Rimborso chilometrico 2026: cos’è, chi ne ha diritto e come richiederlo

Il rimborso chilometrico rappresenta una forma di compensazione economica riconosciuta a chi utilizza un veicolo per spostamenti di lavoro e ne sostiene le spese di viaggio. Vediamo come funziona nel 2026, a chi spetta e quali sono le procedure corrette per richiederlo.

Cos’è il rimborso chilometrico e quando si applica?

Immagina di dover percorrere 200 km con la tua auto per partecipare a una fiera di settore, visitare un cliente o consegnare un ordine. In questi casi, se l’azienda o il committente hanno approvato lo spostamento, hai diritto al rimborso chilometrico.

In termini pratici, il rimborso non riguarda il carburante effettivamente consumato, ma un calcolo forfettario che tiene conto di vari fattori: tipo di veicolo, cilindrata, alimentazione, percorrenza media annua, costi accessori. Il tutto è determinato attraverso le tabelle dei costi chilometrici elaborate dall’ACI e pubblicate annualmente in Gazzetta Ufficiale.

Le situazioni tipiche in cui si applica sono:

• trasferte lavorative fuori sede;
• consegne o attività logistiche con mezzo proprio;
• viaggi per incontri con clienti, sopralluoghi o eventi.

Non si applica, invece, per tragitti casa-lavoro o spostamenti personali. L’uso del veicolo dev’essere giustificato da finalità operative purché la trasferta sia supportata da idonea documentazione (ad esempio con un documento di trasporto o un incarico scritto).

Chi ha diritto al rimborso chilometrico?

Il diritto al rimborso chilometrico non è automatico: dipende dal contratto, dal ruolo e dalla tipologia di rapporto con l’azienda.

Nel caso dei dipendenti, il rimborso si applica quando l’utilizzo del mezzo privato è stato autorizzato dal datore di lavoro. In genere, avviene su richiesta scritta e previa approvazione, con indicazione dello scopo dello spostamento e della distanza da coprire. È importante sapere che non tutti i contratti collettivi nazionali regolano in modo preciso la questione, ma diversi CCNL (come quelli del commercio o dei servizi) lo prevedono in modo esplicito.

Anche i professionisti possono richiedere un rimborso, ma le regole cambiano. In questi casi, è necessario inserire il rimborso nella fattura indirizzata al cliente, distinguendolo in modo chiaro dal compenso per la prestazione.

In questi casi, il riaddebito delle spese può essere soggetto a IVA e a contributi previdenziali (come la Gestione Separata INPS), a seconda del regime fiscale adottato dal professionista.

Inoltre, deve essere coerente con le condizioni contrattuali pattuite. A differenza dei dipendenti, i liberi professionisti non hanno l'obbligo legale di utilizzare i parametri ACI per la fatturazione ai clienti, potendo concordare liberamente una tariffa forfettaria che concorrerà a formare il compenso imponibile (come chiarito dall'Agenzia delle Entrate nella Risposta all'Interpello n. 270 del 23 ottobre 2025).

Per quanto riguarda le società, il rimborso è possibile per gli amministratori o collaboratori occasionali, ma va documentato con precisione e tracciato attraverso un conto aziendale. Ogni voce influisce anche sulla deducibilità dei rimborsi chilometrici nel bilancio di esercizio, quindi serve una gestione attenta e conforme alle norme fiscali.

Attenzione anche alle eccezioni: non sono rimborsabili gli spostamenti non autorizzati, quelli non documentati, o quelli che rientrano nella normale sede di lavoro (salvo accordi specifici). La mancanza di chiarezza nelle richieste può portare a contestazioni da parte del datore di lavoro o dell’Agenzia delle Entrate in caso di controlli.

Come richiedere correttamente il rimborso chilometrico per un dipendente?

Richiedere il rimborso chilometrico in modo corretto significa non solo compilare un form, ma seguire un iter preciso che garantisca trasparenza e tracciabilità.

Per un dipendente, la procedura inizia con una richiesta formale al datore di lavoro. Spesso si utilizza un modulo per il rimborso chilometrico standard, in cui indicare:

• data e luogo della trasferta;
• motivazione dello spostamento;
• chilometri percorsi (con partenza e arrivo);
• targa del veicolo utilizzato;
• eventuali pedaggi o spese accessorie.

In alcuni casi, è richiesto allegare ricevute di pedaggio o screenshot dal navigatore per attestare la distanza percorsa. Alcuni software gestionali consentono oggi di compilare tutto digitalmente, allegando anche foto o GPS del percorso.

Una volta ricevuti i dati, l’ufficio amministrativo calcola il rimborso utilizzando i valori aggiornati delle tabelle ACI in vigore. Per il rimborso chilometrico con le tabelle ACI 2026, si considerano elementi come il tipo di carburante, la potenza del motore, i costi fissi (assicurazione, bollo, manutenzione) e quelli variabili. 

Se qualcosa non torna — per esempio se la distanza sembra eccessiva, se manca una giustificazione valida o se ci sono incongruenze tra percorso e missione — l’azienda può rifiutare il rimborso. Ecco perché è fondamentale curare ogni dettaglio, compilare con attenzione e allegare documenti chiari.

Per i liberi professionisti in regime ordinario, vale lo stesso principio: trasparenza, coerenza e documentazione. È consigliabile tenere un registro aggiornato dei viaggi professionali, con date, percorsi e motivazioni, in modo da dimostrare l’effettiva natura lavorativa degli spostamenti.

Per garantire la conformità in caso di controlli fiscali, è sempre più importante utilizzare strumenti digitali come app di gestione spese, sistemi di tracciamento GPS o software aziendali che registrano automaticamente percorsi, date e chilometri percorsi.

Obblighi aziendali nel pagamento del rimborso chilometrico

Nel 2026, le imprese che intendono rimborsare ai propri dipendenti le spese sostenute per l’uso dell’auto personale a fini lavorativi devono attenersi alle regole fiscali aggiornate entrate in vigore nel 2025 che incidono in modo diretto sulla tassazione del rimborso chilometrico e sulla sua deducibilità. La gestione interna del processo non può più essere lasciata al caso.

Ogni azienda dovrebbe dotarsi di una procedura scritta e condivisa per la gestione dei rimborsi, che definisca con chiarezza quali informazioni devono essere raccolte, come vanno verificate e in che modo archiviate. 

Serve un fac‑simile standardizzato e aggiornato con i riferimenti dell’anno fiscale in corso: tabelle ACI, motivazione della trasferta, targa, chilometri percorsi, autorizzazione preventiva. Il modulo compilato deve essere firmato dal dipendente e controfirmato dal responsabile aziendale.

In fase di rendicontazione, le voci relative al calcolo per il rimborso chilometrico devono essere registrate nei registri contabili e, se pertinente, anche nel libro paga. Solo così sarà possibile garantirne la deducibilità e inserirli correttamente nel bilancio aziendale.

La natura della trasferta è ciò che determina la tassazione del rimborso chilometrico:

1. Se avviene all’interno dello stesso Comune della sede di lavoro, il rimborso è considerato reddito imponibile e soggetto a tassazione ordinaria.
2. Se avviene fuori Comune e il rimborso è calcolato con le tabelle ACI, l’importo non viene tassato né per il dipendente né per l’impresa. 

Nel secondo caso, la deducibilità è ammessa nei limiti fiscalmente riconosciuti, a condizione che tutta la documentazione sia conforme.

Più precisamente, in base all'art. 95 comma 3 del TUIR, la deducibilità è ammessa nei limiti fiscalmente riconosciuti, che fanno riferimento alla potenza del veicolo utilizzato: fino a 17 cavalli fiscali per le auto a benzina e 20 cavalli fiscali per quelle diesel. Nel caso di veicoli più potenti, i costi sono invece solo parzialmente deducibili.

L’uso esclusivamente personale o non tracciato dei mezzi può compromettere la possibilità di dedurre i costi. È importante che il tuo commercialista sia sempre aggiornato sulla composizione e utilizzo del parco auto aziendale.

Come calcolare il rimborso chilometrico: istruzioni con le Tabelle ACI 2026

Le Tabelle ACI 2026 aggiornate incorporano i costi reali legati al possesso di un’auto, inclusi carburante, assicurazione, manutenzione e deprezzamento. Questo sistema permette di rimborsare in modo forfettario ma equo il dipendente che usa la propria auto per fini lavorativi, senza entrare nel dettaglio delle singole spese sostenute.

Il processo pratico prevede tre passaggi:

1. Identificare marca, modello, alimentazione e cilindrata dell’auto del dipendente.
2. Cercare nella tabella ACI il valore corrispondente al costo chilometrico aggiornato.
3. Moltiplicare quel valore per i chilometri percorsi nella trasferta.

È qui che la precisione fa la differenza. Due veicoli simili possono avere tariffe molto diverse. Ad esempio, secondo le tabelle ACI aggiornate, un modello elettrico come la Citroën ë-C3 ha un costo di circa 0,33 € al km, mentre un SUV ibrido plug-in come la Mercedes GLE 350de può arrivare vicino a 0,93 € al km. Questo influisce direttamente sul budget dell’azienda e sulla deducibilità dei rimborsi chilometrici.

Ricorda: i rimborsi devono essere sempre basati su dati ufficiali. Qualsiasi arrotondamento «a spanne» rischia di invalidare il rimborso dal punto di vista fiscale. E se vuoi evitare brutte sorprese in fase di controllo, assicurati che ogni calcolo sia accompagnato da documentazione coerente: motivazione dello spostamento, autorizzazione, chilometri percorsi e, ovviamente, riferimento alla tabella ACI per il rimborso chilometrico corretta.

Esempio di calcolo e fac-simile per rimborso chilometrico

Per capire davvero come calcolare il rimborso chilometrico, vediamo un caso concreto. Prendiamo Mario, responsabile vendite in una PMI lombarda. Il 15 aprile 2026, Mario viaggia da Milano a Torino per una visita cliente. Usa la sua auto privata: un diesel 1.6, targa AB123CD.

Secondo la tabella ACI, il suo veicolo ha un costo di 0,55 €/km. Il percorso copre 280 km tra andata e ritorno. Il calcolo del rimborso chilometrico a questo punto è semplice:

280 km x 0,55 € = 154 €

Ma per rendere questo rimborso valido — sia per Mario, sia per l’azienda che lo rimborsa — serve il giusto supporto documentale.

Qui entra in gioco l’importanza di un fac‑simile per il rimborso chilometrico, un modulo che raccoglie tutte le informazioni essenziali: data, nome del dipendente, tragitto effettuato, chilometri percorsi, tariffa ACI applicata, firma del richiedente e approvazione dell’azienda.

Per agevolarti nella gestione di questi rimborsi, Finom mette a disposizione un template compilabile online, pronto per essere adattato alle esigenze del tuo team amministrativo.

Il modulo deve essere compilato utilizzando i valori aggiornati delle tabelle dei costi chilometrici ACI 2026, così da garantire coerenza con i parametri fiscali ufficiali.

Usarlo permette di mantenere uno storico delle richieste, automatizzare i calcoli e archiviare i documenti in formato digitale; un vantaggio non da poco quando si tratta di verifiche fiscali o revisioni interne.

Tassazione del rimborso chilometrico nel 2026

Per il 2026 il quadro fiscale legato al rimborso chilometrico e all'uso dei veicoli aziendali si consolida sulle importanti novità introdotte a partire dal 2025. Se fino a poco tempo fa bastava distinguere tra trasferte dentro o fuori dal Comune, oggi anche la tipologia di documentazione e la corretta applicazione delle tabelle ACI giocano un ruolo decisivo nel determinare l’imponibilità o l’esenzione fiscale.

La regola generale rimane valida: se lo spostamento è effettuato fuori dal Comune in cui ha sede l’attività lavorativa e il calcolo del rimborso chilometrico è effettuato in base ai valori aggiornati delle tabelle ACI, il rimborso non costituisce reddito imponibile per il dipendente. In questo caso, non si applicano né IRPEF né contributi previdenziali, purché la trasferta sia supportata da idonea documentazione.

Diverso è il caso delle trasferte all’interno del Comune: qui il Fisco presume un uso «ordinario» del veicolo. Il rimborso chilometrico viene quindi considerato un compenso in natura, soggetto a tassazione piena e inserito in busta paga. Per l’azienda, tuttavia, assumendo natura retributiva (art. 95, comma 1 e 3 del TUIR), questo costo diventa interamente deducibile senza i limiti previsti per le trasferte extra-comunali (salvo situazioni eccezionali come sedi temporanee o distacchi documentati).

Attenzione però a non confondere la deducibilità dei rimborsi chilometrici con la tassazione dei fringe benefit. Quest’ultima si applica ai veicoli aziendali concessi in uso promiscuo (lavoro + uso personale). A partire dal 1° gennaio 2026, le nuove tabelle ACI hanno introdotto percentuali differenziate per calcolare il benefit fiscale in base all’impatto ambientale del veicolo:

• Veicoli elettrici: tassazione ridotta al 10% del costo chilometrico ACI
• Ibride plug-in: tassazione al 20%
• Auto tradizionali (benzina, diesel, GPL): tassazione al 50%

Queste percentuali si applicano esclusivamente al calcolo del fringe benefit per le auto aziendali a uso promiscuo e non al rimborso chilometrico per veicoli privati.

Nel rimborso chilometrico, infatti, l’importo viene determinato unicamente sulla base del costo chilometrico indicato nelle tabelle ACI e dei chilometri percorsi, senza l’applicazione di percentuali legate all’alimentazione del veicolo.

In sintesi: se il veicolo è privato e il rimborso è calcolato correttamente per trasferte fuori Comune, non si applica tassazione. Ma se l’auto è aziendale e concessa anche per uso personale, allora si parla di fringe benefit, e la tassazione seguirà le percentuali ambientali definite dall’ACI.

In linea con le indicazioni della Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 92/E del 30 ottobre 2015, se la trasferta parte dalla residenza e la distanza è maggiore rispetto a quella calcolata dalla sede di lavoro, l'azienda può rimborsare tutto il tragitto. Tuttavia, la quota di rimborso relativa ai chilometri in eccesso concorrerà obbligatoriamente a formare il reddito imponibile del lavoratore.

Per il 2026, restano, inoltre, rilevanti le soglie di esenzione dei fringe benefit:

• fino a 1.000 € annui per la generalità dei dipendenti
• fino a 2.000 € per i lavoratori con figli fiscalmente a carico

Oltre questi limiti, i benefit concorrono alla formazione del reddito imponibile.

Rimborso chilometrico per tragitto casa-lavoro: quando è possibile?

E se volessi rimborsare i dipendenti per il tragitto casa-lavoro? Qui le cose si fanno più complesse. Per l’ordinamento fiscale italiano, questo tipo di spostamento fa parte della normalità e non ha carattere eccezionale o operativo. In linea generale, non rientra tra le trasferte esenti, salvo casi particolari o sedi temporanee.

Tuttavia, ci sono eccezioni. Se, ad esempio, il dipendente è assegnato temporaneamente a una sede diversa rispetto a quella ordinaria, o se svolge attività in un sito produttivo distante, allora il rimborso può essere riconosciuto in regime di esenzione. Ma deve essere chiaramente documentato e approvato preventivamente.

Inoltre, quando la trasferta parte dalla residenza del dipendente e la distanza verso la destinazione è maggiore rispetto a quella calcolata dalla sede di lavoro, in linea generale il rimborso viene riconosciuto entro il limite della distanza tra sede e destinazione. L’eventuale differenza può essere considerata imponibile, secondo le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate (Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 92/E del 30 ottobre 2015).

Alcune aziende, per gestire queste casistiche in modo più flessibile, optano per soluzioni alternative: buoni carburante, bonus mobilità o rimborsi forfettari legati a parametri oggettivi. Il pagamento, in questi casi, viene effettuato tramite bonifico sul conto aziendale del dipendente, garantendo tracciabilità e conformità alle normative.

Affidati sempre a un Commercialista esperto per valutare, caso per caso, la soluzione più efficiente e fiscalmente vantaggiosa.

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FAQ

Il rimborso chilometrico per i dipendenti è obbligatorio per legge nel 2026?

Non esiste una norma generale che imponga sempre il rimborso chilometrico. Nella pratica, però, può diventare obbligatorio se è previsto dal CCNL applicato oppure da un accordo tra azienda e lavoratore. In questi casi, il rimborso va riconosciuto seguendo i criteri stabiliti, di solito basati sulle tabelle ACI.

Quali sono le soglie di esenzione fiscale per i fringe benefit e i rimborsi nel 2026?

Per il 2026, le soglie di esenzione dei fringe benefit sono pari a:

• 1.000 € annui per la generalità dei dipendenti
• 2.000 € per i lavoratori con figli fiscalmente a carico

Se il valore complessivo dei benefit supera queste soglie, l’intero importo diventa imponibile.

Attenzione: queste soglie riguardano i fringe benefit (come auto aziendali ad uso promiscuo o rimborsi forfettari) e non il rimborso chilometrico analitico calcolato secondo le tabelle ACI.

Come vengono calcolati i costi di ricarica per le auto elettriche nelle tabelle ACI 2026?

Le tabelle dei costi chilometrici elaborate dall’ACI e pubblicate annualmente in Gazzetta Ufficiale includono già tutti i costi medi di utilizzo del veicolo, compresi quelli legati alla ricarica elettrica e all’ammortamento delle batterie.

Il rimborso si calcola moltiplicando i chilometri percorsi per il costo chilometrico specifico del modello, senza distinguere tra ricarica domestica o presso colonnine pubbliche.

Il rimborso chilometrico basato sulle tabelle ACI è soggetto a contributi INPS o tassazione IRPEF?

Se la trasferta avviene fuori dal Comune della sede di lavoro e il rimborso è calcolato secondo le tabelle ACI, l’importo non costituisce reddito imponibile. Di conseguenza, non è soggetto né a tassazione IRPEF né a contributi INPS.

Se, invece, la trasferta è all’interno dello stesso Comune (intra-comunale), il rimborso concorre alla formazione del reddito e viene tassato.

È obbligatorio allegare il log del GPS per giustificare il rimborso chilometrico nel 2026?

L’utilizzo del GPS non è obbligatorio. È, però, necessario che la trasferta sia documentata in modo chiaro e verificabile. Per questo motivo, molte aziende utilizzano strumenti digitali come app di gestione spese o sistemi di tracciamento, che permettono di registrare i percorsi e di avere a disposizione dei dati coerenti in caso di controlli.

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