La prima nota è un metodo per chiarire tutte le entrate e le uscite di cassa o banca di un’organizzazione. In questa guida scoprirai come si compila e quali strumenti usare per gestirla senza errori.

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Prima nota: cos’è e a cosa serve

La prima nota contabile è un registro cronologico che consente di annotare tutte le operazioni che riguardano i movimenti finanziari dell’azienda: incassi, pagamenti, versamenti, addebiti e uscite di cassa. Può riguardare sia il contante (prima nota cassa) sia i movimenti bancari (prima nota banca), a seconda della modalità con cui avvengono le transazioni.

Anche se non sempre obbligatoria, la prima nota è preziosa in contabilità per sapere in tempo reale quanti soldi entrano, escono e per quali motivi.

È utile per evitare errori, dimenticanze e per facilitare il lavoro del commercialista, soprattutto se lavori in regime ordinario o semplificato.

Se hai una piccola attività, la prima nota ti aiuta a monitorare la liquidità, a decidere meglio e a prepararti per eventuali controlli fiscali. In pratica, è una garanzia di trasparenza e organizzazione.

Come si fa una prima nota: guida pratica

Ma come si fa una prima nota correttamente? Che sia cartacea, Excel o software, la logica è sempre la stessa: ogni movimento va registrato in modo chiaro, completo e cronologico. 

Ecco le informazioni fondamentali da inserire in ogni registrazione:

  • Data dell’operazione
  • Descrizione sintetica, es. “Pagamento fornitore” o “Incasso cliente”
  • Importo, con segno positivo per entrate, negativo per uscite
  • Causale (spesa, incasso, anticipo, ecc.)
  • Modalità di pagamento: contanti, carta, bonifico, POS…
  • Contropartita, ovvero il soggetto coinvolto (cliente, fornitore, banca)
  • Codici contabili, se usi un sistema a partita doppia

Ad esempio, se il 12 gennaio ricevi 800 € via bonifico da un cliente, registrerai:

Data: 12/01/2025

Descrizione: Incasso fattura n. 22

Importo: +800,00 €

Modalità: Bonifico

Contropartita: Cliente Rossi

L’ideale è compilarla ogni giorno o almeno ogni settimana. Rimandare troppo crea confusione, soprattutto con più conti o metodi di pagamento.

Dal punto di vista normativo, la prima nota non è mai obbligatoria per chi è in regime forfettario. 

Registrazioni di prima nota: esempi pratici

Per chiarire meglio, vediamo qualche esempio di prima nota tratto dalla vita reale di una piccola impresa o professionista.

Esempio 1 – Studio di consulenza

02/02/2025 – Incasso consulenza fiscale – +350,00 € – Bonifico – Cliente Verdi

Esempio 2 – Registrazione di pagamento e incasso

05/02/2025 – Acquisto materiali da ferramenta – -210,00 € – Carta – Ferramenta Srl

07/02/2025 – Incasso servizio idraulico – +500,00 € – Contanti – Cliente Bianchi

Esempio 3 – Prima nota con Excel

Puoi strutturare un file Excel con colonne fisse: Data | Descrizione | Entrata | Uscita | Metodo | Contropartita | Saldo. 

Ogni movimento va registrato riga per riga, aggiornando il saldo. È un metodo semplice e a costo zero.

Strumenti per gestire la prima nota contabile

Puoi compilare la prima nota contabile manualmente, con un foglio Excel o con un gestionale. Ogni metodo ha vantaggi e limiti.

Excel è ideale per piccole attività che vogliono iniziare senza costi. Puoi creare un modello semplice con formule automatiche per il saldo, aggiungendo colonne per descrizione, data, causale e metodo di pagamento. Tuttavia, richiede attenzione e aggiornamenti frequenti.

Software gestionali, invece, permettono di automatizzare la registrazione delle operazioni. Quando emetti una fattura, registri un incasso o fai un pagamento, il sistema aggiorna automaticamente la prima nota. 

Le tre soluzioni più usate sono Fatture in Cloud, Danea Easyfatt e Datalog.

Differenza tra prima nota e libro giornale

Una delle domande più frequenti è: qual è la differenza tra la prima nota e il libro giornale?

Il libro giornale è un registro ufficiale della contabilità in partita doppia, obbligatorio per chi è in regime ordinario. Riporta tutte le scritture contabili in ordine cronologico, con dettagli formali richiesti dalla legge.

La prima nota, invece, è un documento interno, di uso pratico e quotidiano. Non ha vincoli legali di forma, ma serve per monitorare i movimenti di cassa e banca prima che vengano contabilizzati ufficialmente. Si può dire che la prima nota “prepara il terreno” al libro giornale.

Errori comuni e consigli utili

Tra gli errori più frequenti nella gestione della prima nota contabile ci sono:

  • Registrazioni mancanti o ritardate, soprattutto su spese minori o incassi in contanti.
  • Descrizioni poco chiare: evita “pagamento generico”, indica cosa hai pagato e a chi.
  • Dimenticare di aggiornare il saldo o sbagliare i segni (+/-), soprattutto se usi Excel.

Per evitare problemi, puoi compilare la prima nota in tempo reale, usare sempre la stessa struttura e salvare copie periodiche del file se lavori offline. Altrimenti, se lavori con un software, verifica sempre che sia sincronizzato con il conto bancario.

Una buona prima nota non è solo ordine, ma anche uno strumento strategico per capire meglio la salute della tua attività, prevenire errori e prendere decisioni informate.

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