E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer:innen: Ausnahmen und Änderungen

Die obligatorische E-Rechnungsstellung für Kleinunternehmen betrifft ab 2025 auch Selbstständige und Freiberufler:innen, die bisher klassisch mit PDF oder Word gearbeitet haben. Allerdings gelten für verschiedene Unternehmensgrößen unterschiedliche Regelungen und Fristen.

In diesem Artikel erfährst Du, was eine E-Rechnung ist, wer betroffen ist, welche Übergangsfristen gelten und wie Du Dich rechtzeitig vorbereitest, um weiterhin rechtssicher und stressfrei arbeiten zu können.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine digitale Rechnung im PDF-Format. Sie enthält strukturierte Daten, die Maschinen automatisch lesen und weiterverarbeiten können. Das ist der wichtigste Unterschied zu PDF- oder Word-Rechnungen, die nur eine grafische Darstellung liefern.

Damit eine Rechnung offiziell als E-Rechnung gilt, muss sie bestimmte technische Vorgaben erfüllen – zum Beispiel die Formate XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Standards basieren auf einem XML-Datenformat und sind gesetzlich vorgeschrieben. Rechtsgrundlage ist § 14 UStG sowie die EU-Richtlinie 2014/55/EU.

E-Invoicing spart Zeit, senkt Fehlerquoten und ermöglicht die automatische Verarbeitung, beispielsweise durch Buchhaltungssoftware oder bei der Übermittlung an Behörden. Damit wird das Rechnungswesen einfacher, digitaler und sicherer – auch für kleine Betriebe.

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E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer:innen ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland zumindest teilweise die elektronische Rechnungspflicht für Kleinunternehmer:innen. Wer Leistungen an andere Unternehmen (B2B) innerhalb Deutschlands erbringt, muss künftig E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung greift hingegen schrittweise.

Bis Ende 2026 dürfen Unternehmer:innen in der Regel weiterhin PDF-Rechnungen versenden, wenn der oder die Empfänger:in zustimmt. Ab 2027 müssen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen ausstellen, wenn sie Leistungen an Geschäftskund:innen erbringen – es sei denn, sie nutzen die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.

Als Kleinunternehmer:in bist Du laut § 19 UStG dauerhaft von der E-Rechnungspflicht zur Ausstellung befreit, solange Du keine Umsatzsteuer erhebst. Du darfst also auch nach 2027 weiterhin klassische Rechnungen verschicken – etwa als PDF oder auf Papier, wenn Du unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fällst.

E-Rechnung für Kleinunternehmer:innen: Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für Unternehmen, die Rechnungen an Geschäftskund:innen (B2B) in Deutschland stellen. Dabei gelten aber je nach Unternehmensgröße und Status wichtige Unterschiede.

Folgende Gruppen sind betroffen:

Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG: dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit
Freelancer und Freiberufler:innen (umsatzsteuerpflichtig): müssen ab 2027/2028 E-Rechnungen ausstellen
Kleine und mittlere Unternehmen mit Umsatz unter 800.000 €: müssen ab 2028 E-Rechnungen ausstellen
Unternehmen mit Umsatz über 800.000 €: müssen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen

Entscheidend ist also Dein Status: Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG dürfen weiterhin klassische Rechnungen verschicken, alle anderen müssen je nach Umsatzgröße ab 2027 und 2028 auf E-Rechnungen umstellen. Ab 2025 müssen jedoch alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.

Für private Kunden (B2C) bleibt alles beim Alten – hier sind weiterhin PDF- oder Papierrechnungen erlaubt.

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Welche E-Rechnungsformate sind zulässig?

Nur bestimmte Formate gelten offiziell als E-Rechnungen. In Deutschland sind vor allem drei Standards relevant:

XRechnung: Es ist das Pflichtformat für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Es basiert auf XML und enthält ausschließlich maschinenlesbare Daten – ohne sichtbare PDF-Darstellung.
ZUGFeRD: Dieses Hybrid-Format kombiniert strukturierte XML-Daten mit einem lesbaren PDF. Es ist ideal für Betriebe, die ihre Rechnungen automatisieren, aber auch eine klassische Ansicht mitsenden wollen.
EDI-Rechnungen: Diese kommen meist in größeren Unternehmen zum Einsatz. Sie ermöglichen den vollautomatischen Datenaustausch über definierte Schnittstellen.

Welches Format Du nutzt, hängt von Deinen Kund:innen ab. Öffentliche Stellen verlangen XRechnung, viele Unternehmen akzeptieren hingegen ZUGFeRD. Für Dich als Kleinunternehmer:in ist ZUGFeRD oft der einfachste Weg in die digitale Rechnungswelt.

Technische Voraussetzungen und Tools

Um E-Rechnungen gesetzeskonform zu erstellen, reicht eine klassische Textverarbeitung wie Word nicht aus. Du brauchst eine Software, die strukturierte Rechnungsdaten erzeugen kann – also Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Wichtig ist außerdem, dass diese Programme automatisch alle Pflichtfelder korrekt ausfüllen und idealerweise Schnittstellen zu ELSTER oder DATEV anbieten.

Für Kleinunternehmer:innen kommen dafür zahlreiche Lösungen infrage. Diese Tools nehmen Dir den technischen Aufwand ab und erstellen Rechnungen, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Auch der Versand funktioniert direkt aus dem System heraus, zum Beispiel per E-Mail oder Upload in Kundenportale. So stellst Du sicher, dass Deine Rechnung korrekt übermittelt wird und digital weiterverarbeitet werden kann – ohne manuelles Nacharbeiten.

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So erstellst Du als Kleinunternehmer:in eine E-Rechnung

Eine E-Rechnung zu erstellen ist einfacher, als es klingt, wenn Du die richtigen Tools nutzt. Der wichtigste Schritt: Du brauchst ein Programm, das strukturierte Rechnungsdaten erzeugt.

Moderne Buchhaltungssoftwares bieten genau das: Du gibst einfach Deine Rechnungsdaten wie gewohnt ein und die Software übernimmt die Formatierung im Hintergrund. Viele Programme stellen bereits angepasste Rechnungsvorlagen für Kleinunternehmer:innen bereit, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Wichtig ist, dass Deine E-Rechnung alle Pflichtangaben enthält. Dazu zählen unter anderem:

vollständige Anschrift
Anschrift des:r Kund:in
Rechnungsdatum
fortlaufende Rechnungsnummer
klare Beschreibung der Leistung
Gesamtbetrag

Als Kleinunternehmer:in fügst Du außerdem den Hinweis hinzu, dass Du nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist. Eine korrekte Formulierung wäre: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“ So erfüllst Du alle Anforderungen und Deine Rechnung wird korrekt verarbeitet.

Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen

Auch für E-Rechnungen gelten strenge Aufbewahrungspflichten. Nach § 14b UStG musst Du Deine Rechnungen zehn Jahre lang vollständig, unverändert und jederzeit lesbar speichern. Dabei spielt es keine Rolle, ob Du haupt- oder nebenberuflich selbstständig bist. Eine sorgfältige Dokumentation ist auch für die EÜR für Kleinunternehmer:innen wichtig, die Du jährlich beim Finanzamt einreichen musst.

Du kannst Deine E-Rechnungen lokal auf einem geschützten Server oder in einer sicheren Cloud archivieren. Wichtig ist, dass die Daten gegen Verlust geschützt und bei Bedarf sofort abrufbar sind – zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung. Gute Buchhaltungsprogramme helfen Dir automatisch, die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung korrekt umzusetzen. So bleibst Du auch langfristig auf der sicheren Seite.

Vorteile der E-Rechnung für Kleinunternehmer:innen

Auch wenn die Umstellung zunächst Aufwand bedeutet – langfristig bringt die E-Rechnung klare Vorteile. Einerseits sparst Du Zeit, weil viele Prozesse automatisiert ablaufen. Rechnungen müssen nicht mehr manuell eingegeben oder geprüft werden. Das senkt zugleich die Fehlerquote und macht Deine Buchhaltung zuverlässiger.

Außerdem hast Du Deine Einnahmen und Ausgaben jederzeit im Griff. Digitale Rechnungen lassen sich schneller finden, auswerten und rechtssicher speichern. Das erleichtert auch die jährliche Steuererklärung für Kleinunternehmer:innen erheblich, da alle Daten bereits strukturiert vorliegen. Und: Wenn Du moderne Tools nutzt, läuft vieles im Hintergrund – ohne zusätzliche Arbeit. Die Umstellung lohnt sich also, nicht nur wegen der Pflicht, sondern auch für mehr Effizienz in Deinem Alltag.

FAQ

Muss ich als Kleinunternehmer:in wirklich E-Rechnungen schreiben?

Nein, als Kleinunternehmer:in nach § 19 UStG bist Du dauerhaft von dieser Pflicht befreit und darfst weiterhin PDF- oder Papierrechnungen nutzen. Du musst jedoch ab 2025 E-Rechnungen empfangen können.