Debitorenbuchhaltung

In diesem Artikel erfährst Du, was die Debitorenbuchhaltung ist und welche Bedeutung sie für die Unternehmenspraxis hat. Zudem werden wir die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung näher betrachten und herausarbeiten, wie sie sich von der Kreditorenbuchhaltung unterscheidet.

Was ist Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung ist ein wichtiger Bestandteil der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens. Sie umfasst die Verbuchung von Forderungen und Gutschriften aus Lieferungen und Leistungen, die Überprüfung der Zahlungseingänge, das Mahnwesen und die Einstufung des Debitorenrisikos.

In der Debitorenbuchhaltung erhält jeder Debitor eine spezifische Debitorennummer, die der eindeutigen Identifikation und Zuordnung von Forderungen dient. 

Unternehmen oder Unternehmer:innen, die auf die Rückzahlung einer Schuld warten, werden Kreditor genannt. Ihre Schuldner — beispielsweise Geschäftspartner und Kunden — werden hingegen als Debitor bezeichnet.

Grundlegende Merkmale der Debitorenbuchhaltung

• Forderungsmanagement: Erfassung und Überwachung von offenen Rechnungen
• Zahlungseingänge: Buchung von Zahlungen und Prüfung der Zahlungseingänge
• Mahnwesen: Durchführung von Mahnläufen und Verwaltung von Zahlungsaufschüben
• Kundenstamm: Pflege von Kundendaten und -historien
• Liquiditätsmanagement: Unterstützung der Liquiditätsplanung durch Überwachung der Debitoren
• Berichterstattung: Erstellung von Auswertungen und Berichten über Forderungen und Zahlungsrisiken

Beispiel für die Debitorenbuchhaltung:

Ein Unternehmen verkauft Waren im Wert von 1.000 Euro auf Kredit. In der Debitorenbuchhaltung wird dieser Verkauf als Forderung erfasst.

Buchungssatz:

• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1.000 Euro an Umsatzerlöse 1.000 Euro.

Wenn der Kunde später die Rechnung bezahlt, wird die Zahlung wie folgt gebucht:

• Bank 1.000 Euro an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1.000 Euro.

Die Bedeutung der Debitorenbuchhaltung für die Unternehmenspraxis

Die Debitorenbuchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil der strategischen Finanzplanung eines Unternehmens. Die zuständige Abteilung übernimmt die Verantwortung für die Abwicklung und Verwaltung von Zahlungen, die mit den Produkten oder Dienstleistungen verbunden sind, die an Kunden verkauft werden. Nach Aufgabe einer Bestellung oder Inanspruchnahme einer Dienstleistung erhalten die Kunden eine Rechnung, die innerhalb eines festgelegten Zeitraums beglichen werden muss. Diese offenen Forderungen stellen einen wichtigen Teil des Umsatzes dar und haben daher eine große Bedeutung für die finanzielle Stabilität des Unternehmens.

In diesem Kontext erfasst die Abteilung für Debitorenbuchhaltung nicht nur die offenen Forderungen, sondern überwacht auch kontinuierlich die Zahlungseingänge.

Debitorenbuchhaltung: Welche Aufgaben umfasst sie?

Die Debitorenbuchhaltung umfasst verschiedene Aufgaben, die mit der Verwaltung, Erfassung und Begleichung aller offenen Forderungen in Zusammenhang stehen. In erster Linie sind dies die folgenden:

• Verbuchung von offenen und bezahlten Forderungen in den Geschäftsbüchern: Dies umfasst die Erfassung und Dokumentation aller Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, die gegenüber Kunden bestehen, sowie die Nachverfolgung der geleisteten Zahlungen. Ziel ist es, stets eine aktuelle und korrekte Übersicht über die finanziellen Forderungen des Unternehmens zu haben.
• Überwachung fälliger Zahlungseingänge und Prüfung des Zahlungseingangs: Hierbei handelt es sich um die regelmäßige Kontrolle aller offenen Rechnungen und deren Fälligkeiten. Der Überblick über fällige Zahlungseingänge ermöglicht es, rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen, falls Zahlungen ausbleiben. 
• Mahnwesen und Inkasso: Das Mahnwesen bezieht sich auf die systematische Erinnerung an Zahlungspflichten, wenn ein Kunde eine Rechnung nicht fristgerecht begleicht. Dies kann in Form von Mahnschreiben, Telefonanrufen oder über andere Kommunikationsmittel erfolgen.
• Bewertung des Debitorenrisikos: Das Debitoren-Scoring dient zur Bewertung der Kreditwürdigkeit, um das Risiko von Zahlungsausfällen so präzise wie möglich einschätzen zu können. Die bisherige Zahlungshistorie eines Kunden liefert dabei wichtige Informationen über dessen zukünftige Zahlungszuverlässigkeit und mögliche Ausfallrisiken.
• Aufbereitung und Weitergabe von Informationen an das Controlling oder die Geschäftsleitung: Die Aufgabe besteht hierbei darin, relevante Finanzdaten und Berichte über die Forderungen und das Zahlungsverhalten zu erstellen, zu analysieren und in einer verständlichen Form aufzubereiten.

Bestandteile der Debitorenbuchhaltung: Was gehört dazu?

Um die Debitorenbuchhaltung richtig zu implementieren, solltest Du zunächst verstehen, woraus sie besteht. Zu den wichtigsten Bestandteilen der Debitorenbuchhaltung zählen:

• Forderungsmanagement. Unter dem Begriff Forderungsmanagement versteht man das professionelle Mahnwesen. Es beginnt bereits mit dem Ordnen, Registrieren und dem Organisieren offener Zahlungen. Ziel ist dabei stets, Zahlungsausfälle zu vermeiden und die Liquidität des Unternehmens zu sichern.
• Mahnwesen. Hat ein Kunde seine Rechnung nach Ablauf der Zahlungsfrist nicht beglichen, fließt diese Forderung in den Mahnprozess ein. Beim Mahnwesen unterscheidet man das außergerichtliche und das gerichtliche Mahnwesen.
• Debitoren Scoring. Das Debitoren Scoring ist eine Bonitätseinschätzung, um die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsausfällen möglichst genau einschätzen zu können. So gibt die Zahlungshistorie eines Kunden auch über die künftige Zahlungszuverlässigkeit oder mögliche Zahlungsausfälle Auskunft.
• Informationsmanagement. Im Rahmen des Informationsmanagements informiert die zuständige Abteilung die Geschäftsführung über ausstehende Zahlungen. Auf der Grundlage dieser Informationen kann das Management operative und strategische Entscheidungen treffen.

Die Debitorenbuchhaltung erfüllt somit mehr als nur eine rein dokumentarische Funktion. Die Informationen aus der Debitorenbuchhaltung sind auch für die weitere Unternehmensplanung wichtig.

Wie funktioniert die Debitorenbuchhaltung?

Um die Liquidität und die finanzielle Stabilität eines Unternehmens zu überwachen, ist es wichtig zu verstehen, wie die Debitorenbuchhaltung funktioniert. Hier ist, was Du unbedingt wissen musst:

• Ausstehende Zahlungen werden in der Debitorenbuchhaltung mit Hilfe von Debitorenkonten verwaltet. 
• Dort werden alle offenen Forderungen einzelner Debitoren oder einer Debitorengruppe erfasst. 
• Im Sinne der doppelten Buchführung werden in der Debitorenbuchhaltung alle laufenden Geschäftsvorfälle doppelt gebucht.

Was sind Klärungskonten?

Das Klärungskonto ist ein temporäres Konto, das verwendet wird, um unklare oder nicht zugeordnete Zahlungen vorübergehend zu erfassen. Zu einem späteren Zeitpunkt wird die Zahlung dann auf das richtige Debitorenkonto umgebucht.

Debitorenbuchhaltung im Vergleich zur Kreditorenbuchhaltung

Es gibt Unterschiede zwischen der Debitorenbuchhaltung und der Kreditorenbuchhaltung, die Unternehmen kennen sollten. Wir haben eine Tabelle vorbereitet, die Dir die wichtigsten Unterschiede zwischen diesen beiden Konzepten aufzeigt.