Lohnbuchhaltung

Lohnbuchhaltung: Definition

Die Lohnbuchhaltung ist ein Teilbereich der allgemeinen Buchhaltung und setzt sich mit Personalstammdaten sowie Löhnen und Gehältern auseinander. Unter anderen Aufgaben der Lohnbuchhaltung sind gesetzliche und freiwillige Abzüge, die vom Entgelt abzurechnen sind.

In einem Unternehmen spielt die Lohnbuchhaltung eine kritische Rolle. Unter der Annahme, dass fast jeder Betrieb Personalkräfte anstellt und beschäftigt, ist die Lohnbuchhaltung für sie Pflicht.

Rechtliche Grundlagen der Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung soll als gesetzliche Verpflichtung bestimmten gesetzlichen Regelungen folgen. Diese werden grundsätzlich in der Gewerbeordnung (GewO), in der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) und in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) bestimmt.

• Arbeitsrecht: Gemäß § 108 der GewO legt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine plausible Entgeltabrechnung vor. Das erfolgt in den meisten Fällen jeden Monat. Eine Entgeltabrechnung ist als Nachweis eines regelmäßigen Einkommens besonders relevant.

Die EBV schreibt vor, welche Komponenten eine Entgeltabrechnung enthalten muss. Dazu zählen zum Beispiel die Steuerklasse, der Beginn und das Ende der Anstellung sowie Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer.

• Sozialversicherung: Aus dem SGB IV ergeben sich viele grundlegende Daten zur Entgeltabrechnung. Die SGB V, VI, III, XI und VII regeln den Beitragsabzug in den entsprechenden Teilen. In der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) finden sich Formvorschriften für die Führung von Entgeltunterlagen.
• Steuern: § 4 der LStDV schreibt Unternehmern Kriterien vor, wie Lohnkonten zu führen sind und welche Angaben diese enthalten sollen. Zu den Informationen in den Lohnkonten gehören die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM), Vorsorgefreibeträge und der Freibetrag für die Lohnsteuer. Bei jeder Abrechnung sind Lohnkonten zu aktualisieren.

Aufbau eines Lohns

Das Entgelt eines Mitarbeiters enthält eine Vielzahl von Komponenten. Man unterscheidet zwischen festen und variablen Lohnbestandteilen, die eine bestimmte Reihenfolge haben.

• Grundgehalt: Das Gehalt ist ein fester Betrag, der nicht von der Arbeitsleistung abhängt. Es beträgt jeden Monat die gleiche Höhe und wird entweder vom Arbeitgeber oder nach Tarifvertrag bestimmt. 
• Mehrarbeit (Überstunden): Unter den Überstunden versteht man die Arbeitsstunden, die die vertraglich geregelte Arbeitszeit überschreiten. Diese werden entweder extra vergütet oder in Freizeit ausgeglichen, vorausgesetzt, dass der Arbeitgeber sie so anordnet. 

Seit 1. August 2022 sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, ihre Mitarbeiter zu benachrichtigen, inwiefern sie Mehrarbeit entlohnen. Das ergibt sich aus dem § 2 Abs. 1 Nr. 7 NachwG.

• Bonuszahlungen: Mit einem Bonus oder einer Prämie bezeichnet man eine von einem Arbeitgeber zusätzliche Vergütung zum Grundgehalt. Eine Bonuszahlung kann der Arbeitgeber freiwillig gewähren, allerdings kann der Anspruch auf einen Bonus gesetzlich erfolgen. Als rechtliche Grundlage für einen Anspruch auf eine Bonuszahlung gelten eine vertragliche Vereinbarung, § 612 BGB, eine Betriebsvereinbarung, eine Gesamtzusage usw.
• Zulagen: Zulagen sind Sondervergütungen, die dem Mitarbeiter aus mehreren Gründen entlohnt werden, zum Beispiel aufgrund erhöhter Belastungen. Dazu zählt man Erschwerniszulagen, Nacht- und Wechselschichtzulagen sowie Sonn- und Feiertagszuschläge.

Was vom Lohn abgezogen wird

Zur Lohnbuchhaltung gehört die Berücksichtigung monatlicher Abzüge, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Man unterscheidet zwischen Steuern und Sozialabgaben. Die folgende Tabelle umfasst alle Pflichtabzüge mit Stand von 2023:

Das heißt, ein Brutto-Gehalt in Höhe von 4.000,00 € sinkt nach allen gesetzlichen Abzügen auf 2.481,36 € (Netto-Gehalt).

Digitale Unterstützung für Lohnbuchhaltung

Die Digitalisierung von Lohnbuchhaltung ist in Deutschland ein aktuelles Thema. Diese Tendenz ist zwar weit verbreitet, aber nicht allumfassend. Dennoch können schon viele deutsche Unternehmen die Vorteile einer digitalen Lohnabrechnung genießen. 

Vor allem spart die digitale Lohnbuchhaltung viel Zeit. Automatisierte Prozesse wie Erstellen, Kopieren, Versand und Speichern nehmen erheblich weniger Zeit in Anspruch. Zweitens braucht die Digitalisierung wenig Aufbewahrungsplatz. In einem Lohnbuchhaltungsprogramm können unglaubliche Mengen von Dateien gespeichert werden.

Schließlich ist eine digitale Lohnbuchhaltung umweltfreundlich. Sie braucht keine Müllentsorgung und verbraucht weniger Papier.

Lohnbuchhaltung in Schritten

Egal ob digital oder manuell, der Ablauf einer Lohnabrechnung ist immer gleich und kann in fünf Schritte unterteilt werden.

• Schritt 1: Neben den Personalstammdaten wird erfasst, wie viele Arbeitsstunden der Mitarbeiter in diesem Monat geleistet hat und wie viele Urlaubstage übrig sind.
• Schritt 2: Als Nächstes wird das Bruttogehalt aus dem Grundgehalt, Boni, Prämien, Überstunden und Zulagen berechnet und alle Abzüge berücksichtigt. Als Ergebnis hat man das Nettogehalt. 
• Schritt 3: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Lohnsteuer an das zuständige Finanzamt zu überweisen. Die Höhe der einzubehaltenden Lohnsteuer muss in der Lohnsteueranmeldung angegeben werden. Danach meldet der Lohnbuchhalter die Sozialbeiträge bei allen Krankenkassen an und führt die Beiträge ab. Hier handelt es sich um die DEÜV-Meldungen. DEÜV steht für Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung. 
• Schritt 4: Nachdem das Nettogehalt errechnet worden ist, können noch gewisse Bezüge oder Abzüge hinzukommen. In diesem Fall erstellt der Lohnbuchhalter am Ende den Auszahlungsbetrag, der pro Mitarbeiter überwiesen wird.
• Schritt 5: Letztendlich legt der Lohnbuchhalter eine plausible Lohnabrechnung dem Mitarbeiter vor. Eine Kopie wird für eventuelle Prüfungen aufbewahrt bzw. archiviert.

Besonderheiten der Lohnbuchhaltung

Bei der Lohnbuchhaltung muss man einige Sonderfälle berücksichtigen, die nicht nach dem normalen Ablauf erfolgen. Dazu gehören unterschiedliche Anstellungsarten wie Kurzarbeit, Mini-Jobs, Praktika usw. 

• Mindestlohn: Der Mindestlohn in Deutschland beträgt mit Stand vom Oktober 2023 12,00 € brutto pro Stunde. Der Mindestlohn gilt für alle Branchen flächendeckend und muss von jedem Unternehmen beachtet werden. Wichtig: Arbeitnehmer dürfen ihre Mindestlohnzahlung bis zu drei Jahre nachträglich einfordern, sogar wenn sie im Unternehmen nicht mehr tätig sind. Die Lohnbuchhalter müssen außerdem Beträge an die Sozialversicherungen nachzahlen. 
• Kurzarbeit: Mit Kurzarbeit bezeichnet man die vorläufige Kürzung der normalen Arbeitszeit mit entsprechender Entgeltreduzierung. Rechtliche Grundlagen für die Kurzarbeit finden sich in § 95 ff. SGB III. Der aus der Kurzarbeit entstandene Entgeltverlust für die Arbeitnehmer wird teilweise mit dem sogenannten Kurzarbeitergeld (KUG) ausgeglichen. Zunächst zahlt der Arbeitgeber das gekürzte Entgelt. Danach übernimmt die Finanzierung die Bundesagentur für Arbeit (BfA), was nach dem Antrag des Arbeitgebers erfolgt. 
• Lohnfortzahlung im Krankheitsfall: Gehalt als Vergütungsmodell sieht außerdem eine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall vor. Sollte der Mitarbeiter nach sechs Wochen nicht genesen, übernimmt die Krankenkasse eine Entgeltersatzleistung in Höhe von 70 % des normalen Bruttogehalts. 

Wichtig ist Folgendes:

• Der Arbeitnehmer ist mindestens einen Monat in dem Betrieb tätig.
• Er ist in der Tat arbeitsunfähig.
• Die Erkrankung überschneidet sich zeitlich mit der normalen Arbeitszeit.
• Die Krankheit ist unverschuldet.

Neben diesen Sonderfällen unterscheidet man Anstellungsarten, wie Mini-Jobs, Praktika, Halbtags- oder Studentenjobs. Zudem fallen Nachtarbeiten bzw. Arbeiten an Sonn- und Feiertagen unter dieser Kategorie.

Lohnbuchhaltung überwachen und kontrollieren

Eine gründliche Kontrolle und Überwachung ist für die Lohnbuchhaltung absolut notwendig. In einem Unternehmen ist für die Kontrolle der Lohnbuchhaltung ein Analyst oder ein Lohnbuchhalter zuständig. Ein Analyst prüft die Buchhaltungsunterlagen und Personalstammdaten auf Fehler und Ineffizienzen, kontrolliert die Arbeitsstunden und gewährleistet alle Zahlungen pünktlich. 

Wie bei der allgemeinen Buchhaltung treten bei der Lohnbuchhaltung verschiedene Fehler auf. Darunter sind schlechte Kommunikation, manuelle Fehler bei der Datenübertragung, keine Rückmeldung von Mitarbeitern und mangelnde Kompetenz der Lohnbuchhalter.

Der Arbeitnehmer kann seine Lohnabrechnung selbst überprüfen, allerdings wird das Unternehmen regelmäßig während der Betriebsprüfungen kontrolliert. Es gibt vier Betriebsprüfungen von zwei zuständigen Stellen:

• durch das Finanzamt: 
  • Lohnsteuer- und Außenprüfung 
  • Umsatzsteuersonderprüfung 
• durch den Rentenversicherungsträger:
  • Sozialversicherungsprüfung 
  • Betriebsprüfung zur gesetzliche Unfallversicherung 

Das Finanzamt und der Rentenversicherungsträger können die Prüfungen gleichzeitig durchführen, um den Arbeitgeber organisatorisch weniger zu belasten.

Künftige Veränderungen in der Lohnbuchhaltung

Infolge der wachsenden Digitalisierung erwartet die Lohnbuchhaltung einen starken Wandel. Automatisierte Systeme nehmen dem Lohnbuchhalter viel Routine ab: von der Erfassung der Personalstammdaten über die Aktualisierung rechtlicher Angaben bis hin zur Vorbereitung der Entgeltabrechnung via Cloud oder Intranet. 

Darüber hinaus ist mit zunehmendem Outsourcing zu rechnen. Beim Outsourcing übernimmt ein externer Dienstleister die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Zu dieser Tendenz tragen mehrere Faktoren bei. Darunter nennt man Zeit- und Kosteneinsparung, bessere Datensicherheit und Transparenz, weltweites Berichtswesen, Präzision und Mitarbeiterzufriedenheit.

Eine andere Tendenz ist die globale Lohnabrechnung (englisch: global payroll). Die globale Lohnabrechnung umfasst mehrere Länder und beinhaltet die Berechnung und Verteilung von Gehältern, Sozialabgaben, Steuern und anderen relevanten Aufgaben. Dabei werden bestimmte lokale Regeln berücksichtigt.

Mit dem internationalen Wachstum eines Unternehmens steigt die Komplexität der Lohnabrechnung. Die globale Lohnabrechnung ist eine Lösung, um diverse Prozesse in verschiedenen Regionen zu kontrollieren.

Fazit

Das Wissen über die Lohnbuchhaltung ist für alle Unternehmen das A und O. Eine korrekte Führung der Lohnbuchhaltung beeinflusst den Geschäftserfolg. Sie trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und wirkt sich auf den Ruf des Unternehmens aus.

Die theoretischen und praktischen Grundlagen der Lohnbuchhaltung zu kennen ist ohne Zweifel auch von großer Bedeutung. Einerseits werden die rechtlichen Regelungen eingehalten, andererseits ist der Ablauf mit der Lohnabrechnung im Unternehmen transparent und plausibel. 

In diesem Artikel haben wir versucht, Ihnen einen übergreifenden Blick auf dieses Thema darzustellen.