Spese di viaggio: ecco come gestirle al meglio

Le spese di viaggio sono le spese sostenute da imprenditori, liberi professionisti e dipendenti in caso di viaggi per motivi professionali che li allontanino dalla propria sede di lavoro. 

Che si tratti di un pedaggio autostradale, del pernottamento in hotel, dei biglietti aerei o dei pasti, tutte le spese effettuate per motivi lavorativi rientrano nelle spese di viaggio o di rappresentanza. 

Essendo una voce molto consistente nei bilanci di ogni attività, è bene che queste spese vengano gestite al meglio. 

In questo articolo vi sveleremo come sia possibile evitare sprechi e incomprensioni con i vostri dipendenti. 

Gestite le spese di viaggio con Finom

Finom vi dà la possibilità di creare un account business e di associare a questo più di una carta, fisica o virtuale che sia. In caso di spese di viaggio dei lavoratori dipendenti, in modo da evitare spiacevoli episodi e incongruenze potrete fornire loro delle carte con dei limiti di spesa. 

A ogni transazione il lavoratore può inserire sulla piattaforma una foto dei pagamenti, in modo da fornire una prova della spesa che possa essere facilmente riconducibile alla somma utilizzata. 

Le transazioni possono persino essere raggruppate grazie a tag che facilitino ulteriormente l’organizzazione delle spese. 

Come abbiamo accennato in precedenza, il titolare del conto business di Finom può richiedere una carta di debito sia fisica che virtuale per il proprio dipendente. L’apertura della carta virtuale è estremamente semplice, poiché può essere attivata e disattivata in meno di un minuto direttamente dall’applicazione di Finom (Finom per Android, Finom per IOS). 

Usare una carta Finom vi dà un ulteriore vantaggio, il cashback: per ogni spesa effettuata utilizzando le carte fisiche e virtuali vi verrà restituita una parte dell’importo, fino al 3% a seconda del vostro piano, permettendovi così di risparmiare ulteriormente. 

Ma perché un prodotto simile può facilitare la gestione della vostra attività? Sapere come funzionano esattamente i viaggi di lavoro vi aiuterà a comprendere perché una gestione accorta di questa spesa potrà evitarvi dei costi inutili. 

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Come funzionano i rimborsi per le spese di trasferta?

I dipendenti che effettuano viaggi di lavoro ricevono un’indennità di trasferta - indennità forfettaria o corrispondente all’intero importo speso - che deve essere versata al lavoratore in busta paga. 

I dipendenti comunicano le proprie spese all’azienda compilando un documento che viene definito nota spese e che può essere un semplice elenco dettagliato di voci di spesa o un documento più complesso se a esso vengono allegati documenti che attestino le spese. 

Tipi di rimborso per le spese di viaggio

Le imprese utilizzano modelli diversi per il rimborso delle spese ai propri dipendenti. 

I più comuni sono essenzialmente tre: 

• Rimborso forfettario: indipendentemente dalle spese sostenute da un dipendente durante una trasferta di lavoro, il rimborso sarà fisso e stabilito a priori.
• Rimborso a piè di lista: il dipendente deve presentare tutte le fatture delle spese effettuate. Una volta approvate, il lavoratore verrà rimborsato dell’importo speso.
• Rimborso misto:  i due modelli spiegati in precedenza vengono usati insieme.

Come funzionano i viaggi di lavoro dal punto di vista fiscale?

Essendo le spese di viaggio delle spese aziendali che corrispondono a rimborsi che i lavoratori dipendenti si vedono accreditati in busta paga, le spese di viaggio sono tassabili, ma sono deducibili dalle tasse entro certi limiti - e questa è un’altra buona ragione per gestire attentamente queste spese. 

Dal punto di vista fiscale bisogna valutare caso per caso quali siano i limiti entro i quali potrete dedurre queste spese dalle tasse. Le differenza si basano su due criteri: 

• Meta del viaggio di lavoro: i limiti di spesa cambiano a seconda che il viaggio venga fatto in Italia o all'estero;
• Il modello di rimborso scelto dall’azienda.

Rimborso forfettario - il limite è di €46,48 al giorno se si tratta di un viaggio in Italia all'esterno del comune della sede di lavoro, di €77,46 se si tratta di un viaggio all’estero. Le spese di trasporto sono invece totalmente deducibili.

Rimborso a piè di lista - il limite è di €180,76 se si tratta di un viaggio in Italia, di €258,23 se si tratta di un viaggio all’estero. Le spese di trasporto sono, anche in questo caso, totalmente deducibili 

Rimborso misto - in questo caso si riconosce un rimborso a piè di lista per le spese di vitto e alloggio e per le spese di trasporto - a patto che tutto sia regolarmente documentato, più un’indennità forfettaria. Il limite dell’indennità è di €30,99 al giorno per i viaggi in Italia, di €51,65 per i viaggi all’estero.

Conclusioni 

Come avete visto, gestire nel modo corretto le spese di viaggio è fondamentale, sia per le aziende che per i lavoratori che vogliono ottenere una deduzione dalle tasse.

Finom rende questo processo estremamente semplice, favorendo una riconciliazione immediata tra spese e documentazione e permettendovi di evitare equivoci. 

Finom non offre solo questo servizio: l’azienda fornisce ai propri clienti il sistema di fatturazione più efficace d'Europa e prodotti home banking. 

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