I ritardi nella modalità di pagamento rappresentano un problema, e possono avere un impatto negativo su un’azienda. Un sollecito di pagamento fattura ben scritto, però, può aumentare le probabilità di ricevere i pagamenti nel giusto tempo. Questo articolo vi guiderà passo dopo passo nella corretta redazione di solleciti di pagamento efficaci, seguendo e rispettando le norme e le leggi italiane.

Contenuti

Cos’è un sollecito di pagamento e cosa deve contenere?

Il sollecito pagamento è un documento inviato a un cliente per ricordargli di pagare una fattura in scadenza. Questo documento deve contenere informazioni precise e complete per evitare fraintendimenti e facilitare il processo di pagamento.

 Ecco gli elementi che non devono mancare in un sollecito di pagamento:

  1. Dati del creditore:
    • Nome o ragione sociale dell'azienda.
    • Indirizzo completo.
    • Contatti per eventuali chiarimenti (telefono, e-mail).
  2. Dati del debitore:
    • Nome o ragione sociale del cliente.
    • Indirizzo completo.
  3. Riferimento alla fattura:
    • Numero e data di emissione della fattura.
    • Importo totale dovuto.
    • Data di scadenza della fattura.
  4. Descrizione del debito:
    • Breve spiegazione dei beni o servizi forniti.
    • Dettagli sul motivo del pagamento richiesto.
  5. Termini di pagamento:
    • La nuova data entro cui il pagamento deve essere effettuato.
    • Eventuali conseguenze in caso di mancato pagamento (es. interessi di mora o azioni legali).
  6. Metodi di pagamento:
    • Coordinate bancarie (IBAN, BIC/SWIFT).
    • Altre opzioni di pagamento, come PayPal o carte di credito.
  7. Tono professionale e cortese:
    • Mantenere un linguaggio formale ma non aggressivo.
    • Ricordare che il cliente potrebbe aver dimenticato il pagamento.
  8. Prova di invio (se necessario):
    • Per documenti inviati tramite posta, indicare il tipo di invio (es. raccomandata A/R).

Come inviare un sollecito di pagamento?

Esistono diversi metodi per inviare un sollecito di pagamento, ognuno con vantaggi e svantaggi:

  1. Tramite lettera postale
    • Vantaggi: Prova di invio, contenuto preciso e documentato.
    • Svantaggi: Tempi di consegna più lunghi.
  2. Tramite SMS
    • Vantaggi: Invio rapido.
    • Svantaggi: Informazioni limitate.
  3. Tramite telefonata
    • Vantaggi: Comunicazione diretta, possibilità di risoluzione immediata.
    • Svantaggi: Può risultare invasiva.
  4. Tramite e-mail
    • Vantaggi: Rapido da inviare, traccia digitale.
    • Svantaggi: Può essere ignorata più facilmente rispetto ad altri metodi.

Termini di pagamento secondo la legge

I termini di pagamento sono fondamentali per evitare malintesi e garantire una gestione finanziaria fluida durante l’emissione di una fattura.

In Italia, essi sono regolati:

  • Dal Codice Civile, che stabilisce un termine standard di pagamento entro 30 giorni, salvo diversi accordi tra le parti.
  • Dal Decreto Legislativo n. 231/2002, introdotto per limitare i termini di pagamento a un massimo di 60 giorni, a meno che non sia stato esplicitamente concordato diversamente.

Variazioni in base al tipo di contratto

I termini di pagamento possono differire in base alla tipologia contrattuale:

  • Contratti di servizio: Le parti stabiliscono i termini, che solitamente prevedono un pagamento entro 30 giorni.
  • Contratti di fornitura: I termini variano generalmente tra 30 e 60 giorni, in funzione delle clausole contrattuali specifiche.

Conseguenze in caso di violazione dei termini di pagamento

Il mancato rispetto dei termini di pagamento comporta conseguenze per entrambe le parti:

  • Per il debitore:
    • Possibili azioni legali.
    • Obbligo di risarcire i costi sostenuti dal creditore, inclusi eventuali interessi di mora.
  • Per il creditore:
    • Facoltà di avviare procedimenti giudiziari.
    • Diritto di richiedere un risarcimento per i danni subiti.

Come prevenire controversie sui termini di pagamento

Tuttavia, questi problemi possono essere facilmente evitati. È sufficiente adottare le seguenti misure preventive:

  • Specificare chiaramente i termini di pagamento: Devono essere indicati esplicitamente nelle Condizioni Generali di Vendita o nel contratto.
  • Prevedere sanzioni per ritardi o mancati pagamenti: Ad esempio, l’applicazione di interessi di mora o penali.
  • Definire con precisione i metodi di pagamento: Includere dettagli su modalità accettate (bonifico, PayPal, ecc.) e coordinate bancarie.

Esempio di sollecito di pagamento 

Gentile [Nome cliente],

ci rivolgiamo a lei in merito alla fattura [numero di fattura] di [importo] €, che risulta essere scaduta in data [data di scadenza]. Ai sensi del Decreto Legislativo n. 231/2002, il pagamento avrebbe dovuto essere effettuato entro [termini di legge] giorni dalla data di emissione della fattura.

In allegato trova una copia della fattura per sua comodità.

Nel caso in cui riscontri difficoltà nel saldare l’importo dovuto, la invitiamo a contattarci direttamente all’indirizzo e-mail [email del creditore] o al numero di telefono [numero di telefono].

Può effettuare il pagamento tramite:

  • Bonifico bancario: IBAN: [numero IBAN], SWIFT/BIC: [codice SWIFT/BIC]
  • PayPal: [link PayPal o e-mail per il trasferimento]

La preghiamo di effettuare il pagamento entro e non oltre il [nuova data di scadenza, ad esempio: "7 giorni dalla ricezione di questa comunicazione"].

Se il pagamento non verrà effettuato entro i nuovi termini, provvederemo a inviarle un secondo sollecito. In caso di ulteriore mancato pagamento, ci vedremo costretti a considerare azioni legali per il recupero del credito.

La ringraziamo per la collaborazione e restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento.

Cordiali saluti, 

[Nome del creditore]

[Contatti del creditore: telefono, e-mail]

Modelli di solleciti di pagamento

Primo sollecito

Il primo sollecito, effettuato con toni cordiali, è utilizzato per ricordare al cliente la scadenza del pagamento. Si presuppone che il mancato pagamento sia dovuto a una semplice svista, quindi il tono deve rimanere amichevole e professionale.

Esempio: “Gentile [Nome cliente],

La informiamo che la fattura n. [numero della fattura] di [importo] €, emessa in data [data di emissione della fattura], risulta non pagata. Potrebbe essersi verificato un disguido, pertanto La invitiamo a verificare la Sua casella di posta elettronica, inclusa la cartella spam.

Per qualsiasi dubbio o necessità di chiarimento, non esiti a contattarci.

La preghiamo gentilmente di effettuare il pagamento entro il [nuova data di scadenza].

Cordiali saluti,

[Nome del creditore]”

Secondo sollecito

Il secondo sollecito deve essere più insistente rispetto al primo, includendo un avvertimento sulle possibili conseguenze in caso di mancato pagamento.

Esempio: “Gentile [Nome cliente],

la fattura n. [numero della fattura], emessa in data [data di emissione della fattura], risulta ancora non pagata, nonostante l’invio del primo sollecito. La preghiamo di effettuare il pagamento entro il [data] per evitare l’applicazione di interessi di mora e altre eventuali sanzioni.

La ringraziamo per la collaborazione e restiamo a disposizione per eventuali chiarimenti.

Cordiali saluti,

[Nome del creditore]”

Terzo sollecito 

Il terzo e ultimo sollecito, inviato tramite raccomandata con ricevuta di ritorno (raccomandata A/R), serve per informare il cliente che, in caso di mancato pagamento, si procederà per vie legali.

Esempio: “Gentile [Nome cliente],

nonostante i primi due solleciti inviati in data [data del primo sollecito] e [data del secondo sollecito], non abbiamo ancora ricevuto il pagamento della fattura n. [numero della fattura]. La invitiamo a saldare l’importo dovuto entro sette giorni tramite bonifico bancario.

In caso di mancato pagamento, ci vedremo costretti ad avviare le procedure legali per il recupero del credito.

La ringraziamo per la collaborazione e restiamo a disposizione per eventuali chiarimenti.

Cordiali saluti,

[Nome del creditore]” 

Consigli extra sui solleciti di pagamento

Per evitare ritardi nell'invio dei solleciti e garantire una gestione efficiente del credito, è essenziale adottare un approccio proattivo e ben organizzato. Ecco alcune strategie utili:

  1. Automatizzate i solleciti. Utilizzate software per la gestione delle fatture che permettano di programmare l'invio automatico dei solleciti di pagamento, riducendo errori e ritardi.
  2. Integrate un sistema CRM. Un CRM consente di tracciare le interazioni con i clienti, monitorare i pagamenti e gestire i solleciti in modo più efficace e centralizzato.
  3. Create modelli di lettere professionali. Predisporre modelli predefiniti per i solleciti vi assicurerà che ogni comunicazione sia chiara, completa e coerente con il tono aziendale.
  4. Personalizzate i solleciti. Adattate il contenuto e il tono dei solleciti in base alla relazione con il cliente e al suo storico di pagamento, per un approccio più mirato.
  5. Monitorate l'efficacia dei solleciti. Analizzate i risultati dei solleciti inviati per capire quali metodi, tempi e canali di comunicazione funzionano meglio.
  6. Adottate misure preventive:
    • Definite termini di pagamento chiari nei contratti.
    • Offrite incentivi per i pagamenti anticipati (ad esempio, piccoli sconti).
    • Proponete modalità di pagamento flessibili e convenienti per i clienti.
  7. Prestate attenzione agli aspetti legali. Familiarizzatevi con le normative sul recupero crediti e, in caso di dubbi o situazioni complesse, consultate un legale per evitare errori.

Solleciti di pagamento automatici con Finom

Finom invia ai tuoi clienti promemoria automatici prima della data di scadenza della fattura, aiutandoli a ricordare i loro obblighi. Puoi scegliere il canale di comunicazione più comodo, come email o WhatsApp, e personalizzare il testo del messaggio per adattarlo alle tue esigenze. Questo garantisce una gestione fluida dei pagamenti e riduce il rischio di ritardi.

Nel caso in cui il pagamento non venga effettuato entro la data di scadenza, Finom invia automaticamente un sollecito con un promemoria del debito in sospeso. Grazie alla piattaforma, puoi facilmente monitorare lo stato dei solleciti e tenere sotto controllo la situazione del debito in ogni momento.

Scopri di più sulla funzione di solleciti di pagamento automatici sul sito web di Finom: https://finom.co/it-it/blog/how-to-send-a-payment-reminder/.

Domande frequenti 

Come si risponde a un sollecito di pagamento?

Se i tempi di pagamento sono stati rispettati vi basterà allegare la prova del pagamento. In caso contrario, dovrete giustificare il motivo del mancato pagamento. Qualunque sia il caso, è importante mantenere un tono rispettoso e cordiale.

Quando è opportuno inviare il primo sollecito di pagamento?

Il tempo ideale per inviare il primo sollecito di pagamento è dopo trenta giorni dalla scadenza del pagamento.

Quanti solleciti di pagamento è possibile inviare?

Non esiste un numero di solleciti che è possibile inviare, ma è comune inviarne tre. 

Quanto tempo ho a disposizione per pagare un sollecito di pagamento?

I tempi possono variare in base ai termini concordati dalle due parti, ma solitamente vengono dati quindici giorni.

Cosa succede dopo il secondo sollecito di pagamento? 

Dopo il secondo sollecito di pagamento ne verrà inviato un terzo, con toni più insistenti rispetto al secondo e con il promemoria che nel caso in cui il cliente si rifiutasse ancora di pagare, verranno intraprese azioni legali.

Come posso inviare un sollecito di pagamento?

Un sollecito di pagamento può essere inviato tramite e-mail, posta elettronica, SMS, con una lettera, e in altri diversi modi. Ci teniamo a ricordare che è importante mantenere un tono formale e che il sollecito contenga tutte le informazioni necessarie.

Cosa si deve fare se il debitore non risponde al sollecito di pagamento?

Nel caso in cui il debitore non dovesse rispondere a nessuno dei tre solleciti di pagamento, si potrà procedere per vie legali, in modo da recuperare il credito.

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