Die Rechnungsabgrenzung dient der periodengerechten Aufteilung des Betriebsergebnisses in der deutschen Rechnungslegung. Dies ist notwendig, da es in der Praxis häufig zu Abweichungen bei der zeitlichen Abstimmung von Zahlung und Leistungserbringung kommt. Erträge und Aufwendungen werden als Rechnungsabgrenzungsposten erfasst, wenn sie in einer anderen Rechnungsperiode anfallen.
Ohne Rechnungsabgrenzung ist es unmöglich, verschiedene Perioden zu vergleichen.
Ziel der Rechnungsabgrenzung
Abgegrenzte Rechnungen sind für bestimmte Geschäftsvorfälle nach § 250 HGB und § 5 Abs. 5 EStG erforderlich. Die Rechnungsabgrenzung sollte immer dann durchgeführt werden, wenn zum Bilanzstichtag vorübergehende Differenzen bestehen.
Ein Beispiel: Sie schicken einem Kunden eine Rechnung zur Zahlung, aber er bezahlt sie erst fünf Tage später. Oder umgekehrt: Ihre Lieferanten schicken Ihrem Unternehmen eine Rechnung, die Sie erst eine Woche später begleichen. In solchen Fällen werden sonstige Forderungen und sonstige Verbindlichkeiten zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeglichen, aber es gibt eine zeitliche Differenz in der Buchhaltung. Für solche Fälle wird die Rechnungsabgrenzung benötigt.
Arten der Rechnungsabgrenzung
Es gibt verschiedene Arten der Rechnungsabgrenzung: aktive und passive Rechnungsabgrenzung.
Aktive Rechnungsabgrenzung (ARAP)
In den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten setzen die buchführungspflichtigen Unternehmen alle Ausgaben am Bilanzstichtag an, die nicht nur das laufende Geschäftsjahr, sondern auch das nächste Geschäftsjahr betreffen. Aktive Rechnungsabgrenzungen sind erforderlich, wenn das Unternehmen im alten Geschäftsjahr Aufwendungen hatte, die bei wirtschaftlicher Betrachtungsweise als Aufwendungen des neuen Jahres zu behandeln sind.
ARAP entsteht auch, wenn ein Ertrag erzielt wird, jedoch auf eine zukünftige Periode entfällt.
Passive Rechnungsabgrenzung (PRAP)
Eine passive Rechnungsabgrenzung ist das genaue Gegenteil. Sie gilt für Situationen, in denen Kunden bereits Zahlungen geleistet haben, die jedoch nicht nur das laufende Geschäftsjahr betreffen, sondern erst nach dem Bilanzstichtag tatsächlich Erträge generieren.
Rechnungsabgrenzung: Buchungstechnik und Buchungssätze
Die Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten dient dazu, Einnahmen und Ausgaben periodgerecht in dem Jahr auszuweisen, dem sie wirtschaftlich zuzuordnen sind.
Auflösung von Rechnungsabgrenzungsposten und Einnahmen
Im nächsten Haushaltsjahr müssen die Rechnungsabgrenzungsposten aufgelöst werden. Dies sollte geschehen, wenn die zugrunde liegenden Rechnungsabgrenzungsposten tatsächlich anfallen.
Um einen aktiven antizipative Rechnungsabgrenzungsposten oder passiven Abgrenzungsposten zu bilden, müssen vier Voraussetzungen erfüllt sein:
- Es liegt ein Aufwand oder Ertrag vor dem Bilanzstichtag vor
- Dieser Aufwand oder Ertrag wird erst nach dem Bilanzstichtag erfolgswirksam erfasst
- Der Aufwand oder Ertrag muss über einen bestimmten Zeitraum nach dem Bilanzstichtag als Aufwand oder Ertrag verbucht werden
- Es handelt sich um Vorleistungen, die von einem Vertragspartners gegen ein Stundenhonorar eines anderen Vertragspartners erbracht werden, oder um Vorleistungen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen
Besonderheiten und Sonderfälle der Rechnungsabgrenzung
Manchmal treten in der Buchhaltung einige Besonderheiten und Sonderfälle von Rechnungsabgrenzung auf. Hier sind einige Beispiele:
Unterschied zu Rückstellungen
Im Gegensatz zu den antizipativen und passiven Rechnungsabgrenzungsposten können bei Rückstellungen die Höhe und der Zeitpunkt der Verpflichtung nicht genau bestimmt werden. Eine Rückstellung kann auf einer ausdrücklichen rechtlichen oder faktischen Verpflichtung beruhen.
Rechnungsabgrenzung bei langfristige Verträgen und Abgrenzungsperioden
Langfristige Verträge, wie z. B. Leasingverträge oder Abonnementmodelle, sind gängige Beispiele für passive Rechnungsabgrenzung.
Internationale Rechnungslegungsstandards
Durch die zunehmende Globalisierung von kapitalmarktorientierten Unternehmen gewinnen internationale Rechnungslegungsstandards immer mehr an Bedeutung. Im internationalen Rechnungslegungsstandard IFRS ist das Periodisierungsprinzip in IAS 1.25 kodifiziert.
Bedeutung der Rechnungsabgrenzung für den Jahresabschluss
Der Zeitpunkt der Zahlung und der Zeitpunkt der tatsächlichen Erbringung der Leistung sind von großer Bedeutung. Das Ablesen dieser Daten ist insbesondere für den Jahresabschluss wichtig, damit die Rechnungen korrekt gebucht werden können.
Häufige Fehler und Lösungsansätze bei Rechnungsabgrenzung
Bei der Aufteilung der Zahlungen müssen Sie einige Besonderheiten berücksichtigen. Andernfalls kann eine Unachtsamkeit zu Fehlern führen. Es ist äußerst wichtig, auf den Bilanzstichtag zu achten. Er ist entscheidend für die Erstellung der Bilanz. An diesem Tag müssen Sie überprüfen, ob Sie alle Beträge im richtigen Zeitraum erfasst haben. Der Bilanzstichtag ist nicht immer der 31. Dezember. – Leider ist dies ein weit verbreitetes Missverständnis. Unternehmen können auch unterschiedliche Geschäftsjahre haben, die nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmen.
Es ist wichtig, dass Sie sich rechtzeitig mit der Periodenabgrenzung befassen und in der Regel so früh wie möglich mit der Planung und Erstellung Ihrer Aktivseite der Bilanz beginnen.
Es lohnt sich auch, auf die folgenden häufigen Fehler zu achten:
- Unvollständige Abgrenzung von Aufwendungen und Erträgen
- Fehlinterpretation von Abgrenzungsposten
Nutzen Sie die verfügbaren Kontrollmechanismen und Überprüfungen, um dies zu vermeiden.
Rechnungsabgrenzung: Praxisbeispiele und Fallstudien
Hier können Sie Beispiele für die Berechnung eines aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungspostens sehen.
Beispiel für einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten
Sie haben einen Mietvertrag für den Zeitraum vom 1. Oktober bis zum 30. September des folgenden Jahres abgeschlossen. Die jährliche Zahlung beträgt 5.000 €. Sie haben diesen Betrag am 15. Oktober bezahlt und den gesamten Betrag auf dem entsprechenden Aufwandskonto verbucht.
Für den Zeitraum vom 1. Oktober bis zum 31. Dezember wird der Betrag korrekt anteilig berechnet. Der Teil, der zwischen dem 1. Januar und dem 30. September fällt, müssen Sie als Rechnungsabgrenzungsposten aktivieren. So sollte die Berechnung vorgenommen werden:
Jahresgebühr 5.000 €: 12 Monate x 9 Monate (Januar - September) = 3.750 €.
Im letzten Geschäftsjahr wurden lediglich 1.250 € als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst.
Beispiel für einen passiven Rechnungsabgrenzungsposten
Ihr Kunde mietet von Ihnen Räumlichkeiten für den Zeitraum vom 1. November bis zum 31. Januar des folgenden Jahres. Die Miete beträgt 1.200 € für drei Monate. Er hat den gesamten Betrag am 1. November bezahlt.
Zwei Drittel der Miete gelten für das laufende Jahr und ein Drittel für das neue Steuerjahr. Auf diese Weise sollten Sie den Stichtag berechnen:
Miete 1200 Euro: 3 Monate x 2 Monate = 800 Euro.
Im alten Jahr wurden 400 Euro der Einnahmen als Gewinn verbucht, der Rest wird auf das neue Haushaltsjahr vorgetragen.
Relevanz der Rechnungsabgrenzung für die Unternehmenssteuerung
Die Rechnungsabgrenzung ist eine Buchführungsmethode, bei der Sie Erträge und Aufwendungen dem betreffenden Haushaltsjahr zeitlich zuordnen - unabhängig davon, ob in diesem Jahr auch Zahlungen dafür erfolgt sind. So können Sie sich ein genaues Bild von der Finanzlage des Unternehmens machen.
Rechnungsabgrenzungsposten beeinflussen die Kennzahlen des Unternehmens. So sorgen beispielsweise Rückstellungen für Rechnungsabgrenzungsposten dafür, dass diese Posten nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen.
Die Rechnungsabgrenzung ist ein integraler Bestandteil einer erfolgreichen Finanz- und Liquiditätsplanung.
Zukunftsperspektiven und Trends der Rechnungsabgrenzung
Passive Rechnungsabgrenzungsposten sind nach wie vor ein wichtiger Bestandteil der Rechnungslegung, da sie dazu beitragen, dass Ausgaben und Einnahmen im richtigen Zeitraum gebucht werden und eine realistische Darstellung der Finanzlage eines Unternehmens ermöglicht.
Im Rahmen der künftigen Entwicklungen im Rechnungswesen ist zu erwarten, dass die Digitalisierung und Automatisierung weiter voranschreiten wird.
Fazit und Zusammenfassung
Das Grundprinzip ist, dass Ihre Jahresabschlüsse die tatsächlichen Gegebenheiten widerspiegeln. Das bedeutet auch, dass Zahlungen den Zeiträumen zugeordnet werden, in denen sie tatsächlich angemessen erfasst werden können. Da es sich um Vorauszahlungen handelt, wie z. B. für Versicherungen, Lizenzgebühren oder Miete, ist es klar, dass diese Zahlungen entsprechend auf die jeweiligen Zeiträume aufgeteilt werden sollten.
Um eine korrekte Darstellung in der Bilanz zu gewährleisten, ist es wichtig, die Buchungen zum richtigen Zeitpunkt vorzunehmen und sie sorgfältig und systematisch vorzunehmen. Überprüfen Sie außerdem Ihre Konten regelmäßig.