Eingangsrechnung

Eingangsrechnung: Definition und Merkmale

Eine Eingangsrechnung ist ein eingehendes Dokument, das ein Unternehmen von seinen Lieferanten für erworbene Waren oder Dienstleistungen erhält. Sie spielt eine wichtige Rolle in der Finanzbuchhaltung und Kostenkontrolle. Auch ist die Eingangsrechnung notwendig für die Erfassung der Umsatzsteuer und anderer steuerlicher Vorgänge in Deutschland.

Eine Eingangsrechnung enthält in der Regel folgende Angaben:

• Rechnungssteller und Rechnungsempfänger: Der Rechnungssteller ist der Lieferant der Waren oder Dienstleistungen. Der Rechnungsempfänger ist dementsprechend der Kunde/Empfänger.
• Rechnungsnummer und -datum: Jede Eingangsrechnung hat eine eindeutige Nummer sowie ein Ausstellungsdatum, die die Buchhaltung erleichtern.
• Leistungsbeschreibung: Die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen sollten detailliert aufgeführt sein.
• Brutto- und Nettobetrag: Der Bruttobetrag beinhaltet den Betrag ohne Umsatzsteuer und den Umsatzsteuerbetrag. Der Nettobetrag ist der Betrag ohne Umsatzsteuer;
• Umsatzsteuer und Umsatzsteuersatz: Dieser zeigt den Umsatzsteuerprozentsatz und den entsprechenden Betrag an.
• Zahlungsziel und Skonto: Hier werden die Zahlungsbedingungen sowie mögliche Rabatte dargestellt.

Rechtliche Grundlagen von Eingangsrechnungen

Die Eingangsrechnung ist durch verschiedene Gesetze in Deutschland geregelt. Beispielsweise legt das Umsatzsteuergesetz (UStG) die Hauptbestimmungen für die Besteuerung von Transaktionen fest, die mit dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen verbunden sind. Es legt auch die Anforderungen für die Rechnungsinhalte fest, um das Vorsteuerabzugsrecht zu erlangen. Die wichtigsten Aspekte sind in § 14 UStG, § 14a UStG und § 15 UStG aufgeführt.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) regelt die Handelstätigkeit in Deutschland und enthält auch Vorschriften zur Buchhaltung und Berichterstattung. Eine Rechnung muss immer den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) entsprechen, andernfalls kann das Unternehmen kein Recht auf den Vorsteuerabzug geltend machen.

Buchung von Eingangsrechnungen

Jede Eingangsrechnung muss korrekt verbucht werden. Buchungssätze weisen auf eine Erhöhung der Verbindlichkeiten gegenüber einem Lieferanten oder Dienstleister und somit eine Erhöhung der Aufwendungen oder Aktiva hin.

Die Eingangsrechnung muss auch im Kontenrahmen verbucht werden. Der Kontenrahmen ist eine systematisierte Kontenstruktur, die als Grundlage für die Erstellung des Kontenplans dient. Der Kontenplan hingegen ist eine Liste von Konten, die an die Spezifikationen und Bedürfnisse eines bestimmten Unternehmens angepasst sind.

Darüber hinaus werden die Aufwendungen bei der Verarbeitung einer Eingangsrechnung auf dem Aufwandskonto verbucht. Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden im Verbindlichkeitskonto erfasst.

Prüfung von Eingangsrechnungen

Bei Erhalt einer Eingangsrechnung muss diese zunächst überprüft werden. Folgende Punkte sollten überprüft werden:

• Sachliche Richtigkeit: Es muss sichergestellt werden, dass alle Waren und erbrachten Leistungen tatsächlich empfangen wurden.
• Rechnerische Richtigkeit: Es sollte geprüft werden, ob alle Berechnungen korrekt durchgeführt wurden.
• Übereinstimmung mit Bestellungen und Lieferscheinen: Die Rechnung sollte mit der ursprünglichen Bestellung und dem Lieferschein abgeglichen werden.

Es ist wichtig, jede Eingangsrechnung genau zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie für den Vorsteuerabzug in Höhe der ausgewiesenen Umsatzsteuer berechtigt ist und die umsatzsteuerliche Relevanz gegeben ist.

Zahlungsabwicklung einer Eingangsrechnung

Bei der Bezahlung von Eingangsrechnungen sollten die Zahlungsarten berücksichtigt werden. Die Zahlung kann in der Regel durch Überweisung, Lastschrift oder in bar getätigt werden. Die Eingangsrechnung sollte den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers aufweisen. Ebenso sollte überprüft werden, ob die Rechnung alle weiteren Pflichtangaben enthält, einschließlich der Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Oft bieten Unternehmen Rabatte für eine fristgerechte Rechnungsbegleichung an. Ist solch ein Angebot auf einer Eingangsrechnung ersichtlich, sollten die Konditionen genau geprüft werden.

Bei Zahlungsverzug sind Lieferanten berechtigt, den geschuldeten Betrag einzufordern. Sie können zunächst Erinnerungen senden. Sollten diese keine Zahlung nach sich ziehen, folgen meist Mahnungen. Wenn auch diese Maßnahme nicht erfolgreich ist, kann der Fall vor Gericht gehen.

Digitalisierung und Eingangsrechnungsverarbeitung

Mit der Entwicklung moderner Technologien werden immer mehr Eingangsrechnungen digitalisiert. Inzwischen können sie als E-Rechnung oder im PDF-Format per E-Mail empfangen werden.

Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen bietet mehrere Vorteile:

• schnellerer Erhalt
• vereinfachte Zahlung
• Möglichkeit, Eingangsrechnungen in das Buchhaltungssystem zu integrieren

Der Hauptnachteil der Digitalisierung ist die potenziell geringere Datensicherheit. Außerdem bevorzugen einige Mitarbeiter die Arbeit mit Papierdokumenten.

Spezielle Software kann helfen, Eingangsrechnungen innerhalb weniger Minuten zu bezahlen und zu speichern. Diese Programme helfen auch dabei, die Ausgaben schnell zu analysieren und in die Bilanz aufzunehmen.

Archivierung und Aufbewahrung einer Eingangsrechnung

Eingangsrechnungen müssen, wie andere Dokumente auch, ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Gemäß § 238 und § 257 HGB müssen sie 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Es ist also auch deswegen wichtig, von Anfang an sicherzustellen, dass die Rechnung alle erforderlichen Informationen zur steuerlichen Berechtigung enthält.

Um Dokumente ordnungsgemäß zu lagern, sollten geeignete Ordnungssysteme und Ablagestrukturen verwendet werden. Man kann traditionelle physische Archive nutzen oder sich für digitale Cloud-Speicherlösungen entscheiden. Letztere werden immer häufiger verwendet, da sie jederzeit zugänglich, skalierbar und einfach zu verwenden sind.

Besonderheiten und Sonderfälle von Eingangsrechnungen

In Deutschland können Kleinbetragsrechnungen, also Rechnungen bis zu 250 Euro inklusive Umsatzsteuer, in einem vereinfachten Format ausgestellt werden. Auch sie müssen jedoch korrekt erfasst und archiviert werden.

Bei fehlerhaften Eingangsrechnungen oder bei Rückerstattungen sollten Gutschriften und Stornorechnungen verwendet werden. Gutschriften bestätigen in der Regel die Rückzahlung von Geld an den Kunden oder eine Preisberichtigung. Stornorechnungen werden ausgestellt, wenn die ursprüngliche Rechnung fehlerhaft ist.

Wenn ein Unternehmen in Deutschland eine Kleinbetragsrechnung aus dem Ausland erhält, sollten zudem bestimmte Besonderheiten beachtet werden. Es ist notwendig, die Originalwährung in Euro umzurechnen, sich über eventuell anfallende Umsatzsteuer zu informieren und auf die Zahlung zusätzlicher Zölle vorbereitet zu sein.

Praxisbeispiele

Wir zeigen Ihnen ein Muster einer Eingangsrechnung.

Wenn ein Unternehmen in Deutschland eine Eingangsrechnung erhält, wird diese bei doppelter Buchhaltung auf zwei Konten verbucht, in diesem Fall folgendermaßen: 

• Soll: Möbelaufwand
• Haben: Verbindlichkeiten

Durch die digitale Verarbeitung von Rechnungen können Unternehmen den Rechnungszahlungsprozess beschleunigen und das Fehlerrisiko reduzieren.

Fazit und Ausblick

Eine korrekte Verarbeitung von Eingangsrechnungen hilft, Ausgaben zu kontrollieren und finanzielle Verluste zu vermeiden. Heutzutage wird dies durch die Digitalisierung noch einfacher. In den kommenden Jahren werden die zunehmende Automatisierung der Rechnungsbearbeitung, die Implementierung von künstlicher Intelligenz und die Nutzung von Blockchain-Technologien voraussichtlich zur Gewährleistung von höherer Transparenz und Datensicherheit beitragen.