Was ist eine Übernachtungspauschale? Dienstreisen sind ein wesentlicher Bestandteil des Berufslebens, können jedoch erhebliche Kosten verursachen. Zu den Reisekosten für Flüge oder Zugfahrten kommen auch Übernachtungskosten hinzu. Um den administrativen Aufwand zu reduzieren, wurde die Übernachtungspauschale eingeführt.
Was ist eine Übernachtungspauschale?
Die Übernachtungspauschale ist ein fester Betrag, der zur Deckung der Unterkunftskosten während einer Dienstreise dient. Die Höhe dieser Pauschale variiert je nach Reiseziel und wird jährlich vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt. Sie dient dazu, die Erstattung der Übernachtungskosten zu vereinfachen, indem der administrative Aufwand und die Notwendigkeit der Sammlung von Belegen und Quittungen minimiert werden. Wichtig: Die Pauschale deckt nur die Übernachtungskosten ab. Verpflegung und andere Nebenkosten müssen separat abgerechnet werden.
Übernachtungspauschale in Deutschland
Die gesetzliche Regelung der Übernachtungspauschale ergibt sich aus dem Bundesreisekostengesetz. Sie beträgt mit Stand 2024 20,00 Euro pro Nacht (§ 7 Bundesreisekostengesetz (BRKG)).
Sollten die Übernachtungskosten diese Summe überschreiten, können diese als Werbungskosten geltend gemacht werden. Dafür muss der Dienstreisende eine Rechnung vorlegen. Wichtig ist zu beachten, dass die Übernachtungspauschale für maximal drei Monate am Stück auszuzahlen ist.
Übernachtungspauschale im Ausland
Die Übernachtungspauschale wird im Ausland anders berechnet und ist vom Zielort abhängig. Der Gesetzgeber passt die Pauschalbeträge gemäß den Lebensunterhaltskosten des Landes jährlich an. Die Auslandspauschale steigt regelmäßig, während die Übernachtungspauschale in Deutschland in den letzten Jahren auf dem gleichen Niveau geblieben ist. Darüber hinaus sind die Beträge in Hauptstädten und Großstädten anders als in ländlichen Regionen eines Landes.
Die Übernachtungspauschale in Bulgarien beträgt 115,00 Euro pro Nacht, während in Dänemark Dienstreisende das Doppelte beanspruchen können. Eine Unterbringung in Österreich ergibt 117,00 Euro pro Nacht, was deutlich niedriger als in Finnland oder England ist. Die genauen Zahlen veröffentlicht das Finanzamt jährlich im BMF-Schreiben.
Was ist der Vorteil der Übernachtungspauschale?
Die Übernachtungspauschale hat wesentliche Vorteile für Dienstreisende und Unternehmen. Das Abrechnungsverfahren ist im Falle einer Pauschale deutlich einfacher und erleichtert die Reisekostenerstattung.
Dienstreisende hingegen müssen keine Rechnungen vorlegen, was nicht immer möglich ist, und können mittels Übernachtungspauschalen Steuern absetzen.
Was sind die Nachteile der Übernachtungspauschale?
Zugleich bietet die Übernachtungspauschale auch einige Nachteile. Im Ausland kann eine Unterkunft weniger als die Pauschale tatsächlichen kosten. Das führt dazu, dass der Arbeitgeber mehr ausgibt, und die Dienstreisenden können den Rest behalten.
In Deutschland ist die Situation umgekehrt. 20,00 Euro pro Nacht reichen kaum für eine tatsächliche Unterbringung. Für Inlandsreisen lohnt es sich, die tatsächlich entstandenen Kosten mit Belegen erstatten zu lassen. Die Unternehmen selbst wählen oft diesen Weg, um ihre Attraktivität als Arbeitgeber zu erhöhen.
Spezifische Regelungen für Selbständige
Selbstständige dürfen keine Übernachtungspauschale nutzen. Stattdessen müssen sie Unterkunftskosten für Hotels oder Pensionen mit Belegen voll ansetzen. Somit können Sie bei auswärtigen Übernachtungen keine Steuervorteile genießen und sind verpflichtet, diese als Betriebsausgaben geltend zu machen.
Steuerliche Behandlung und private Unterkunft
Steuerlich wird Übernachtungspauschale wie folgt behandelt:
Zahlt der Dienstreisende selbst die Übernachtungskosten, gelten diese als Werbungskosten in der Einkommensteuer. Wenn der Arbeitgeber dem Dienstreisenden eine Übernachtungspauschale gewährt, wird diese Summe ohne Zusatzkosten ausgezahlt. Auf diese Weise kann keine der beiden Parteien die Pauschale von der Steuer absetzen. Sollte der ausgezahlte Betrag höher sein, ist die Summe steuerpflichtig. Und wenn der Arbeitgeber die gesamten Reisekosten übernimmt, gelten diese steuerlich als Betriebsausgabe.
Die Übernachtungspauschale gilt lediglich, wenn der Dienstreisende tatsächlich für die Unterkunft zahlen muss. So fällt zum Beispiel eine Übernachtung privat bei Freunden oder bei der Familie nicht unter die Übernachtungspauschale. Gleichermaßen besteht kein Anspruch auf eine Übernachtungspauschale, wenn der Arbeitgeber eine Unterbringung zur Verfügung stellt.
Wie hoch ist die Übernachtungspauschale für Auslandsreisen in wichtigen Städten weltweit in 2024?
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit der Höhe der Übernachtungspauschale in Großstädten auf der ganzen Welt.
| Land | Pauschale 2024 |
Australien
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| Belgien |
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Brasilien
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China
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| Dänemark |
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Frankreich
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Indien
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| Israel |
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Italien
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Japan
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Kanada
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| Mexiko |
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| Niederlande |
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| Österreich |
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Polen
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| Schweden |
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Schweiz
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| Singapur |
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Spanien
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Südafrika
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| Tschechische Republik |
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Türkei
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| Vereinigte Arabische Emirate |
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Vereinigte Staaten von Amerika (USA)
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Vereinigtes Königreich
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Praktische Tipps zur Anwendung
Um den Prozess der Übernachtungspauschale reibungslos zu gestalten, sollte man ein paar praktische Hinweise im Kopf behalten.
- Damit beide Parteien steuerliche Vorteile genießen können, ist es wichtig, die Auszahlung nicht als Betriebsausgabe abrechnen. Somit erfüllt die Pauschale ihren tatsächlichen Zweck.
- Des Weiteren ist es wichtig, sämtliche Belege für Übernachtungen, Fahrt- und Flugkosten sowie sonstige Kosten zu sammeln. Somit können diese bei der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden. Als Dienstreisende sollte man stets alle Belege sorgfältig aufbewahren.
- Schließlich sollte jedes Unternehmen klare Regelungen schaffen, was die Übernachtungspauschale betrifft. Auf diese Weise kann man Missverständnisse und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern vermeiden.
Halten Sie Ihre Mitarbeiter über die geltenden Pauschbeträge auf dem Laufenden und informieren Sie sie über die Abrechnungsprozesse. Transparente Regelungen tragen zu einem positiven Arbeitsklima bei und erhöhen die Zufriedenheit Ihrer Arbeitnehmenden.
Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter auf der Suche nach einer zuverlässigen Lösung für das Spesenmanagement sind, können Sie sich an Finom wenden. Finom kann virtuelle und physische Debitkarten mit Cashback-Optionen ausgeben, mit denen auch internationale Zahlungen möglich sind.
Geht Ihr Mitarbeiter auf Geschäftsreise, stellen Sie ihm eine Finom-Karte zur Verfügung. Diese kann mit Apple Pay oder Google Pay verknüpft und mit dem erforderlichen Limit versehen werden. Alle Belege, Rechnungen, Verträge und andere Zahlungsdokumente kann Ihr Mitarbeiter direkt in der Finom-App hochladen, digitalisieren und mit den notwendigen Tags versehen. Dies funktioniert schnell und effizient, sowohl in nationaler als auch in ausländischer Währung. Die digitalisierten Dokumente werden ordnungsgemäß erfasst und sind bei Bedarf zum Download für die Buchhaltung verfügbar.
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Fazit
Die Übernachtungspauschale kann beim richtigen Ansatz für Unternehmen und Dienstreisende vorteilhaft sein. Dabei ist es notwendig, rechtzeitig die aktuellen Informationsquellen zu recherchieren und steuerliche Regelungen zu beachten. Wenn man Dienstreisen richtig behandelt, können sowohl der Arbeitgeber als auch die Mitarbeiter davon profitieren.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wann kann man die Übernachtungspauschale absetzen?
Die Übernachtungspauschale ist für Arbeitnehmer steuerfrei. Sollte der Arbeitgeber eine höhere Summe auszahlen, kann der Arbeitnehmer den übrigen Betrag mit Belegen steuerlich absetzen. Es ist wichtig, dass die zusätzlichen Kosten klar dokumentiert und nachweislich durch die Dienstreise entstanden sind.
Wann kann man eine Übernachtungspauschale für das Ausland in Anspruch nehmen?
Die Übernachtungspauschale im Ausland gilt für Reisen außerhalb Deutschlands. Die Liste von auswärtigen Orten wird regelmäßig aktualisiert und sieht bestimmte Beträge für unterschiedliche ausländische Städte vor.
Was ist in der Übernachtungspauschale enthalten?
Die Übernachtungspauschale enthält sämtliche Kosten für reine Übernachtung. Somit können Dienstreisende die für die Unterbringung entstandenen Auslagen ohne Belege steuerfrei beanspruchen. Für die Deckung anderer Ausgaben, wie Verpflegung und Fahrtkosten, gibt es separate Regelungen. Verpflegungsmehraufwendungen müssen individuell, basierend auf den geltenden Pauschbeträgen für Inlands- und Auslandsreisen, geltend gemacht werden. Diese Pauschbeträge sind dazu gedacht, die Mehrkosten für Mahlzeiten während der Geschäftsreise zu erstatten.
Fahrtkosten wiederum, wie Flug-, Bahn- oder Benzinkosten für den Dienstwagen, werden in der Regel nach tatsächlichen Auslagen erstattet und müssen durch entsprechende Belege nachgewiesen werden. Bei der Nutzung des eigenen Pkw für Dienstreisen kann der Arbeitnehmer einen Kilometerpauschbetrag geltend machen, der je nach Land und den geltenden steuerlichen Regelungen variiert.
Man muss sich über die aktuellen Pauschbeträge und steuerlichen Regelungen informieren, um alle während der Geschäftsreise entstandenen Kosten korrekt abzurechnen.
Wem steht die Übernachtungspauschale zu?
Die Übernachtungspauschale steht allen Arbeitnehmenden zu, die geschäftliche Reisen vornehmen, in denen sie mehr als 24 Stunden verreisen und somit übernachten müssen. Diese gilt lediglich für nicht-private Unterbringungen. Selbstständige und Freiberufler müssen die tatsächlichen Kosten geltend machen.
Wo wird die Übernachtungspauschale in der Steuererklärung eingetragen?
Die Übernachtungspauschale sowie andere Übernachtungskosten trägt man in die Zeile 50 der Steuererklärung ein. Es empfiehlt sich, alle Belege und Nachweise zu den Reisekosten sorgfältig aufzubewahren, um bei Rückfragen des Finanzamts reagieren zu können.
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