Stornorechnung

Was ist die Stornorechnung?

Laut den Vorgaben des Finanzamtes muss die Stornorechnung eindeutig zuzuordnen sein und eine eigene fortlaufende Rechnungsnummer haben sowie alle gesetzlich vorgegebenen Angaben enthalten.

Abgrenzung zu anderen Rechnungsarten

Buchhalterisch gesehen ist die Stornorechnung der Gutschrift sehr ähnlich, trotzdem sollten die beiden Arten nicht verwechselt werden. Um Missverständnisse mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten in der Korrespondenz nur die Begriffe „Stornierungsrechnung“ und „Nachtragsrechnung“ und nicht „Gutschrift“ verwendet werden.

Bei einer echten Gutschrift erfolgt die Gutschrift des Betrages auf das Konto des Lieferanten oder Dienstleisters, ohne dass eine Rechnung ausgestellt wird. Nicht der Lieferant, sondern sein Kunde leitet den Zahlungsvorgang ein. Gutschriften werden häufig auf Provisionsbasis ausgestellt. Auch Verlage bezahlen ihre „festen Freelancer“ häufig über Gutschriften. Es handelt sich also um eine Art „umgekehrte Rechnung“.

Bei einer Stornorechnung wird der Betrag dem Konto des Käufers gutgeschrieben. Sie wird verwendet, um eine Rechnung zu stornieren, die der Lieferant oder Dienstleister ursprünglich ausgestellt hat, die dann aber korrigiert werden musste. Für eine saubere und klare Darstellung dieses Vorgangs in der Buchhaltung ist ein Dokument erforderlich – nämlich die Stornorechnung.

Anlässe für eine Stornorechnung

Die Gründe für die Stornierung von Rechnungen können sehr vielfältig sein:

• unvollständige Warenlieferung 
• falsche Preise einzelner Rechnungspositionen
• Umtausch oder Retoure von Artikeln
• Stornierung eines Auftrags oder einer Dienstleistung
• Angabe falscher Zahlungsbedingungen oder Rabatte
• fehlerhafte Daten des Rechnungsempfängers
• fehlende oder falsche Pflichtangaben 
• falscher Mehrwertsteuersatz für einzelne Positionen 
• falsche Angabe der Liefer- oder Zahlungsfrist

Unternehmer sollten immer darauf bestehen, im Falle solcher Fehler eine Stornorechnung zu erstellen.

Welche Angaben muss eine Stornorechnung enthalten?

Der Inhalt einer Stornorechnung unterscheidet sich prinzipiell nicht vom Inhalt einer üblichen Rechnung (§14 UStG). Allerdings gibt es Unterschiede zwischen Rechnungen und stornierten Rechnungen. Eine Stornorechnung muss folgende Pflichtangaben enthalten: 

• Name und Anschrift des Leistungserbringers und Leistungsempfängers
• Bezugnahme auf die Originalrechnung
• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Dienstleisters 
• Datum der Stornorechnung 
• eigene Storno-Rechnungsnummer
• Menge, Art und Datum der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen
• Nettobetrag 
• Steuerbetrag 
• Steuersatz 
• Bruttobetrag
• Negativer Rechnungsbetrag 
• Ggf. Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung

Besonders wichtig ist bei der Stornorechnung der Verweis auf die Originalrechnung. Die Zuordnung muss eindeutig erfolgen und mindestens durch Angabe des Datums und der Rechnungsnummer der Originalrechnung ersichtlich sein. 

Ein weiterer Unterschied zur eigentlichen Rechnung ist die Buchungsart. Im Gegensatz zu einer Rechnung weist eine Stornorechnung nur negative Beträge aus. Die Verrechnung der Originalrechnung mit der Stornorechnung führt zur Annullierung der bisherigen Beträge. Um beim Verfassen Ihrer nächsten Stornorechnung auf der sicheren Seite zu sein, können Sie eine Muster-Stornierungsrechnung oder eine Rechnungssoftware nutzen.

Stornorechnung und Buchhaltung

Sie haben Ihren Kunden eine falsche Rechnung geschickt? Dann haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder stellen Sie eine korrigierte Rechnung aus, oder Sie stornieren die Rechnung und erstellen eine Gutschrift, was buchhalterisch korrekt wäre.

Entdeckt der Kunde einen Fehler in einer Rechnung, hat aber noch keine Zahlung geleistet, muss der Rechnungssteller ihm lediglich eine berichtigte Rechnung schicken. Auch nach Zahlungseingang kann eine korrigierte Rechnung ausgestellt werden, sofern sie deutlich als solche gekennzeichnet und mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft ist.

Dieser Beleg muss eindeutig mit der Originalrechnung in Verbindung gebracht werden können. In diesem Fall ist auf das Datum der Originalrechnung und die Rechnungsnummer hinzuweisen. Am besten nehmen Sie die Korrekturen vor und senden die Rechnung erneut an den Kunden. In der Buchhaltung stornieren Sie einfach die fehlerhafte Rechnung und fahren mit der neuen Rechnung mit neuer Rechnungsnummer fort, auch wenn in dem Zeitraum mehrere Rechnungen ausgestellt wurden.

Falls die Rechnung schon bezahlt wurde, können Sie eine bereits bezahlte Rechnung in diesen 6 Schritten stornieren: 

1. Erfassen Sie die fehlerhafte Rechnung in Ihrer eigenen Buchhaltung als „storniert“. 
2. Wenn der Kunde bereits bezahlt hat, müssen Sie für ihn eine Gutschrift erstellen. Diese Rechnung weist die gleichen Positionen, also Menge, Einzelpreis, genauere Beschreibung usw., wie die stornierte Rechnung aus. Darüber hinaus müssen Sie den Gesamtrechnungsbetrag und die Rechnungsnummer angeben. 
3. Nachfolgend wird der bereits gezahlte Betrag aufgeführt. Der Gutschrift wird dann eine eigene, fortlaufende Identifikationsnummer, vergleichbar mit der Rechnungsnummer, zugewiesen, beispielsweise „01“ für die erste Gutschrift des Jahres. Es ist jedoch wichtig, dass diese Nummerierung eindeutig und nachvollziehbar ist und sich nahtlos in das bestehende Nummerierungssystem des Unternehmens einfügt.
4. Überprüfen Sie die Gutschrift auf Fehler und korrigieren Sie diese gegebenenfalls. 
5. Senden Sie die korrekte Gutschrift an Ihren Kunden. 
6. Abschließend müssen Sie eine neue, überarbeitete Rechnung erstellen. Sie wird als völlig neue Rechnung behandelt und als solche vervollständigt. Auch das Nummerierungssystem der Rechnungen wird hierfür beibehalten, auch wenn in diesem Zeitraum weitere Rechnungen ausgestellt wurden.

Eine ordnungsgemäß ausgestellte Stornorechnung hilft Ihnen und dem Kunden, einen korrekten Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu behalten. 

Auswirkung der Rechnungskorrektur

Wenn die fehlerhafte Rechnung vom Unternehmer korrigiert und an den Rechnungsempfänger gesendet wurde, schuldet der Unternehmer keinen Mehrbetrag mehr. 

Hat er schon eine überhöhte Umsatzsteuer an das Finanzamt gezahlt, nimmt er in der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung oder in der Jahreserklärung eine Korrektur vor. Dabei muss er jedoch nicht überprüfen, ob der Rechnungsempfänger einen zu hoch ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag als Vorsteuer ausgewiesen oder an das Finanzamt zurückgezahlt hat. 

Wenn der Unternehmer die Mehrwertsteuer in der Rechnung zu niedrig angegeben hat, muss er trotzdem die erhöhte Steuer zahlen. Als Vorsteuer kann der Rechnungsempfänger jedoch nur die Umsatzsteuer abziehen, die der Unternehmer offen ausgewiesen hat. Unabhängig davon, was auf der Rechnung steht, muss der Unternehmer also die Mehrwertsteuer zahlen. 

Daher empfiehlt es sich, auch hier eine Korrektur vorzunehmen. Allerdings muss der Unternehmer diese Änderung mit dem Rechnungsempfänger vereinbaren.

Grundsätzlich sollte selbstverständlich darauf geachtet werden, dass im Falle einer Anzeige oder Klage der Berichtigungsnachweis bei der für die Umsatzsteuerberechnung zuständigen Stelle des Finanzamtes eingeht, wobei jedoch auch die Gesetzeslage und (vorerst) auch die Haltung der Finanzbehörden berücksichtigt werden. Meist gilt es als ausreichend, den Nachweis bis zum Ende der letzten mündlichen Finanzgerichtsverhandlung einzureichen.

Rechtliche Aspekte der Stornorechnung

Um eine Rechnung zu stornieren, müssen Sie eine neue Rechnung mit einer neuen Nummer und mit einem Verweis auf die Originalrechnung ausstellen. Die neue Rechnung weist den negativen Betrag der Originalrechnung aus, womit die fehlerhafte Rechnung ungültig wird.

Wenn die Stornorechnung erstellt wurde, ist eine neue, korrigierte Rechnung zu erstellen. Man schickt sie meist direkt mit der Stornorechnung, damit man sie nicht vergisst. 

Drei Dokumente zu der entsprechenden Transaktion werden dann auf physische oder digitale Art archiviert: 

• die fehlerhafte Ausgangsrechnung
• die Stornorechnung
• die neue korrigierte Rechnung

In Deutschland besteht für Rechnungen und Geschäftsunterlagen aller Art eine Aufbewahrungspflicht von mindestens 10 Jahren. Dies gilt insbesondere für Stornorechnungen: Diese werden bei Betriebsprüfungen sehr sorgfältig geprüft, da sie unter den Generalverdacht der Umsatz- und Steuermanipulation fallen. Daher sollten Unternehmen diese Unterlagen sorgfältig aufbewahren und jederzeit einen entsprechenden Stornierungsgrund angeben können.

Falls eine fehlerhafte Rechnung nicht korrigiert wird, kann dies ernste Folgen für das Unternehmen haben. Einerseits erkennt das Finanzamt eine fehlerhafte Rechnung nicht als Aufwand an, andererseits kann für fehlerhafte Rechnungen kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.

Praktische Tipps zur Erstellung von Stornorechnungen

Die Erstellung von Rechnungen ist eine Notwendigkeit, aber mit ein wenig Aufwand und diesen Tipps können Sie sie vereinfachen und noch zusätzliche Vorteile herausholen:

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung professionell ausgefertigt ist. Eine schön gestaltete Rechnung betont Ihre Professionalität. Das gilt auch für Stornorechnungen! 
• Prüfen Sie alle notwendigen Rechnungsbestandteile – auch Stornorechnungen unterliegen den entsprechenden gesetzlichen Vorgaben. Letztendlich erhalten Sie Ihr Geld schneller, wenn alle Daten korrekt sind. 
• Digitale Rechnungen können direkt per E-Mail versendet werden. Dadurch sparen Sie Papier und schonen so die Umwelt. Außerdem wird der Rechnungsstellungsprozess so wesentlich bequemer. 
• Rechnungen können auch bei der Kundenbindung helfen. Schaffen Sie Anreize für Kunden, die dazu beitragen, dass sie immer wieder bei Ihnen einkaufen. Ideal sind hierfür Gutscheine oder Sonderrabatte. Diese Vorteile im Falle eines erneuten Kaufs können Sie auf Ihrer Rechnung angeben. Auch im Falle eines Kaufabbruchs können Gutscheine eine Bindung schaffen. 
• Automatisierung ist wichtig. Versuchen Sie, Ihre Rechnungsvorgänge so weit wie möglich zu automatisieren. Sie können zum Beispiel verschiedene Softwarelösungen verwenden, um Ihre Rechnungen und Stornorechnungen automatisch zu erstellen. Dies spart Zeit, die Sie für andere Unternehmensangelegenheiten nutzen können.
• Seien Sie aufmerksam und vermeiden Sie diese typischen Fehler: 
• falsche Firmenadresse oder Firmenbezeichnung
• fehlerhafte Steuernummer
• fehlerhafte Rechnungsnummer
• falscher Rechnungsbetrag
• falscher Umsatzsteuersatz (7 % oder 19 %)
• falsches Leistungsdatum bzw. falscher Leistungszeitraum
• Bezeichnung der Rechnungskorrektur als „Gutschrift“, obwohl dieser Begriff im Hinblick auf die Mehrwertsteuer für bestimmte Arten von Rechnungskorrekturen verwendet werden kann.

Einige Beispiele

Eine Rechnung kann aus verschiedenen Gründen storniert werden. Hier behandeln wir zwei Situationen.

Fallbeispiel A: Retoure einer Ware

Wird eine Lieferung storniert, auf die bereits Umsatzsteuer gemäß § 13 Abs. 1 Nr. 1 UStG erhoben wurde, so ist der Widerruf nicht rückwirkend und die Rechtsfolgen treten erst für den Steuerzeitraum ein, in dem der Widerruf erfolgt ist. In diesem Fall sind die Umsatzsteuer des Verkäufers und der Vorsteuerabzug des Empfängers der Lieferung gemäß § 17 Abs. 2 Nr. 3 iVm § 17 Abs. 1 Satz 8 UStG anzupassen.

Unternehmer X liefert dem Kunden Y am 20.3.2023 Ware im Gesamtwert von 1.000 € sowie 19 % USt in Höhe von 190 €. Am 10.4.2023 gibt der Kunde Y die Ware wegen einiger Mängel zurück.

In diesem Fall muss X die Umsatzsteuer von 190 € im März 2023 an das Finanzamt abführen. Die Berichtigung der Umsatzsteuer kann erst im April 2023 erfolgen.

Erfolgt eine Rückabwicklung der Lieferung nach Erhalt der Entschädigung, entsteht ein Berichtigungsanspruch gemäß § 17 Abs. 2 Nr. 3 UStG erst mit der Rückgabe der Entschädigung. Dementsprechend kann eine Reduzierung der Umsatzsteuer nicht vorgenommen werden, wenn die Rückerstattung nicht erfolgt.

Fallbeispiel B: Fehler in der Originalrechnung

Findet man einen Fehler in einer Rechnung, sendet man dem Lieferanten oder Dienstleister in der Regel einen Brief mit der Bitte, die Rechnung zu korrigieren. Dieser Brief sollte folgende vier Punkte enthalten:

• Hinweis auf eine fehlerhafte Rechnung unter Angabe der Rechnungsnummer 
• Auflistung der Fehler in dieser Rechnung 
• Antrag auf Stornierung der Rechnung aufgrund einer fehlerhaften Rechnung 
• Antrag auf Berichtigung der Rechnung gemäß §§ 14 und 14a UStG. 

Sobald man die Stornorechnung und die korrigierte Rechnung erhalten hat, bezahlt man die korrekte Rechnung.

Ein weiteres Beispiel

Unternehmer X hat eine Rechnung für 1.320,75 Euro erstellt. Nach einiger Zeit merkt er, dass er die Zahlen vertauscht hat: Der Kunde hätte nur 1.230,75 Euro bezahlen müssen, hat das Geld jedoch schon überwiesen. Die Rechnung wurde also schon gebucht. Also muss Unternehmer X eine Stornorechnung erstellen.

So würden die drei Rechnungen in diesem Beispiel aussehen:

Originalrechnung

• Rechnungsnummer: 325
• Rechnungsbetrag: 1.320,75 €
• Rechnungsdatum: 28.10.2022

Stornorechnung der Rechnung Nr. 325 vom 28.10.2022

• Rechnungsnummer: 335
• Rechnungsbetrag: – 1.320,75 €
• Rechnungsdatum: 17.11.2022

Korrigierte Rechnung

• Rechnungsnummer: 336
• Rechnungsbetrag: 1.230,75 €
• Rechnungsdatum: 17.11.2022

Vor- und Nachteile der Stornorechnung

Wie jeder andere Vorgang hat die Erstellung einer Stornorechnung ihre Vor- und Nachteile. Ganz klar ist, dass niemand vor Fehlern sicher ist. Die Stornorechnung gewährleistet Klarheit und Transparenz in Ihrer Buchhaltung.

Jedoch hat sie auch ihre Nachteile: Die Erstellung einer Stornorechnung kostet Zeit und zusätzlichen Aufwand. Außerdem können solche Vorfälle zu Missverständnissen und Vertrauensverlusten mit dem Kunden führen. 

Alternative Verfahren zu Stornorechnungen

Es gibt noch weitere Möglichkeiten, einen Fehler in einer Rechnung zu berichtigen: das Gutschriftverfahren und Änderungsbelege.

Beim Gutschriftverfahren bezahlt der Lieferant keine Stornorechnung, sondern stellt dem Käufer eine Gutschrift aus. Diese Käufergutschrift ersetzt in Hinblick auf die Rechnungsstellung die Stornorechnung des Lieferanten. Es handelt sich also um ein Verfahren zur automatischen Abrechnung von Wareneingängen, auch ERS (Evaluated Receipt Settlement) genannt. 

Eine Gutschrift in diesem Sinne hat nichts mit der Korrektur einer Rechnung oder mit Bonussystemen zu tun. Durch das Gutschriftsverfahren können Unternehmen die Prüfung von Rechnungen vermeiden. Da der Kunde keine Rechnung erhält, sondern eine Gutschrift an den Lieferanten ausstellt, liegt die Prüfung derselben in der Verantwortung des Lieferanten. 

Wenn Sie Ein- oder Ausgangszahlungen stornieren möchten, können Sie dies über eine spezielle Transaktion tun. Beim Stornieren werden dabei die Ausgleichsdaten und ggf. auch die Stornodaten aus dem Belegkopf aus den Belegzeilen entfernt. Die Änderungen an dem Dokument werden erfasst und können anhand von Änderungsdokumenten überprüft werden.

Fazit

Korrekturen an Rechnungen kommen häufig vor und verursachen in der Regel keine Probleme. Allerdings sorgen sie für zusätzlichen Verwaltungsaufwand und zwingen das Finanzamt zu schärferen Kontrollen. Eine gute Dokumentation dieses Prozesses ist also zwingend erforderlich. 

Darüber hinaus sind eine Reihe von Pflichtangaben zu beachten. Es kann auch zu finanziellen Einbußen führen, wenn der Fehler zu spät entdeckt wird. Daher gilt die Devise: Fehler bereits vor der Rechnungsstellung vermeiden. Eine gute Rechnungssoftware kann dabei helfen. Auf Knopfdruck werden hierbei gesetzeskonforme Rechnungen mit den korrekten Mehrwertsteuersätzen und allen erforderlichen Informationen erstellt. Bei Bedarf können Eingabefehler korrigiert und Korrekturrechnungen automatisiert erstellt werden.