Angebot schreiben: Wie kannst Du einen Kunden gewinnen?

Das Angebotsschreiben ist ein entscheidender Schritt, um potenzielle Kunden zu gewinnen und sich von der Konkurrenz abzuheben. In diesem Artikel findest Du einen strukturierten Leitfaden zum Verfassen von Angeboten, der Dir helfen wird, Dein Angebot klar und professionell zu gestalten.

Was ist ein Angebotsschreiben?

Ein Angebot gilt als ein Marketinginstrument, mit dessen Hilfe ein Unternehmen den Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung anbietet. Meistens handelt es sich um ein elektronisches Dokument mit Informationen über das Unternehmen, das Produkt und den Preis.

Die Aufgabe eines Angebots besteht darin, zu erklären, was das Unternehmen tut und was es anbietet, welchen Nutzen und welche Vorteile es für Neukundenakquise hat. Der Hauptzweck eines Angebots besteht darin, neuen Kund:innen für Folgendes zu gewinnen: ein Geschäft abzuschließen, einen Vertrag zu schließen, Fakturierung, eine langfristige Zusammenarbeit aufzubauen. Letztendlich soll der Gewinn des Unternehmens gesteigert werden.

Zwischenziele könnten zum Beispiel sein:

Bestellung eines Rückrufs
Anfordern/Download einer Preisliste
Anfordern einer Beratung
eine Bestellung aufgeben
Weiterleitung zur Website
Ausstellung der Ausgangsrechnung

Angebote stehen jedem Unternehmen offen, unabhängig von seiner Eigentumsform, d. h. Du kannst ein solches Angebot von einer GmbH, einem Einzelunternehmen oder sogar von einem Selbstständigen erhalten.

Gewerbliche Angebote werden üblicherweise in zwei Gruppen unterteilt: Angebote für Endverbraucher (B2C) und Angebote für andere Unternehmen (B2B).

B2C-Angebote richten sich an Privatpersonen. Bei dem Angebot kann es sich um ein Werbemailing mit Werbeangeboten für ein Produkt oder eine Preisliste handeln, die auf Wunsch des Kunden verschickt wird.
B2B-Angebote hingegen sind auf die Erbringung von Dienstleistungen für Unternehmen ausgerichtet. In diesem Fall ist es notwendig, ein detailliertes Angebot zu erstellen, da die Unternehmen Informationen über die Waren oder Dienstleistungen, deren Qualität, Preise und Bedingungen für die Zusammenarbeit benötigen.

Ein ordnungsgemäß ausgearbeitetes Angebotsschreiben-Beispiel trägt zur Vertrauensbildung zwischen den Parteien bei und zeigt die Professionalität und Ernsthaftigkeit der Absichten des Geschäftspartners. Mit einer Angebotsvorlage können Sie sich in einem separaten Artikel vertraut machen.

Angebot schreiben: obligatorische Komponenten

Das Format und die Struktur des Angebots können von Kunde zu Kunde variieren. Dabei kann es sich entweder um ein schriftliches oder ein mündliches Angebot handeln. Jedes Angebot sollte jedoch einige obligatorische und rechtlich bindende Punkte enthalten. Diese sind:

Kundeninformationen:

Vollständiger Name und Kontaktdaten des Kunden: Der vollständige Name des Kunden sowie relevante Kontaktdaten, wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse, sollten angegeben werden, um eine persönliche Ansprache und effiziente Kommunikation zu ermöglichen.
Unternehmensname und Adresse: Der Name des Unternehmens des Kunden und die vollständige Adresse sind wichtig, um rechtliche und administrative Dokumente korrekt auszustellen.
Ansprechpartner und deren Position: Es ist hilfreich, den spezifischen Ansprechpartner im Unternehmen sofern vorhanden zu benennen, einschließlich ihrer Position, um sicherzustellen, dass das Angebot an die richtige Person gerichtet ist.

Detaillierte Leistungsbeschreibungen:

Übersicht der angebotenen Produkte/Dienstleistungen: Eine klare und prägnante Übersicht über die Produkte oder Dienstleistungen, die angeboten werden. Dies gibt dem potenziellen Kunden sofortige Informationen über die Hauptangebote.
Detaillierte Beschreibung der Leistungen: Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Produkte oder Dienstleistungen, die die spezifischen Merkmale, die Vorteile und den Nutzen für den Kunden hervorheben. Hier sollten auch eventuelle Individualisierungen oder Anpassungsmöglichkeiten erwähnt werden.
Zeitrahmen für die Durchführung: Angabe der voraussichtlichen Dauer der Umsetzung oder Lieferung, um dem Kunden eine Vorstellung von den Zeitplänen zu geben und seine Erwartungen entsprechend zu steuern.

Preise:

Preisstruktur: Eine transparente Preisgestaltung kann entweder in Form von Einzelpreisen für jedes Produkt oder jedes Serviceelement oder als Paketpreise präsentiert werden. Es ist wichtig, die Preise verständlich und nachvollziehbar zu kommunizieren.
Zahlungsbedingungen: Klärung, ob es sich um eine Vorauszahlung, Ratenzahlung oder andere Zahlungsmodalitäten handelt. Diese Bedingungen sollten klar formuliert sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
Bedingungen: Die Preisgestaltung sollte auch etwaige Preisvariationen oder Rabatte beinhalten sowie Bedingungen für mögliche Preisänderungen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB):

Garantien und Gewährleistungen: Informationen über Garantien auf die Produkte oder Dienstleistungen sowie Details zu den Gewährleistungsansprüchen, um das Vertrauen des Kunden zu stärken.
Stornierungsbedingungen: Klare Richtlinien für Stornierungen. Es sollte eindeutig festgelegt sein, unter welchen Bedingungen der Kunde das Angebot annullieren kann und ob Stornogebühren anfallen.

Diese Komponenten bilden das Gerüst für ein professionelles Angebot und tragen dazu bei, das Vertrauen des Kunden zu gewinnen sowie Missverständnisse zu vermeiden.

Angebot schreiben: optionale Elemente

Optionale Elemente spielen eine wichtige Rolle, die Dein Angebot von anderen abheben können und zusätzliche Wertigkeit verleihen. Im Folgenden werden einige Schlüsselaspekte erörtert, die als optionale Ergänzungen in einem Angebot berücksichtigt werden sollten:

Persönliche Anrede

Eine individuelle Ansprache ist eines der effektivsten Mittel, um den Leser Deines Angebots sofort einzufangen. Anstatt eine generische Anrede zu verwenden, sollte das Schreiben persönliche Elemente im Angebot enthalten. Diese Elemente sollten zeigen, dass Du Dich mit dem Empfänger und dessen Bedürfnissen auseinandergesetzt hast. Dies kann durch die Nennung des Namens, der Position oder spezifischer Herausforderungen geschehen, die das Unternehmen des Empfängers möglicherweise aktuell hat. Eine personalisierte Anrede schafft eine Verbindung und lässt den Empfänger das Gefühl haben, dass das Angebot speziell für ihn formuliert wurde.

Referenzen und Fallstudien

Referenzen und Fallstudien dienen als Beweis für Deine Erfahrungen und Erfolge bei ähnlichen Projekten. Der potenzielle Kunde ist oft auf der Suche nach Gewissheit, dass Dein Unternehmen in der Lage ist, die gewünschten Ergebnisse zu liefern. Durch die Präsentation erfolgreicher Projekte und zufriedener Kunden kannst Du Vertrauen schaffen und Deine Expertise unter Beweis stellen.

Zusätzliche Dienstleistungen

Ein weiterer wichtiger Punkt in einem Angebot sind Hinweise auf mögliche Upgrades oder zusätzliche Services, die Du anbieten kannst. Dies zeigt dem Kunden, dass Du flexibel und bereit bist, auf seine individuellen Bedürfnisse einzugehen. Indem Du zusätzliche Dienstleistungen präsentierst, kannst Du das Angebot attraktiver gestalten und Anreize schaffen, die über das ursprüngliche Angebot hinausgehen.

Gestaltung des Angebots

Die Gestaltung eines Angebots spielt eine zentrale Rolle für dessen Gesamteindruck und die Wahrscheinlichkeit, dass es vom potenziellen Kunden positiv wahrgenommen wird. Ein durchdachtes Layout und ein ansprechendes Design können nicht nur dazu beitragen, die Informationen strukturiert und übersichtlich zu präsentieren, sondern auch das Interesse des Lesers wecken.

Bei der Gestaltung sollte darauf geachtet werden, eine Balance zwischen professionalitätsfördernden Elementen und kreativen Akzenten zu finden, die das Angebot visuell ansprechend machen. Durch die geschickte Verwendung von Farben, Schriftarten und Raumaufteilung lassen sich wichtige Informationen hervorgeheben und der Lesefluss deutlich verbessern. Klare Überschriften, gut gegliederte Absätze und ein einheitliches Farbschema tragen dazu bei, dass das Angebot leicht verständlich und ansprechend wirkt.

Hier sind einige Richtlinien und Tipps, die Dir helfen können:

Layout und Design

Das Layout und Design eines Angebots sind weit mehr als nur ästhetische Entscheidungen – sie beeinflussen die Art und Weise, wie Informationen aufgenommen und verarbeitet werden. Ein gut gestaltetes Dokument sollte die wichtigsten Informationen schnell erfassbar und visuell ansprechend präsentieren. Hierbei sind Faktoren wie Schriftgröße, Zeilenabstände und Margen entscheidend. Zudem können durch den Einsatz von Farben und Stilmittel wie Fettdruck und Kursivschrift wichtige Informationen hervorgehoben und als solche leichter wahrgenommen werden.

Wir empfehlen, bei der Gestaltung eines kommerziellen Angebots auf wichtige Aspekte zu achten:

Typografie. Verwende keine zu kleine und schwer lesbare Schrift. Aus demselben Grund solltest Du auch keine Schriftarten mit einer großen Anzahl von Kringeln verwenden. Times New Roman, Georgia, Garamond sind optimal für eine E-Mail, während Arial, Helvetica für ein schriftliches Angebot auf Papier geeignet sind.
Lesbarkeit. Beim Streben nach Kreativität ist es wichtig, es nicht zu übertreiben. Setze daher dunklen Text auf einen hellen Hintergrund. Und vergiss nicht, dem Text „Luft“ zu geben: Zeilenabstände helfen dabei.
Bilder. Visualisierung – erleichtert die Wahrnehmung von Informationen, so dass es angebracht ist, Fotos von Produkten, Diagramme, Grafiken im Angebot zu verwenden. Aber, wie überall, musst Du das Maß kennen.
Unternehmensidentität. Du kannst ein Logo verwenden, eine Unternehmensfarbe, einen Slogan oder eine Marke wählen, um den Wiedererkennungswert zu erhöhen.

Verwendung von Grafiken und Tabellen

Eine sinnvolle Verwendung von Grafiken und Tabellen kann die Aussagekraft Deines Angebots erheblich steigern. Grafiken dienen dazu, komplexe Informationen anschaulich zu präsentieren und machen es dem Empfänger leichter, die wesentlichen Punkte zu verstehen. Diagramme, die die Vorteile oder die Leistungsfähigkeit Deiner Produkte oder Dienstleistungen visualisieren, können sehr überzeugend sein, indem sie den Nutzen auf einen Blick erfassbar machen.

Tabellen sind besonders hilfreich, um Preisstrukturen, Dienstleistungen oder Produktvergleiche präzise und klar darzustellen. Sie ermöglichen es dem potenziellen Kunden, relevante Informationen schnell abzulesen und zu vergleichen, ohne durch lange Textblöcke arbeiten zu müssen. Die Einbindung solcher visueller Unterstützungselemente kann die Attraktivität des Angebots erhöhen und dazu beitragen, dass Dein Angebot Schreiben als Kleinunternehmer nicht nur informernd, sondern auch ansprechend ist. Insgesamt sollte die Verwendung von Grafiken und Tabellen strategisch erfolgen, um die Inhalte des Angebots zu verstärken, ohne dabei den Lesefluss zu stören oder den Leser zu überfrachten.

Was passiert nach der Übermittlung des Angebots?

Der Vorschlag wird geschrieben und gesendet, aber was passiert als nächstes? Und wie solltest Du strategisch vorgehen, um das Kundeninteresse zu halten und den Verkaufsprozess anzuregen? Hier sind einige effektive Follow-up-Strategien:

Follow-up-E-Mail: Ein paar Tage nach dem Versand des Angebots solltest Du eine Follow-up-E-Mail senden. Diese sollte freundlich und professionell formuliert sein und darauf abzielen, den Kunden an das Angebot zu erinnern. Frage, ob der Kunde Fragen hat oder weitere Informationen benötigt. Halte die Kommunikation offen und einladend.
Telefonanruf: Wenn Du nach einer Woche keine Rückmeldung erhalten hast, kann ein telefonischer Anruf sinnvoll sein. Dies gibt Dir die Möglichkeit, direkt mit dem Kunden zu sprechen, Bedenken auszuräumen und etwaige Fragen sofort zu klären. Stelle sicher, dass Du das Gespräch auf die Bedürfnisse des Kunden fokussieren und nicht zu aufdringlich wirken.
Wertvolle Inhalte teilen: Versorge den Kunden während des Wartens mit wertvollen Inhalten, die für ihn von Interesse sein könnten. Dies kann in Form von Blogartikeln oder Fallstudien geschehen, die den Wert Deiner Lösung weiter untermauern. Solche Inhalte können das Interesse des Kunden wecken und ihn dazu bringen, sich intensiver mit Deinem Angebot auseinanderzusetzen.

Nach mehreren Follow-ups ist es ebenso wichtig, den Abschluss des Prozesses im Auge zu behalten. Solltest Du trotz mehrmaliger Nachfragen kein Annahme des Angebots erhalten, könnte es an der Zeit sein, die Kommunikation zu verringern und dem Kunden Raum zu geben. Halte jedoch die Möglichkeit offen, in der Zukunft erneut Kontakt aufzunehmen, sollte der Kunde zu einem späteren Zeitpunkt Interesse haben und ein Angebot aufnehmen.

Tipps, wie Du das Angebot so attraktiv wie möglich gestalten kannst

Wenn Du ein Angebot erstellst, das so attraktiv wie möglich für potenzielle Kunden ist, spielen mehrere Faktoren eine entscheidende Rolle. Hier sind einige Tipps, um sicherzustellen, dass Dein Angebot sowohl optisch ansprechend als auch inhaltlich überzeugend ist:

Schnelle Reaktion: Antworte zeitnah auf Anfragen und halte die Kommunikation offen und transparent.
Guter Umgang: Sei höflich und professionell in Deiner Kommunikation. Zeige Verständnis für die Bedürfnisse des Kunden.
Klare Struktur: Gliedere Dein Angebot logisch und übersichtlich. Verwende Absätze, Überschriften und Aufzählungspunkte, um die Lesbarkeit zu verbessern.
Lesbarkeit: Achte auf eine klare und einfache Sprache. Vermeide Fachjargon, wenn er nicht notwendig ist, und erkläre komplexe Begriffe.
Personalisierung: Passe das Angebot an die spezifischen Bedürfnisse und Wünsche des Kunden an. Zeige, dass Du ihre Anforderungen verstehst.
Transparenz: Sei offen über Preise, Leistungen und Bedingungen. Vermeide versteckte Kosten oder unklare Formulierungen.
Visuelle Gestaltung: Nutze ansprechende Designs und Grafiken, um das Angebot visuell ansprechend zu machen.
Mehrwert hervorheben: Zeige klar auf, welchen Mehrwert Dein Angebot bietet und warum es sich von der Konkurrenz abhebt.
Referenzen und Testimonials: Füge positive Kundenbewertungen oder Fallstudien hinzu, um Vertrauen zu schaffen.
Klare Handlungsaufforderung: Gib dem Kunden klare nächste Schritte, wie sie das Angebot annehmen oder weitere Informationen erhalten können.