Bestellung vs. Rechnung: Was ist der Unterschied zwischen diesen Finanzdokumenten?

Bestellung vs. Rechnung: Beide Dokumente befassen sich mit ähnlichen Dingen und haben viele Gemeinsamkeiten. Es handelt sich um offizielle, rechtsverbindliche Dokumente, die Einzelheiten über die finanziellen Aktivitäten des Unternehmens enthalten. Beide werden verwendet, um eine Zahlungsvereinbarung abzuschließen. Beide können per Post oder per E-Mail verschickt werden. Eine Bestellung weist auf einen Kauf hin, daher auch der Name, während eine Rechnung einen Verkauf anzeigt.

Sich in der Finanzwelt zurechtzufinden, kann ein komplizierter Prozess sein. Es gibt so viele Finanzbegriffe und -dokumente, dass selbst Personen mit solider Erfahrung in diesem Bereich manchmal verwirrt sind. Eine der häufigsten Unklarheiten ergibt sich, wenn es darum geht, die Unterschiede zwischen Bestellungen und Rechnungen zu bestimmen. 

In diesem Artikel werden der Zweck und die Feinheiten dieser beiden Finanzdokumente erläutert, die eine wesentliche Rolle bei der Aufrechterhaltung eines stabilen Cashflows spielen und somit ein Unternehmen über Wasser halten. 

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung ist ein offizielles Dokument, das die Erteilung eines Auftrags durch einen Käufer bestätigt und dem Verkäufer bestimmte Verpflichtungen auferlegt. Das Verfahren ist recht einfach: Ein Käufer bestellt Produkte oder Dienstleistungen und schickt dann eine Bestellung an einen Verkäufer, der den Kauf genehmigt. Sobald ein Händler die Vereinbarung akzeptiert, wird die Bestellung zu einem rechtsverbindlichen Dokument. Selbst eine einfache Bestellung enthält in der Regel eine ganze Reihe von Informationen, wie z. B:

• Kaufdatum
• Liefertermin
• Bestellnummer
• Beschreibung der Bestellung
• Preis der Bestellung
• Name des Käufers
• Lieferadresse (Adresse des Käufers)
• Name des Verkäufers
• Rechnungsadresse (Adresse des Verkäufers)
• Allgemeine Bedingungen und Konditionen
• Zahlungsbedingungen
• Unterschrift der ausstellenden Behörde

Formulare für Bestellungen 

Bestellungen werden oft mit Bestellanforderungen verwechselt, die auch als Anforderungsformulare bezeichnet werden. Sie haben zwar einige Gemeinsamkeiten, aber diese beiden Finanzdokumente unterscheiden sich doch erheblich. Bestellanforderungen werden hauptsächlich von großen Unternehmen verwendet, um Bestellungen bei der Einkaufsabteilung aufzugeben. Sobald die Einkaufsabteilung die Bestellung von einem Mitarbeiter erhalten hat, überwacht sie die Lieferung der Produkte durch einen externen Händler. Der Hauptunterschied besteht also darin, dass eine Bestellanforderung zur internen Bearbeitung von Bestellungen durch die für die Beschaffung zuständige Abteilung verwendet wird. Bestellanforderungsformulare werden von kleinen Unternehmen nur selten verwendet. 

Bestellnummer: Was ist das?

Eine Bestellnummer ist eine eindeutige Kennung oder Nummer, die einem Auftrag oder einer Bestellung zugeordnet wird. Sie wird verwendet, um die Bestellung zu identifizieren und zu verfolgen. Die Bestellnummer wird in der Regel vom Verkäufer oder Lieferanten erstellt und kann je nach Unternehmen oder Organisation unterschiedlich formatiert sein.

Die Bestellnummer dient dazu, die Kommunikation und Transaktionen im Zusammenhang mit einer Bestellung zu erleichtern. Sowohl der Käufer als auch der Verkäufer können sich auf die Bestellnummer beziehen, um Informationen über den Auftrag auszutauschen, den Status der Bestellung zu überprüfen oder eventuelle Anfragen oder Probleme zu klären.

Die Bestellnummer wird oft auf Bestellbestätigungen, Bestellscheinen, Lieferscheinen und Rechnungen angegeben. Sie ist eine wichtige Referenz, um sicherzustellen, dass die Bestellung korrekt bearbeitet wird und alle relevanten Parteien eindeutig identifiziert werden können.

Normalerweise sind die Bestellnummer und die Rechnungsnummer nicht identisch. In den meisten Fällen handelt es sich bei der Bestellnummer um eine eindeutige Kennung, die einem bestimmten Auftrag zugeordnet ist. 

Es ist jedoch möglich, dass in einigen spezifischen Fällen die Bestellnummer und die Rechnungsnummer gleich sind. Dies kann beispielsweise bei bestimmten Systemen oder internen Abläufen eines Unternehmens der Fall sein. Es ist jedoch nicht die Regel, dass diese beiden Nummern identisch sind.

Arten von Bestellungen

Das Beschaffungsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden erfolgreichen Unternehmens, ob klein oder groß. Nehmen wir an, Ihr Unternehmen hat keinen kohärenten Prozess für das Beschaffungsmanagement entwickelt. In diesem Fall besteht ein hohes Risiko von Verlusten, die durch kostspielige Fehler bei der Beschaffung verursacht werden. Bestellungen können Ihnen zweifellos helfen, unnötige Ausgaben zu minimieren. Sie sollten jedoch die wichtigsten Arten von Bestellungen kennen, die zu diesem Zweck verwendet werden. 

• Dauerauftrag. Daueraufträge werden verwendet, wenn Ihre Langzeiteinkäufer häufig wiederkehrende Einkäufe tätigen müssen. Daueraufträge ermöglichen die mehrfache Bestellung derselben Waren oder Dienstleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums unter Verwendung derselben Bestellnummer.
• Rahmenaufträge. Rahmenaufträge werden erstellt, wenn der Auftraggeber mehrere Lieferungen zu einem vereinbarten Preis innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens vereinbaren muss. Rahmenaufträge werden in der Regel im B2B-Bereich verwendet und werden oft mit Rabatten oder anderen Anreizen angeboten.

Warum und wie werden Bestellungen verwendet?

Bestellungen sind effiziente Finanzinstrumente, die dazu dienen, den Auftragsstatus zu verfolgen und die Zahlungen der Lieferanten zu verwalten. Einige Bestellungen können auch vorläufige Bestimmungen enthalten, auf die sich die Parteien (Käufer und Verkäufer) vor dem Kauf geeinigt haben. Diese Bestimmungen können alle möglichen Vereinbarungen umfassen – vom Versand von Waren mit All-Cargo-Services bis zur Bezahlung der Bestellung in einer Kryptowährung. 

Bestellungen liefern Verkäufern Informationen wie die Anzahl der an den Käufer zu liefernden Produkten und das Zahlungsdatum, das sie vom Kunden erhalten sollen. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre Bestellungsdatenbank in Ordnung zu bringen und sie vernünftig zu verwalten. Sie wird zu einem leistungsfähigen Instrument, das Ihnen bei folgenden Dingen helfen wird:

• Überwachung der Anzahl der Waren, die Sie an einen bestimmten Kunden verkauft haben
• Überwachung der Zahlungsfristen
• Erleichterung der Nachbestellung von Waren bei Ihrem Hersteller
• Vermeidung von Überbeständen im Lager
• Vermeidung von Verwechslungen bei Bestellungen
• Sicherstellung der rechtzeitigen Lieferung der Bestellungen an die Einkäufer
• Bestellung für Rechnung. Eine Bestellung hilft, eine korrekte Rechnung zu erstellen.

Bestellung: die Vorteile

Der Einzelnachweis von Bestellungen macht sie zu einem effektiven Managementinstrument für kleine Unternehmen und große Konzerne. Im Folgenden finden Sie einige wesentliche Vorteile, die Sie durch die Einführung von Bestellungen in Ihr Unternehmenssystem erzielen können:

• Schaffung eines klaren Rahmens. Eine Bestellung legt bestimmte Anforderungen an die Lieferanten fest und macht sie klar, damit sie eingehalten werden.
• Vermeidung von Doppelbestellungen. Bestellungen helfen, die Anzahl der eingehenden Aufträge zu überwachen. Wenn das Auftragsvolumen plötzlich ansteigt, müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass Ihr Auftragssystem ordnungsgemäß funktioniert. Mit einer Bestellung können Sie die Anzahl der von einem Kunden aufgegebenen Aufträge schnell überprüfen und so vermeiden, dass doppelte Bestellungen ausgeliefert werden, die Ihrem Unternehmen einen großen Schaden zufügen könnten.
• Vermeidung von Kostenüberschreitungen. Eine Bestellung dient als Nachweis für die zwischen Ihnen und einem bestimmten Lieferanten oder Hersteller vereinbarte Preisgestaltung. Wenn dieser Hersteller seinen Preis ändert, verweisen Sie auf die entsprechende Bestellung, um die ursprünglichen Kosten zu verdeutlichen. Auf diese Weise steht Ihre Kreditorenbuchhaltung unter dem Schutz der jeweiligen Bestellung.
• Erkennung von Leistungsproblemen. Die Analyse von Bestellungen kann hilfreich sein, wenn es darum geht, festzustellen, welche Aufträge das Wachstum Ihres Unternehmens ankurbeln und welche erhebliche Verluste verursachen, ohne viel Wert zu bringen. Mit diesen Erkenntnissen ausgestattet, haben Sie die Möglichkeit, Ihr Unternehmen strategisch zu führen.
• Effiziente Bestandsverwaltung. Verwenden Sie eine spezielle Software, um Ihr Bestellsystem in Ordnung zu halten, denn mit einem klaren Überblick über das Inventar können Sie bestimmen, wann der Bestand wieder aufgefüllt werden muss, und den Arbeitsablauf rationalisieren.

Was ist eine Rechnung? 

Eine Rechnung ist ein Finanzdokument, das entweder vom Verkäufer oder vom Lieferanten einer Ware ausgestellt wird (hier erklären wir Ihnen, wie Sie eine Rechnung in Finom erstellen). Sie dient als Instrument zur Einforderung von Zahlungen und zur Verfolgung von Geschäftsvorgängen. Rechnungen werden versandt, wenn die Bedingungen einer entsprechenden Bestellung erfüllt sind, z. B. bei Kauf auf Rechnung, bei der Lieferung eines physischen Produkts an den Kunden oder wenn eine Dienstleistung erbracht wurde.

Rechnungen gehen in der Regel Hand in Hand mit Bestellungen, da beide Dokumente den genauen Betrag angeben, der dem Verkäufer geschuldet wird. Rechnungen werden oft auch als „Rechnungsstellung“, „Verkaufsrechnungen“ oder „Abrechnungen“ bezeichnet. Eine Rechnung wird immer als Antwort auf die jeweilige Bestellung erstellt, auch wenn die Bestellung formlos abgewickelt wurde. Mit anderen Worten: Die Bestellung kommt zuerst, die Rechnung später.

Unabhängig davon, was Ihr Unternehmen anbietet – virtuelle Produkte in einem Online-Shop, materielle Güter, Online- oder Offline-Dienstleistungen – sollten die grundlegenden Rechnungsvorlagen die folgenden Informationen enthalten:

• Datum der Rechnung
• Rechnungsnummer
• Nummer der Bestellung
• Beschreibung der Bestellung
• Preis jedes bestellten Artikels
• Name des Käufers
• Lieferadresse (Adresse des Käufers)
• Name des Verkäufers
• Rechnungsadresse (Adresse des Verkäufers)
• Fälliger Gesamtbetrag
• Steuern (falls zutreffend)
• Ermäßigungen (falls es welche gibt)
• Zahlungsbedingungen
• Unterschrift des Verkäufers.

Arten von Rechnungen

Ein Lieferant kann verschiedene Arten von Rechnungen ausstellen. Der Versuch, herauszufinden, welche Art von Rechnung Sie benötigen, ist ein ziemlich überwältigendes Verfahren. Sie sollten Faktoren wie Ihren Tätigkeitsbereich, die verwendeten Rechnungsdokumente und die Ihren Kunden angebotenen Zahlungspläne berücksichtigen. Neben den Standardrechnungen gibt es mindestens drei Arten von Rechnungen, die Sie für ein erfolgreiches Unternehmen in Betracht ziehen sollten. 

• Verkaufsrechnungen. Eine Verkaufsrechnung wird in der Regel vom Verkäufer an den Käufer ausgestellt, sobald die bestellten Produkte geliefert worden sind. Eine Verkaufsrechnung enthält Angaben über das jeweilige Produkt, die Anzahl der bestellten Artikel und andere wichtige Informationen, wie z. B. die Versandart oder das Zahlungsziel. Eine Verkaufsrechnung ist ein rechtsverbindliches Finanzdokument, das als offizielle Zahlungsaufforderung dient.
• Eingangsrechnungen. Der Begriff „Einkaufsrechnung“ wird im Allgemeinen nicht verwendet, da sie die gleichen Merkmale und Funktionen wie eine Verkaufsrechnung aufweist. Sie wird in der Regel ausgestellt, sobald der Verkäufer eine Bestellung erhält und seine Verpflichtungen entsprechend erfüllt. Eine Einkaufsrechnung enthält fast die gleichen Informationen wie eine normale Rechnung: Zahlungsbedingungen, Beschreibung der Bestellung, Versanddetails usw.
• Mehrwertsteuerrechnungen. Wenn Sie als Steuerzahler für die Mehrwertsteuer registriert sind, müssen Sie ein zusätzliches Dokument ausstellen, eine so genannte Mehrwertsteuerrechnung. In dieser Art von Finanzdokument müssen Sie nach wie vor grundlegende Rechnungsangaben machen. Sie müssen jedoch auch Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben.

Wie werden Rechnungen verwendet? 

Eine Rechnung enthält in der Regel die Beschreibung der Produkte, die an den Kunden geliefert werden müssen, den Preis der Artikel und die Zahlungsangaben. Die meisten Unternehmen nutzen heute Online-Rechnungsstellungsdienste (wie Finom), um Rechnungen auszustellen und Zahlungen von ihren Kunden entgegenzunehmen. 

Erwägen Sie die Einführung eines intelligenten Online-Rechnungssystems in Ihrem Unternehmen – es wird Ihnen das Leben erheblich erleichtern. So können Sie z. B. Erinnerungen für Ihre Kunden einplanen, wenn sie für die erhaltenen Waren bezahlen müssen, oder die Buchhaltung benachrichtigen, wenn die Zahlung eingegangen ist. Keine unangenehmen E-Mails bei unbezahlten Rechnungen mehr – Sie müssen das Geld nicht mehr selbst anfordern. 

Wenn Sie Ihre Rechnungsdatenbank ordentlich führen, können Sie die Zahlung aller anfallenden Unternehmenssteuern vereinfachen. Denn die Rechnungen liefern genaue Informationen über die im Steuerjahr erzielten Einnahmen. Wofür werden Rechnungen sonst noch verwendet? 

• Einzug von Geld. Verkäufer erhalten die Zahlung für den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen erst, wenn sie dem Käufer eine Rechnung schicken.
• Schaffung von Transparenz. Eine Rechnung enthält eine detaillierte Beschreibung des bestellten Produkts und verschafft der Buchhaltung die nötige Transparenz darüber, was andere Abteilungen kaufen. Daher ermöglichen Rechnungen die Hochrechnung von Mitteln.
• Verwaltung von Zahlungen.  Rechnungen können als Analyseinstrumente verwendet werden, um zu verfolgen, wie viele Produkte verkauft wurden, wie viel Geld verdient wurde und wie viele Rechnungen noch nicht bezahlt sind.
• Schaffung eines Papierwegs. Rechnungen schaffen einen „Papierweg“ zwischen dem Käufer und dem Händler. Durch das Ausstellen, Versenden und Akzeptieren von Rechnungen schaffen die Parteien einen transparenten Rechtsrahmen und verpflichten sich, die Bedingungen der jeweiligen Zahlungsvereinbarung zu erfüllen.

Was sind die Vorteile von Rechnungen?

Richtig eingesetzt, sind Rechnungen für kleine Unternehmen eine hervorragende Lösung zur Überwachung von Einnahmen und Ausgaben. Neben dem schriftlichen Nachweis über erbrachte Dienstleistungen und gelieferte Produkte erleichtern Rechnungen auch die rechtzeitige Abrechnung mit den Kunden. Sie werden immer noch einige Konten mit ausstehenden Beträgen haben, aber der Einsatz eines Online-Rechnungssystems wird die Zahl der Schuldner definitiv verringern.

• Kein Stress während der Steuersaison. Jeder hasst es, Steuern zu zahlen. Warum also nicht etwas tun, damit die Steuersaison reibungsloser abläuft? Wenn Ihr Rechnungsstellungssystem in Ordnung ist, können Sie jederzeit auf die Informationen zugreifen und den Prozess der Prüfung und Abstimmung erleichtern.
• Beschleunigte Bearbeitung und Bezahlung. Widerstehen Sie der Versuchung und vermeiden Sie es, nur das Nötigste in eine Rechnung aufzunehmen. Wir wissen, dass es eine gute Idee zu sein scheint, um Zeit zu sparen. Wenn Sie jedoch mehr Informationen über die Bestellung liefern, werden die Kunden Sie in Zukunft weniger mit Millionen von Fragen quälen. Umfassende Rechnungen können ein gutes Instrument sein, um den Zahlungsprozess zu beschleunigen.
• Erfassung Ihrer Außenstände. Rechnungen können auch dazu dienen, Ihre Forderungen zu erfassen. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind die fälligen Zahlungen für Produkte oder Dienstleistungen, die bereits an den Kunden geliefert, aber noch nicht bezahlt wurden. Die Führung einer solchen Statistik ist viel einfacher, wenn Sie ein gutes Rechnungsstellungssystem einführen. Die gesammelten Daten können nicht nur von der Buchhaltungsabteilung verwendet werden, sondern auch potenziellen Investoren vorgelegt werden, damit diese sich ein Bild von der Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens machen können.
• Stärkung Ihrer Markenidentität. Nutzen Sie eine Fakturierungssoftware (wie die Finom-App), um Ihre Rechnungen zu personalisieren. Die Personalisierung kann die Wahrnehmung Ihres Unternehmens durch den Kunden stark beeinflussen und das Image des Unternehmens insgesamt verbessern.

Rechnung und Bestellung: die Unterschiede

Der Hauptunterschied zwischen einer Rechnung und einer Bestellung ist ihr Zweck. Eine Bestellung wird ausgestellt, wenn ein Käufer die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen verlangt. Eine Rechnung dient gleichzeitig als Zahlungsaufforderung und wird erstellt, nachdem der Auftrag ausgeführt wurde.

Wie sieht es mit den Ähnlichkeiten aus? Wie wir bereits erwähnt haben, sind Bestellungen und Rechnungen nicht identisch, aber sie sind miteinander verwandt, da sie sich auf ein und dasselbe Produkt beziehen. Sie enthalten identische Informationen über den Käufer und den Lieferanten, z. B. Namen oder Adressen, aber was noch wichtiger ist, beide Dokumente stellen eine rechtsverbindliche Vereinbarung dar. Eine Rechnung für eine Bestellung wird nach Erbringung der bestellten Leistung ausgestellt.

Im Folgenden werden alle Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen diesen beiden Finanzdokumenten in einer Tabelle aufgeführt:

Fazit

Die Funktionsweise des Finanzsystems kann schwer zu verstehen sein, insbesondere wenn man versucht, von der Theorie zur Praxis überzugehen. Der ganze Papierkram, den man als Kleinunternehmer erledigen muss, kann ziemlich lästig sein. Deshalb ist es so wichtig zu wissen, welche Finanzdokumente Sie benötigen, welche obligatorisch sind und welche nicht. Eine Rechnung und eine Bestellung sind zwei wichtige Dokumente, die für die Führung eines Unternehmens unerlässlich sind. Deshalb ist es so wichtig, den Unterschied zwischen ihnen zu kennen und zu wissen, wann sie eingesetzt werden.

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