Une carte bancaire pour collaborateur est destinée aux salariés pour régler leurs dépenses professionnelles sans avance de frais. Découvrez dans cet article les différents types de cartes, leurs fonctionnalités et les critères pour choisir une solution adaptée à votre entreprise.

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Qu’est-ce qu’une carte bancaire pour collaborateur ?

Une carte bancaire pour collaborateur est une carte de paiement mise à la disposition d’un salarié pour régler des dépenses professionnelles. Rattachée au compte ou à la solution de paiement de l’entreprise, elle évite au salarié d’avancer les frais sur sa carte personnelle et facilite le suivi des achats.

Les cartes professionnelles peuvent être décrites selon plusieurs critères :

Selon leur format : physique ou virtuel

Une carte physique convient aux paiements en magasin et aux déplacements. Une carte virtuelle est particulièrement adaptée aux achats en ligne et aux abonnements. Selon l’offre choisie, l’entreprise peut créer des cartes distinctes pour certains fournisseurs, projets ou paiements ponctuels.

Selon leur mode de débit

Avec une carte à débit immédiat, les paiements sont débités peu après l’achat. Avec une carte à débit différé, ils sont regroupés et débités à une date prévue au contrat. Certaines cartes sont aussi associées à une véritable ligne de crédit : les conditions et les coûts dépendent alors du contrat souscrit.

Selon leur usage : cartes B2B

« B2B » désigne l’usage professionnel de la carte, notamment pour les achats entre entreprises. Ce terme ne correspond pas à un mode de paiement distinct : une carte B2B peut être physique ou virtuelle, à débit immédiat ou différé.

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Dans quels cas fournir une carte pro aux salariés ?

Une carte pro pour salariés permet de régler directement les frais professionnels, notamment les transports, l’hébergement et les repas lors de déplacements. Elle peut aussi servir à acheter des fournitures, des équipements ou des logiciels, à payer des abonnements et à couvrir les dépenses urgentes liées aux missions commerciales. 

En déplacement ou en télétravail, les salariés évitent les avances de frais grâce à une carte physique, virtuelle ou temporaire, selon leurs besoins.

Comment contrôler les dépenses avec une carte bancaire collaborateur ?

Une carte bancaire collaborateur facilite le contrôle des achats grâce à des paramètres personnalisables selon le prestataire. Grâce à ce type de carte, l’entreprise peut fixer les règles avant le paiement, puis garder un œil sur les dépenses une fois le paiement effectué. 

Définir des plafonds personnalisés

L’entreprise peut fixer des limites de paiement quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles, selon l’offre. Ces plafonds peuvent varier en fonction du poste, des responsabilités ou du budget alloué à chaque collaborateur. Finom permet notamment de modifier les limites de ses cartes. 

Encadrer les catégories de dépenses

Certaines solutions permettent de restreindre les paiements à des catégories d’achats, des commerçants, des périodes ou des zones géographiques spécifiques. Ces restrictions dépendent des fonctionnalités proposées.

Suivre les transactions en temps réel

Les notifications de paiement et les tableaux de bord centralisés permettent aux responsables de suivre les dépenses des équipes. Ils facilitent également l’identification rapide des transactions inhabituelles ou contraires aux règles internes.

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Simplifier les notes de frais avec une carte pour frais professionnels

Le traitement manuel des frais professionnels implique souvent des avances personnelles, des justificatifs égarés et des saisies répétitives. Une carte pour frais professionnels associée à un outil numérique permet de simplifier ce processus.

Le salarié peut photographier son reçu après chaque achat et le transmettre depuis une application. Selon la solution, le justificatif est associé à la transaction, puis classé par catégorie, projet ou centre de coûts. Des rappels peuvent également signaler les documents manquants.

Intégration comptable des cartes B2B et automatisation du suivi

Les cartes B2B permettent de centraliser les dépenses des collaborateurs et de faciliter leur traitement comptable. Sur certaines plateformes, les opérations sont automatiquement classées par catégorie et peuvent être associées aux reçus correspondants.

Pour préparer sa comptabilité, l’entreprise peut ensuite exporter les transactions et leurs justificatifs. Les intégrations comptables de Finom évitent notamment de devoir ressaisir les mêmes informations dans plusieurs outils, permettant ainsi de gagner du temps lors de la clôture.

Vérifiez néanmoins la compatibilité avec votre logiciel comptable avant de souscrire. Et même si les documents sont accessibles en ligne, les pièces comptables doivent généralement être conservées pendant dix ans.

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Sécurité de la carte pro pour salariés : comment protéger l’entreprise ?

Une carte pro pour salariés doit offrir un niveau de sécurité à la hauteur des dépenses professionnelles. Des fonctions comme l’authentification forte, les notifications de paiement et le blocage de la carte permettent de limiter les risques de fraude. 

Certaines offres proposent aussi des cartes virtuelles dédiées à des fournisseurs ou des plafonds de paiement par montant, par catégorie de dépense ou par pays. Ces fonctionnalités varient selon le prestataire.

L’entreprise doit aussi définir une politique interne précisant les dépenses autorisées, les plafonds et les justificatifs exigés. En cas de perte ou de vol, le collaborateur doit prévenir immédiatement son responsable et faire opposition à la carte bancaire selon la procédure prévue.

Comment choisir la bonne carte pour collaborateur ?

  • Effectif et cartes : nombre de salariés à équiper, cartes physiques ou virtuelles.
  • Type de débit : débit immédiat, différé ou carte de crédit professionnelle.
  • Contrôle des dépenses : plafonds personnalisés et restrictions applicables.
  • Coût total : abonnements, coût des cartes supplémentaires et frais de transaction.
  • Paiements internationaux : frais des paiements et retraits en devises.
  • Gestion administrative : collecte des justificatifs et intégrations comptables.
  • Sécurité et assistance : blocage rapide, tableau de bord et réactivité du support client.

Une carte unique ou plusieurs cartes par usage ?

Une carte nominative convient aux dépenses courantes d’un salarié. Pour mieux répartir les budgets et suivre les achats, l’entreprise peut également utiliser des cartes virtuelles distinctes par fournisseur, abonnement ou projet, voire des cartes temporaires si l’offre le permet.

Cartes professionnelles pour les équipes : l’exemple de Finom

Finom permet aux entreprises de centraliser leurs paiements professionnels et de mieux contrôler les dépenses des collaborateurs. Selon la formule, les cartes professionnelles Finom peuvent être physiques ou virtuelles. Des limites de paiement peuvent être définies pour chaque titulaire.

Le suivi des transactions, les notifications et la collecte des justificatifs améliorent la visibilité sur les achats. Les outils de gestion des dépenses réduisent également les tâches administratives.

Comparez les cartes incluses, les plafonds, les frais et les fonctionnalités disponibles selon les besoins de votre entreprise avant de faire votre choix.

Conclusion

Avec une carte bancaire collaborateur, les achats professionnels deviennent plus simples et les dépenses sont mieux suivies. Pour faire le bon choix, comparez le nombre de salariés concernés, les plafonds personnalisables, les cartes virtuelles, les frais à l’étranger et les intégrations comptables. Dans tous les cas, instaurez des règles internes claires. Elles permettent de cadrer les dépenses et responsabilisent les collaborateurs.

FAQ

Une carte bancaire collaborateur est-elle obligatoire pour une entreprise ?

Non, aucune obligation générale n’impose à l’entreprise de fournir une carte bancaire à ses salariés. La carte est un moyen de paiement facultatif. En revanche, l’employeur doit prendre en charge les frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise. Il peut régler ces dépenses directement ou les rembourser selon les règles applicables. 

Qui est responsable des paiements réalisés avec une carte pro pour salariés ?

La responsabilité envers l’émetteur de la carte dépend notamment du contrat souscrit et de l’identité du titulaire du compte. Dans l’entreprise, l’employeur définit les dépenses autorisées et le salarié doit respecter les règles d’utilisation de la carte. En cas de perte, de vol ou d’opération suspecte, le salarié doit prévenir rapidement l’entreprise et suivre la procédure d’opposition prévue. La carte étant personnelle, l’opposition est effectuée par son titulaire ou par un mandataire habilité.

Que faire d’une carte pro lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise ?

L’entreprise doit bloquer ou désactiver la carte dès le départ du salarié, supprimer ses accès aux outils associés et vérifier les dernières transactions. Elle doit également récupérer les justificatifs manquants et réattribuer les éventuels abonnements professionnels.

Peut-on utiliser une carte de crédit professionnelle pour des dépenses personnelles ?

Une carte professionnelle doit être utilisée pour les dépenses liées à l’activité de l’entreprise, conformément aux règles internes. Si un achat personnel est effectué par erreur, le salarié doit le signaler rapidement et suivre la procédure prévue pour régulariser la situation. L’employeur ne peut pas simplement déduire la somme du salaire : les retenues destinées à compenser une dette du salarié sont encadrées par le Code du travail et ne sont possibles que dans certains cas prévus par la loi.

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