Permanente Inventur Definition
Buchführungspflichtige Unternehmen müssen ihr Inventar aufzeichnen und bewerten, d. h. einmal im Jahr eine Inventur durchführen. Viele Geschäfte werden dafür vorübergehend geschlossen, damit die Bestände und Vorräte um den Bilanzstichtag herum - oft am Jahresende - gezählt werden können.
Eine permanente Inventur hingegen ist ein vereinfachtes Inventarisierungsverfahren. Sie ist zu jedem Zeitpunkt des Haushaltsjahres durchführbar. Mit dieser Methode kann die Inventur über mehrere Tage im Jahr verteilt werden.
Diese Methode zeichnet sich durch mehrere wesentliche Merkmale aus. So ermöglicht sie im Gegensatz zur Stichtagsinventur beispielsweise eine flexible und genaue Überwachung der Lagerbestände durch die Verwendung aktueller Daten und eine regelmäßige Aktualisierung.
Man muss sich jedoch darüber im Klaren sein, dass die Bedingungen und hohen Anforderungen für die Anwendung dieses Verfahrens sehr hoch sind. Unter anderem muss beispielsweise die Rechnungsabgrenzung sorgfältig dokumentiert und jede Abschreibung verbucht werden. Nicht jedes Unternehmen profitiert hiervon.
Rechtliche Grundlagen
Die permanente Inventur ist nach § 241 Abs. 2 HGB körperlich und buchmässig zu erfassen. Hierbei handelt es sich um ein vereinfachtes Verfahren, das keine Inventur zum Bilanzstichtag erfordert, wenn Art, Menge und Wert der Vermögensgegenstände und Schulden ohne Inventur ermittelt werden können.
Dies wird z. B. durch die permanente Inventur gewährleistet. Obwohl eine körperliche Bestandsaufnahme nicht unbedingt zum Bilanzstichtag erforderlich ist, muss sie dennoch einmal im Jahr durchgeführt werden.
Die Option der permanenten Inventur wird vor allem in Unternehmen mit häufig wechselnden tatsächlichen Beständen sowohl in Form von Bargeld als auch von Ressourcen verwendet.
Strenge Voraussetzungen für die permanente Inventur
Es gibt einige strikte Anforderungen, die Unternehmen bei der Durchführung einer permanenten Inventur erfüllen müssen. Die permanente Inventur darf nur unter strenger Aufsicht durchgeführt werden. Außerdem ist sie nicht für alle Unternehmensgüter zulässig.
Bei der permanenten Inventur werden die Bestände nach Art und Menge aus den Anlagen- und Lagerbüchern entnommen und so in die ordnungsgemäßer Buchführung aufgenommen. Dies sind die Grundvoraussetzungen, die zwingend erfüllt sein müssen:
- Es sind alle Bestände, Zu- und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge getrennt in den Lagerbüchern zu erfassen und durch Belege nachzuweisen.
- Mindestens einmal im Geschäftsjahr sollte eine vollständige körperliche Inventur aller Vorräte vorgenommen werden, um die tatsächlichen Bestände mit denen in der Bilanz zu vergleichen. Geschieht dies nicht, ist die Buchführung nicht ordnungsgemäß. Bei Abweichungen zwischen der Buchführung und dem tatsächlichen Bestand werden die Bestandsverzeichnisse auf Grundlage der Ergebnisse der Bestandsaufnahme berichtigt.
- Auch über Teilinventuren sollten Aufzeichnungen geführt werden, die den Zeitpunkt und die erfassenden Personen nennen. Diese Aufzeichnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Eine permanente Inventur wird nicht für Vorräte verwendet, die unkontrollierbaren Verlusten durch Schwund, Verdunstung, Verderb usw. ausgesetzt sind, sowie für sehr wertvolle Güter.
Hinzu kommt die technische Voraussetzung permanente Inventur: Es sind moderne Lagerverwaltungssysteme und eine solide Bestandsverwaltung erforderlich, um die permanente Inventur effektiv umzusetzen.
Beispiel für die Anwendung der permanenten Inventur
Damit Sie das Wesen von permanenten Inventur besser verstehen, haben wir ein kleines Praxisbeispiel vorbereitet:
Stellen wir uns ein Einzelhandelsgeschäft vor, das Waren für den Wintersport verkauft. Im Sommer hat das Geschäft eine viel ruhigere Saison mit weniger Kundenverkehr als im Winter. Die Geschäftsleitung nutzt diese Flaute, um eine Inventur durchzuführen.
Sie erfasst den aktuellen Bestand für die nächsten Monate bis zum Bilanzstichtag am Jahresabschluss. Alle Geschäftsvorgänge im Zusammenhang mit Produkten (z. B. Eingang oder Verkauf von Waren) werden vollständig dokumentiert.
Am Jahresende wird eine Überprüfung aller Bewegungen und ihrer Auswirkungen auf den ursprünglichen Bestand vorgenommen und als aktualisierter Endbestand in die Bilanz aufgenommen. Diese Methode reduziert die Arbeitsbelastung und ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung der Bestände ohne große Betriebsunterbrechungen.
Permanenten Inventur Vorteile
Warum bevorzugen viele Unternehmen die permanente Inventur? Es gibt eine Reihe von wichtigen Vorteilen der permanenten Inventur. Hier sind einige von ihnen:
- Flexibilität: Der größte Vorteil der permanenten Inventur ist die freie Wahl des Zeitpunkts, wodurch die Inventur über das Jahr verteilt werden kann.
- Zeit- und Kostenersparnis: Wenn die Bestandsaufnahme über das Jahr verteilt wird, kann der Geschäftsbetrieb reibungslos weiterlaufen und Kosten gesenkt werden. Außerdem wird weniger Personal benötigt, wenn der Bestand kontinuierlich erfasst wird.
- Genauigkeit: Mit einer kontinuierlichen Bestandsbuchhaltung behalten Unternehmer einen aktuellen Überblick über die relevanten Bestände. Die fortlaufende Erfassung der Bestände verringert auch das Risiko von Fehlern und Bestandsdifferenzen.
Nachteile der permanenten Inventur
Diese Methode hat aber auch Nachteile. Zum Beispiel:
- Komplexität: Die permanente Inventur erfordert ein gut organisiertes Bestandsverwaltungssystem und qualifiziertes Personal. Unternehmen müssen dahingehend in der Lage sein, die ein- und ausgehenden Bestände laufend zu erfassen und zu dokumentieren.
- Eignung: Nicht alle Waren sind für eine permanente Inventur geeignet, insbesondere verderbliche oder teure Waren, die eine besondere Handhabung erfordern.
Andere Arten der Inventur
Neben der permanenten Inventur können auch andere Inventurverfahren angewendet werden. Die Wahl der Methode hängt von der Branche und den Produkten des Unternehmens ab. Hier ist ein Beispiel für die Alternativen, die Sie ebenfalls verwenden können:
- Stichtagsinventur: Die Stichtagsinventur ist eine Form der effektiven körperlichen Bestandsaufnahme des gesamten Waren- und Materialbestands zu einem bestimmten Datum. In der Regel wird eine Stichtagsinventur zum Bilanzstichtag durchgeführt, der für die meisten Unternehmen der 31. Dezember ist.
- Stichprobeninventur: Die Stichprobeninventur ist eine Inventurmethode, bei der, wie der Name schon sagt, Stichproben aus dem Bestand genommen werden. Diese werden extrapoliert, um den tatsächlichen Bestand zu ermitteln. Sie ist besonders geeignet für große Unternehmen mit vielen verschiedenen Artikeln.
- Verlegte Inventur: Diese Art Bestandsaufnahme erfolgt innerhalb eines festgelegten Zeitraums, meist drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag.
Fazit
Bei der Wahl einer Inventurmethode sollten alle individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens berücksichtigt werden. Sie hat Vorteile, aber auch Nachteile, die für manche Unternehmen zu groß sein können. Wir raten Ihnen dringend, diese Vor- und Nachteile abzuwägen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie funktioniert die permanente Inventur?
Eine Besonderheit der permanenten Inventur ist, dass sie an jedem beliebigen Tag durchgeführt und später aktualisiert werden kann.
Wer kann die permanente Inventur nutzen?
Nicht jedes Unternehmen kann einfach eine permanente Inventur durchführen. Dafür müssen nach den gesetzlichen Vorschriften alle übrigen Inventuren korrekt und entsprechend dokumentiert sein sowie alle Lagerfristen eingehalten werden.
Welche Vorteile bietet die permanente Inventur?
Die permanente Inventur hat eine Reihe von Vorteilen. Dazu gehören Flexibilität, Zeit- und Kostenersparnis und Genauigkeit.
Welche rechtlichen Anforderungen gelten für die permanente Inventur?
Unternehmen müssen die gesetzlichen Anforderungen des HGB erfüllen und sicherstellen, dass die Bestände laufend überprüft werden können.