Was ist ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstelltes Dokument, das einen Geschäftsvorgang ohne offizielle Quittung belegt. Aber wann kann er ausgestellt werden?
Wer Betriebsausgaben oder Werbungskosten steuerlich geltend machen will, muss eine Rechnung oder Quittung des leistenden Unternehmens vorlegen. Der Verkäufer oder Dienstleister reicht sie dann gemäß § 97 Abgabenordnung (AO) beim Finanzamt ein.
Das Fehlen einer Quittung ist unzulässig. Unter bestimmten Umständen können Sie jedoch eine Quittung durch sogenannter Eigenbeleg ersetzen. Damit dies möglich ist, muss Ihr Eigenbeleg allerdings bestimmte Voraussetzungen erfüllen.
Wofür wird ein Eigenbeleg benötigt?
Generell dienen Eigenbelege als Ersatz für eine Rechnung bzw. Quittung. Sie werden daher oft auch als Ersatzbelege oder Notbelege bezeichnet. Fehlen Belege für einen Geschäftsvorfall, müssen Eigenbelege erstellt und dem Finanzamt vorgelegt werden.
Dies gilt insbesondere, wenn es sich um geringe Beträge handelt (bis zu 150 Euro). Bei ungewöhnlich vielen Eigenbelegen prüft das Finanzamt genauer und akzeptiert sie möglicherweise nicht. Größere Ausgaben sollten durch zusätzliche Unterlagen zur Bestätigung der Echtheit ergänzt werden.
Hier sind typische Situationen, in denen Sie ein Eigenbeleg benötigen:
- Beleg verloren oder verlegt
- Bestätigung des Nichterhalts von Quittungen für Ausgaben wie Strafzettel oder Garderobengebühren bei Messen und ähnlichen Situationen
- Kaufen auf privaten Handelsseiten für Bargeld
- Trinkgeld bei einem Geschäftsessen
- unvollständiger Bewirtungsbeleg
- Parken ohne Parkschein
- Geschäftsreisen und Reisekosten
- private Ein- und Auszahlungen
Was sollte ein Eigenbeleg enthalten?
Ihr Eigenbeleg muss alle Angaben enthalten, die auch einem ordnungsgemäßen Fremdbeleg entnommen werden können:
- Begünstigter mit vollständiger Anschrift
- Art der Ausgabe
- Datum der Ausgabe
- Betrag der Ausgabe
- Grund für den Eigenbeleg
- Datum und eigene Unterschrift
Um die Wahrscheinlichkeit der Anerkennung Ihres Eigenbelegs zu erhöhen, sollten Sie ihn detailliert begründen und zusätzliche Belege vorlegen. Ein eindeutiger Pluspunkt ist der Kontoauszug, den Sie zur Bestätigung Ihrer Ausgaben vorlegen.
Für Ihr Eigenbeleg brauchen Sie kein spezielles Formular, Sie können sie sogar manuell erstellen. Auch können Sie jederzeit Ihre Eigenbeleg Vorlage verwenden.
Sie sollten Ihren Eigenbeleg immer sofort nach einem Geschäftsvorgang erstellen. Wie für Rechnungen gilt auch hier eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Fazit
Betriebsausgaben, für die es keine Rechnung oder Quittung gibt, können Sie mit Eigenbelegen belegen. Denken Sie jedoch daran: Je weniger Eigenbelege Sie haben, desto weniger unangenehme Fragen werden die Steuerbehörden stellen. Sie müssen Ihre eigene Quittung also nicht regelmäßig verwenden. Aber in Notsituationen kann er Ihnen sehr helfen.