Umsatzsteuererklärung

Was ist die Umsatzsteuererklärung?

Die Umsatzsteuererklärung enthält die Nettosumme aller Umsätze, die erhaltene Umsatzsteuer und die Vorsteuerabzüge des Unternehmens. Zusätzlich zur jährlichen Einkommensteuererklärung ist jedes Unternehmen verpflichtet, eine Umsatzsteuererklärung für das vorangegangene Geschäftsjahr abzugeben, auch wenn es in diesem Geschäftsjahr keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben hat oder hätte abgeben müssen.

Unterschied zwischen Vorauszahlungen und Umsatzsteuererklärung

In der Regel kommt es vor, dass die Höhe der Vorauszahlungen und der in der Umsatzsteuererklärung ermittelte Betrag nicht übereinstimmen. Nach dem Ausfüllen Ihrer Steuererklärung erhalten Sie entweder Geld vom Finanzamt zurück oder müssen den Restbetrag zur Tilgung der Schulden bezahlen. 

Die Frist für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Frist zur Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung richtet sich nach der Höhe des Umsatzes: 

• Unternehmen mit einer Zahlungslast von 7.500 Euro: monatliche Einreichung
• Unternehmen mit Zahlungslast von 1.000 bis 7.500 Euro: vierteljährliche Einreichung
• bis 1.000 Euro Zahllast: keine Voranmeldung

Die jährliche Umsatzsteuererklärung verschafft einen Überblick und monatliche Vorauszahlungen werden mit der tatsächlich anfallenden Jahressteuer verglichen und verrechnet. Beispielsweise kann es sein, dass Sie bereits eine Voranmeldung abgegeben haben, anschließend aber eine Rechnung über Betriebsausgaben für den Zeitraum der Voranmeldung erhalten haben. Diese Rechnung können Sie dann in Ihrer Umsatzsteuererklärung einreichen und mit der gezahlten Vorsteuer verrechnen. 

Die Umsatzsteuererklärung bietet auch die Möglichkeit, eine geänderte Steuererklärung abzugeben. Sollte bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung ein Fehler unterlaufen sein, müssen Sie diesen berichtigen und beim Finanzamt eine korrigierte Umsatzsteuervoranmeldung abgeben.

Rechtliche Rahmen der Umsatzsteuererklärung

Wenn Sie für Ihre unternehmerische Tätigkeit eine finanzielle Vergütung erhalten, dann sind Sie grundsätzlich zur Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung sowie der Umsatzsteuererklärung gemäß §§ 1 und 2 Umsatzsteuergesetz verpflichtet. 

Pflicht zur Abgabe 

Sofern Sie nicht als eine der wenigen Ausnahmen gelten, sind Sie verpflichtet, jedes Jahr eine aktuelle Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt abzugeben. Darin sind alle steuerpflichtigen Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens für das vorangegangene Geschäftsjahr enthalten. In die Berechnungsgrundlage fließen auch Ihre Umsatzsteuervorauszahlungen ein. 

In manchen Fällen ist eine gesonderte Gewerbesteuererklärung erforderlich. Je nach Produkt oder Dienstleistung beträgt die Umsatzsteuer 7% oder 19 %. Aufgrund dieser Differenz ist es sehr wichtig, Eingabefehler zu vermeiden – seit 2018 hat Ihr zuständiges Finanzamt das Recht, eine sogenannte Kassenprüfung durchzuführen. Es hat demnach das Recht, jederzeit und ohne Vorankündigung Ihre Geschäftsräume nach steuerrelevanten Daten zu besichtigen. 

Einkommensteuererklärung für Kleinunternehmen

Grundsätzlich müssen Unternehmen und gewerbliche Organisationen sowie Einzelunternehmer und Freiberufler eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Es gibt jedoch eine Ausnahme: Wenn Ihr Umsatz im vorangegangenen Geschäftsjahr weniger als 22.000 Euro beträgt und in den nächsten zwölf Monaten 50.000 Euro nicht übersteigt, können Sie die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. In diesem Fall sind Sie nicht verpflichtet, die Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen auszuweisen und müssen diese daher auch nicht bezahlen.

Fristen und Termine

Gemäß § 149 Abs. 2 AO werden die Fristen zur Abgabe der Umsatzsteuererklärung festgesetzt: Die Umsatzsteuererklärung muss stets bis zum 31. Mai des Folgejahres abgegeben werden. Es gibt jedoch eine Ausnahme: Wird die Umsatzsteuererklärung von einem Steuerberater erstellt, ist die erste Frist der 30. September im nächsten Jahr. Sie können auch eine dauerhafte Fristverlängerung für die Abgabe Ihrer Umsatzsteuererklärung beantragen.

Ermittlung der Umsatzsteuer

Als Grundlage für die Ust-Berechnung gilt das Entgelt. Als Gegenleistung gilt alles, was der Käufer für die Lieferung oder sonstige Dienstleistung aufwenden muss (auch freiwillige Zahlungen) (§ 4 Abs. 1 UStG). 

Dazu gehören auch Nebenkosten (Kosten) wie Verpackungskosten, Transport- und Portokosten, Service-Zuschläge, Steuern. Somit richtet sich die Umsatzsteuer in der Praxis nach dem vereinbarten Kaufpreis bzw. Entgelt. Lediglich in einigen Fällen wird der „Normalwert“ als Bemessungsgrundlage für die Steuer herangezogen (§ 4 Abs. 9 UStG).

Unterschiedliche Steuersätze

In Deutschland beträgt der Umsatzsteuersatz gemäß § 12 Umsatzsteuergesetz 19 %. Für bestimmte Arten von Lieferungen und sonstigen Dienstleistungen wird dieser Satz auf 7 % ermäßigt. Darüber hinaus wurde ab dem 1. Januar 2023 erstmals in Deutschland ein Nullsteuersatz auf Photovoltaikanlagen eingeführt.

Innergemeinschaftliche Erwerbe und Lieferungen

In der EU wurde die Einfuhrumsatzsteuer durch innerunionsbezogene Erwerbe gemäß § 1a UStG ersetzt. Das bedeutet, dass die Mehrwertsteuer auf Waren, Maschinen und andere Gegenstände, die ein Unternehmer in einem anderen EU-Land kauft, im Inland zu entrichten ist. 

Wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, kann gleichzeitig die Umsatzsteuer als Vorsteuer wieder abziehen. Die Transaktion muss auch dann erfasst werden, wenn sich Umsatzsteuer- und Vorsteuerabzug gegenseitig aufheben. Ein innergemeinschaftlicher Erwerb gemäß § 1a UStG liegt vor, wenn die Ware von einem EU-Mitgliedstaat in das Hoheitsgebiet eines anderen EU-Mitgliedstaates geliefert wird. Unentgeltliche Transaktionen wie Geschenke und Produktproben gelten nicht als innergemeinschaftlicher Erwerb.

Umsatzsteuererklärung: Vorsteuerabzug

Ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen übersendet zusammen mit der Umsatzsteuervoranmeldung die eingezogene Umsatzsteuer und die gezahlte Vorsteuer an das Finanzamt. Aus der erhaltenen Differenz errechnet das Finanzamt die Zahlungslast. Abhängig von der Höhe der Einnahmen oder Ausgaben im entsprechenden Berichtszeitraum erhält das Unternehmen eine Rückerstattung oder muss Rückstände an das Finanzamt abführen: 

Vorsteuerbetrag > Umsatzsteuerbetrag = Vorsteuerüberhang 

Vorsteuerbetrag < Umsatzsteuerbetrag = Umsatzsteuerzahllast

So funktioniert der Vorsteuerabzug: Die Vorsteuer- und Umsatzsteuerbeträge werden beim Finanzamt gemeldet. Aufgrund der Differenz wird über Zahlung oder Rückerstattung entschieden.

Wichtig: Das Recht zum Vorsteuerabzug haben nur Unternehmer! 

Voraussetzung ist, dass sie in ihren Ausgangsrechnungen auch die Umsatzsteuer ausweisen. Anschließend können sie die erhaltene Umsatzsteuer mit der gezahlten Vorsteuer verrechnen und die Differenz an das Finanzamt abführen.

Besondere Fälle und Regelungen der Umsatzsteuererklärung

Hier betrachten wir das Gegenteil: Wer ist nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt? 

• Natürliche Personen sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen.
• Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung nutzen, können weder Vorsteuer abziehen noch eine Differenzbesteuerung in Anspruch nehmen, da sie selbst keine Umsatzsteuer auf Ausgangsrechnungen ausweisen.
• Auch Körperschaften oder juristische Personen des öffentlichen Rechts, die aus bestimmten Gründen Leistungen steuerfrei beziehen dürfen, aber keine Unternehmer sind, haben keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Stattdessen erhalten sie die gezahlte Vorsteuer erstattet, wenn sie einen entsprechenden Antrag beim Finanzamt stellen.

Sonderfall: Vereine können Anspruch auf einen teilweisen Vorsteuerabzug haben.

Dies ist möglich, wenn der Verein ein unternehmerisches Interesse am Zweckgeschäft behält.

Dies ist beispielsweise bei einem Sportverein der Fall, der eine Vereinskneipe betreibt. Dort werden Speisen und Getränke serviert, worauf die Mehrwertsteuer erhoben wird. Daher kann der Verein die beim Warenkauf gezahlte Vorsteuer abziehen und nur die Differenz zur erhaltenen Mehrwertsteuer an das Finanzamt abführen.

Erwirbt ein solcher Verein jedoch beispielsweise einen Rasenmäher zur Pflege eines Sportplatzes, so handelt es sich hierbei um einen Gegenstand der immateriellen Tätigkeit des Vereins. Folglich kann die Umsatzsteuerschuld nicht um den Betrag des Vorsteuerabzugs gemindert werden.

Sonderregelung: ein pauschaler Vorsteuerabzug

Mit dem Jahressteuergesetz 2022 wird der sogenannte pauschale Vorsteuerabzug abgeschafft. In der Vergangenheit konnten einige Berufsgruppen (darunter Architekten, Bäcker, Friseure und Journalisten) einen bestimmten Prozentsatz des Umsatzes als Vorsteuer abziehen. Damit wurde die Pflicht zum Nachweis einzelner Vorsteuerbeträge abgeschafft.

Seit Januar 2023 besteht diese Möglichkeit nicht mehr. Mittlerweile muss jede einzelne Berufsgruppe wieder individuelle Aufzeichnungen führen und die Vorsteuerabzugsfähigkeit ordnungsgemäß dokumentieren. Eine Ausnahme bilden lediglich die Fälle, in denen der Bruttozahlungsbetrag 250 Euro nicht übersteigt. In diesem Fall wird die Abrechnung als Rechnung über einen Kleinbetrag behandelt. Vereinfachte Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug regelt § 35 UStDV.

Ausfüllen der Umsatzsteuererklärung

Mit Hilfe einer Umsatzsteuererklärung meldet ein Unternehmen beim Finanzamt die Umsatzsteuer für das vergangene Kalenderjahr. Dies kann heute nur noch elektronisch über das Elster-Portal oder entsprechende Software erfolgen. Papierformulare werden von den Behörden nur noch in sehr seltenen Ausnahmefällen akzeptiert.

Die Umsatzsteuererklärung für das Jahr besteht aus 4-6 Seiten. Zusätzlich gibt es (auch online) eine Hilfe zum Ausfüllen. Die deutschen Finanzbehörden haben in den letzten Jahren die Software ELSTER entwickelt, um die Umsatzsteuererklärung elektronisch zu übermitteln. Das ist ein Verfahren, das die Online-Einreichung von Steuererklärungen ermöglicht. Seit August 2013 ist zur Authentifizierung ein elektronisches Zertifikat erforderlich.

Alle auszufüllenden Daten finden Sie in den Buchhaltungsunterlagen. Sie müssen folgende Details eingeben: 

• allgemeine Informationen wie Unternehmensname und -adresse 
• alle steuerpflichtigen Verkäufe, die während des Zeitraums getätigt wurden (Nettowert), zuzüglich des endgültigen Steuerbetrags 
• steuerfreie Transaktionen 
• innergemeinschaftliche Erwerbe und dreiseitige Transaktionen 
• abzugsfähige Vorsteuerbeträge 
• Berechnung der Steuerschuld bzw. des Steuererstattungsanspruchs

Häufige Fehler

Beim Ausfüllen einer Umsatzsteuererklärung können leicht Fehler passieren. Hier sind einige der häufigsten:

• mangelhafte Buchführung
• falsche Handhabung der Kleinunternehmerregelung

falsche Rechtsform

• fehlende Verträge mit Familienangehörigen

Umsatzsteuererklärung: Zahlungen und Erstattungen

Die Umsatzsteuer ist eine jährliche Steuer. In der Regel ist der Unternehmer verpflichtet, für das Kalenderjahr eine Steuererklärung abzugeben, in der er die Höhe der zu entrichtenden Steuer bzw. den zu seinen Gunsten verbleibenden Restbetrag (Umsatzsteuer abzüglich Vorsteuer) berechnet. 

Gemäß § 16 Abs. 2 Satz 1 UStG sind Vorsteuern von der Umsatzsteuer abzuziehen, soweit sie in den Besteuerungszeitraum fallen. Die Festlegung des Zeitraums für den Vorsteuerabzug erfolgt entweder durch Rechnungsstellung und Erbringung der Leistung oder durch Rechnungsstellung und Zahlung vor Erbringung der Leistung.

Während des Kalenderjahres muss der Unternehmer bereits Voranmeldungen abgeben, in denen er die zu zahlende Umsatzsteuer selbst berechnet, die für die Voranmeldungszeiträume gilt. Diese Vorsteuer wird von der Mehrwertsteuer abgezogen. Die Differenz führt entweder zu einer Steuernachzahlung oder, wenn der Vorsteuerbetrag die Mehrwertsteuer übersteigt, zu einem Erstattungsanspruch.

Kontrolle und Prüfung

Das Finanzamt kann eine Umsatzsteuerprüfung auf drei verschiedene Arten durchführen, in Ausnahmefällen auch ohne vorherige Ankündigung. Folgende Fälle sind möglich: 

• Steuerprüfung. Die Umsatzsteuerprüfung erfolgt im Rahmen einer Betriebsprüfung. Bei einem Prüfungsauftrag im Rahmen einer Betriebsprüfung wird hier lediglich die Umsatzsteuer zusammen mit anderen zu prüfenden Steuern aufgeführt. 
• spezielle Umsatzsteuerprüfung. Das Finanzamt kann auch eine unabhängige Umsatzsteuerprüfung anordnen. Allerdings werden in diesem Fall nicht mehrere Jahre auf einmal geprüft, sondern in der Regel nur ein Jahr oder mehrere Monate. 
• Umsatzsteuerprüfung. Wenn das Finanzamt ernsthafte Zweifel an der Umsatzsteuervoranmeldung oder der Jahresumsatzsteuererklärung hat, kann es auch eine Umsatzsteuerprüfung durchführen. Der wesentliche Unterschied zwischen dieser Prüfung und einer Sonderprüfung der Geschäftstätigkeit und Umsatzsteuer besteht darin, dass der Prüfer ohne Vorwarnung zu Ihnen kommt und Ihnen keine Möglichkeit gibt, Ihre Buchhaltung zu korrigieren. 

Grundsätzlich muss ein Unternehmer alles Mögliche tun, um eine ungewollte Beteiligung am Umsatzsteuerbetrug zu verhindern. Um Risiken vorzubeugen, gibt es eine Reihe von Kontrollmöglichkeiten, die je nach Sachverhalt einzeln oder nach Möglichkeit auch kombiniert ergriffen werden sollten. Insbesondere kommen folgende Maßnahmen in Betracht: 

• Sonderprüfungen neuer und aktueller Geschäftsbeziehungen
• konsequente qualifizierte Anfrage nach der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 
• dokumentarischer Nachweis von Kontakten mit dem Management
• Bestätigung der Vollmacht bei sonstigen Kontakten
• Überprüfung der juristischen Unternehmensadresse 
• Auszug aus dem Handelsregister
• Überprüfung Ihrer Online-Präsenz
• Fotodokumentation
• Risikoanalyse im Falle der Anwendung nicht marktkonformer Preispraktiken
• Einholung steuerlicher Unbedenklichkeitsbescheinigungen
• Aufbewahrung von Steuerunterlagen
• Ablehnung von Bargeldtransaktionen
• Zahlungsverkehr ausschließlich per Banküberweisung auf das Konto der Gegenpartei
• Zurückhaltung bei der Nutzung derselben Ansprechpartner bei einem Rechtsträgerwechsel
• gesonderte Prüfung junger Unternehmen oder Branchenneulinge
• schriftliche Dokumentation der Kundenkontakte

Software und Hilfsmittel bei Umsatzsteuererklärung

Bei der Umsatzsteuerermittlung kommen verschiedene Fehler ziemlich oft vor. Deswegen ist es empfehlenswert, spezielle Software mit dem Ust-Modul zu benutzen. Beispielsweise können Sie die nützliche Finom-Integration für die Online-Steuer- und Finanzverwaltung genießen.

Bezüglich der Besteuerung birgt das Umsatzsteuergesetz verschiedene Gefahren. So sind beispielsweise die Anforderungen des Umsatzsteuerrechts zu beachten. Darüber hinaus besteht zunächst eine Verpflichtung aller umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Die Einreichungstermine können sich jedoch im Laufe der Zeit ändern. Dies hängt von der konkreten steuerlichen Situation des Unternehmens ab. Darüber hinaus unterliegen Freiberufler nur in bestimmten Fällen der Mehrwertsteuer. 

All diese Umstände lassen sich nicht verallgemeinern und erfordern eine Beurteilung des jeweiligen Steuerrechtssystems, in dem das Unternehmen ansässig ist. Idealerweise sollte dies durch einen Umsatzsteuerberater erfolgen, was aufgrund der Vielfalt und Regelmäßigkeit der Entscheidungen und Gesetzgebung empfehlenswert ist. Darüber hinaus ist auch die Beratung durch einen auf Umsatzsteuerrecht spezialisierten Steuerberater wichtig, da mit Hilfe von Steuerberatern finanzielle Risiken minimiert werden können.

Ebenfalls können Sie Online-Ust-Rechner wie z.B. umsatzsteuer-rechner.de benutzen.

Fazit

Seit 2011 müssen Umsatzsteuererklärungen elektronisch eingereicht werden. In der Regel wird hierfür ELSTER verwendet. 

Nur in sehr seltenen Ausnahmefällen kann eine Umsatzsteuererklärung in Papierform beim Finanzamt abgegeben werden. Dazu müssen Sie nachweisen, dass Sie nicht über die technischen Voraussetzungen verfügen, die Erklärung elektronisch zu erstellen. Sollte dies der Fall sein, finden Sie auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen ein Formular, das Sie ausdrucken und ausfüllen können. 

Das Hauptformular besteht aus 4-6 Seiten, auf denen neben allgemeinen Informationen zu Ihrem Unternehmen alle steuerpflichtigen und nicht steuerpflichtigen Leistungen, Umsätze und Vorsteuerbeträge für das laufende Jahr angegeben sind. Ihre Umsätze müssen in verschiedene Steuersätze und verschiedene Arten steuerpflichtiger Leistungen unterteilt werden. 

Im Hauptformular können Sie bei Bedarf auch die Vorsteuerabzüge anpassen. 

Bei der Erstellung Ihrer Umsatzsteuererklärung sollten Sie einige Richtlinien im Auge behalten. Zunächst ist es wichtig, die Fristen für die Abgabe der Vorschuss-, Gebühren- und Schlussabrechnungserklärung zu beachten. 

Finom hilft Ihnen dabei, stets Fristen einzuhalten und die Erstellung Ihrer Umsatzsteuererklärung so einfach wie möglich zu gestalten.