricole, libérale), les entreprises doivent être enregistrées au Registre National des Entreprises (RNE) instauré par la loi PACTE de 2019. Les entreprises exerçant des activités commerciales doivent en plus être enregistrées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et/ou au registre spécial des agents commerciaux (RSAC). Les autres registres comme le Répertoire des Métiers (RM) et le Registre des actifs agricoles (RAA) ont été remplacés par le registre unique RNE.

L'importance de l'inscription au RCS

L’immatriculation au Registre du Commerce et ses Sociétés est une obligation légale pour les entreprises commerciales et leur permet d’obtenir leur extrait K ou Kbis contenant leur SIRET. Ce document a pour but d’identifier l’entreprise auprès de l’administration et l’autorise à exercer légalement son activité professionnelle.

L'inscription au RCS permet à l'entreprise de déduire ses charges d'exploitation, y compris les frais de personnel, les achats de marchandises, les loyers, etc., pour déterminer son bénéfice imposable. Les entreprises inscrites au RCS sont soumises à la TVA et peuvent déduire la TVA payée sur leurs achats des montants collectés, réduisant ainsi la charge fiscale globale.

L’extrait Kbis ou l’extrait K, est une preuve de l’existence de l’entreprise et permet de confirmer des informations sur son identité comme sa date de création, l'adresse de son siège, ou encore si l’entreprise est en procédure judiciaire. Ce document atteste de la crédibilité des entreprises et permet d’instaurer un climat de confiance avec les partenaires commerciaux et financiers.

Processus d'immatriculation d'une entreprise au RCS

L’immatriculation au RCS est obligatoire pour toutes les entreprises exerçant une activité commerciale, quelle que soit leur taille ou leur forme juridique (entreprises individuelles, sociétés, etc). Elle est automatique lorsque vous effectuez les formalités d’immatriculation d’entreprise.

Les demandes d'immatriculation doivent être effectuées en ligne sur le site du Guichet unique de l’INPI. Il est nécessaire de remplir un formulaire et de déposer le dossier de création d’entreprise ainsi que les pièces justificatives requises sur le Guichet unique.

Les pièces justificatives à fournir dépendent de la forme juridique choisie par l’entreprise. Elles doivent être déposées au format PDF et incluent généralement :

Un justificatif d’identité en cours de validité du dirigeant ou pour chaque associé ;
Un justificatif de domicile ou de droit de jouissance des locaux du siège social ;
Une déclaration de non condamnation sur l’honneur du gérant et des membres du conseil d’administration ;
2 exemplaires des statuts ;
Une copie de l’annonce légale publiée dans un JAL.

Coûts et délais à prévoir

L'immatriculation d’une société au RCS coûte 37,45 €. L’immatriculation au RNE coûte en plus 15 €. Si l’entreprise souhaite exercer en tant qu'agent commercial, le coût d’immatriculation au RSAC est de 24,30 €. La double immatriculation au RCS et au RSAC est requise pour les sociétés, mais pas pour les entreprises individuelles.

Il faut généralement prévoir quelques jours à quelques semaines pour rassembler tous les documents nécessaires à l'immatriculation de l'entreprise. A l'issue des démarches d’immatriculation, l’entrepreneur reçoit un récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise (RDDCE) qui comporte la mention “en attente d’immatriculation“. Si le dossier est complet, l’entrepreneur reçoit généralement son extrait Kbis ou K dans la semaine suivant le dépôt du dossier.

Le cas particulier du RCS pour les auto-entrepreneurs

La micro-entreprise, précédemment appelée auto-entreprise, dépend d’un régime unique et simplifié qui résulte d’une fusion entre les régimes résultant de la fusion le régime micro-fiscal et le régime micro-social. Le micro-entrepreneur peut bénéficier d’un allégement des formalités pour la création de son activité, des obligations de déclarations et des paiements des cotisations.

Pour bénéficier du régime de la micro-entreprise, l’entrepreneur ne doit pas dépasser un chiffre d’affaires annuel HT de :

188 700 € pour les activités commerciales et les prestations d’hébergement ;
77 700 € pour les prestations de services et les activités libérales.

Les formalités de création d’entreprise sont similaires à celles des autres entreprises. Les auto-entrepreneurs doivent remplir un formulaire de création d’entreprise en ligne et transmettre des pièces justificatives sur le site du Guichet unique de l’INPI. La liste des pièces justificatives requises est la même que pour une entreprise individuelle. L’INPI se charge ensuite de transmettre votre déclaration auprès de organismes compétents, à savoir le RNE pour toute micro-entreprise, et le RCS ou le RSAC pour les micro-entreprises qui exercent une activité commerciale ou en tant qu’agent commercial.

L’immatriculation d'une micro-entreprise est entièrement gratuite. Si l’entrepreneur fait appel à un prestataire spécialisé pour se libérer des démarches de création d’entreprise, il devra uniquement régler le coût de la prestation.

Conséquences de l'inscription au RCS

Une fois le dossier d’immatriculation d'entreprise déposé, l’entrepreneur reçoit un récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise (RDDCE) qui comporte la mention “en attente d’immatriculation“. Si le dossier est complet, il recevra ensuite un extrait Kbis ou K dans la semaine suivant le dépôt du dossier. Le document contient son numéro SIRET et son code APE.

Le dossier est alors transmis automatiquement aux organismes concernés comme le Service des impôts des entreprises (SIE), l'Urssaf et l’Insee pour son enregistrement au répertoire SIRENE.

Une fois l’entreprise inscrite au RCS, le greffe publie un avis d’immatriculation au BODACC (bulletin officiel des annonces civiles et commerciales). C’est à partir de ce moment précis que l’auto-entrepreneur est légalement autorisé à se présenter comme commerçant. Pour certains types d’entreprise ou selon la nature de l’activité exercée, il peut être nécessaire de souscrire une assurance professionnelle et/ou ouvrir un compte bancaire professionnel.

La mention RCS devra impérativement être indiquée sur l’ensemble des documents commerciaux de l’entreprise (factures, devis, etc), accompagnée de la ville du greffe.

En cas de changement d’activité ou de modification des statuts de l’entreprise, les modifications devront être déclarées sur le site du Guichet unique.

Conclusion

En France, l’immatriculation au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) concerne toutes les entreprises exerçant une activité commerciale, à l’exception des entreprises individuelles qui exercent une activité d’agent commercial qui sont immatriculées au RSAC ( Registre Spécial des Agents Commerciaux). Les agents commerciaux qui exercent sous forme de société doivent être immatriculés à la fois au RCS et au RSAC.

Le RCS est une base de données qui répertorie l’ensemble des entreprises commerciales en France et contient des informations essentielles à leur sujet. Les données peuvent être consultées par le public et permettent d’assurer une certaine sécurité et transparence au monde des affaires.

L'enregistrement au RCS est automatique lors de l’immatriculation d’une entreprise commerciale. S’il le souhaite, l’entrepreneur a la possibilité de déléguer les démarches d’immatriculation à un prestataire spécialisé afin de s’en libérer.

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