Eisenhower Matrix: Anwendung und Vorteile für Ihr Business

Die Eisenhower-Matrix, auch als Wichtig-Dringend-Matrix, sowie Eisenhower-Diagramm und Eisenhower-Box bezeichnet, ist ein für heute sehr wichtiges und effektives Zeitmanagement-Tool. Sie stellt eine Möglichkeit dar, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu ordnen, so dass Sie Ihre wichtigsten Arbeiten effektiv nach Prioritäten strukturieren können. Die Matrix sortiert weniger dringende und wichtige Aufgaben aus, die Sie entweder delegieren sollten oder gar nicht erledigen müssen.

Sie sind ständig beschäftigt, strengen sich sehr an, streichen Aufgaben von Ihrer To-Do-Liste, fühlen sich aber irgendwie unzufrieden. Kommt Ihnen das bekannt vor? Leidet der Spaß in Ihrem Terminkalender auf Kosten der Aufgaben, die Sie für andere erledigen? Ist der größte Teil Ihres Tages mit "Feuerbekämpfung" ausgefüllt? Wenn Sie diese Herausforderungen erkennen, können Sie Hilfe beim Setzen von Prioritäten gebrauchen. Das Eisenhower-Modell bietet eine Lösung!

Eisenhower Matrix: Woher stammt der Name?

Dwight D. Eisenhower war der 34. Präsident der Vereinigten Staaten (1953 bis 1961). Bevor er Präsident wurde, diente er als General in der US-Armee, sowie als Oberbefehlshaber der alliierten Streitkräfte während des 2. Weltkriegs. Später wurde er auch der erste NATO-Oberbefehlshaber.

Dwight musste ständig schwierige Entscheidungen treffen und sich jeden Tag auf viele Aufgaben konzentrieren. Das nahm sehr viel Zeit in Anspruch. In einer seiner Reden vom Jahre 1954 zitierte Eisenhower einen ungenannten Universitätspräsidenten: „Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. „Die Dringenden sind nicht wichtig, und die Wichtigen sind nie dringend.“

Schließlich führte diese Situation ihn zur Erfindung des berühmten Eisenhower-Prinzips, das uns heute hilft, Prioritäten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu setzen.

Stephen Covey, Autor von „Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg“, hat Eisenhowers Worte aufgegriffen und daraus das inzwischen sehr beliebte Aufgabenmanagement-Tool entwickelt: die Eisenhower-Matrix.

Die Eisenhower-Methode im Zeitmanagement

Die Grundidee des Eisenhower-Zeitmanagement-Prinzips ist eine gezielte Kategorisierung von Aufgaben. Demnach können Sie Ihre Aufgaben in vier Kategorien einzuteilen:

• die zuerst zu erledigenden Aufgaben
• die auf später zu verschiebenden Aufgaben
• die zu delegierenden Aufgaben
• und die zu löschenden Aufgaben

Wo kann die Eisenhower Matrix angewendet werden?

Die Eisenhower-Matrix ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu priorisieren und hilft Ihnen, Ihre Arbeit und Freizeit effektiv zu planen. Die Matrix eignet sich sowohl für berufliche als auch für familiäre Angelegenheiten, für Teamarbeit und für den persönlichen Gebrauch – zum Beispiel für die Vorbereitung auf eine Prüfung oder eine wichtige Maßnahme, die Organisation von Reparaturen oder einen Umzug.

Beispiele für das Eisenhower Prinzip

Zur Veranschaulichung, wie die Matrix aussieht, hier ein Beispiel, wie sie für einen Produktdirektor funktioniert.

Als Vollzeitmanager müssen Produktdirektoren Aufgaben delegieren, um erfolgreich zu sein, ganz zu schweigen davon, dass sie sicherstellen müssen, dass die Ziele, die Vision und die Zielsetzungen für jeden in ihrem Team klar und verständlich sind. Die Eisenhower-Methode kann ihnen dabei helfen, ihre Zeit so einzuteilen, dass sie ein leistungsfähiges Produktteam erhalten.

Eisenhower Matrix: wie man zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben unterscheiden soll

Dringend und wichtig scheinen ähnliche Begriffe zu sein. Wenn man aber sie im Hinblick auf das Eisenhower-Prinzip analysiert, ist der Unterschied zwischen den beiden entscheidend. Die Unterscheidung zwischen dringend und wichtig in der Eisenhower-Matrix kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welche Aufgaben Sie sofort angehen und welche Aufgaben besser von anderen Teammitgliedern erledigt werden sollten.

Dringende Aufgaben

Dringende Aufgaben erfordern Ihre sofortige Aufmerksamkeit. Wenn etwas dringend ist, muss es sofort erledigt werden. Und es gibt klare Konsequenzen, wenn Sie diese Aufgaben nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erledigen. Um diese Aufgaben kommen Sie nicht herum. Je länger Sie sie aufschieben, desto größer ist der Stress, den Sie empfinden, was zu einem Burnout führen kann.

Als dringende Aufgaben können z. B. gelten:

• Fertigstellung eines Projekts mit einem kurzfristigen Abgabetermin
• Bearbeitung einer dringenden Kundenanfrage
• Behebung eines Rohrbruchs in Ihrer Wohnung

Wichtige Aufgaben

Wichtige Aufgaben erfordern vielleicht nicht sofortige Aufmerksamkeit, aber diese Aufgaben helfen Ihnen, Ihre langfristigen Ziele zu erreichen. Nur weil diese Aufgaben weniger dringend sind, heißt das nicht, dass sie nicht wichtig sind. Sie müssen diese Aufgaben sorgfältig planen, damit Sie Ihre Ressourcen effizient nutzen können.

Beispiele für wichtige Aufgaben:

• Planung eines langfristigen Projekts
• Professionelles Networking zum Aufbau eines Kundenstamms
• Regelmäßige Hausarbeiten und Wartungsprojekte

Sobald Sie wissen, was der Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben ist, können Sie damit beginnen, Ihre Aufgaben in die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix zu unterteilen.

Aufbau der Eisenhower Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist eine Tabelle, die nach zwei Kriterien – Wichtigkeit (vertikal) und Dringlichkeit (horizontal) – in 4 Quadranten unterteilt ist. In jedem Quadranten werden die Aufgaben entsprechend ihrer Priorität eingetragen. Die Methode hilft dabei, die Aufgabenliste zu visualisieren und den Arbeitsumfang zu bewerten.

Die vier Quadranten der Eisenhower Matrix

Eine lange Aufgabenliste kann sich überwältigend anfühlen, aber das Ziel der Eisenhower-Matrix ist es, diese Aufgaben eine nach der anderen durchzugehen und sie nach Quadranten zu separieren. Sobald Sie Ihre Aufgaben in die entsprechenden Kategorien einordnen können, sind Sie in der Lage, sie zu planen und Ihre wichtigste Arbeit zu erledigen.

Quadrant 1: „Machen“ – Wichtige und dringende Aufgaben

Dies sind die Aufgaben, für die eine strenge, sehr enge Frist gilt und die Konsequenzen entstehen können, wenn sie nicht sofort erledigt werden. Wenn Sie beispielsweise eine Mahnung von einem Lieferanten erhalten, ist es dringend und wichtig, dieser Mahnung Folge zu leisten. In diese Kategorie fällt auch eine Auftragsbestätigung oder Präsentation, die Ihnen einen Abschluss verschaffen soll. 

Beispiele für wichtige und dringende Aufgaben:

• Aufgaben mit einer sehr knappen Frist
• Verpflichtungen in letzter Minute 
• Unaufschiebbare Aufgaben

Quadrant 2: „Entscheiden“ – Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben

Der zweite Quadrant ist für Aufgaben gedacht, die keine enge zeitliche Begrenzung haben, aber eine Zukunftsplanung erfordern, da sie Ihnen einen langfristigen Nutzen bringen. Aufgaben, die längerfristiger Natur sind, sind wichtig, aber nicht dringend. In diese Kategorie fällt die Planung einer Social-Media-Kampagne oder die Erstellung eines Konzepts. 

Denken Sie daran: Das Aufschieben wichtiger Aufgaben birgt jedes Mal, wenn etwas Dringendes ansteht, die Gefahr, dass sie später noch dringlicher werden. Wenn man keinen Finanzplan für das nächste Jahr aufstellt, kann das schwerwiegende Folgen haben, wie z. B. Schulden, überhöhte Ausgaben, kein Geld für Notfälle und Ähnliches.

Beispiele für wichtige und nicht dringende Aufgaben:

• Kurzfristige oder langfristige Geschäftsziele
• Berufliche Ziele
• Persönliche Ziele

Quadrant 3: „Delegieren“ – Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben

Solche Aufgaben sind zwar zeitgebunden, aber da sie für Sie nicht relevant sind, können Sie sie an andere delegieren. Bitten Sie beispielsweise einen Mitarbeiter, eine PowerPoint-Präsentation zu erstellen oder während einer Besprechung Notizen für Sie zu erstellen, weil Sie dringende Arbeit zu erledigen haben.

Beispiele für dringende und unwichtige Aufgaben:

• Berufliche Belange
• Einige Verpflichtungen

Quadrant 4: „Löschen“ – Unwichtige und nicht dringende Aufgaben

Der letzte Quadrant enthält Aufgaben und Aktivitäten, die in keiner Weise wichtig oder dringend sind. Sie haben nur einen geringen oder gar keinen langfristigen Nutzen für Ihre Karriere, Ihr Leben oder Ihre Gesundheit. Beispiele dafür sind Tratschen am Arbeitsplatz und gedankenloses Surfen im Internet und Ähnliches.

Beispiele für unwichtige und nicht dringende Aufgaben:

• Zeitfresse
• Nur angenehme Aktivitäten

Im Internet können Sie heute viele Eisenhower-Prinzip-Vorlagen finden, die Ihnen bei Ihrer Tätigkeit behilflich sein können.

Hier ist das Eisenhower-Prinzip mit Beispiel

Nehmen wir an, Sie möchten mit Ihrer Personalabteilung eine Karriereentwicklungsveranstaltung planen, um professionelle Studenten anzulocken. Sie entscheiden sich für die Anwendung des Eisenhower-Prinzips und listen zunächst alle notwendigen Dinge auf: 

• Uhrzeit/Datum festlegen 
• Motto definieren 
• die Frage mit einer Jobmesse klären
• Den Veranstalter kontaktieren
• Werbematerialien erstellen
• Teilnahme ankündigen/bewerben 
• Werbegeschenke definieren
• Messestand festlegen
• Einen Termin mit dem Standpersonal vereinbaren

Jetzt können Sie einzelne Artikel nach dem Eisenhower-Prinzip kategorisieren. Es könnte so aussehen: 

Wichtig und dringend 

• Zeitraum/Datum festlegen 
• die Frage mit einer Jobmesse klären 
• Motto definieren 

Begründung: Diese Aufgaben sind wichtig, um das Ziel zu erreichen. Ohne die Erfüllung dieser Punkte können Sie nicht mit der Planung beginnen. 

Wichtig 

• Werbematerialien erstellen 
• Werbeartikel definieren 

Begründung: Diese Aufgaben müssen nicht sofort erledigt werden, aber sie müssen rechtzeitig geplant werden, damit sie nicht dringlich werden. 

Dringend: 

• Veranstalter kontaktieren 
• Teilnahme anmelden/bewerben 
• Standpersonal bestimmen 

Begründung: Diese Aufgaben sind dringend und Sie können sie an jemand anderen delegieren. 

Weder wichtig noch dringend: 

• Teambesprechung für das Standpersonal vereinbaren

Begründung: Sie müssen hierzu kein Treffen vereinbaren. Entfernen Sie stattdessen dieses Element und setzen Sie „Ständiges Standpersonal“ auf Ihre eigene To-Do-Liste im Abschnitt „Dringend“.

Anwendung der Eisenhower Matrix

Auch heute noch verwenden hocheffiziente Menschen die Eisenhower-Zeitmanagement-Matrix, um ihre langfristigen Ziele zu erreichen. 

Produktivität und Prokrastination stehen in einem umgekehrten und sich gegenseitig verstärkenden Verhältnis. Das Anfangen ist oft der schwierigste Teil der Produktivität.

Die Eisenhower-Zeitmanagement-Matrix hilft Ihnen bei der Beurteilung, welche Aufgaben wichtig genug sind, um auf der Liste zu bleiben. Die Matrix kann Sie auch dabei unterstützen, Aufgaben zu delegieren: eine Möglichkeit, die oft übersehen wird. In der Kategorie „Delegieren“ können Sie auch Aufgaben finden, die Sie automatisieren können, z. B. das Bezahlen von Rechnungen.

Denken Sie daran, dass nur Sie selbst wissen können, welche Aufgaben für Sie wichtig sind und welche nicht. Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Was muss ich sofort erledigen?
• Was ist überflüssig und muss abgeschafft werden?
• Welche Aufgaben muss ich selbst erledigen, und welche kann jemand für mich erledigen?

Vorteile der Eisenhower Matrix

Diese Zeitmanagement-Strategie kann auch helfen, wenn Sie wichtige Aufgaben aufschieben oder Fristen versäumen müssen. Damit lässt sich beispielsweise sicherstellen, dass Sie an wichtigen Aufgaben arbeiten. Sie bietet Unterstützung, sich auf die Aktivitäten zu konzentrieren, die zu den Ergebnissen führen, die Ihnen am wichtigsten sind.

Die Eisenhower Matrix hilft Ihnen auch, Aufgaben auszuschließen. Im Allgemeinen ist es einfacher, Dinge zu Ihrer Liste hinzuzufügen, als sie wegzustreichen. Wenn man mit einem Problem konfrontiert wird, neigt man dazu, etwas hinzuzufügen, auch wenn es effektiver wäre, etwas zu streichen. 

Reduzierung von Stress

Die geordnete Kategorisierung der Aufgaben in der Eisenhower-Matrix-Vorlage erleichtert die Visualisierung Ihrer Aufgabenliste und verhindert, dass Sie sich überfordert fühlen, was bei einem ohnehin schon vollen Terminkalender nur noch mehr Stress verursacht.

Klare Fokussierung auf Prioritäten

Mit der Eisenhower-Matrix-Vorlage lernen Sie die Arbeit im Team, um Ihre Bemühungen auf die wesentlichen, aber nicht unbedingt dringenden Aufgaben zu konzentrieren, indem Sie einfach andere zu erledigende Aufgaben organisieren. Ziel ist es, Ihre Aufgaben erfolgreich zu priorisieren und zu entscheiden, wie viel Zeit Sie für jede einzelne Aufgabe aufwenden.

Um Ihnen bei der Priorisierung Ihrer Aufgaben zu helfen, bietet Finom Ihnen an, andere Aspekte Ihres Unternehmens zu vereinfachen. Sie können die Rechnungsstellung und die Gewerbeanmeldung an uns delegieren, so dass Sie ein Augenmerk auf das Wichtigste werfen werden. Und wenn Ihr Ziel die Verwaltung der Finanzen ist, bietet Ihnen Finom außerdem attraktive Cashback-Angebote für Debitkarten.

Fazit

Wenn Sie lernen, sowohl Ihre Aufgabenlisten als auch Ihre Liste mit langfristigen Zielen durch dieses Glas zu betrachten, können Sie Ihre Tage, Wochen und längeren Zeiträume strategischer und effektiver einteilen.

Falls Sie eine ständig wachsende Liste von Zielen und Aufgaben und noch keinen Rahmen für die Prioritätensetzung gefunden haben, der Ihnen bei der Entscheidung hilft, welche Punkte Sie zuerst in Angriff nehmen sollten, ist die Eisenhower-Matrix ein ausgezeichneter Ausgangspunkt.

Die Eisenhower-Matrix wird Ihnen helfen:

• Ihre Ziele besser zu verstehen,
• zeitraubende Aktivitäten zu erkennen
• zu lernen, die Arbeit und die täglichen Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen.

Auf diese Weise können Sie besser und für die Zukunft planen. Wie bereits erwähnt, hat diese Methode nichts mit dem Erlernen von raffinierten neuen Fähigkeiten zu tun, sondern mit der Veränderung Ihrer Einstellung zum Besseren.

Nach einiger Zeit der Anwendung wird diese Zeitmanagement-Methode eine positive Veränderung bewirken. Sie werden feststellen, wie viel einfacher es ist, Ihre Arbeit zu planen und wie viel besser Sie mit kleinen Krisen und unvermeidlichen Terminen umgehen können.

Lesen Sie unsere anderen Artikel:

• Zeitmanagement und Tipps für eine höhere Produktivität für Freiberufler und Selbstständige
• Vorsteuerabzugsberechtigt: Was bedeutet das?
• Cashflow-Management für kleine und mittlere Unternehmen
• Startup-Ideen: von etablierten bis brandneuen Geschäftsideen
• Innovation in Business Index: Die fünf innovativsten Städte Deutschlands