Inventur: Definition
Die Inventur ist ein Prozess zur Überprüfung des Vorhandenseins von Vermögenswerten durch den Abgleich der tatsächlichen Daten mit den Buchführungsdaten. Sie ist für Unternehmen von großer Bedeutung, denn die Inventur hilft, die Gewinn und Verlustrechnung zu erstellen sowie die Schulden eines Unternehmens und seine Liquidität zu ermitteln.
Rechtliche Grundlagen
Die deutsche Gesetzgebung regelt den Ablauf einer Inventur. Es gibt mehrere wesentliche Abschnitte im Handelsgesetzbuch (HGB), die sich damit befassen:
Je nach Art und Größe des Unternehmens können zusätzliche Anforderungen gelten. Beispielsweise schreibt § 140 AO Unternehmen vor, eine Inventur durchzuführen. § 16 UStG legt hingegen Anforderungen an die Buchführung über Waren und Dienstleistungen im Rahmen der Umsatzsteuerpflicht fest.
Gemäß § 240 HGB ist ein Unternehmen zu einer Inventur verpflichtet, welche mindestens einmal im Jahr durchgeführt werden muss. Bei Veränderungen im Unternehmen, zum Beispiel bei einem Rechtsformwechsel, kann eine zusätzliche Inventur erforderlich sein.
Für Unternehmen mit internationalem Geschäftsbetrieb kann die Einhaltung der International Financial Reporting Standards (IFRS) erforderlich sein. Diese Standards enthalten ebenfalls detaillierte Anforderungen an die Berichterstattung und Inventur.
Arten der Inventur
Es gibt verschiedene Arten der Inventur. Ihre Merkmale werden unten erläutert, um Ihnen ein besseres Verständnis des Inventurprozesses zu vermitteln.
Stichtagsinventur
Diese Art von Inventur wird im Voraus für ein bestimmtes Datum geplant. Die maximale Frist für eine Stichtagsinventur beträgt bis zu 20 Tage.
Vorteile:
- geeignet zur Ermittlung von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten zu einem bestimmten Zeitpunkt
- Durchführung oft in zeitlicher Nähe zur jährlichen Finanzberichterstattung
Nachteile:
- Verlangsamung der Unternehmensaktivitäten
Permanente Inventur
Hierbei handelt es sich um die physische, nicht buchhalterische Inventur. In diesem Fall werden die Vermögenswerte regelmäßig gezählt. Es gibt hierfür keinen nennenswerten Zeitaufwand und keinen streng festgelegten Termin.
Vorteile:
- kontinuierliche Aktualisierung der Bestandsdaten
- Unterstützung anderer aktuelle Informationen
Nachteile:
- laufende Durchführung
Stichprobeninventur
Bei dieser Methode handelt es sich um eine stichprobenartige Inventur, bei der nicht die gesamte Masse an Vermögenswerten und Verbindlichkeiten physisch erfasst wird. Die Auswahl der Stichproben erfolgt methodisch und unter Berücksichtigung ihrer Repräsentativität.
Vorteile:
- weniger Zeiterfordernis
- hilfreich besonders für Unternehmen mit großem Bestandsvolumen
Nachteile:
- Ergebnisse in der Regel Näherungswerte
Inventurverfahren
Es gibt zwei Hauptinventurverfahren, von denen jedes seine eigenen Merkmale hat. Werfen wir einen Blick auf beide Verfahren.
- Körperliche Inventur: körperliche Bestandsaufnahme, also die physische Überprüfung der Vermögenswerte des Unternehmens mit Hilfe der Mitarbeiter
- Buchmäßige Inventur: Abgleich von tatsächlichen Daten mit Buchführungsdaten
Vorbereitung der Inventur
Eine Inventur besteht aus mehreren wichtigen Schritten. Diese umfassen:
- Planung und Organisation: Man sollte einen Plan erstellen und die Methode der Inventur festlegen. Es ist auch notwendig, Zeit, Ort und Teilnehmer zu bestimmen.
- Mitarbeiterschulung: Man muss sicherstellen, dass das Personal die Regeln für die Durchführung der Inventur kennt.
- Hilfsmittel und Unterlagen: Für eine Inventur können zusätzliche Ressourcen erforderlich sein. Man muss zudem sicherstellen, dass diese rechtzeitig verfügbar sind.
Die Wahl der Inventurmethode hängt von der Art und Größe des Unternehmens ab. Es ist wichtig, die richtige Methode auszuwählen, um die Nutzung von Zeit und Ressourcen zu optimieren.
Durchführung der Inventur
Die Inventur selbst erfolgt in mehreren Schritten. Die wichtigsten darunter sind die folgenden:
- Erfassung der Bestände: Zuerst müssen Art, Menge und Wert aller Vermögenswerte ermittelt bzw. abgezählt werden.
- Bewertung und Bewertungsvorschriften: Anschließend müssen alle erfassten Vermögenswerte mit Hilfe von mathematisch-statistischen Methoden bewertet werden. Es ist ratsam, im Voraus ein Bewertungssystem festzulegen und sich daran zu halten. Dieser Schritt kann durch Abschreibungen, Marktwerte und andere Faktoren beeinflusst werden.
- Dokumentation und Kontrolle: Es ist äußerst wichtig, die Ergebnisse der Inventur korrekt zu dokumentieren. Dies verhindert Fehler und ermöglicht eine präzise Zusammenfassung.
Inventur: Nachbereitung
Die Verarbeitung der Ergebnisse einer Inventur erfordert ebenfalls besondere Aufmerksamkeit seitens der Mitarbeiter. Zunächst müssen die Informationen über Vermögenswerte verarbeitet werden. Wenn Barcode-Scanner verwendet werden, sollten die Ergebnisse über Vermögensgegenstände nach Art und Menge in die Datenbank des Unternehmens hochgeladen werden.
Anschließend müssen die tatsächlichen Ergebnisse mit den Buchbeständen abgeglichen werden. Wenn Abweichungen auftreten, bedeutet dies, dass bei der Buchführung Fehler gemacht wurden.
Doch was ist zu tun, wenn Abweichungen festgestellt werden? Zuerst sollten die Buchführungseinträge korrigiert werden, um die genauen Daten widerzuspiegeln. Dann sollten die Ursachen für die Abweichungen ermittelt werden. Außerdem sollten Maßnahmen ergriffen werden, um solche Abweichungen in Zukunft zu verhindern. Manchmal kann auch eine nachverlegte Inventur erforderlich sein, also eine Inventur zur Korrektur von Fehlern oder Unstimmigkeiten.
Inventur: Digitale Unterstützung
Da Inventuren komplexe Prozesse sind, ist es sinnvoll, zusätzliche Inventursoftware und Tools zu verwenden. Sie erleichtern die Berechnung der Ergebnisse sowie die Sortierung und Analyse des Bestandes. Einige von ihnen können sogar in Buchführungssysteme integriert werden.
Viele Unternehmen nutzen außerdem Barcodes und RFID. Spezielle Scanner und Sensoren helfen, den manuellen Aufwand zu minimieren. Dies reduziert die Zeit, die für die Zählung benötigt wird, und minimiert das Risiko von Fehlern.
Inventur: Besondere Herausforderungen
Inventuren sind oft arbeitsintensive Prozesse. Bei ihrer Durchführung können außerdem verschiedene Schwierigkeiten auftreten.
Die Bestandsaufnahme von kleinen Einzelteilen und Flüssigkeiten kann beispielsweise viel Zeit in Anspruch nehmen. Um einen solchen Prozess zu optimieren, ist es ratsam, ein eigenes Inventursystem zu entwickeln.
Darüber hinaus erfordert die Inventur bei großen Unternehmen oder Unternehmen mit Filialen erhebliche Anstrengungen. In solchen Fällen sollte mehr Zeit für die Organisation des Prozesses und die Schulung der Mitarbeiter aufgewendet werden.
Rechtliche und steuerliche Konsequenzen
Die Gewinn- und Verlustrechnung während der Inventur hat steuerliche und rechtliche Konsequenzen. Nach ihrer Erstellung entsteht eine korrekte Vorstellung der Bestände und Vermögenswerte des Unternehmens. Die Ergebnisse können die Struktur der Berichterstattung und die Darstellung finanzieller Daten im Jahresabschluss des Unternehmens beeinflussen.
Eine fehlerhafte oder verlegte Inventur kann zu einer falschen Erfassung von Verbindlichkeiten und Steuern führen. Dies kann wiederum zu Strafen führen. Genau aus diesem Grund schreibt § 140 AO Unternehmen vor, die Inventur für steuerliche Zwecke durchzuführen.
Fazit und Ausblick
Insgesamt ist die ordnungsgemäße Durchführung der Inventur äußerst wichtig. Sie gewährleistet Genauigkeit in der Buchführung und bietet eine realistische Darstellung der Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Darüber hinaus können Inventurfehler steuerliche und rechtliche Konsequenzen haben.
Um die Inventur zu erleichtern, werden kontinuierlich neue Softwarelösungen entwickelt. Außerdem werden immer häufiger Barcode-Scanner und spezielle Sensoren eingesetzt. Die Verwendung von Barcodes und RFID-Tags automatisiert den Prozess und macht ihn somit schneller und bequemer. Daher führen viele Unternehmen aktiv moderne Technologien und innovative Lösungen für die Inventurdurchführung ein.