Der Verpflegungsmehraufwand ist eine steuerliche Regelung, die zusätzliche Kosten für Verpflegung bei beruflicher Abwesenheit von der Wohnung absetzbar macht. Dieser Artikel beleuchtet die Voraussetzungen und Berechnungsmethoden dieser steuerlichen Erleichterung.
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die zusätzlichen Kosten, die Arbeitnehmer:innen entstehen, wenn sie beruflich bedingt vorübergehend nicht am regulären Arbeitsort sind und Mahlzeiten nicht wie gewohnt einnehmen können. Diese Kosten können beispielsweise durch Essen und Trinken wie Frühstück, Mittag- und Abendessen entstehen und werden oft auch als Essenszulage oder Verpflegungspauschale bezeichnet.
Arbeitnehmer:innen haben Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand, wenn sie beruflich bedingt mehr als acht Stunden von ihrer Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte entfernt sind. Die Höhe der Pauschale richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit und dem Reiseziel. Wichtig ist auch, ob man im Inland oder auswärts tätig ist.
Verpflegungsmehraufwand 2025: Rechtlicher Rahmen und Rechnungslegungsvorschriften
Der Verpflegungsmehraufwand ist ein steuerlicher Begriff, der im Zusammenhang mit der doppelten Haushaltsführung relevant ist. Die rechtlichen Rahmenbedingungen für den Verpflegungsmehraufwand sind in verschiedenen Gesetzen, Erlassregelungen und Steuerrichtlinien festgelegt. In Deutschland sind die relevanten Vorschriften zum Verpflegungsmehraufwand insbesondere im Einkommenssteuergesetz (EStG) zu finden.
Wenn der Steuerpflichtige vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaften betrieblichen Tätigkeit entfernt tätig ist, sind die Mehraufwendungen für Verpflegung gemäß § 9 Absatz 4a EStG abziehbar. Dort sind auch die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen festgelegt.
Im Jahr 2025 gelten bislang die gleichen Pauschalen wie in den Vorjahren. Im Lauf des Jahres können jedoch weitere Anpassungen oder Erhöhungen durch den Gesetzgeber erfolgen.
Die Essensausgaben sind nur für die Dauer der Abwesenheit von der gewohnten Umgebung anrechenbar. Sie gelten in der Regel für die gesamte Dienstreise. Der Verpflegungsmehraufwand wird nur im Jahr der Dienstreise anerkannt, nicht danach.
Essensausgaben können in folgenden Zeiträumen berücksichtigt werden:
- Abwesenheit von der Wohnung: Der Verpflegungsmehraufwand kann für die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte geltend gemacht werden.
- Maximale Dauer: In der Regel können Verpflegungsmehraufwendungen für jeden Tag einer Dienstreise geltend gemacht werden. Dies gilt, solange die Abwesenheit den festgelegten Arbeitszeitrahmen von beispielsweise 8 Stunden überschreitet.
- Verpflegungskosten: Die Pauschalen gelten nicht, wenn der/die Arbeitnehmer:in kostenlose Verpflegung erhält, beispielsweise im Hotel oder vom Veranstalter.
Für die Rechnungslegung sind die Vorschriften zur Darstellung von Aufwendungen im Rahmen der Buchführung relevant. Beim Nachweis der tatsächlichen Kosten ist eine ordnungsgemäße Dokumentation wichtig. Diese erfolgt meist in Form von Reisekosten-Abrechnungen, die die Dauer der Abwesenheit sowie den Zweck und die Umstände der Reise festhalten.
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Tagesraten und aktuelle Sätze für 2025
Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands hängt von der Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der Arbeitsstätte ab.
Ab Januar 2025 sind die Vergütungen in der Regel wie folgt gestaffelt:
- Abwesenheit von weniger als 8 Stunden: Bei einer Abwesenheit von weniger als 8 Stunden gibt es in der Regel keinen Anspruch auf eine Vergütung für den Verpflegungsmehraufwand.
- Abwesenheit von mehr als 8 Stunden bis 24 Stunden: Bei einer Abwesenheit von mehr als acht und weniger als 24 Stunden wird ein reduziert geltender Pauschbetrag angesetzt. 2025 liegt dieser bei 14 Euro pro Tag.
- Abwesenheit von mehr als 24 Stunden: Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden kann der volle Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden. 2025 beträgt dieser in der Regel 28 Euro pro Tag.
Die aktuelle Pauschale findest Du in der folgenden Verpflegungsmehraufwand-Tabelle:
| Dauer der Dienstreise | Pauschale 2025 |
| Eintägige Dienstreise: < 8 h | 0 € |
| Eintägige Dienstreise: 8 - 24 h | 14 € |
| Mehrtägige Dienstreise: An- und Abreisetag (unabhängig von Dauer) | jeweils 14 € |
| Mehrtägige Dienstreise (voller Zwischentag 24 Stunden) | jeweils 28 € |
Es ist wichtig zu beachten, dass diese Beträge sich ändern können. In einem Verpflegungsmehraufwand-Beispiel einer Dienstreise ins Ausland oder besonderer beruflicher Umstände könnten spezielle Regelungen Einfluss auf die Höhe des Verpflegungsmehraufwands haben.
Verpflegungsmehraufwand 2025 bei internationalen Geschäftsreisen
Bei internationalen Geschäftsreisen gibt es Besonderheiten bei der Berechnung des Verpflegungsmehraufwands. Hier sind die wichtigsten Punkte:
- Länderspezifische Pauschalen: Für jedes Land gelten unterschiedliche Pauschalen, die höhere Lebenshaltungskosten im Ausland berücksichtigen. Diese werden in der Regel vom Finanzministerium veröffentlicht.
- Dauer der Abwesenheit: Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands hängt von der Abwesenheitsdauer ab. Es gibt unterschiedliche Sätze für mehr als 8 Stunden, mehr als 24 Stunden und An- und Abreisetage.
- An- und Abreisetag: Für diese Tage gelten oft reduzierte Pauschalen, da an diesen Tagen keine volle Verpflegung benötigt wird.
- Kürzungen bei gestellter Verpflegung: Wenn Arbeitgeber:innen Mahlzeiten bereitstellen, müssen die Pauschalen entsprechend gekürzt werden. Die Kürzungssätze sind gesetzlich festgelegt.
- Aktualisierungen: Die Pauschalen werden regelmäßig angepasst, um Inflation und Änderungen der Lebenshaltungskosten in verschiedenen Ländern zu berücksichtigen.
- Wechselkurse: Bei Reisen in Länder mit anderer Währung sollte der Wechselkurs beachtet werden, wenn Auslagen in einer Fremdwährung getätigt werden. Dies kann bei der Spesenabrechnung relevant sein, insbesondere bei der Umrechnung von Auslagen.
Die aktuelle Pauschale findest Du in der folgenden Verpflegungsmehraufwand-Tabelle für das Ausland:
| Reiseziel | mehr als 24 Stunden | 8 bis 24 Stunden | Übernachtung |
| Dänemark | 75 | 50 | 183 |
| Frankreich | 53 | 36 | 105 |
| – Paris, Departments 77, 78, 91 bis 95 | 58 | 39 | 159 |
| Niederlande | 47 | 32 | 122 |
| Luxemburg | 63 | 42 | 139 |
| Belgien | 59 | 40 | 141 |
| Polen | 34 | 23 | 124 |
| – Breslau | 34 | 23 | 124 |
| – Warschau | 40 | 27 | 143 |
| Schweiz | 64 | 43 | 180 |
| – Genf | 66 | 44 | 186 |
| Spanien | 34 | 23 | 103 |
| – Barcelona | 34 | 23 | 144 |
| – Kanarische Inseln | 36 | 24 | 103 |
| – Madrid | 42 | 28 | 131 |
| – Palma de Mallorca | 44 | 29 | 142 |
| Großbritannien | 52 | 35 | 99 |
| – London | 66 | 44 | 163 |
| USA | 59 | 40 | 182 |
| – Atlanta | 77 | 52 | 182 |
| – Boston | 63 | 42 | 333 |
| – Chicago | 65 | 44 | 233 |
| – Houston | 62 | 41 | 204 |
| – Los Angeles | 64 | 43 | 262 |
| – Miami | 65 | 44 | 256 |
| – New York City | 66 | 44 | 308 |
| – San Francisco | 59 | 40 | 327 |
| – Washington, D. C. | 66 | 44 | 203 |
| Kanada | 54 | 36 | 214 |
| – Ottawa | 62 | 41 | 214 |
| – Toronto | 54 | 36 | 392 |
| – Vancouver | 63 | 42 | 304 |
Verpflegungsmehraufwand Deutschland: Besonderheiten für verschiedene Arten von Mitarbeiter:innen
Der Verpflegungsmehraufwand unterscheidet sich je nach Mitarbeiterkategorie:
- Freiberufler:innen und Selbstständige. Freiberufler:innen und Selbstständige haben andere Regelungen im Hinblick auf den Verpflegungsmehraufwand als Angestellte. Selbstständige können ihre Verpflegungskosten als Betriebsausgaben absetzen, wenn sie aus geschäftlichen Gründen reisen. Hierbei müssen die tatsächlichen Kosten nachgewiesen werden oder es kann eine Pauschale in Anspruch genommen werden.
- LKW-Fahrer:innen und Fernfahrer:innen. LKW-Fahrer:innen und Fernfahrer:innen haben spezielle Regelungen, da sie häufig über längere Zeiträume abwesend sind. Für Fernfahrer:innen, die oft mehrere Tage am Stück unterwegs sind, gelten spezielle Pauschalen, die sich an der Abwesenheitsdauer orientieren.
- Mitarbeiter:innen, die auf Rotationsbasis arbeiten. Mitarbeiter:innen, die im Rahmen von Rotationssystemen tätig sind, unterliegen ebenfalls speziellen Regelungen. Diese Mitarbeiter:innen sind oft für längere Zeiträume am Arbeitsplatz und wechseln dann mit anderen Schichtarbeiter:innen. Die Verpflegungsmehraufwand-Steuer kann hier abhängig von der genauen Struktur der Rotation variieren.
Wie wird die Verpflegungsmehraufwand-Pauschale in der Steuererklärung berücksichtigt?
Um den Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung absetzen zu können, müssen spezifische Schritte befolgt und die erforderlichen Dokumente vorgelegt werden. Dies kann entscheidend sein, um die steuerliche Belastung zu minimieren und alle zulässigen Kosten geltend zu machen.
- Erforderliche Dokumente zur Bestätigung der Ausgaben:
- Reisekostenabrechnungen oder -berichte, die die Reisedaten und -zeiten dokumentieren
- Belege für Übernachtungen oder andere Nachweise, die den beruflichen Zweck der Reise bestätigen
- Es ist nicht nötig, Einzelbelege für die Verpflegungskosten vorzulegen, da die Pauschalen automatisch angesetzt werden.
Verpflegungsmehraufwand: Anpassung der Zulage und Ausnahmen
Wenn ein:e Arbeitnehmer:in während einer Dienstreise kostenlose Mahlzeiten erhält, müssen diese in der Regel von der Verpflegungspauschale abgezogen werden. Dies verhindert eine doppelte Vergütung, da die Pauschalen nur die Verpflegung abdecken, die Arbeitnehmer:innen selbst bezahlen müssen.
Es ist auch wichtig, die Bezahlung von Catering-Dienstleistungen und alkoholischen Getränken zu berücksichtigen. Die Kosten für Lebensmittel können als Betriebskosten gezählt werden, während Alkoholkäufe oft strenger geregelt sind. Die hierfür geltenden rechtlichen Anforderungen sollten eingehalten werden, um sicherzustellen, dass nur erstattungsfähige Kosten geltend gemacht werden.
Verpflegungsmehraufwand: Geschäftsreisekosten und Finom
Finom unterstützt seine Nutzer:innen dabei, Reisekosten und deren Abrechnung zu verwalten, indem es die Verfolgung und Organisation sämtlicher Ausgaben im Zusammenhang mit Dienstreisen ermöglicht. Inhaber:innen eines Finom-Geschäftskontos haben zudem die Möglichkeit, eine Karte mit spezifischen Limits für Mitarbeiter:innen auszustellen.
Außerdem können Mitarbeiter:innen bei Transaktionen Fotos von Gehaltsschecks hochladen, um diese mit den entsprechenden Belegen abzugleichen. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass Cashback für alle Kartentransaktionen gesammelt und nun auch erhöht wird. Zuletzt können Mitarbeiter:innen ihre Transaktionen auch kennzeichnen, beispielsweise mit „Geschäftsreise London“, sodass der/die Inhaber:in das Reisebudget stets im Blick hat.
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