Rechnung oder Quittung – die Unterschiede

Rechnungen und Quittungen für Kleingewerbe werden von vielen als zwei verschiedene Wörter für dasselbe Dokument interpretiert. Aber die Wörter Rechnung – Quittung sind keine Synonyme. Betrachten Sie sie stattdessen als zwei Seiten derselben Medaille: Beides sind Dokumente, die Beweise für eine Transaktion zwischen zwei Parteien, die Details dieser Transaktion und das fällige Entgelt enthalten.

Rechtlich und je nach Branche erfordert jeder Austausch einer professionellen Ware oder Dienstleistung eine Quittung oder Rechnung. Rechnungen werden oft mit Quittungen verwechselt und damit falsch ausgestellt.

Was ist eine Rechnung und ab welchem Betrag wird sie statt Quittung ausgestellt?

Rechnungen sind Dokumente, die die Details von Transaktionen zwischen zwei Parteien angeben und vor der Zahlung ausgestellt werden. Sie sorgen für Klarheit und dokumentieren die nötigen Angaben der erbrachten Leistung. Eine Rechnung beinhaltet, was erworben wurde, was jeder einzelne Artikel kostet und die genaue Menge der Artikel, die abgewickelt werden. Nach Berücksichtigung all dieser Informationen werden die endgültig zu zahlenden Kosten auf der Grundlage aller anderen Daten ermittelt und demjenigen vorgelegt, der die Rechnung bezahlt. Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro übersteigt, muss wesentlich mehr Pflichtangaben enthalten, denn es ist nicht mehr eine Kleinbetragsrechnung.

Rechnungen helfen Unternehmen, den Überblick über all das Geld und die Waren zu behalten, die sie kaufen und verkaufen, sowie über die Einnahmen, die sie aus den Verkäufen und Einkäufen erzielen. Unternehmen können Bestandsdaten aus diesen Rechnungen nutzen, um sich besser zu organisieren und effizienter zu arbeiten. In Rechnungen sind viele Informationen zu finden, die es Unternehmen ermöglichen, sich optimalglich zu organisieren und Systeme zu unterhalten, die maximale Effizienz fördern.

Ein weiteres Merkmal von Rechnungen ist, dass sie verwendet werden können, um eine klare Kommunikation zwischen einem Auftragnehmer und einem Auftraggeber zu ermöglichen. Indem beide Parteien Zugang zu einem Dokument erhalten, das Zahlungsinformationen enthält, besteht weniger Verwirrung hinsichtlich des einem Kunden geschuldeten Betrags. Diese Informationen sind im Falle einer Prüfung unerlässlich, da sie beweisen können, dass ein Unternehmen die ordnungsgemäßen Verfahren für die Zahlungsmeldung befolgt hat. Probleme mit dem Finanzamt können auftreten, wenn Rechnungen ungenau sind oder Informationen enthalten, die den Rechnungen eines anderen Unternehmens widersprechen.

Obligatorische Angaben auf einer Rechnung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer müssen bei der Rechnungsstellung einige obligatorische Bedingungen einhalten. Die folgenden Angaben müssen auf der Rechnung gemacht werden:

Vollständiger Name und Anschrift des Inhabers des Kleinunternehmens und des Rechnungsempfängers
Identifikationsnummer des Steuerpflichtigen, der die Rechnung ausstellt
Datum der Rechnung
Rechnungsnummer
Menge und Art der Produkte oder Umfang der erbrachten Dienstleistungen.
Wert der Rechnung

Angabe des Grundes für das Fehlen von Mehrwertsteuerangaben (Wichtig ist, dass der Kleinunternehmer in der Rechnung immer auf § 19 UStG hinweist. Dafür kann eine Formulierung wie diese verwendet werden: "Nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben" oder "Der Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer".)

Wie Sie eine Rechnung richtig schreiben und was sie enthalten sollte, erfahren Sie in dem Artikel "Rechnung schreiben – ein Leitfaden mit Tipps und Info".

Wie nützlich ist Finom für kleine Unternehmen?

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Finom-Tipps: Wie erstellt man eine Rechnung mit Finom?

Was ist eine Quittung?

Eine Quittung ist ein schriftliches Dokument, das bestätigt, dass eine Transaktion zwischen zwei Parteien stattgefunden hat. Dies geschieht in vielen verschiedenen Geschäftsbereichen, egal ob von Unternehmen zu Verbrauchern, von Unternehmen zu Unternehmen usw. Quittungen werden verwendet, um jedes Mal zu dokumentieren und detailliert darzustellen, wenn das Erhalten einer Leistung oder der Empfang einer Leistung stattgefunden hat. Dies soll sicherstellen, dass beide Parteien auf dem gleichen Stand sind, was bei der Transaktion passiert ist, wie viel gezahlt wurde, wenn es um Geld geht, und wann die Transaktion stattfand.

Die ordnungsgemäße Quittung enthält oft eine ziemlich grundlegende Menge an Informationen. Die Pflichtangaben beinhalten, was abgewickelt wurde und wie viel alles gekostet hat. Sie tragen auch das Datum, nur um sicherzustellen, dass beide Parteien in Bezug auf den Zeitpunkt der Transaktion auf dem gleichen Stand sind. Es gibt viele Fälle, in denen beide Parteien Quittungen der Transaktion aufbewahren, nur um diese Informationen besser dokumentieren und organisieren zu können. Nach § 368 BGB ist das Ausstellen von Quittungen auf Nachfrage eine Pflicht.

Quittungen sind auch dann wichtig, wenn die Transaktion mit einem Garantie- oder Rückgabeservice versehen wurde. Wenn die Partei, die den Artikel gekauft hat, später ihren Kauf zurückgeben möchte, wird das Unternehmen, sofern es in seinen Nutzungsbedingungen Garantien und Rückgaben zulässt, die Quittung benötigen müssen, um die Rückgabe abzuschließen. Diese Quittung stellt damit sicher, dass das gekaufte Produkt bei ihnen gekauft wurde und der Kunde kein Produkt von einem anderen Unternehmen oder einer anderen Organisation bringt, um es an das Unternehmen zurückzugeben.

Es ist auch wichtig, Quittungen aufzubewahren, um sicherzustellen, dass die Transaktionen eines Unternehmens vollständig und genau dokumentiert sind. Mit dem Ausstellen von Quittungen für jeden Verkauf oder Kauf kann ein Unternehmen absolut genaue Aufzeichnungen über jede Transaktion führen.

Quittungen ermöglichen es Unternehmen auch, eine Quelle der Rechenschaftspflicht und eine genaue Darstellung zu haben, wohin ihr Geld fließt. Wenn Unternehmen keine Aufzeichnungen über ihre Einnahmen führen, ist es leicht, am Ende des Geschäftsjahres Steuerunterlagen falsch auszufüllen. Die falschen Angaben in Quittungen gefährden den Vorsteuerabzug. Wenn Unternehmen Quittungen verwenden, können sie jede Quelle von ausgehendem und eingehendem Geld genau darstellen. Damit können Unternehmen im Falle einer Betriebsprüfung nachweisen, dass sie das Bundessteuerrecht einhalten. Hierbei ist wichtig zu erwähnen, dass eine Quittung für Beträge unter 150 Euro auch als Rechnung genutzt werden kann.

Muss ein Kleinunternehmer Quittungen ausstellen?

Ja, als Kleinunternehmer in Deutschland sind Sie nach § 368 BGB verpflichtet, Quittungen auszustellen, wenn der Kunde sie verlangt. Dies ist Teil der Verpflichtung, ordnungsgemäße Aufzeichnungen zu führen.

In Deutschland können Quittungen auf verschiedene Weisen ausgestellt werden: handschriftlich, elektronisch oder gedruckt. Die Form der Quittung hängt oft von der Art des Geschäfts und den Umständen der Transaktion ab. Wichtig ist, dass die Quittung alle relevanten Informationen enthält und sowohl für den Aussteller als auch für den Empfänger lesbar ist.

Papierquittungen: Dies ist die traditionellste Methode und wird oft in Einzelhandelsgeschäften und Restaurants verwendet. Diese Rechnungen können handschriftlich oder mit einer Registrierkasse erstellt werden.
Elektronische Quittungen: Mit dem Aufkommen digitaler Technologien werden auch elektronische Quittungen immer beliebter. Sie können per E-Mail oder über eine spezielle Software oder App gesendet werden. Wenn Sie sich für diese Methode entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden die Möglichkeit haben, eine elektronische Quittung zu erhalten und zu speichern.
Handschriftliche Quittungen: Insbesondere für Kleinunternehmer und bei Barzahlungen sind handschriftliche Quittungen nach wie vor üblich. Stellen Sie sicher, dass die Quittung leserlich ist und alle relevanten Informationen enthält.

Unabhängig von der Methode, die Sie wählen, sollten Sie immer eine Kopie der Quittung aufbewahren. In Deutschland müssen Geschäftsunterlagen, zu denen auch Quittungen gehören, grundsätzlich 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Welche Angaben gehören auf die Quittung für Kleinunternehmer?

Wie die Rechnung gilt auch die Quittung als offizielles Dokument zum Nachweis von Einnahmen und Ausgaben für Steuerzwecke. Als Kleinunternehmer müssen Sie folgende Angaben machen, damit die Quittung korrekt ausgefüllt ist:

Name und Anschrift des Lieferanten der Waren oder Dienstleistungen
Datum
Art und Menge der gelieferten Waren oder der erbrachten Dienstleistungen
Höhe der Vergütung und enthaltener Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung nach der Kleinunternehmerregelung
Handschriftliche Unterschrift

Beispiel für eine Quittung

Ein einfaches Beispiel für eine Quittung, die ein Kleinunternehmer in Deutschland ausstellen könnte, sieht etwa so aus:

QUITTUNG

Quittungsnummer: 0012

Datum: 26.05.2023

Aussteller: Max Mustermann
Musterstraße 12, 12345 Musterstadt

Empfänger: Anna Beispiel
Beispielweg 34, 67890 Beispieldorf

Beschreibung der Waren / Dienstleistungen:

Artikel	Anzahl	Preis pro Stück	Gesamtpreis
Tisch	1	100 €	100 €
Stuhl	4	25 €	100 €

Gesamtbetrag: 200 €

Zahlungsart: Barzahlung

Unterschrift des Ausstellers:

Max Mustermann

Als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Das sollte auf Ihrer Quittung oder Rechnung ausdrücklich vermerkt sein.

Dies ist nur ein einfaches Beispiel. Die genauen Informationen, die auf Ihrer Quittung aufgeführt werden müssen, können abhängig von Ihrer spezifischen Situation und den geltenden gesetzlichen Anforderungen variieren. Bei Unklarheiten ist es ratsam, rechtliche oder steuerliche Beratung in Anspruch zu nehmen.

Fazit

Auf dem Papier scheinen Quittungen und Rechnungen ziemlich ähnlich zu funktionieren. Beide dokumentieren die geschäftlichen Vorgänge, beide verfügen über Informationen zu den Vorgängen in der Transaktion und können beide für Dokumentationszwecke verwendet werden. In der Praxis erfüllen diese beiden Arten von Dokumenten tatsächlich sehr unterschiedliche Zwecke und funktionieren sehr unterschiedlich. Das Verständnis des Unterschieds zwischen einer Quittung und einer Rechnung kann Unternehmen dabei helfen, sowohl abgeschlossene Transaktionen als auch ausstehende Salden vollständig zu dokumentieren.

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