Kleinbetragsrechnung: Grenzwert, Angaben und Vorsteuerabzug

Eine Kleinbetragsrechnung enthält nur einen Teil der Informationen einer ordnungsgemäßen Rechnung. Sie stellt eine vereinfachte Form der Rechnungsstellung für Beträge bis zu 250 Euro dar. In diesem Artikel erfährst Du, was eine Kleinbetragsrechnung ist und welche gesetzlichen Anforderungen sie erfüllen muss.

Was versteht man unter einer Kleinbetragsrechnung?

Was ist eine Rechnung und wie unterscheidet sich eine Kleinbetragsrechnung davon? Normale Rechnungen sind eines der am häufigsten verwendeten Dokumente im Geschäftsverkehr. Sie zeigen, welche erbrachten Leistungen oder Waren der Verkäufer verkauft und welchen Preis er dafür erhebt.

Die Kleinbetragsrechnung hat die gleiche Funktion, enthält aber weniger obligatorische Angaben als die normale Rechnung. Kleinbetragsrechnungen gelten nur für Rechnungen bis zu 250 Euro brutto. Sie wurden eingeführt, um die Bearbeitung von Massengeschäften zu erleichtern und die Anforderungen beim Rechnungsschreiben zu vereinfachen. Rechtsgrundlage für die Kleinbetragsrechnung bilden die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) sowie das Umsatzsteuergesetz (UStG).

Für Kleinbetragsrechnungen gelten je nach Umsatzsteuersatz bestimmte Netto-Höchstbeträge. Bei einem Umsatzsteuersatz von 19% darf der Nettobetrag einer Kleinbetragsrechnung beispielsweise höchstens 210,08 EUR betragen.

Hier ist eine Übersicht über die Vorgaben zu Netto- und Bruttorechnungsbeträgen:

Höchstbetrag brutto	anzuwendender Steuersatz	Höchstbetrag netto	Steuerbetrag
250,00 €	19%	210,08 €	39,92 €
250,00 €	7%	233,64 €	16,36 €

Man kann auch „gemischte“ Rechnungen ausstellen. Bei diesen unterliegt ein Teil des Umsatzes dem vollen Umsatzsteuersatz von 19%, der andere dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7%.

Rechtsgrundlagen der Kleinbetragsrechnung 2024

Wie bereits erwähnt, sind die Rechtsgrundlagen für die Kleinbetragsrechnung das UStG, die UStDV und das allgemeine Steuergesetz. Sie definieren die spezifischen Anforderungen, die erfüllt sein müssen, damit eine Rechnung als Kleinbetragsrechnung anerkannt wird.

Hier sind die wichtigsten Punkte:

Umsatzsteuergesetz:
- § 33 UStDV: Dieser Paragraph regelt die Kleinbetragsrechnung. Eine Rechnung gilt als solche, wenn der Gesamtbetrag (Bruttobetrag) 250 Euro nicht überschreitet. In diesem Fall sind keine detaillierten Angaben zur Umsatzsteuer erforderlich.
- § 14 UStG: Hier werden die allgemeinen Anforderungen an Rechnungen beschrieben. Kleinbetragsrechnungen müssen jedoch nicht alle Angaben enthalten, die gemäß § 14 Abs. 4 UStG für reguläre Rechnungen vorgeschrieben sind.
Steuerliche Behandlung: Kleinbetragsrechnungen sind für den Vorsteuerabzug relevant. Unternehmer können die in diesen Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen, sofern die Rechnung die oben genannten Anforderungen erfüllt.

Welche Angaben sind in einer Kleinbetragsrechnung 2024 erforderlich?

Kleinbetragsrechnungen sind im Prinzip wie jede andere Rechnung. Allerdings sind sie vereinfacht, was bedeutet, dass sie nicht alle Daten enthalten müssen, die auf normalen Rechnungen geschrieben werden. Das erleichtert die Arbeit des Rechnungsstellers.

Einige Angaben sind bei der Kleinbetragsrechnung dennoch nötig. Dazu gehören:

Name sowie vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers
Ausstellungsdatum
genaue Beschreibung der Menge und Art der Lieferung oder sonstigen Leistung
Bruttobetrag (Nettobetrag + Steuerbetrag)
Steuersatz (19 oder 7 Prozent);
Hinweis, falls eine Steuerbefreiung gilt

Ohne diese Angaben gilt die Kleinbetragsrechnung nicht als korrekt. Dies ist wichtig, denn eine fehlerhafte Rechnung kann auch bei Kleinstbeträgen Probleme beim Kleinbetragsrechnung Vorsteuerabzug verursachen. Der Leistungsempfänger könnte zudem Schwierigkeiten bei der Umsatzsteuervoranmeldung und -jahreserklärung haben.

Welche Angaben braucht eine Kleinbetragsrechnung nicht?

Folgende Angaben sind nicht erforderlich. Sie können bei der Erstellung der Kleinbetragsrechnung ausgelassen werden:

Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
Steuernummer des Rechnungsstellers
Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers
Zeitpunkt der Leistungserbringung
Fortlaufende Rechnungsnummer

Ist ein Kassenbon eine kleine Rechnung?

Ein Kassenbon kann in vielen Fällen als Kleinbetragsrechnung betrachtet werden, insbesondere wenn er nur die notwendigen Informationen enthält.

Kassenbons enthalten oft nur kleinere Beträge. Formelle Rechnungen werden hingegen für größere Beträge oder geschäftliche Vorgänge benötigt. Für steuerliche Zwecke oder bei größeren Anschaffungen kann eine formelle Rechnung jedoch ebenfalls erforderlich sein.

Zählt ein Bewirtungsbeleg als Kleinbetragsrechnung?

Im Prinzip kann eine Bewirtungsquittung auch eine Kleinbetragsrechnung sein, solange der Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt. Damit die Steuerbehörde ein Geschäftsessen als Betriebsausgabe anerkennt, muss der Bewirtungsbeleg vollständig und korrekt ausgefüllt werden. Er muss bestimmte Angaben enthalten, beispielsweise den Namen und die vollständige Anschrift des Leistenden sowie das Datum der Bewirtung.

Typische Anwendungsfälle für eine Kleinbetragsrechnung

Kleinbetragsrechnungen werden in vielen Bereichen unseres täglichen Lebens verwendet. Je nach Tätigkeit eines Unternehmens können sie in bestimmten Bereichen häufiger eingesetzt werden. Im Hinblick auf den allgemeinen Trend werden sie jedoch am häufigsten in folgenden Branchen ausgestellt:

Einzelhandel: Kauf von Alltagswaren wie Lebensmittel, Kleidung oder Haushaltswaren
Gastronomie: Café oder Restaurantbesuche, beispielsweise Rechnungen für Speisen oder Getränke
Dienstleistungsbranche: beispielsweise Fahrdienste wie Taxi- oder Mitfahrdienstleistungen

Diese Rechnungen ermöglichen eine vereinfachte Buchführung und sparen sowohl für den Kunden als auch für den Anbieter Zeit.

Wie kann man Probleme beim Vorsteuerabzug bei Kleinbetragsrechnungen vermeiden?

Um Probleme beim Vorsteuerabzug bei Kleinbetragsrechnungen zu vermeiden, sollten folgende Punkte beachtet werden:

Überprüfe die Kleinbetragsrechnungen, sobald Du sie erhalten hast, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind und alle erforderlichen Informationen enthalten.
Achte darauf, dass der Nettobetrag der Rechnung unter 250 Euro liegt, um die Kleinbetragsregelung anwenden zu können.
Stelle sicher, dass der Umsatzsteuersatz als Zahl, also 7% oder 19%, ausgewiesen ist.
Führe ordnungsgemäß Buch und speichere alle Kleinbetragsrechnungen, um bei einer Prüfung Nachweise zu haben.

So kannst Du sicherstellen, dass der Vorsteuerabzug reibungslos abläuft und rechtliche Probleme vermieden werden.

Ausnahmen für Rechnungen ins Ausland

Kleinbetragsrechnungen können grundsätzlich auch für Transaktionen ins Ausland ausgestellt werden, sofern sie die Anforderungen des deutschen Umsatzsteuergesetzes erfüllen. Allerdings können bei grenzüberschreitenden Geschäftsvorgängen zusätzliche Angaben erforderlich sein.

Bei Lieferungen in andere EU-Länder muss beispielsweise die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Leistungserbringers angegeben werden. Zudem ist bei bestimmten Transaktionen der Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren notwendig, wenn der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet.

Wie lange müssen Kleinbetragsrechnungen aufbewahrt werden?

Kleinbetragsrechnungen müssen in Deutschland gemäß § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Es ist wichtig, diese einzuhalten, um bei Prüfungen durch das Finanzamt Nachweise vorlegen zu können.

Was ist bei Rechnungen über 250 Euro zu beachten?

Bei der Ausstellung von normalen Rechnungen musst Du auf einige Punkte achten, die sie von Kleinbetragsrechnungen unterscheiden:

Jede gewöhnliche Rechnung benötigt eine fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer.
Die Rechnung muss alle in § 14 UStG vorgeschriebenen Angaben enthalten.
Freiwillige Angaben wie vereinbarte Rabatte, Skonti und sonstige Preisnachlässe müssen ebenfalls aufgeführt werden.

Zusammenfassend ist es wichtig, dass alle Kleinbetragsrechnung Pflichtangaben korrekt und vollständig sind. Dadurch lassen sich rechtliche Probleme vermeiden und die steuerliche Anerkennung dieser Rechnungen sichern. Freiwillige Angaben können zur Klarheit beitragen, sind aber nicht verpflichtend.

FAQ

Ab wann gilt eine Rechnung nicht mehr als Kleinbetragsrechnung?

Rechnungen über 250 Euro können nicht mehr als Kleinbetragsrechnung geführt werden. Solche Rechnungen werden als sogenannte Standardrechnungen eingestuft, bei denen mehr Pflichtangaben gemacht werden müssen.