UBO: betekenis, naleving en reputatie-bewaking voor organisaties

Wat is UBO?

UBO, ofwel de ‘Ultimate Beneficial Owner’, verwijst naar de uiteindelijke eigenaar van een organisatie of rechtspersoon, of degene met de hoogste mate van zeggenschap. Een organisatie kan één of meer UBO’s hebben.

Uitdagingen bij het definiëren van een Ultimate Beneficial Owner (UBO) kunnen ontstaan ​​bij het interpreteren van de statuten, voornamelijk bij een besloten vennootschap (bv). De statuten geven soms namelijk niet expliciet aan wie de UBO is, waardoor het identificeren van deze persoon lastig kan zijn. 

Waarom UBO-screening belangrijk is

Het screenen van UBO's is van cruciaal belang om te voorkomen dat organisaties onbedoeld zaken doen met criminele groepen, wat zou kunnen leiden tot aanzienlijke risico's en reputatieschade.

Bedrijven zijn daarom verplicht om een UBO-verklaring te ondertekenen om te voldoen aan (inter)nationale wetten tegen witwassen, omkoping en corruptie, zoals Know Your Customer (KYC) en de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft). Deze regels en wetten helpen bij het waarborgen van integriteit en het vermijden van juridische- en reputatierisico's.

Hoe definieert men Ultimate Beneficial Owners?

De voorwaarden voor het identificeren van UBO's verschillen per rechtsvorm. Hieronder leest u de verschillende definities.

Bv’s en nv’s

In het geval van een bv of nv is de UBO de natuurlijke persoon die (in)direct voor meer dan 25% economisch gerechtigd is tot de vennootschap, dan wel degene die de zeggenschap uitoefent. 

Stichtingen en verenigingen

Voor stichtingen en verenigingen wordt de UBO gedefinieerd als degene die (in)direct een eigendomsbelang van meer dan 25% heeft, meer dan 25% van de stemrechten kan uitoefenen bij een besluit tot statutenwijziging, of feitelijke zeggenschap heeft over de rechtspersoon.

Vof's, cv's of rederijen

Voor vof's, cv's of rederijen is de UBO de persoon die (in)direct een eigendomsbelang van meer dan 25% heeft, meer dan 25% van de stemrechten kan uitoefenen bij beslissingen over beheersdaden en/of wijzigingen van de samenwerkingsovereenkomst.

Kerkgenootschappen

Voor kerkgenootschappen worden UBO's gedefinieerd als de natuurlijke personen die in de statuten zijn benoemd als rechtsopvolgers van het kerkgenootschap.

Zelfs als een persoon geen belang heeft van meer dan 25%, kan hij of zij toch als UBO worden beschouwd als zij op andere wijze de uiteindelijke zeggenschap over een cliënt hebben.

UBO-register

Het UBO-register is een centrale database waarin informatie wordt verzameld over de UBO’s van juridische entiteiten. Het UBO-register vereist specifieke informatie, zoals voornamen en achternaam van de UBO, het BSN van UBO's in Nederland en aanvullende gegevens van UBO's die buiten Nederland wonen.

Voor wie is UBO-registratie verplicht?

Inschrijven in het UBO-register is sinds 27 september 2020 verplicht voor ondernemingen, verenigingen en stichtingen. Het niet naleven ervan kan leiden tot sancties, zoals boetes, opgelegd door het Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst. 

Bovendien moeten vanaf 1 mei 2021 aanbieders van cryptodiensten, trustkantoren en wisselinstellingen een UBO-reputatietoets uitvoeren om fraude te voorkomen. 

Wie is niet registratieplichtig?

Er zijn organisaties met rechtsvormen die geen UBO hoeven in te schrijven. Voorbeelden hiervan zijn eenmanszaken, beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen en rechtspersonen in oprichting.

Toegang tot het UBO-register

Niet iedereen heeft zomaar toegang tot het UBO-register. UBO's kunnen hun eigen gegevens inzien, en organisaties die UBO's hebben geregistreerd, kunnen ook hun registratie bekijken. Bepaalde instanties, zoals de Belastingdienst, hebben wel toegang tot alle geregistreerde UBO's.

Daarnaast is sinds 22 november 2022 de informatie in het UBO-register niet meer openbaar toegankelijk, en is het niet meer mogelijk om een uittreksel uit het UBO-register aan te vragen bij de Kamer van Koophandel (KVK). Dit besluit is genomen als gevolg van een uitspraak van het Europese Hof van Justitie.

UBO-registers

Er bestaan twee verschillende UBO-registers, namelijk:

UBO-register voor ondernemingen, stichtingen en verenigingen

Alle organisaties zijn verplicht zich te registreren in dit UBO-register. Deze registratie had, voor de meeste organisaties, uiterlijk op 27 maart 2022 moeten plaatsvinden.

UBO-register voor trusts, fondsen voor gemene rekening en soortgelijke constructies

Vanaf 1 november 2022 zijn trustees verplicht om UBO's van trusts (of vergelijkbare juridische constructies) vast te leggen in dit register. Deze registratie moest uiterlijk op 1 april 2023 zijn voltooid.

Terugmeldplicht

In het geval dat de verstrekte gegevens afwijken van die in het UBO-register, bent u verplicht dit te melden binnen een week na constatering (terugmeldplicht). Zodra een melding is gedaan, ontvangt de betreffende organisatie een notificatie om de discrepantie te verifiëren en eventuele correcties aan te brengen in het UBO-register.

Conclusie UBO’s 

In dit artikel hebben we inzicht geboden in UBO's, wat ze zijn en waarom ze relevant zijn voor zakenmensen zoals u. We hebben besproken waarom het belangrijk is om UBO’s te screenen, en we hebben gekeken naar recente ontwikkelingen rondom het UBO-register. 

Door te begrijpen wie de UBO’s zijn en waarom ze geregistreerd moeten worden, kunnen bedrijven beter voldoen aan de wettelijke vereisten, financiële risico's verminderen en reputatieschade voorkomen. 

Lees verder in onze andere artikelen:

• Omzet: betekenis en berekening
• De stichting: alles over de oprichting, kenmerken en voor- en nadelen
• Proforma factuur — Wat is een proforma factuur?
• SBI-code — wat is een SBI-code?
• RSIN-nummer: Essentie, betekenis en toepassing