La nota di credito è uno strumento importante nella contabilità aziendale. Essa permette di correggere degli errori avvenuti durante il processo di fatturazione. Vediamo, quindi, più nel dettaglio qual è il significato di nota di credito. Scopriamo anche quando deve essere utilizzata e degli esempi concreti di compilazione.
Cos'è una nota di credito?
La nota di credito è un documento fiscale emesso da un venditore per ridurre o stornare l'importo dovuto da un cliente. Viene redatto in seguito a una fattura già emessa in precedenza che contiene degli errori. Si tratta, quindi, di una variazione in diminuzione dell'importo originariamente fatturato.
La nota di credito è basata sull’articolo 26 del D.P.R. 633/72, che disciplina l’IVA e la rettifica delle fatture errate.
Quando si emette la nota di credito?
La nota di credito può essere emessa per molteplici finalità:
- Correggere degli errori presenti nella fattura originale;
- Concedere degli sconti;
- A seguito della restituzione di beni o il recesso da servizi;
- Registrare il mancato pagamento o un versamento parziale.
| Categoria | Descrizione | Esempi |
| Correzione di errori | Rettificare errori nel documento originale. | Prezzo o quantità errati, applicazione sbagliata dell’aliquota IVA, errori nei dati del cliente. |
| Concessione di sconti | Applicare riduzioni di prezzo non considerate nella fattura iniziale. | Sconti commerciali e abbuoni, sconti per acquisti in grande quantità, sconti per clienti abituali. |
| Restituzione di beni o servizi | Annullamento o riduzione di beni o servizi già fatturati. | Restituzione completa o parziale, rimborso per beni difettosi o servizi non ricevuti. |
| Mancato pagamento | Storno del credito con un cliente. | Regolarizzare l'importo non riscosso o da riscuotere per un pagamento non avvenuto o effettuato parzialmente. |
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Quali sono i dati obbligatori di una nota di credito?
Le informazioni obbligatorie che devono essere necessariamente inserite all'interno della nota di credito sono:
- Denominazione del documento: Nota di Credito;
- Numero progressivo e data di emissione;
- Dati del venditore e del cliente (ragione sociale, indirizzo, partita IVA);
- Rferimento alla fattura originale che viene corretta (numero e data);
- Motivazione della rettifica: descrizione chiara e precisa del motivo per cui si emette la nota di variazione;
- Descrizione delle voci rettificate: quantità, prezzo, aliquota IVA;
- Importo totale della rettifica che avrà segno negativo.
Il segno meno sugli importi rettificati rappresenta proprio il carattere distintivo delle note di credito rispetto alle fatture tradizionali.
Dati aggiuntivi
Oltre alle informazioni obbligatorie, possono essere presenti alcuni dati aggiuntivi in situazioni specifiche:
- Condizioni di pagamento: se applicabili, devono essere indicate le condizioni relative al pagamento della somma rettificata;
- Coordinate bancarie: necessarie se il pagamento deve essere effettuato tramite bonifico;
- Termini di validità: è consigliabile specificare eventuali termini entro i quali la nota di credito è valida.
Come si emette una nota di credito?
Il processo di emissione di una nota di credito è piuttosto semplice. La nota di credito viene redatta dal venditore che, successivamente, la invia al cliente. Entrambe le parti devono registrare il documento nei propri registri contabili e, se necessario, apportare le modifiche alle dichiarazioni IVA.
Per i documenti elettronici, il processo avviene tramite il Sistema di Interscambio (SDI). Ricordiamo che, per l'emissione di una nota di credito oltre l'anno dalla fattura originale, non deve essere indicata l'IVA sulla base imponibile.
Qual è la differenza tra nota di credito e nota di debito?
Nota di credito e nota di debito sono dei termini che possono sembrare dei sinonimi, ma, in realtà, vengono utilizzati per indicare due documenti fiscali che hanno degli scopi ben distinti:
- La nota di credito riduce l'importo dovuto dal cliente con uno storno totale o parziale a seconda della situazione;
- La nota di debito è invece utilizzata per aumentare l’importo fatturato nel caso in cui i dati nella fattura originaria siano inferiori al dovuto effettivo.
Come precedentemente, la nota di credito viene utilizzata per correggere errori come la fatturazione errata (ad esempio, un prezzo troppo alto), i resi di merce e gli sconti non applicati. Essa riduce l'imponibile e, di conseguenza, l'IVA da pagare.
Una nota di addebito viene utilizzata per correggere costi aggiuntivi ed errori nel calcolo dell'IVA. Aumenta la base imponibile e l'IVA da pagare.
Immagina che un'azienda emetta una fattura per la vendita di beni, ma per errore calcoli l'IVA in modo errato, addebitando solo il 10% anziché il 22% previsto. Dopo aver notato l'errore, l'azienda deve emettere una nota di debito per recuperare la differenza dell'imposta non addebitata.
Nota di credito in formato elettronico
I professionisti e le aziende che hanno l'obbligo della fattura elettronica devono inviare anche le note di credito tramite il sistema SDI. Una volta effettuata l'emissione, si hanno 12 giorni di tempo per procedere all'invio del file XML al Sistema di Interscambio (la stessa scadenza prevista per le normali fatture tradizionali).
Per la compilazione della nota di credito in formato elettronico, è necessario inserire i seguenti riferimenti:
- Il codice T04 per identificare il documento;
- Il numero e la data di emissione della precedente fattura elettronica a cui fa riferimento lo storno;
- Nel caso di un'operazione non imponibile, andrà compilato anche il campo “Natura” per indicarne la motivazione.
A riguardo della conservazione, al pari degli altri documenti fiscali e di come funziona la fattura elettronica, le note di credito elettroniche devono essere conservate digitalmente per 10 anni, nel formato XML originale. In questo modo si garantisce l'integrità e l'autenticità della ricevuta.
Vantaggi della nota di credito elettronica
Rispetto al metodo tradizionale di fatturazione, l'emissione elettronica presenta alcuni vantaggi distinti:
- La nota di credito elettronica può essere emessa e gestita rapidamente grazie a un software dedicato, riducendo i tempi di elaborazione e aumentando l'efficienza operativa;
- Eliminando la necessità di stampare documenti cartacei, le aziende possono ridurre significativamente i costi associati alla carta e alla stampa;
- L'uso di documenti elettronici contribuisce a ridurre l'impronta di carbonio, promuovendo pratiche commerciali più sostenibili.
I servizi per l'emissione delle note di credito
Per l'emissione delle note di credito puoi procedere direttamente dal sito dell'Agenzia delle Entrate, accedendo al tuo profilo fiscale e recandoti nella sezione "Fatture e Corrispettivi". Dopodiché devi eseguire i seguenti passaggi
- Accedi all'area "Fatturazione elettronica e Conservazione";
- All'interno del box "Generazione" > "Crea nuovo file", scegli la voce "Fattura Ordinaria";
- Compila i vari campi con i dati del cliente;
- Nella sezione "Dati Fattura", alla voce "Tipo Documento", seleziona "Nota di credito";
- Prosegui con la compilazione delle varie informazioni come per una normale fattura;
- Prima dell'invio verifica che tutti i dati inseriti siano corretti, quindi, concludi l'emissione.
In alternativa, puoi avvalerti di software per fatture elettroniche che mettono a disposizione delle piattaforme intuitive e gratuite per l'emissione di fatture e note di credito. Una di esse è Finom.
Finom ti garantisce un'interfaccia semplice e accessibile assieme all'integrazione con il sistema SDI per la gestione completa della fatturazione e l'invio fatture elettroniche. La piattaforma offre, inoltre, degli altri strumenti aggiuntivi che ti permettono di rendere ancora più semplice la gestione delle finanze della tua azienda.
La procedura completa su come creare una nota di credito su Finom è disponibile nella documentazione ufficiale a questo link.
Esempi di nota di credito
Per comprendere meglio come funziona la nota di credito vediamo di seguito due esempi, sia per una casistica di errata fatturazione che di uno storno a seguito della restituzione di prodotti.
Esempio di nota di credito per errata fatturazione
Una fattura è stata emessa con un errore nel prezzo: il prodotto doveva essere fatturato a 100 €, ma è stato erroneamente indicato a 150 €. Viene, quindi, emessa una nota di credito per correggere il prezzo errato, riducendo la cifra originaria della fattura. La differenza viene, quindi, stornata.
Esempio di nota di credito per annullamento della fattura
Il cliente ha deciso di restituire l’intero ordine e la fattura emessa deve essere completamente annullata. Viene, quindi, emessa una nota di credito per storno fattura.
Le domande frequenti sulla nota di credito
Come annullare una nota di credito?
Per annullare una nota di credito emessa per errore è necessario emettere una nota di debito di pari importo.
Cosa significa nota di credito?
La nota di credito è un documento fiscale che il venditore invia all'acquirente per correggere o annullare una fattura contenente degli errori. Questo consente al venditore di rilasciare una nuova fattura corretta o di eliminare del tutto quella precedentemente emessa.
Cosa scrivere nella nota di credito?
Le informazioni essenziali da inserire all'interno della nota di credito sono:
- Denominazione del documento (Nota di Credito);
- Numero progressivo e data di emissione;
- Dati del venditore e del cliente;
- Rferimento alla fattura originale;
- Motivazione della rettifica;
- Descrizione delle voci rettificate;
- Importo totale della rettifica (che avrà segno negativo).
Entro quando va emessa una nota di credito?
Secondo l’articolo 26 del D.P.R. 633/72, la nota di credito è ritenuta valida solo se viene emessa entro 12 mesi dalla data della fattura originaria che contiene l'errore.
Qual è la differenza tra nota di credito e nota di debito?
Quando l'importo della fattura originale è inferiore a quanto dovuto, occorre emettere una nota di debito. Al contrario, se l'importo indicato nella fattura è superiore al necessario, si utilizzerà una nota di credito.
Come si registra una nota di credito elettronica?
Per registrare una nota di credito elettronica:
- Crea il documento all'interno del tuo software di fatturazione o direttamente sul sito dell'Agenzia delle Entrate e specifica i riferimenti alla fattura originale;
- Effettua l'invio tramite SDI come per una normale fattura elettronica;
- Registra la nota di credito in contabilità effettuando le dovute correzioni IVA.
Posso emettere una nota di credito senza IVA?
Sì, puoi emettere una nota di credito senza IVA, ma solo se è trascorso più di un anno dall'emissione della fattura principale che deve essere rettificata. Si parla, quindi, di nota di credito oltre l'anno. Se, invece, è passato meno di un anno, la nota di credito dovrà necessariamente includere anche l'IVA.
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