Was ist eine Übernachtungspauschale? Dienstreisen sind ein wesentlicher Bestandteil des Berufslebens, können jedoch erhebliche Kosten verursachen. Zu den Reisekosten für Flüge oder Zugfahrten kommen auch Übernachtungskosten hinzu. Um den administrativen Aufwand zu reduzieren, wurde die Übernachtungspauschale eingeführt.
Was ist eine Übernachtungspauschale?
Die Übernachtungspauschale ist ein fester Betrag, der zur Deckung der Unterkunftskosten während einer Dienstreise dient. Die Höhe dieser Pauschale variiert je nach Reiseziel und wird jährlich vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt. Sie dient dazu, die Erstattung der Übernachtungskosten zu vereinfachen, indem der administrative Aufwand und die Notwendigkeit der Sammlung von Belegen und Quittungen minimiert werden. Wichtig: Die Pauschale deckt nur die Übernachtungskosten ab. Verpflegung und andere Nebenkosten musst Du separat abrechnen.
Übernachtungspauschale in Deutschland
Die gesetzliche Regelung zur Übernachtungspauschale findet sich im Bundesreisekostengesetz (BRKG). Für das Jahr 2025 beträgt der pauschale Betrag unverändert 20,00 € pro Nacht (§ 7 BRKG). Voraussetzung ist lediglich, dass im Rahmen der Dienstreise tatsächlich eine Übernachtung stattgefunden hat.
Ist der tatsächliche Übernachtungsaufwand höher als dieser Pauschalbetrag, können die tatsächlichen Kosten als Werbungskosten geltend gemacht werden – vorausgesetzt, eine entsprechende Rechnung liegt vor. Wichtig: Die zeitliche Begrenzung von drei Monaten gilt nicht für Übernachtungspauschalen, sondern nur für den Verpflegungsmehraufwand.
Übernachtungspauschale im Ausland
Die Übernachtungspauschale wird im Ausland anders berechnet und ist vom Zielort abhängig. Der Gesetzgeber passt die Pauschalbeträge gemäß den Lebensunterhaltskosten des Landes jährlich an. Die Auslandspauschale steigt regelmäßig, während die Übernachtungspauschale in Deutschland in den letzten Jahren auf dem gleichen Niveau geblieben ist. Darüber hinaus sind die Beträge in Hauptstädten und Großstädten anders als in ländlichen Regionen eines Landes.
Die genauen Zahlen veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen jährlich im BMF-Schreiben zu den Auslandsreisekosten 2025.
Übernachtungspauschale in 2024
Auch im Jahr 2024 lag die Übernachtungspauschale für Inlandsreisen bei 20,00 € pro Nacht (§ 7 BRKG). Damit blieb der Betrag bereits im Vorjahr unverändert auf demselben Niveau wie aktuell für 2025.
Eine Übersicht der maßgeblichen Pauschbeträge für 2024 – für zahlreiche Auslandsziele – findest Du in der untenstehenden Tabelle.
Was ist der Vorteil der Übernachtungspauschale?
Die Übernachtungspauschale hat wesentliche Vorteile für Dienstreisende und Unternehmen. Das Abrechnungsverfahren ist im Falle einer Pauschale deutlich einfacher und erleichtert die Reisekostenerstattung.
Dienstreisende hingegen müssen keine Rechnungen vorlegen, was nicht immer möglich ist, und können mittels Übernachtungspauschalen Steuern absetzen.
Was sind die Nachteile der Übernachtungspauschale?
Zugleich bietet die Übernachtungspauschale auch einige Nachteile. Im Ausland kann eine Unterkunft weniger als die Pauschale tatsächlichen kosten. Das führt dazu, dass der Arbeitgeber mehr ausgibt, und die Dienstreisenden können den Rest behalten.
In Deutschland ist die Situation umgekehrt. 20,00 Euro pro Nacht reichen kaum für eine tatsächliche Unterbringung. Für Inlandsreisen lohnt es sich, die tatsächlich entstandenen Kosten mit Belegen erstatten zu lassen. Die Unternehmen selbst wählen oft diesen Weg, um ihre Attraktivität als Arbeitgeber zu erhöhen.
Spezifische Regelungen für Selbständige
Selbstständige dürfen keine Übernachtungspauschale nutzen. Stattdessen müssen sie Unterkunftskosten für Hotels oder Pensionen mit Belegen voll ansetzen. Somit kannst Du bei auswärtigen Übernachtungen keine Steuervorteile genießen und sind verpflichtet, diese als Betriebsausgaben geltend zu machen.
Steuerliche Behandlung und private Unterkunft
Steuerlich wird die Übernachtungspauschale wie folgt behandelt:
Zahlt der Dienstreisende selbst die Übernachtungskosten, gelten diese als Werbungskosten in der Einkommensteuer. Wenn der Arbeitgeber dem Dienstreisenden eine Übernachtungspauschale gewährt, wird diese Summe ohne Zusatzkosten ausgezahlt. Auf diese Weise kann keine der beiden Parteien die Pauschale von der Steuer absetzen. Sollte der ausgezahlte Betrag höher sein, ist die Summe steuerpflichtig. Und wenn der Arbeitgeber die gesamten Reisekosten übernimmt, gelten diese steuerlich als Betriebsausgabe.
Die Übernachtungspauschale gilt lediglich, wenn der Dienstreisende tatsächlich für die Unterkunft zahlen muss. So fällt zum Beispiel eine Übernachtung privat bei Freunden oder bei der Familie nicht unter die Übernachtungspauschale. Gleichermaßen besteht kein Anspruch auf eine Übernachtungspauschale, wenn der Arbeitgeber eine Unterbringung zur Verfügung stellt.
Wie hoch ist die Übernachtungspauschale für Auslandsreisen in wichtigen Städten weltweit in 2025?
Nachfolgend findest Du eine Tabelle mit der Höhe der Übernachtungspauschale in Großstädten auf der ganzen Welt.
| Land | Pauschale 2024 | Pauschale 2025 |
Australien
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| Belgien |
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Brasilien
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China
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| Dänemark |
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Frankreich
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Indien
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| Israel |
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Italien
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Japan
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Kanada
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| Mexiko |
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| Niederlande |
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| Österreich |
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Polen
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| Schweden |
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Schweiz
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| Singapur |
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Spanien
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Südafrika
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| Tschechische Republik |
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Türkei
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| Vereinigte Arabische Emirate |
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Vereinigte Staaten von Amerika (USA)
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Vereinigtes Königreich
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Eine vollständige Übersicht über alle weiteren Länder und Städte für das Jahr 2025 findest Du direkt auf der offiziellen Website des Bundesministeriums der Finanzen.
Praktische Tipps zur Anwendung
Um den Prozess der Übernachtungspauschale reibungslos zu gestalten, sollte man ein paar praktische Hinweise im Kopf behalten.
- Damit beide Parteien steuerliche Vorteile genießen können, ist es wichtig, dass Du die Auszahlung nicht als Betriebsausgabe abrechnest. Somit erfüllt die Pauschale ihren tatsächlichen Zweck.
- Des Weiteren ist es wichtig, sämtliche Belege für Übernachtungen, Fahrt- und Flugkosten sowie sonstige Kosten zu sammeln. Somit können diese bei der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden. Auf der Dienstreise solltest Du diese stets sorgfältig aufbewahren.
- Schließlich sollte jedes Unternehmen klare Regelungen schaffen, was die Übernachtungspauschale betrifft. Auf diese Weise kann man Missverständnisse und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern vermeiden.
Halte Deine Mitarbeiter über die geltenden Pauschbeträge auf dem Laufenden und informiere sie über die Abrechnungsprozesse. Transparente Regelungen tragen zu einem positiven Arbeitsklima bei und erhöhen die Zufriedenheit Deiner Arbeitnehmenden.
Wenn Du oder Deine Mitarbeiter auf der Suche nach einer zuverlässigen Lösung für das Spesenmanagement sind, könnt ihr Euch an Finom wenden. Finom kann virtuelle und physische Debitkarten mit Cashback-Optionen ausgeben, mit denen auch internationale Zahlungen möglich sind.
FAQ
Wann kann man die Übernachtungspauschale absetzen?
Die Übernachtungspauschale ist für Arbeitnehmer steuerfrei. Sollte der Arbeitgeber eine höhere Summe auszahlen, kann der Arbeitnehmer den übrigen Betrag mit Belegen steuerlich absetzen. Es ist wichtig, dass die zusätzlichen Kosten klar dokumentiert und nachweislich durch die Dienstreise entstanden sind.
Wann kann man eine Übernachtungspauschale für das Ausland in Anspruch nehmen?
Die Übernachtungspauschale im Ausland gilt für Reisen außerhalb Deutschlands. Die Liste von auswärtigen Orten wird regelmäßig aktualisiert und sieht bestimmte Beträge für unterschiedliche ausländische Städte vor.
Was ist in der Übernachtungspauschale enthalten?
Die Übernachtungspauschale deckt ausschließlich die reinen Unterkunftskosten ab. Verpflegung und Fahrtkosten fallen nicht darunter und müssen gesondert angesetzt werden – entweder über die dafür geltenden Pauschbeträge (z. B. Verpflegungsmehraufwand) oder über belegte tatsächliche Auslagen wie Flug- oder Bahntickets. Auch die Nutzung des eigenen Pkw wird separat über die Kilometerpauschale berücksichtigt.
Wem steht die Übernachtungspauschale zu?
Die Übernachtungspauschale steht allen Arbeitnehmenden zu, die geschäftliche Reisen vornehmen, in denen sie mehr als 24 Stunden verreisen und somit übernachten müssen. Diese gilt lediglich für nicht-private Unterbringungen. Selbstständige und Freiberufler müssen die tatsächlichen Kosten geltend machen.
Wo wird die Übernachtungspauschale in der Steuererklärung eingetragen?
Die Übernachtungspauschale sowie andere Übernachtungskosten trägt man in die Zeile 50 der Steuererklärung ein. Es empfiehlt sich, alle Belege und Nachweise zu den Reisekosten sorgfältig aufzubewahren, um bei Rückfragen des Finanzamts reagieren zu können.
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