Die Verpflegungspauschale 2024 ist für Geschäftsreisende und Unternehmen, die Mitarbeiter auf Reisen schicken, von großer Bedeutung. Fallen auf einer Dienstreise zusätzliche Kosten für die Verpflegung an, können deutsche Arbeitnehmer:innen für die Erstattung der Reisekosten Pauschalsätze verwenden.
In diesem Artikel erfährst Du, was die Verpflegungspauschale 2024 ist und wie hoch sie ist sowie alle Neuerungen und Änderungen zu diesem Thema und vieles mehr.
Was ist die Verpflegungspauschale?
Das Verpflegungsgeld ist eine gesetzlich geregelte Pauschale für Geschäftsreisende. Sie dient dem Ausgleich von Verpflegungsmehraufwendungen, d. h. Mehrkosten für Speisen, Getränke und Lebensmittel, also Sachmittel, die bei der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit außerhalb der Arbeitsstätte anfallen.
Schauen wir uns die Situation einmal genauer an: Einige Mitarbeiter:innen befinden sich auf einer Dienstreise. Sie müssen die Nacht in einem Hotel verbringen. Es gibt keine Möglichkeit, das Abendessen selbst zu kochen, da es in den Hotelzimmern keine Küche gibt. Also müssen die Arbeitnehmer:innen zum Abendessen in ein Restaurant gehen. Und das verursacht natürlich zusätzliche Kosten.
Wenn die Geschäftsreise lange dauert, können sich solche Ausgaben schnell zu einer beträchtlichen Summe anhäufen. Diese Mehrkosten werden im Rahmen der Verpflegungspauschale verrechnet. Selbstverständlich werden nur die tatsächlichen Kosten erstattet.
Die Verpflegungspauschale dient dem/der Arbeitnehmer:in zum Ausgleich der durch die Abwesenheit vom häuslichen Arbeitszimmer oder der Tätigkeitsstätte entstehenden Mehraufwendungen für Verpflegung. Der/Die Arbeitnehmer:in kann den Pauschalbetrag frei verwenden, z. B. für Restaurantbesuche oder Mahlzeiten von zu Hause aus. Welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit ein:e Arbeitnehmer:in einen Verpflegungspauschale erhält, erfährst Du weiter unten in diesem Artikel.
Für Arbeitgeber ist die Verpflegungspauschale eine freiwillige Leistung, keine Pflicht. Der Arbeitgeber kann den Pauschalbetrag als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen.
Verpflegungspauschale 2024: Änderungen und Neuerungen
Ab dem 1. Januar 2023 gelten die Verpflegungspauschalen für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands unverändert. Diese Pauschalen wurden erstmals am 1. Januar 2020 festgelegt und lauten wie folgt:
- Für Dienstreisen von 8 bis 24 Stunden sowie für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen beträgt die Pauschale 14 Euro.
- Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden beträgt die Pauschale 28 Euro.
Für das Jahr 2024 waren ursprünglich Erhöhungen dieser Pauschalen geplant. Das Wachstumschancengesetz sah vor, die Pauschalen auf 16 Euro bzw. 32 Euro zu erhöhen. Diese Änderungen sollten ab dem 1. Januar 2024 wirksam werden.
Jedoch wurde der Gesetzesentwurf, der diese Änderungen enthielt, nicht in der ursprünglichen Form verabschiedet. Bis dato wurde keine endgültige Einigung über die erhöhten Pauschalen erzielt.
Aktuell müssen Unternehmen und Reisende weiterhin die Pauschalen von 2023 anwenden, bis eine neue Gesetzgebung die geänderten Beträge bestätigt.
Höhe der Verpflegungspauschale 2024
Wie bereits erwähnt, ist eine Erhöhung der Verpflegungspauschale geplant. Allerdings gelten noch die alten Sätze. In der folgenden Tabelle erfährst Du die Höhe der Verpflegungspauschale bei Reisen in Deutschland des Jahres 2023, aktuelle Sätze 2024 und die geplanten Sätze, die noch nicht endgültig genehmigt sind.
| Dauer der Dienstreise | Pauschale 2023 | derzeit geltende Pauschale 2024 | geplante Pauschale 2024 |
| Eintägige Dienstreise: < 8 h | 0 € | 0 € | 0 € |
| Eintägige Dienstreise: 8 - 24 h | 14 € | 14 € | 16 € |
| Mehrtägige Dienstreise: An- und Abreisetag (unabhängig von Dauer) | jeweils 14 € | jeweils 14 € | jeweils 16 € |
| Mehrtägige Dienstreise (voller Zwischentag 24 Stunden) | jeweils 28 € | jeweils 28 € | jeweils 32 € |
Wer Dienstreisen ins Ausland unternimmt, erhält ebenfalls eine Teilrückerstattung. Die Sätze für Verpflegungspauschale im Ausland sind in der folgenden Tabelle ersichtlich:
| Reiseziel | mehr als 24 Stunden | 8 bis 24 Stunden | Übernachtung |
| Dänemark | 75 | 50 | 183 |
| Frankreich | 53 | 36 | 105 |
| – Paris, Departments 77, 78, 91 bis 95 | 58 | 39 | 159 |
| Niederlande | 47 | 32 | 122 |
| Luxemburg | 63 | 42 | 139 |
| Belgien | 59 | 40 | 141 |
| Polen | 29 | 20 | 60 |
| Schweiz | 64 | 43 | 180 |
| – Genf | 66 | 44 | 186 |
| Spanien | 34 | 23 | 103 |
| – Barcelona | 34 | 23 | 144 |
| – Madrid | 42 | 28 | 131 |
| Großbritannien | 66 | 44 | 163 |
| – London | 66 | 44 | 163 |
| USA | 59 | 40 | 182 |
| – New York City | 66 | 44 | 308 |
| – Chicago | 65 | 44 | 233 |
| – San Francisco | 59 | 40 | 327 |
| Kanada | 54 | 36 | 214 |
| – Toronto | 54 | 36 | 392 |
Anwendung und Berechnung der Verpflegungspauschale 2024
Wie wird die Verpflegungspauschale berechnet? Zum besseren Verständnis haben wir für Dich eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und ein Berechnungsbeispiel vorbereitet.
- Gib an, ob es sich um Reisen ins Ausland oder Inland handelt.
- Gib an, wie lange die Reise dauert: nicht weniger als acht Stunden und nicht mehr als 24 Stunden.
- Berechne mit Hilfe der Daten aus der Tabelle die Höhe der Verpflegungspauschale.
- Wende Dich an Deinen Arbeitgeber, um eine Bestätigung des Pauschalbetrags zu erhalten.
Es ist möglich, die Daten für die Berechnung der Verpflegungspauschale manuell (z.B. in Excel Liste) zu erfassen, aber Du kannst auch verschiedene digitale Tools zur Berechnung der Reisekosten verwenden. Das kann die Arbeit erheblich erleichtern und Zeit sparen.
Hier ein Beispiel für die Berechnung der Verpflegungspauschale für eine 5-tägige Geschäftsreise innerhalb Deutschlands (ohne Verpflegung auf der Reise):
| Tag 1 | Anreisetag | 14,00 Euro |
| Tag 2 | Abwesenheit / Zwischentag | 28,00 Euro |
| Tag 3 | Abwesenheit / Zwischentag | 28,00 Euro |
| Tag 4 | Abwesenheit / Zwischentag | 28,00 Euro |
| Tag 5 | Abreisetag | 14,00 Euro |
| Erstattungsfähiger Verpflegungsmehraufwand | 112,00 Euro |
Wenn ein Geschäftspartner einen Reisenden während seiner Geschäftsreise in Deutschland zum Essen einlädt, werden die Ausgabensätze reduziert. Dies gilt zum Beispiel für ein Frühstück in einem Hotel, das vom Unternehmen bereits bezahlt wurde, oder für ein Abendessen, zu dem Kunden am Ende eines gemeinsamen Projekts eingeladen werden.
Die Kürzungen der Verpflegungspauschale werden auf der Grundlage eines vollen Essenszuschusses berechnet und betragen:
- 20 Prozent für Frühstück
- 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen
Bei einer Pauschalvergütung für Reisen 2024 im Inland beträgt die Kürzung ab 2024 (28 x 20 % =) 5,60 € für Frühstück und (28 x 40 % =) 11,20 € für Mittag- oder Abendessen.
Arbeitnehmer:innen können die Ausgaben für Mahlzeiten auch in ihrer Steuererklärung als Betriebsausgaben geltend machen. In der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung weist der/die Arbeitgeber:in den ausgezahlten Verpflegungsmehraufwand unter Position 20 aus.
Steuerliche Aspekte der Verpflegungspauschale 2024
Die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand 2024 wird im Einkommensteuergesetz (EStG) § 9, insbesondere Absatz 4a geregelt. Das Gesetz unterscheidet zwischen zwei Festzinsoptionen:
- Kleine Verpflegungspauschale für Geschäftsreisen von mehr als acht, aber weniger als 24 Stunden.
- Große Verpflegungspauschale bei mehrtägigen Dienstreisen und Abwesenheit von mehr als 24 Stunden.
Unternehmen sind jedoch nicht verpflichtet, einen Pauschalbetrag zu zahlen, sondern können ihren Mitarbeitern:innen diese Kosten auch auf andere Weise erstatten. Entscheidet sich ein Unternehmen für die Erstattung von Ausgaben auf Einzelfallbasis, müssen die Mitarbeiter:innen Belege für ihre Spesen vorlegen. Arbeitnehmer:innen können die Verpflegungspauschale als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen, wenn der Arbeitgeber sie nicht erstattet.
Fazit
Wer seinen Arbeitsplatz aus beruflichen Gründen verlässt, gibt mehr Geld für seine Mahlzeiten aus, als er normalerweise zu Hause ausgeben würde. Auf einer Geschäftsreise gibt es meist keine Möglichkeit zu kochen, und Arbeitnehmer:innen müssen dann in Cafés und Restaurants essen, was zusätzliche Ausgaben verursacht.
Dieser "Mehraufwand" kann abgegolten werden. Arbeitnehmer:innen, die eine Dienstreise von mehr als acht Stunden unternehmen, können beantragen, dass der Arbeitgeber diesen Betrag ohne Sozialversicherung und Steuern als Teil Ihres Reisekostenantrags übernimmt.
Beachte jedoch, dass ein Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, den Verpflegungsmehraufwand zu zahlen. Zahlt der Arbeitgeber nicht, können Arbeitnehmer:innen die Verpflegungskosten als Betriebsausgaben im Rahmen ihrer Steuererklärung erstattet bekommen.
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