Inventar und Inventur helfen Dir, alle Vermögenswerte und Schulden korrekt zu erfassen. So behältst Du den Überblick über Dein Unternehmen und vermeidest finanzielle Risiken. Wir zeigen Dir die wichtigsten Unterschiede – kompakt und verständlich.

Inhalt

Was sind Inventur und Inventar?

Inventur ist die systematische Erfassung aller Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie erfolgt durch Zählen, Messen, Wiegen oder Schätzen – je nachdem, welche Art von Gütern vorliegt. Ziel ist es, die tatsächlichen Bestände mit den Buchwerten abzugleichen. Die Pflicht zur Inventur ergibt sich aus § 240 HGB und gilt für alle buchführungspflichtigen Unternehmen, unabhängig von ihrer Rechtsform.

Inventar bezeichnet das Ergebnis der Inventur: eine strukturierte Aufstellung aller Vermögenswerte und Schulden nach Art, Menge und Wert. Das Inventar ist detaillierter als die Bilanz und enthält beispielsweise auch mengenmäßige Angaben. Es wird meist in Tabellenform erstellt und dient als Grundlage für die Buchführung und Bilanzierung.

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Was ist der Unterschied zwischen Inventar und Inventur?

Der Unterschied zwischen Inventur und Inventar liegt im Ablauf: Die Inventur ist der Vorgang der physischen oder rechnerischen Erfassung aller Vermögenswerte und Schulden (durch Zählen, Messen oder Schätzen). Das Inventar ist das strukturierte Ergebnis dieser Erhebung und gliedert sich in Anlagevermögen, Umlaufvermögen sowie Schulden. Kurz gesagt: Inventur = Handlung, Inventar = Dokumentation.

Inventar und Inventur: Was gehört dazu?

Ein Inventar dokumentiert alle Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag – übersichtlich gegliedert nach Art, Menge und Wert. Es zeigt genau, was dem Unternehmen gehört und welche Verpflichtungen bestehen. Daraus ergibt sich – rechnerisch – das Eigenkapital: also das, was nach Abzug aller Schulden vom Vermögen übrig bleibt.

Typischerweise umfasst ein Inventar folgende Bestandteile:

InventarbereichPositionenBeispiele
AnlagevermögenLangfristig nutzbare GüterMaschinen, Fuhrpark, Geschäftsausstattung
UmlaufvermögenKurzfristig verfügbare MittelKasse, Bankguthaben, Warenbestand
Langfristige SchuldenRückzahlungen über mehr als ein JahrBankdarlehen, Hypotheken
Kurzfristige SchuldenRückzahlungen innerhalb eines JahresLieferantenrechnungen, Steuerschulden

Das Inventar wird meist tabellarisch aufgebaut, entweder digital oder handschriftlich. Es ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wichtiges Instrument zur Planung und Kontrolle im Unternehmen. Das Inventar zeigt mehr Details als die Bilanz – es enthält zum Beispiel auch Mengenangaben und ermöglicht so eine gezielte Analyse einzelner Positionen. Unternehmen mit Lagerhaltung, Maschinen oder Forderungen profitieren besonders von einem präzise geführten Inventar.

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Inventur und Inventar: Wie läuft eine Inventur ab?

Jedes Unternehmen, das zur Buchführung verpflichtet ist, muss regelmäßig eine Inventur durchführen – das ist in § 240 HGB gesetzlich geregelt. Die wichtigste Inventur findet zum Ende eines Geschäftsjahres statt. Dabei handelt es sich um die sogenannte Stichtagsinventur, die genau am Bilanzstichtag erfolgen muss. Alternativ ist eine zeitnahe Durchführung bis zu zehn Tage vor oder nach diesem Datum erlaubt – vorausgesetzt, die Bestände verändern sich in dieser Zeit nicht wesentlich.

Wie läuft eine Inventur Schritt für Schritt ab?

Damit die Inventur reibungslos abläuft, hat sich ein klarer Ablauf in vier Schritten bewährt:

  1. Vorbereitung: Du erstellst Inventurlisten, strukturierst Lagerflächen und organisierst die Zählteams.
  2. Erfassung: Alle Vermögenswerte werden gezählt, gemessen, gewogen oder – falls nötig – geschätzt.
  3. Bewertung: Die Mengen werden mit den aktuellen Werten multipliziert, beispielsweise anhand von Einkaufspreisen.
  4. Dokumentation: Alle Ergebnisse werden vollständig festgehalten – daraus entsteht später das Inventar.

Welche Inventurarten gibt es im Überblick?

Unternehmen können verschiedene Inventurarten anwenden, je nach Betriebsgröße, Branche und technischer Ausstattung:

  • Stichtagsinventur: Zählung genau am Bilanzstichtag
  • zeitnahe Inventur: Durchführung bis zu 10 Tage vor oder nach dem Stichtag
  • permanente Inventur: laufende Erfassung der Bestände über das Geschäftsjahr
  • Stichprobeninventur: statistische Hochrechnung anhand repräsentativer Teilmengen (genehmigungspflichtig)

Ganz gleich, wie Du Deine Inventur durchführst: Am Ende steht immer ein vollständiges Inventar, das die aktuelle Vermögenslage eines Unternehmens dokumentiert – und die Grundlage für eine korrekte Bilanz bildet.

Was bringt die Inventur in der Praxis wirklich?

Die Inventur ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht. Richtig umgesetzt, liefert sie wertvolle Erkenntnisse über den Zustand Deines Unternehmens – und kann Dir helfen, Kosten zu senken, Risiken zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Ein typisches Beispiel: Du führst die Inventur durch und stellst fest, dass Lagerbestände deutlich höher sind als gedacht. Das bindet Kapital, das Du anderswo dringend brauchen würdest – etwa für Investitionen oder die Rückzahlung von Verbindlichkeiten. Die Inventur hilft Dir also, Fehlbestände und Überbestände zu erkennen – und entsprechend zu reagieren.

Auch im Bereich Diebstahl, Schwund oder fehlerhafter Buchungen ist die Inventur ein wirksames Kontrollinstrument. Durch den Abgleich mit der Buchhaltung deckst Du schnell auf, wenn Bestände fehlen oder falsch erfasst wurden. So schützt Du Dein Unternehmen vor finanziellen Verlusten und möglichen Haftungsrisiken.

Nicht zuletzt schafft die Inventur auch Vertrauen – etwa gegenüber Kreditgebern, Investor:innen oder Behörden. Ein vollständiges und nachvollziehbares Inventar zeigt, dass Du Dein Unternehmen im Griff hast.

Tipp: Wer digitale Tools zur Lager- oder Finanzverwaltung nutzt, kann die Inventur deutlich effizienter gestalten – zum Beispiel mit mobiler Erfassung, automatischer Bewertung und Schnittstellen zur Buchhaltung.

Kurz gesagt: Die Inventur ist kein lästiger Pflichttermin, sondern eine echte Chance zur Optimierung – für alle, die ihr Unternehmen aktiv steuern wollen.

FAQ zu Inventur und Inventar

Wann muss eine Inventur gemacht werden und Inventar erstellt werden?

Eine Inventur muss bei der Gründung eines Unternehmens, zum Ende eines jeden Geschäftsjahres und bei Geschäftsaufgabe oder -übernahme durchgeführt werden. Diese Pflicht gilt für alle buchführungspflichtigen Unternehmen. Direkt im Anschluss wird aus den erfassten Daten das Inventar erstellt. Dieses zeigt alle Vermögenswerte und Schulden detailliert auf und dient als Grundlage für die Bilanz.

Was ist der Unterschied zwischen Inventur, Inventar und Bilanz?

Die Inventur ist der praktische Vorgang: Es wird gezählt, gemessen und bewertet. Das Inventar ist das Ergebnis dieser Tätigkeit – eine vollständige Liste aller Bestände, geordnet nach Art, Menge und Wert. Die Bilanz dagegen fasst die Informationen des Inventars in einer gesetzlich vorgeschriebenen Struktur zusammen – nach Aktiva und Passiva – und wird externen Stellen wie dem Finanzamt vorgelegt.

Welche Reihenfolge gilt für Inventur, Inventar, Bilanz?

Die logische Reihenfolge lautet: Inventur → Inventar → Bilanz. Zuerst findet die physische Erfassung aller Bestände statt (Inventur). Daraus entsteht das Inventar, also die strukturierte Auflistung. Abschließend wird die Bilanz erstellt, in der das Vermögen und die Schulden zusammengefasst und rechtlich geordnet dargestellt werden.

Wie oft macht man eine Inventur, ein Inventar und eine Bilanz?

In der Regel wird einmal jährlich zum Ende des Geschäftsjahres eine Inventur durchgeführt – häufig fällt dieser Termin auf den 31. Dezember, ist aber nicht zwingend daran gebunden. Zusätzlich kann eine Inventur auch bei Gründung, Verkauf oder Auflösung des Unternehmens vorgeschrieben sein. Das Inventar und die Bilanz folgen im Anschluss, ebenfalls einmal jährlich, im Rahmen des Jahresabschlusses.

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