Cos’è la nota di debito, quando si emette e come compilarla

Cos’è la nota di debito?

La nota di debito è un documento fiscale utilizzato nel diritto tributario italiano per correggere e integrare l'importo di una fattura già emessa, aumentando così sia l'imponibile che l'IVA. È disciplinata dall'articolo 26 del DPR 633/72 e viene emessa quando si riscontra un errore che comporta un aumento dell'importo dovuto dal cliente. La nota di debito è fondamentale per la precisione nella gestione finanziaria di un’azienda.

Esistono diversi tipi di note di addebito che possono essere emesse a seconda del loro scopo. Tra questi vi sono quelli utilizzati per la correzione di errori nella fattura originale, l'aggiunta di servizi o beni extra (ad esempio, le spese di spedizione), la modifica dei termini contrattuali (ad esempio, la variazione del prezzo), l'applicazione di sanzioni o penali.

Differenze tra nota di debito e fattura

Spesso la nota di debito e le fatture vengono confuse dalle persone, poiché sono entrambi documenti che vengono utilizzati per registrare transazioni finanziarie. Quindi, nota di debito o fattura? Ecco in breve la differenza tra fattura e nota di debito:

Facciamo un esempio. Immaginiamo che un fornitore consegni 100 unità di un prodotto a un cliente ma emetta una fattura per solo 80 unità. Dopo la consegna, il fornitore si accorge dell'errore. Per risolvere il problema senza annullare la fattura originale, emette una nota di debito per le 20 unità aggiuntive. Questo documento consente al fornitore di regolarizzare l'importo dovuto dal cliente e di garantire un corretto calcolo dell'IVA sulle merci fornite.

Esempio: Correzione di quantità errata

Nota di debito per rettificare una quantità maggiore rispetto a quella fatturata.

Dettagli

Fattura originale: Vendita di 80 unità di un prodotto. 

Errore: Consegnate effettivamente 100 unità.

Correzione: Nota di debito per le 20 unità aggiuntive non fatturate.

Nota di debito

Numero: ND-003

Data: 18/10/2024

Venditore: Azienda X S.p.A.

Cliente: Azienda Y S.r.l.

Fattura di riferimento: Fattura n. 125 del 10/10/2024

Totale da pagare: 366,00 €

Differenze tra nota di debito e nota di credito

Sia la nota di debito che la nota di credito vengono utilizzate per rettificare transazioni già esistenti, ma ci sono delle differenze significative. Quindi, vediamo insieme quali sono le differenze tra una nota di debito e una nota di credito:

Si può scegliere di emettere una nota di credito per ridurre l’importo della fattura se riporta un importo maggiore del dovuto. Ad esempio, un fornitore emette una fattura di 1.500 €, ma si accorge che l'importo corretto è di 1.200 € a causa di un errore. Per ridurre l'importo, il fornitore emette una nota di credito di 300 €, portando il totale a 1.200 €.

Quando si emette una nota di debito?

Ci sono diversi casi in cui può essere necessario emettere una nota di debito. Tra i casi più tipici vi sono:

• Errori di prezzo o aliquota IVA: se si scopre un errore nel prezzo dell’aliquota IVA in una precedente fattura, si può emettere una nota di debito per correggere l’errore.
• Consegna superiore al previsto o aggiunta di spese extra: se si scopre di aver ricevuto più prodotti di quelli fatturati o che ci sono spese extra, si può emettere una nota di debito per aggiungere questi costi.
• Correzione di una nota di credito errata: se viene emessa una fattura errata contenente un importo sbagliato, si può emettere una nota di debito o una variazione in diminuzione per correggere l’errore.

È inoltre molto importante verificare che le note di addebito siano emesse con la data di scadenza corretta. Se dopo l'emissione della nota di addebito una persona si accorge di aver commesso errori o omissioni, si può ricorrere ravvedimento operoso.

La nota di debito può essere emessa per applicare sanzioni o penali, ad esempio, in seguito a ritardi nei pagamenti, violazioni contrattuali o per compensare danni causati da inadempienze da parte del cliente.

Come si fa una nota di debito? 

Per creare una nota di debito, è necessario includere questi elementi:

• Dati del venditore: ragione sociale, indirizzo, Partita IVA.
• Dati dell'acquirente: ragione sociale, indirizzo, Partita IVA, Codice Destinatario.
• Tipo di documento: "Nota di debito".
• Numerazione: deve proseguire la numerazione progressiva delle fatture.
• Data di emissione: deve essere successiva alla data della fattura alla quale si riferisce.
• Riferimento alla fattura originaria: data e numero della fattura.
• Motivazione dell'emissione: descrizione del motivo per cui si emette la nota (es. correzione errore, aggiunta spese).
• Descrizione: descrizione dettagliata dei beni o servizi a cui si riferisce la nota.
• Quantità e prezzo unitario: per ogni articolo o servizio.
• Importo imponibile: totale imponibile.
• Aliquota IVA: aliquota IVA applicata.
• Importo IVA: calcolo dell'IVA.
• Totale documento: importo totale da pagare.

La nota di debito deve essere emessa esclusivamente in formato elettronico. Utilizzare il Codice TD05 per generare il file XML secondo le specifiche dell'Agenzia delle Entrate. Il file deve essere firmato digitalmente e inviato tramite il Sistema di Interscambio (SdI).

Come emettere una nota di debito elettronica?

Per emettere una nota di debito elettronica, si possono seguire questi passaggi:

1. Scegli un software che supporti la creazione di note di debito.
2. Inserisci tutti i dati necessari per la compilazione della nota.
3. Il software di fattura elettronica sarà poi in grado di generare la nota di debito. 
4. Utilizza il codice TD05 per inviare la nota di debito tramite il Sistema di Interscambio.

Nota di debito per annullare una nota di credito

Viene utilizzata la nota di debito per annullare la nota di credito quando essa viene emessa nel modo sbagliato, per esempio se viene inserita una data errata, un importo errato o non viene incluso un riferimento all’originale fattura.

Se ci si trova in una situazione in cui è necessario creare una nota di debito per annullare una nota di credito, si può seguire la seguente procedura:

1. Identificare l’errore: verifica dove è stato effettuato l’errore.
2. Emettere la nota di debito: crea una nota di debito con lo stesso importo e con tutti i dati obbligatori.
3. Registrazione contabile: registra nei registri contabili la nota di debito.
4. Emettere la nuova nota di credito: emetti una nota di credito con i dati corretti.
5. Comunicazione: informa il cliente dell’errore e della correzione.

Esempio: Annullamento di una nota di credito errata

Nota di debito per stornare una nota di credito emessa per errore.

Dettagli

Nota di credito originale: Emessa per un reso totale. 

Errore: Reso solo parziale.

Correzione: Nota di debito per annullare la nota di credito.

Nota di debito

Numero: ND-004

Data: 18/10/2024

Venditore: Azienda X S.p.A.

Cliente: Azienda Y S.r.l.

Nota di credito di riferimento: Nota di credito n. 126 del 12/10/2024

Totale da pagare: 610,00 €

Nota di debito e IVA

Quando si scopre che l’importo originariamente fatturato è inferiore a quello dovuto, si utilizza la nota di debito per aumentare l’importo dell’IVA. In altre parole, quando viene emessa una nota di addebito, il fornitore deve registrare una maggiore passività nei confronti delle autorità fiscali, in quanto l'operazione comporta un aumento della base imponibile e, di conseguenza, dell'IVA da versare.

È importante farlo per evitare sanzioni in caso di accertamento. In casi di necessità, si può emettere una fattura elettronica forfettaria per correggere eventuali errori.

Nei regimi forfettari, l'IVA non viene applicata, il che significa che in questi casi le note di debito non influenzano la tassazione. Tuttavia, è fondamentale che anche le operazioni effettuate da contribuenti in regime forfettario siano documentate correttamente, poiché potrebbero comunque avere implicazioni per la registrazione contabile e per eventuali controlli fiscali.

Tutte le note di debito devono essere registrate e riflesse nella dichiarazione IVA. Questo obbligo è essenziale per mantenere la trasparenza nelle operazioni commerciali e per garantire che tutte le variazioni fiscali siano correttamente riportate all'Agenzia delle Entrate.

Esempio di correzione di IVA

Nota di debito per correzione della percentuale di IVA errata.

Dettagli

Fattura originale: cento prodotti a 20 € l’uno con IVA al 10%.

Errore: L’IVA sarebbe dovuta essere applicata al 22%.

Correzione: emissione di nota di debito per correggere l’errore.

Nota di debito

Numero: ND-001

Data: 26/10/2024

Venditore: Azienda X S.p.A.

Cliente: Azienda Y S.r.l.

Fattura di riferimento: Fattura n. 123 del 09/10/2024

Totale IVA da integrare: 240,00 €

La nota di debito in contabilità

La nota di debito deve essere utilizzata per correggere o integrare l'importo di una fattura già emessa, aumentando il totale dovuto dal cliente. La sua registrazione contabile è essenziale per garantire la conformità alle normative IVA e la trasparenza nella gestione aziendale.

Registrazioni contabili per il venditore

Di seguito sono riportati i principali scenari con le relative registrazioni contabili che il venditore deve effettuare in base alla natura della rettifica: 

1. Rettifica del prezzo:
   • Dare: Clienti (Conti a Ricevere)
   • Avere: Ricavi delle Vendite
   • Avere: IVA a Debito
2. Spese aggiuntive:
   • Dare: Clienti (Conti a Ricevere)
   • Avere: Altri Ricavi (se non parte delle attività principali)
   • Avere: IVA a Debito (se applicabile)
3. Penali:
   • Dare: Clienti (Conti a Ricevere)
   • Avere: Altri Ricavi (sanzioni contrattuali o penali applicabili).

Registrazioni contabili per l'acquirente

Anche l'acquirente deve registrare la nota di debito, considerando l'impatto sui propri costi e sulle passività. Ecco gli scenari principali: 

1. Rettifica del prezzo:
   • Dare: Costi per Acquisti
   • Dare: IVA a Credito
   • Avere: Fornitori (Conti a Pagare)
2. Spese aggiuntive:
   • Dare: Conto di costo appropriato (esempio: Spese di trasporto o Servizi esterni)
   • Dare: IVA a Credito (se applicabile)
   • Avere: Fornitori (Conti a Pagare)
3. Penali:
   • Dare: Altri Costi (esempio: Sanzioni contrattuali)
   • Avere: Fornitori (Conti a Pagare).

Registrazione della nota di debito nei registri contabili

La nota di debito richiede una corretta registrazione nei registri contabili per garantire la tracciabilità e la conformità fiscale. Le modalità di registrazione variano in base al ruolo della parte coinvolta: 

• Venditore: La nota di debito deve essere registrata nel Registro delle Fatture Emesse, specificando il riferimento alla fattura originale.
• Acquirente: La nota di debito viene inclusa nel Registro degli Acquisti. La registrazione deve avvenire entro il periodo fiscale corrispondente alla data di emissione.

Software per la gestione delle note di debito

L'utilizzo di software gestionali per la contabilità, come SAP, 1C o altri sistemi ERP, consente di:

• Automatizzare la registrazione: Creazione automatica delle scritture contabili e connessione diretta con le fatture originali.
• Ridurre gli errori: Il software calcola automaticamente IVA e importi corretti.
• Semplificare la gestione fiscale: Integrazione diretta con le dichiarazioni IVA e generazione della reportistica fiscale.

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Esempio: aggiunta di spese di spedizione dimenticate

Nota di debito per aggiungere le spese di spedizione.

Dettagli

Fattura originale: vendita di 50 prodotti senza includere le spese di spedizione.

Errore: spese di spedizione non aggiunte.

Correzione: emissione di una nota di debito per aggiungere 50 € di spedizione.

Nota di debito

Numero: ND-002

Data: 26/10/2024

Venditore: Azienda X S.p.A.

Cliente: Azienda Y S.r.l.

Fattura di riferimento: Fattura n. 124 del 13/10/2024

Totale da pagare: 61,00 €

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Domande frequenti  

Si può annullare una nota di debito?

È possibile annullare una nota di debito emettendo una nota di credito di uguale importo che faccia riferimento alla nota di debito da annullare.

Cosa si può fare se il cliente non accetta la nota di debito?

È necessario comunicare con il cliente per comprendere le ragioni del rifiuto e cercare di risolvere il problema.

Come si conservano le note di debito?

Le note di debito devono essere conservate in formato digitale per dieci anni, garantendo che i documenti siano immodificabili e autentici.

Quali sanzioni sono previste per errori nella nota di debito?

Generalmente, si applica una sanzione dello 0,2% dell’importo per ogni giorno di ritardo, fino ad arrivare ad una sanzione del 3% per trenta giorni di ritardo.

Quali sono gli elementi obbligatori di una nota di debito?

Gli elementi obbligatori di una nota di debito sono: numero progressivo della nota di debito, data di emissione, dati del fornitore e del cliente e riferimento alla fattura originale.

Come si registra una nota di debito in contabilità?

La nota di debito deve essere registrata nei registri IVA, seguendo le modalità seguite per le fatture e specificando il numero di fattura, includendo la data di emissione.

C’è un termine di prescrizione per le note di debito?

Il termine di prescrizione per le note di debito è generalmente di 10 anni.

Quando è obbligatorio emettere una nota di debito elettronica e quando è possibile emetterla in formato cartaceo?

Dal 1° luglio 2022, l’obbligo di emettere una nota di debito è applicato a tutti i titolari di partita IVA. E dal 1° gennaio 2024 vi è l’obbligo di emettere note di debito in formato elettronico. Questo vuol dire che non è più possibile emettere note di debito in formato cartaceo.

Quali sono le principali differenze tra una nota di debito elettronica e una cartacea in termini di formato, emissione e conservazione?

Le note di debito elettroniche vengono emesse e conservate in formato digitale, migliorando l’efficienza e riducendo il rischio di errori. Le note di debito cartacee, invece, sono soggette a un maggiore rischio di errori perché vengono emesse e conservate manualmente.

Ci sono vantaggi o svantaggi nell’utilizzare la nota di debito elettronica rispetto a quella cartacea?

Le note di debito elettroniche hanno il vantaggio di essere create digitalmente, riducendo il rischio di errori. Gli svantaggi, invece, possono includere la difficoltà nell’adeguarsi a nuove tecnologie. 

È possibile emettere una nota di debito cartacea per integrare una fattura elettronica, e viceversa?

A partire dal 1° gennaio 2024, in Italia è obbligatorio emettere note di debito in formato elettronico tramite il Sistema di Interscambio (SdI). Pertanto, se la fattura originale è stata emessa elettronicamente, anche la nota di debito dovrà esserlo. Emettere una nota di debito cartacea per correggere una fattura elettronica non è conforme alla normativa vigente e può comportare sanzioni.

Le note di debito cartacee sono consentite solo in caso di transazioni con soggetti esenti dalla fatturazione elettronica, come clienti esteri o altre eccezioni previste dalla legge.

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