Fakturierung

Fakturierung: Bedeutung und Definition

Was bedeutet Fakturierung? Bei der Fakturierung handelt es sich um den Prozess der Erstellung einer Rechnung auf der Grundlage von Waren- oder Dienstleistungslieferscheinen. Sie ist ein integraler Bestandteil des Geschäftslebens und ermöglicht Unternehmen eine Kontrolle ihrer Finanzaktivitäten. Als Ergebnis der Fakturierung werden Rechnungen erstellt und zur Zahlung an den Kunden gesendet.

Das Hauptziel der Fakturierung besteht darin, den Prozess von „Rechnung Ausstellen“ zu vereinfachen und die Zahlung für Dienstleistungen oder Waren zu beschleunigen. Die regelmäßige und rechtzeitige Fakturierung reduziert Schuldenrisiken bei den meisten Unternehmen und erleichtert die Buchhaltungsführung. Eine richtig strukturierte und verständliche Rechnungsstellung stärkt die Geschäftsbeziehungen zu Kunden und erhöht ihr Vertrauen in die Firma. Eine fehlerhafte Fakturierung wirkt sich negativ auf den Ruf des Unternehmens aus.

Unterschiede zwischen Rechnung, Faktura und Fakturierung

Begriffe wie Rechnung, Fakturierung, Faktura werden oft verwechselt. Sie liegen ziemlich nahe beieinander und beziehen sich auf denselben Prozess.

Zur Rechnung kann man sagen, dass es sich immer um eine Faktura handelt. Doch nicht immer ist die Faktura selbst eine Rechnung. Dies ist ein umfassenderer Begriff.

Zur Faktura gehören alle Dokumente, aus denen hervorgeht, welcher Betrag dem Lieferanten im Rahmen des abgeschlossenen Kaufvertrags zusteht. Es kann eine Rechnung sein. Andere Beispiele der Faktura sind Folgende:

• Quittung
• Gutschrift
• Stornobeleg

Rechtliche Grundlagen der Fakturierung

Da es bei der Fakturierung in erster Linie um die Ausstellung einer Rechnung geht, beziehen sich die gesetzlichen Anforderungen auf die Richtigkeit der Rechnung. In Deutschland wird der Begriff der Rechnung im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt. Eine Rechnung ist jedes Dokument, das zur Zahlung von Waren oder Dienstleistungen verwendet wird. Sie kann aus mehreren Dokumenten bestehen. Hierzu sind gesetzliche Pflichtangaben gesetzlich vorgeschrieben.

Das Umsatzsteuergesetz definiert die Grundsätze, die ein Unternehmer bei der Erstellung einer Rechnung beachten muss. Dazu gehört Folgendes:

• Die Rechnung muss echt sein, die Identität des Rechnungsausstellers muss offensichtlich sein.
• Alle Pflichtangaben müssen klar und korrekt angegeben werden.
• Die Rechnung, die der Kunde erhält, muss lesbar sein.

Der Unternehmer hat das Recht, selbständig zu bestimmen, wie er diese Anforderungen erfüllt. Um dies zu erreichen, werden im Unternehmen häufig interne Kontrollverfahren eingeführt, der Rechnungsstellungsprozess sowie die Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsstellung überwacht, auch mit Hilfe automatisierter Managementsysteme.

Gesetzliche Regelungen legen Fristen für die Fakturierung fest (§ 14 und 14a Abs 1,3 UStG). Laut dem Umsatzsteuergesetz müssen Unternehmer ihren Vertragspartnern innerhalb von 6 Monaten ab dem Datum der Leistungserbringung bzw. Warenlieferung eine Rechnung ausstellen. Bei innergemeinschaftlichen Geschäften erfolgt die Rechnungsstellung spätestens am 15. des Folgemonats.

Fakturierung: Pflichtangaben auf einer Rechnung

Wenn der Unternehmer für die erbrachte Leistung oder gelieferte Waren eine Rechnung erstellt, muss er beachten, dass sie laut § 14 UStG alle Pflichtangaben enthält. Andernfalls kann das Unternehmen keinen Vorsteuerabzug erhalten.

Die entsprechend gesetzlichen Anforderungen ausgestellte Rechnung enthält: 

• Name und Anschrift des Unternehmens 
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Umsatzsteuer Identifikationsnummer des Lieferanten
• Ausstellungsdatum
• Rechnungsnummer
• Bezeichnung und Menge der Waren oder Leistung
• Lieferungsdatum
• Rechnungsbetrag (Entgelt) mit Angabe von entsprechenden Steuersätzen, Skonti und anderen Preisminderungen

Wenn der Unternehmer eine Rechnung ausstellt, muss man auch ihren Betrag berücksichtigen. In dieser Beziehung gibt es die sogenannten Kleinbetragsrechnungen. An sie werden andere Anforderungen gestellt. 

Kleinbetragsrechnungen

Bis zum Jahr 2016 galten Rechnungen mit einem Betrag von 150 Euro als Kleinbetragsrechnungen. Seit 2016 wurde diese Summe auf bis zu 250 Euro erhöht. Für diese Art Rechnungen genügen folgende Pflichtangaben:

• Name und Anschrift des Verkäufers/Leistungsanbieters
• Bezeichnung und Menge der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
• Summe
• Steuerbetrag und Steuersatz

Arten von Fakturierungsmodellen

Es gibt einige Arten der Fakturierung. Man verwendet ein bestimmtes Fakturierungsmodell abhängig von den Liefer- und Zahlungsbedingungen, der Besonderheiten der Transaktionen und den Beziehungen mit dem Kunden.

Einmalige Rechnungen vs. wiederkehrende Rechnungen

Man unterscheidet einmalige und wiederkehrende Rechnungen. Bei einer einmaligen Rechnung handelt es sich um eine einmalige Lieferung an einen Kunden. Oft ist diese Person kein Stammkunde der Firma. Das heißt, der Unternehmer ist sich bei der Ausstellung einer Rechnung darüber im Klaren, dass grundlegende Rechnungsdetails wie Empfängerdaten, Lieferumfang und Zahlungsbedingungen bisher nicht erschienen sind und in Zukunft wahrscheinlich nicht wiederholt werden.

Im Gegensatz dazu gibt es wiederkehrende Rechnungen. In diesem Fall bestellt derselbe Kunde die gleichen Waren oder Leistungen. Dies geschieht in bestimmten Zeitintervallen, zum Beispiel jede Woche oder jeden Monat. Der Unternehmer erstellt eine wiederkehrende Rechnung und spart somit seine eigene Zeit. Diese Rechnungen können kopiert und erneut an den Empfänger geschickt werden. In letzter Zeit verwendet man dazu Buchhaltungsprogramme. So wird der Fakturierungsprozess automatisiert.

Teilleistungsrechnungen vs. Abschlagrechnungen

Diese Rechnungstypen werden durch folgende Besonderheit vereinigt: Außer dieser Rechnung wird später die Schlussrechnung erstellt. 

Bei der Teilleistungsrechnung werden Teile der erbrachten Leistungen fakturiert. Sie können in Arbeits- und Maschinenstunden gemessen werden. Neben der Teilleistungsrechnung sendet man oft ein Aufmaßblatt. Dort werden z. B. bearbeitete Flächen oder Teile angegeben. 

In der Abschlagsrechnung gibt man einen Abschlag an. Er wird als ein Prozentsatz oder ein pauschaler Betrag dargestellt. Dem Kunden ist nicht klar, für welches Produkt oder welche Leistung die Rechnung ausgestellt ist. 

Fakturierungssoftware und -tools

Fakturierungssoftware bietet den Nutzern folgende Vorteile und Optionen an:

• Automatische Erstellung und Versand von Rechnungen. Die Rechnungen werden im System automatisch aufgrund der eingegebenen Daten erstellt und an die Kunden gesendet.
• Erhöhung der Zahlungsdisziplin. Dank den modernen Fakturierungsprogrammen ist eine schnelle und bequeme Bezahlung von Rechnungen möglich geworden. Der Kunde kann eines der verfügbaren Zahlungssysteme zur Zahlung nutzen. Die Zeit zwischen der Rechnungsstellung und Zahlungseingang verkürzt sich. Die finanzielle Stabilität des leistenden Unternehmens steigt dabei.
• Verfolgung von Zahlungen und Schulden. Die Fakturierungssoftware hat in der Regel die Option von Verfolgung von Kundenzahlungen und -schulden in Echtzeit. So ist sich der Unternehmer seiner finanziellen Situation bewusst. Er kann bei Bedarf Maßnahmen zur Eintreibung von Schulden ergreifen.

Derzeit sind zwei Varianten der Fakturierungsprogramme verfügbar: cloud-basierte oder Desktop-Versionen. Die erste Variante kann auch online genutzt werden. Sie braucht keinen Download und ist überall, wo es eine gute Internetverbindung gibt, verfügbar. Traditionelle Desktop-Programme hängen nicht so sehr vom Internet ab, obwohl sie regelmäßig aktualisiert werden müssen.

Prozess der Fakturierung

Der Rechnungsprozess besteht aus mehreren Schritten.

1. Rechnungserstellung: In dieser Phase wird die Rechnung gemäß den gesetzlichen Anforderungen erstellt. Es ist zu prüfen, ob alle Pflichtangaben vorliegen und die eingegebenen Daten korrekt sind.
2. Rechnungsversand: Im zweiten Schritt erfolgt der Versand der Rechnung an den Empfänger. Der Versand kann entweder elektronisch oder per Post auf Papier erfolgen. Es ist auch notwendig, die Angaben des Empfängers zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Rechnung ihren Bestimmungsort erreicht.
3. Zahlungsüberwachung: Nach dem Absenden muss man die Fristen verfolgen, innerhalb derer die Zahlung für die Rechnung eingehen soll. Im Falle einer Verletzung der Zahlungsverpflichtungen beginnt die nächste Stufe.
4. Mahnwesen: Dem Zahler wird eine Mahnung zugesandt. Es empfiehlt sich, dies schriftlich zu tun. In der Regel wird dem Schuldner 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung dieses Mahnschreiben gesendet. Bei der ersten Mahnung werden keine Zinsen erhoben. Ab der zweiten Mahnung sind jedoch Verzugszinsen im Zahlungsbetrag enthalten. Hierzu zählen sowohl Verzugszinsen als auch die Kosten für den Versand von Mahnungen. Das Mahnschreiben muss die Rechnungsnummer enthalten.

Eine moderne Fakturierungssoftware erleichtert diesen Prozess auf allen Stufen und minimiert mögliche Fehler.

Besondere Aspekte der Fakturierung

Es gibt einige besondere Fälle, in welchen die Fakturierung bestimmte Besonderheiten aufweist.

Kleinunternehmerregelung

Wie bekannt, zahlen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer. Aber in anderen Aspekten gelten für sie die Anforderungen an die Fakturierung. 

Pflichtangaben der von Kleinunternehmern ausgestellten Rechnungen sind: 

• der vollständige Name und die Adresse der Kleinunternehmers und seines Kunden
• Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Rechnungsnummer
• Menge und Bezeichnung der Waren/Leistungen
• Lieferdatum
• Rechnungsbetrag

Es ist ratsam, anzugeben, dass die Rechnung von einem Kleinunternehmer ausgestellt ist. Die Frist der Aufbewahrung für solche Rechnungen ist ebenso 10 Jahre.

Rechnung ins Ausland (steuerliche Besonderheiten)

Wenn der Geschäftspartner ein EU-Unternehmen ist, wird die erbrachte Leistung im Land des Empfängers besteuert. Das heißt, theoretisch muss der deutsche Lieferant im Ausland die Umsatzsteuer bezahlen. 

In diesem Fall gilt eine Sonderregelung. Für solche Leistungen wird das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren angewendet. Der Kunde im EU-Land muss die Umsatzsteuer bezahlen. 

Bei der Ausstellung einer Rechnung an den Auslandspartner kann man keine Umsatzsteuer angeben. Man muss dabei die Anmerkung „Reverse-Charge-Verfahren” hinzufügen. Darüber hinaus gibt man die Umsatzsteuer-ID beider Parteien an.

Elektronische Rechnung (E-Rechnung)

Bei der elektronischen Rechnung handelt es sich um eine elektronische Übermittlung. Solche Rechnungen werden automatisch empfangen und bearbeitet. Heutzutage ist der ganze Prozess von Rechnungserstellung bis zur Zahlung automatisiert. 

Die Vorteile dieser Form von Fakturierung sind: 

• schnellerer Empfang
• frühere Zahlung
• Sparen von Papier und Porto
• Rechnungstellung ist vom jedem Ort aus möglich

Typische Fehler und Fallstricke bei der Fakturierung

Fehler in der Rechnung können umsatzsteuerliche Folgen haben und das Image von Unternehmen negativ beeinflussen. Man muss beachten, dass die Fakturierung gemäß rechtlichen Vorschriften erfolgt und die Rechnung alle Pflichtangaben enthält.

Häufige Fehler von Unternehmer, besonders, wenn sie noch wenig Erfahrungen haben, sind Folgende:

• Die Rechnungskopie wird nach dem Versand korrigiert.
• Es gibt im Unternehmen kein System der fortlaufenden Nummerierung der Rechnungen.
• Die Rechnungskopie wird nicht für einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt. 
• Die Umsatzsteuer ist falsch berechnet.
• Es sind nicht alle Pflichtangaben vorhanden.

Falls Fehler in der Rechnung gefunden wurden, muss man die alte Rechnung stornieren. Dann stellt man eine neue Rechnung aus und sendet sie an den Empfänger. Für die Systematisierung der Rechnungsnummerierung lohnt es sich, eine Fakturierungssoftware zu benutzen. 

Zur weiteren Fehlervermeidung kann man Rechnungsvorlagen erstellen und nutzen. Eine Fakturierungssoftware verfügt über integrierte Assistenten, die diese Aufgabe schnell lösen. 

Die Zukunft der Fakturierung

Einer der wichtigsten Trends im Bereich Fakturierung ist zweifellos die Digitalisierung. Dabei geht es nicht um eine vollständige Abschaffung der Papierrechnungen. Doch moderne automatisierte Systeme vereinfachen die Buchhaltung deutlich und optimieren die Arbeit des Personals.

In den letzten Jahren wurde künstliche Intelligenz aktiv in die Verbesserung von Buchhaltungssystemen eingeführt. KI kann vorhandene Daten analysieren und neue Lösungen vorschlagen. Auf die Mitwirkung eines Buchhalters kann jedoch derzeit nicht verzichtet werden. Er kontrolliert das System und trifft die endgültige Entscheidung entsprechend den Umständen.

Ein weiterer Aspekt der Entwicklung eines Fakturierungssystems ist das Aufkommen neuer Zahlungsmethoden, wie beispielsweise der Einfluss von Kryptowährungen auf den Finanzmarkt und Zahlungsmethoden für Dienstleistungen und Waren. Gesetzesfragen zum Umlauf von Kryptowährungen sind noch nicht vollständig geklärt.

Der allgemeine Trend im Finanzmarkt, einschließlich der Rechnungsstellung, geht in Richtung Internationalisierung und Verbreitung globaler Standards. Eine Vielzahl von Geschäften wird mit ausländischen Partnern abgeschlossen und die Märkte verschiedener Länder werden vereint. Diese Prozesse wirken sich auch auf die Fakturierung aus. Rechnungen müssen für alle an der Transaktion beteiligten Parteien akzeptabel und verständlich sein, damit Zahlungen reibungslos abgewickelt werden können.

Fazit

Die Rechnungsstellung ist ein sehr wichtiger Prozess in der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens. Eine klare, fristgerechte und gesetzeskonforme Rechnungsstellung sorgt für eine erhöhte Zahlungsdisziplin und damit für die finanzielle Stabilität des Waren- und Dienstleistungslieferanten.

Angesichts der Automatisierung der Buchhaltung wird die Rechnungsstellung auf ein digitales Format umgestellt. Dies reduziert die Kosten des Unternehmens und spart den Mitarbeitern Zeit, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in Dokumenten verringert wird.

In den kommenden Jahren werden Computerprogramme für die Fakturierung zweifellos sich weiterhin verbessern. Neue Funktionen und Tools werden in die Fakturierungssoftware integriert. Diese Prozesse werden die Tätigkeit vieler Unternehmen, sowohl großer Konzerne als auch Start-ups, optimieren und erleichtern.