Kostenvoranschlag: Vorkalkulation, die bei der Projektplanung hilft

In diesem Artikel wird die Kostenvoranschlag Bedeutung erläutert und der Prozess der Berechnung der voraussichtlichen Kosten ausführlich erklärt. Sie erfahren, welche Arten des Kostenvoranschlags man unterscheidet und wie ein Ersteller des Kostenvoranschlags ihn verbessern kann.

Kostenvoranschlag: Definition 

Die gesetzlichen Vorschriften für den Kostenvoranschlag werden im Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 649 BGB) festgelegt. 

Was bedeutet Kostenvoranschlag? Für Unternehmer ist es die vorherige Berechnung aller mit einem möglichen Auftrag verbundenen Kosten. Diese Kosten kann man in der Zukunft beim Vertragsabschluss in Rechnung stellen. Die Kunden bekommen dank dem Kostenvoranschlag die Möglichkeit, zukünftige Kosten für die Umsetzung eines Projekts zu erfahren.

Oft kommt es vor, dass ein Kostenvoranschlag überschritten wird. In diesem Fall muss man bestimmen, ob diese Kostenvoranschlag Abweichung wesentlich oder unwesentlich ist. 

Es gibt keine festen Kriterien dafür. In der Regel hält man eine Überschreitung als unwesentlich, wenn sie 10 bis 20 Prozent beträgt. Der Maximalbetrag für diese Abweichung beläuft sich auf 25 Prozent.

Wichtig zu bemerken ist, dass der Kostenvoranschlag keine Verbindlichkeit ist. Er stellt kein Angebot dar. Sein Hauptzweck liegt in der Bekanntmachung der voraussichtlichen Kosten gegenüber dem Kunden.

Warum ist ein Kostenvoranschlag wichtig? 

Der Kostenvoranschlag spielt eine große Rolle in der Geschäftstätigkeit der Unternehmer. Er hat bestimmte Vorteile und erleichtert die alltägliche Arbeit von Geschäftsleuten:

• Transparente Kostenplanung: Sowohl der Auftraggeber als auch der Auftragnehmer erhalten ein klares Bild über die Kosten. Das Vertrauen des Kunden an den Auftragnehmer wächst.
• Grundlage für die Budgetierung: Der Kostenvoranschlag ermöglicht es dem Unternehmer, die Kosten sinnvoll und durchdacht in das Budget einzubeziehen. Dadurch wird der Budgetierungsprozess klarer und objektiver.
• Entscheidungshilfe für Kunden: Dem Kunden fällt es leichter, sich für die Wahl eines Auftragnehmers zu entscheiden, wenn ihm ein Kostenvoranschlag vorliegt. Er sieht alle Kosten, Planungsmethoden des Auftragnehmers und beurteilt das Preisniveau und seine Professionalität.

Arten von Kostenvoranschlägen

Kostenvoranschläge in verschiedenen Branchen haben einige Besonderheiten.

Kostenvoranschläge in der Baubranche

Ein Kostenvoranschlag Beispiel für Bauarbeiten: Kostenvoranschlag für Tapezieren, Fliesenlegen, Einbau von Doppelglasfenstern, Estrich usw. Für die Kund:innen müssen folgende Kosten beim Kostenvoranschlag in Rechnung gestellt werden:

• Art und Volumen der geplanten Arbeiten
• Dauer der Arbeiten
• Fahrkosten, Kosten für die Lieferung der Materialien
• Arbeitskosten (darunter Vergütung des Personals)
• Gesamtpreis der Arbeiten
• benötigte Materialien und ihre Kosten

Die Angabe von Fristen ist besonders wichtig für den Kunden. Achten Sie außerdem darauf, einen Gültigkeitszeitraum anzugeben. Die Überschreitung des Kostenvoranschlags und eine Änderung der Grundmerkmale sind in der Bauindustrie mit den Lieferverzögerungen, Erhöhung der Preise, Saison-Besonderheiten verbunden. 

Man muss dem Auftraggeber im Voraus erklären, warum diese Abweichung vom Kostenvoranschlag möglich ist. Der Kunde muss auch gut verstehen, dass der unverbindliche Kostenvoranschlag kein Vertrag oder Angebotsteil ist. 

Was ist ein Kostenvoranschlag in der Dienstleistungsbranche?

Auch im Dienstleistungs- und Projektbereich ist die Erstellung von Kostenvoranschlägen weit verbreitet. Techniker, Freiberufler und Installateure nutzen diese Form der Vorkalkulation. Dabei werden besondere Parameter für Dienstleistungen vorkalkuliert und in Rechnung gestellt:

• Stundensatz: Der Dienstleister legt seinen Stundensatz fest. Als Ergebnis addiert er die geleisteten Arbeitsstunden und dieser Betrag bildet die Grundlage für die Bezahlung der Dienstleistungen. Es kann auch ein Tagessatz verwendet werden. Er ist weniger genau, wird aber in bestimmten Bereichen aktiv eingesetzt. Beispielsweise können Dienstleistungen von Kindermädchen oder Pflegekräften mittels des Tagessatzes kalkuliert und in Rechnung gestellt werden.
• Leistungsumfang: Der Kostenvoranschlag gibt auch den Leistungsumfang an und beschreibt ggf. einzelne Positionen. Zum Beispiel bei der Arbeit mit Textdokumenten: Dokumentlayout, -übersetzung, -scannen.

Wie werden Kosten für den Kostenvoranschlag in anderen Bereichen berücksichtigt?

Die Branche der Softwareentwicklung zeichnet sich auch durch einen besonderen Ansatz zu voraussichtlichen Kosten aus. Bei der Berechnung von Kostenvoranschlag Kosten können sowohl Stundensätze als auch Festpreise angewendet werden. 

Bei der zweiten Variante gibt es keine wesentliche Überschreitung. Im Fall mit Stundensätzen existiert ein Risiko, dass der Entwickler neue Funktionen und Versionen zum Produkt hinzufügen wird. Es kann zur wesentlichen Überschreitung des Kostenvoranschlags führen. 

Bei Handwerksleistungen ist es auch empfehlenswert, den Kostenvoranschlag zu erstellen. Ein Kostenvoranschlag muss in diesem Fall unbedingt den Umfang von Arbeiten, die Frist und den Preis für benötigte Materialien beinhalten. 

Schritte zur Erstellung eines Kostenvoranschlags

Um eine kaufmännische Vorkalkulation zu erstellen, muss man zuerst benötigte Informationen sammeln. Im Kostenvoranschlag werden folgende Punkte angeführt:

• Namen und Adressen der Parteien (des Auftraggebers und -nehmers)
• Nummer des Kostenvoranschlags
• Ausstellungsdatum
• Beschreibung der Arbeiten
• voraussichtliche Arbeits- und Materialkosten
• Wie lange ist ein Kostenvoranschlag gültig?
• Gültigkeitsdauer der Kalkulation

Sehr wichtig ist, alle Kosten möglichst genau zu kalkulieren. Man muss aktuelle Preise verwenden, aber gleichzeitig in der Lage sein, Preisschwankungen vorherzusagen und einen bestimmten Prozentsatz der Abweichung festzulegen.

Bei der Erstellung eines Kostenvoranschlags müssen Sie die Risiken berücksichtigen, die sich auf den Zeitpunkt der Fertigstellung der Arbeiten und künftige Preisabweichungen auswirken können. Dazu gehören die Situation auf dem Materialmarkt, die Personalbeschäftigung, die Arbeit der Lieferanten und viele andere Faktoren.

Man kann jetzt ein Muster des Kostenvoranschlags auf einem der Portale von Finanzdienstleister herunterladen. Es besteht gewöhnlich aus einem Briefkopf und einer Tabelle mit benötigten Daten. Man kann die Informationen direkt in dieses Muster eingeben.

Der vorbereitete Kostenvoranschlag wird dem Auftraggeber gesendet. 

Die Rolle des Kostenvoranschlags für Kunden

Der vom Unternehmer dem Besteller vorgelegte Kostenvoranschlag ist für den potenziellen Kunden sehr wichtig. Auf seiner Grundlage wird er seine Entscheidung über den Abschluss eines Geschäfts treffen. 

• Der Kunde kann Kostenvoranschläge von mehreren Lieferanten anfordern und deren Preise und angebotene Dienstleistungen vergleichen. Ein gut erstellter Kostenvoranschlag mit angemessenen Preisen schafft einen positiven Ruf des Dienstleisters.
• Der Kostenvoranschlag bildet eine Grundlage für weitere Verhandlungen mit dem Auftragnehmer, einschließlich der Bitte um einen Rabatt, der Klärung des Arbeitsumfangs und seiner Variabilität usw.
• Der Kostenvoranschlag ermöglicht es, die Planung im Unternehmen des Kunden zu organisieren und seine Zahlungsdisziplin zu erhöhen, denn das Ausgabenbudget wird im Voraus bekannt gegeben.

Herausforderungen bei der Erstellung von Kostenvoranschlägen

Was bedeutet, einen Kostenvoranschlag präzise zu erstellen? Der Prozess der Erstellung eines Kostenvoranschlags ist sehr zeitaufwändig. Man muss bei der Kalkulation mehrere Faktoren berücksichtigen und sich zur unwesentlichen Überschreitung streben. 

Dabei analysiert man aktuelle und zukünftige Preise für Materialien, Vergütung für Personal, Lieferbedingungen und -fristen der Werkstoffe usw. Die Abweichung des Kostenvoranschlags muss idealerweise minimal sein. Denn dieses Ergebnis steigert den Ruf des Auftragnehmers und charakterisiert ihn als kompetent und zuverlässig.

Normalerweise nimmt der Kunde Kostenvoranschläge von verschiedenen Auftragnehmern entgegen und vergleicht diese. Hier ist es für den Unternehmer wichtig, im Vergleich zu den Mitbewerbern angemessene Preise anzubieten.

Tipps zur Verbesserung von Kostenvoranschlägen

Hier finden Sie einige Tipps zum Erstellen eines Kostenvoranschlags.

• Überwachung der Aktualität der Daten. Alle Kontaktinformationen müssen korrekt sein. Bezüglich der Materialkosten muss man die Preise bei den Lieferanten erfragen. Mit veralteten Preisen darf man dem Kunden keinen Kostenvoranschlag geben.
• Berücksichtigung aller Risiken. Analysieren Sie bei der Erstellung eines Kostenvoranschlags alle möglichen Risiken in Bezug auf Materialien, Arbeitskräfteverfügbarkeit, Lieferzeiten von Materialien und die allgemeine Marktsituation.
• Aktive Kommunikation mit dem Kunden. Man muss bei ihm alle für die Kalkulation notwendigen Ausgangsdaten anfordern und bei Fragen bestimmte Positionen mit ihm klären. Der Kunde wird eine gewisse Akribie bei den Details des Projekts zu schätzen wissen.

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Fazit

Ein Kostenvoranschlag ist ein wichtiges Instrument bei der Budgetplanung und vor dem Abschluss von Verträgen zur Umsetzung eines Projekts. Es ist für beide Parteien wichtig – sowohl für den Auftraggeber als auch für den Auftragnehmer. Ein ordnungsgemäß erstellter Kostenvoranschlag berücksichtigt viele Faktoren. Der Hauptindikator für seine Wirksamkeit ist die Genauigkeit der angegebenen Kosten oder eine geringfügige Abweichung.

FAQs 

Wie erstellt man einen genauen Kostenvoranschlag?

Der Unternehmer muss folgende Faktoren möglichst präzise bewerten: Arten und Umfang der geplanten Arbeiten, benötigte Arbeitszeit, Arbeitskosten, Kosten für das Material und andere Kosten.

Welche Vorteile hat ein genauer Kostenvoranschlag für Kunden?

Dank dem genauen Kostenvoranschlag kann der Kunde sein Budget planen. Er bewertet das Preisniveau des Auftragnehmers und kann weiter Verhandlungen führen.

Welche Rolle spielt ein Kostenvoranschlag nach Projektabschluss?

Dank dem Kostenvoranschlag wird das Projekt schneller umgesetzt. Die Kosten sind in der Vorkalkulation klar dargestellt, das Budget ist festgelegt und die Arbeiten können nach dem Vertragsabschluss beginnen.