Inviare la fattura elettronica: Guida completa 2025

Fattura elettronica: caratteristiche di invio

Prima di approfondire le modalità di invio, è importante definire cosa si intende per fattura elettronica. Si tratta di un documento digitale, emesso e trasmesso in un formato strutturato (XML), che ha lo stesso valore legale della fattura cartacea.  La fattura elettronica  deve essere  inviata  tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate.

Cerchiamo di capire come inviare la fattura elettronica. In Italia, l'emissione della fattura elettronica può avvenire attraverso diverse modalità e strumenti, tutti progettati per facilitare e ottimizzare il processo.

Invio di una fattura elettronica: metodi comuni

I residenti in Italia hanno diverse modalità per inviare una fattura elettronica:

• Strumenti gratuiti dell'Agenzia delle Entrate: i clienti hanno accesso a strumenti gratuiti per creare e inviare fatture elettroniche. Lo strumento principale è la sezione Fatture e Corrispettivi, che consente agli utenti di creare, inviare e gestire fatture tramite un'interfaccia web, permettendo sia la creazione manuale che il caricamento di file XML.
• Software di terze parti: Oltre ai semplici strumenti gratuiti, sul mercato si possono trovare soluzioni commerciali più avanzate. Un esempio molto significativo è Finom, un software di terze parti che consente di automatizzare il processo di invio delle fatture e di integrarlo con i sistemi contabili.

Dati necessari per la corretta predisposizione della fattura elettronica

Affinché l'emissione delle fatture sia corretta, è fondamentale compilare il documento con attenzione, includendo tutti i dati obbligatori. Ecco le informazioni che dovrai inserire nella tua fattura elettronica:

• Numero della fattura: Un numero univoco che identifica la fattura.
• Data di emissione: La data in cui la fattura viene emessa.
• Dati del fornitore:
  • Partita IVA
  • Ragione sociale o nome e cognome (se persona fisica)
  • Indirizzo completo
• Dati del cliente:
  • Codice destinatario (se disponibile) o PEC
  • Ragione sociale o nome e cognome (se persona fisica)
  • Indirizzo completo
• Descrizione dei beni o servizi: Descrizione dettagliata di ciò che viene fatturato.
• Quantità: La quantità di beni o servizi forniti.
• Prezzo unitario: Il prezzo di ogni singola unità di bene o servizio.
• Totale imponibile: Il totale della fattura al netto dell'IVA.
• Aliquota IVA: L'aliquota IVA applicata ai beni o servizi.
• Importo IVA: L'importo dell'IVA calcolato sul totale imponibile.
• Totale fattura: L'importo totale della fattura, comprensivo di IVA.

Importante:

• Per le fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione, invece del Codice Destinatario, va indicato il Codice Univoco Ufficio (CUU).
• È consigliabile indicare anche le condizioni di pagamento (es. termini di pagamento, modalità di pagamento).

Esempio di fattura elettronica

FATTURA N. 123/2024

Data di emissione: 21 ottobre 2024

Dettagli del fornitore:

• Ragione sociale: Primer LLC
• Indirizzo: Via Roma, 15, 00100, Roma, Italia
• Partita IVA: IT12345678901

Dettagli del cliente:

• Nome e cognome: Luca Rossi
• Indirizzo: Via Verdi, 20, 20100, Milano, Italia
• Codice destinatario: ABCD123

Descrizione beni/servizi

Ulteriori informazioni:

• Il pagamento deve essere effettuato entro 30 giorni;
• Modalità di pagamento: bonifico bancario su conto corrente IT60 X054 2811 1010 0000 0123 456.

Invio della fattura elettronica con Finom tramite SDI

Finom semplifica la creazione e l'invio di fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio (SDI). Il software ti guida passo passo, garantendo la correttezza del processo e il rispetto della normativa.

Ecco come funziona:

1. Raccogli i dati:
Assicurati di avere a disposizione tutti i dati necessari per la fattura, inclusi Partita IVA, codice destinatario (o PEC per i clienti privati o in assenza del codice destinatario), dati del cliente, descrizione dei beni/servizi, quantità, prezzo, IVA e totale fattura.

2. Crea la fattura:

a. Dalla dashboard di Finom, clicca su "Nuova Fattura".

b. Si aprirà un template di fattura elettronica precompilato con i dati della tua azienda (che potrai modificare se necessario).

c. Assicurati che la levetta "fattura elettronica" sia attiva (di colore blu).

d. Il numero della fattura verrà generato automaticamente. Per la prima fattura, puoi impostare il numero iniziale.

e. Inserisci la data di emissione, la data di scadenza e il metodo di pagamento.

f. Aggiungi i dati del cliente: inizia a scrivere la ragione sociale o la Partita IVA, Finom compilerà automaticamente i campi rimanenti.

g. Inserisci le prestazioni o i beni venduti, specificando la descrizione, la quantità, il prezzo unitario e l'aliquota IVA. Finom calcolerà automaticamente l'importo totale e l'IVA.

h. Aggiungi eventuali note o termini e condizioni.

i. Clicca su "Anteprima e personalizzazione" per visualizzare e personalizzare il layout della fattura (aggiungere il logo, ecc.).

j. Una volta completata la fattura, clicca su "Continua" per procedere con l'invio.

3. Verifica e invia:
Finom verifica automaticamente la correttezza dei dati e del codice destinatario. Se tutto è in ordine, puoi inviare la fattura al SDI con un clic.

4. Monitora lo stato:
Dopo l'invio, Finom ti mostrerà lo stato della fattura in tempo reale. Riceverai notifiche sulla consegna e sull'elaborazione della fattura nel SDI.

Stati della fattura

• File Validato (codice ES01): La fattura è stata elaborata correttamente dal SDI e consegnata al destinatario.
• File Validato con segnalazione (codice ES02): La fattura è stata consegnata, ma contiene lievi anomalie che non ne impediscono l'elaborazione.
• File Scartato (codice ES03): La fattura contiene errori e non è stata consegnata al destinatario. Finom ti mostrerà il codice errore SDI, aiutandoti a correggere gli errori. 

Condizioni per l'invio di una fattura elettronica

È importante notare che esistono diversi tipi di fatture elettroniche e il termine di invio varia a seconda della tipologia. Vediamo le opzioni disponibili:

• Fattura immediata: emessa per la maggior parte delle operazioni.
• Fattura differita: utilizzata in casi specifici previsti dalla normativa, ad esempio per le cessioni di beni effettuate nello stesso mese solare a un medesimo acquirente.
• Fattura con anticipo: emessa quando si riceve un acconto prima della fornitura del bene o del servizio.
• Nota di credito: emessa per rettificare una fattura già emessa.

La tabella seguente presenta il termine di invio della fattura elettronica a seconda della tipologia:

È fondamentale rispettare questi termini per evitare sanzioni amministrative. Il mancato invio o l'invio tardivo della fattura elettronica può comportare l'applicazione di sanzioni pecuniarie.

Esempi pratici di invio di fatture elettroniche

Vediamo alcuni esempi pratici per inviare la fattura elettronica, così da comprendere meglio come procedere:

• Fattura istantanea: se il servizio viene erogato il 1° novembre, la fattura dovrà essere inviata entro il 13 novembre (entro 12 giorni). 
• Fattura differita: l'azienda effettua consegne regolari nel mese di settembre e ha tempo fino al 15 ottobre per inviare la fattura.

Da questi due esempi puoi notare che ogni caso di fatture presenta delle differenze. È imprescindibile, dunque, controllare attentamente le regole relative al tipo di fattura che devi gestire.

Errori comuni durante l'invio di fatture elettroniche e come risolverli

L'invio di fatture elettroniche può comportare alcuni errori, spesso dovuti a problemi tecnici o a disattenzioni nella compilazione del documento. Le cause possono essere molteplici, tra cui:

• Problemi con il software di fatturazione utilizzato
• Errori nella configurazione del sistema di invio
• Mancato aggiornamento del software alle ultime specifiche tecniche
• Incompatibilità del formato del file XML con i requisiti del Sistema di Interscambio (SdI)
• Connessione Internet instabile o assente
• Codice destinatario errato o mancante

Come correggere una fattura elettronica errata

Una volta inviata al SdI, la fattura elettronica non può essere modificata. Tuttavia, è possibile correggere eventuali errori emettendo un nuovo documento:

• Nota di credito: si utilizza per stornare (annullare) totalmente o parzialmente una fattura emessa in precedenza. Ad esempio, se la fattura è stata emessa per un importo errato, si emette una nota di credito per l'intero importo e poi si emette una nuova fattura con l'importo corretto.
• Fattura rettificata: si usa per correggere errori in una fattura già emessa, senza stornarla. Ad esempio, se nella fattura è stato indicato un indirizzo errato, si emette una fattura rettificata con l'indirizzo corretto.

La fattura rettificata o la nota di credito dovranno riportare sia i dati originali che quelli corretti, e dovranno essere collegate alla fattura originaria tramite un apposito campo.

Ecco i passaggi da seguire per emettere una fattura rettificata:

1. Identifica l'errore: individua con precisione l'errore presente nella fattura originaria.
2. Prepara una nuova fattura: crea una nuova fattura con i dati corretti.
3. Includi i collegamenti: inserisci nella nuova fattura i riferimenti alla fattura originaria (numero e data).
4. Correggi i dati: modifica i dati errati e inserisci quelli corretti.
5. Invia la fattura rettificata: invia la nuova fattura al SdI.
6. Conserva i documenti: conserva sia la fattura originaria che quella rettificata.
7. Informa il cliente: comunica al cliente l'emissione della fattura rettificata.

Come prevenire gli errori

Per evitare errori nell'emissione delle fatture elettroniche, è importante seguire alcune buone pratiche:

• Controlla attentamente tutte le informazioni inserite prima di inviare la fattura.
• Crea modelli di fattura standardizzati che includano tutti i campi obbligatori e le formule corrette per il calcolo dell'IVA e degli altri importi.
• Forma i dipendenti sulle corrette tecniche di fatturazione e sull'utilizzo del software di fatturazione.
• Effettua controlli regolari delle fatture emesse per individuare eventuali errori.

Tabella degli errori comuni

Per una lista completa di tutti i codici errore e la loro descrizione dettagliata, consultare il documento ufficiale intitolato 'Specifiche tecniche per la fatturazione elettronica' disponibile sul sito dell'Agenzia delle Entrate.

Invio tardivo di una fattura elettronica: cosa fare?

Cosa succede se si invia una fattura elettronica in ritardo? La normativa italiana prevede multe per l’invio tardivo. Tuttavia, è possibile ridurre le sanzioni ricorrendo al cosiddetto «ravvedimento operoso», che permette di correggere volontariamente l’errore.

La differenza tra la presentazione tardiva di fatture con IVA e fatture senza IVA risiede nelle implicazioni fiscali e nei requisiti di rendicontazione.

Se la fattura con IVA viene inviata in ritardo, potrebbe causare problemi di contabilità fiscale. Il contribuente dovrà pagare l'IVA entro la data di scadenza, anche se la fattura è stata inviata successivamente.

Se la fattura viene emessa senza IVA le conseguenze potrebbero essere meno severe. In genere, le aziende che non sono contribuenti IVA non sono tenute a pagare l'imposta, ma devono comunque garantire che i loro registri siano conservati correttamente. 

Dopo la transazione, hai 12 giorni di tempo per inviare fattura al SdI. Per le fatture differite, la data di scadenza è il 15 del mese successivo. In caso di ritardo sono previste le seguenti penalità:

• Mancata spedizione, ritardo o errori: penale 70% IVA (ma non inferiore a 300 euro);
• Se l'errore non riguarda l'Iva: sanzione fissa da 250 a 2000 euro;
• Per le operazioni senza IVA: sanzione pari al 5% dell'importo, ma non inferiore a 300 euro (se non incide sul reddito — sanzione fissa da 250 a 2000 euro);
• Errori formali: non vengono applicate sanzioni.

Queste regole si applicano alle violazioni commesse dopo il 1° settembre 2024.

Se l'invio delle fatture è avvenuto in ritardo, allora puoi seguire  questo suggerimento per ridurre la multa.

Per evitare la sanzione in caso di invio tardivo della fattura elettronica, è necessario conformarsi tempestivamente a quanto previsto dalla normativa vigente nel Paese, in materia di fatture elettroniche. L'effettuazione dell'operazione avviene in modo piuttosto rapido e trasparente. Il tuo compito è capire come redigere tale documento e inviarlo correttamente. La legge impone anche il rispetto delle norme di conservazione delle fatture elettroniche.

Come inviare una fattura elettronica scaduta: pentimento proattivo

Vediamo cos'è il ravvedimento operoso tardivo per l’invio di una fattura elettronica e come si possono evitare le sanzioni grazie a tale meccanismo. Prima richiederai di annullare una fattura elettronica, minore sarà la sanzione.

Il pentimento diligente offre ai contribuenti l’opportunità di correggere gli errori da soli prima che inizi una verifica. Le multe vengono ridotte in funzione della velocità della correzione. Questo meccanismo aiuta ad evitare sanzioni gravi.

Se una fattura elettronica è stata inviata in ritardo, è importante iniziare a correggere la situazione il più rapidamente possibile seguendo questi passaggi:

1. Invia la fattura scaduta;
2. Richiedi il ravvedimento operoso;
3. Paga la multa.

L'importo della penale per ritardato invio della fattura elettronica può variare a seconda dell’entità del ritardo, vale a dire:

• meno di 15 giorni: la sanzione è pari a 1/9 dell'intero importo della sanzione;
• da 16 a 30 giorni: la sanzione è pari a 1/8 dell'intero importo della sanzione;
• tra i 30 e i 90 giorni: la multa è pari a 1/7 dell'intero importo della sanzione;
• più di 90 giorni: la sanzione aumenta e il suo importo può essere stabilito in base alla gravità della violazione.

Se hai inviato una fattura elettronica con errori, è necessario annullarla e crearne una nuova. Prima intervieni,, minore sarà la sanzione applicata. Se rilevi un errore dopo 10 giorni, puoi comunque correggerlo tramite il ravvedimento operoso,  pagando una sanzione minima.

Come annullare o modificare una fattura elettronica inviata

Vediamo come annullare una fattura elettronica già inviata. L’annullamento diretto può essere fatto. Per correggere gli errori è necessario emettere una “nota di credito”, ovvero un documento che rettifica la fattura originaria, specificando il motivo della correzione e riportando i  dati corretti..

Di seguito sono riportati i passaggi per risolvere un errore in fattura inviando una nota di credito:

1. Trova l'errore;
2. Crea una nota di credito;
3. Includi un collegamento alla fattura originale;
4. Segnala le modifiche apportate;
5. Invia la nota di credito appena creata;
6. Conserva la documentazione.

Seguendo questi passaggi potrai risolvere efficacemente eventuali errori presenti nelle tue fatture elettroniche.

Invio di fattura elettronica a clienti esteri

La procedura per l'invio di fatture elettroniche a clienti esteri presenta alcune specificità che differiscono leggermente da quanto descritto nel testo fornito. Ecco le correzioni e precisazioni necessarie:

1. Codice Destinatario:
   • Per i clienti esteri, il campo "Codice Destinatario" deve essere compilato con "XXXXXXX" (sette volte la lettera X), indipendentemente dal fatto che il cliente sia un'azienda o un privato, residente nell'UE o extra-UE.
2. Dati del Cliente:
   • Partita IVA o Codice Fiscale:
     • Se il cliente estero è un'azienda con Partita IVA, inserire nel campo "IdFiscaleIVA" il codice del paese estero (diverso da "IT") secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2 code e l'identificativo fiscale del cliente.
     • Se il cliente estero è un privato senza Partita IVA, compilare il campo "CodiceFiscale" con un valore alfanumerico identificativo del cliente, fino a un massimo di 28 caratteri.
3. Indirizzo del Cliente:
   • Nel campo "CAP" (Codice di Avviamento Postale), inserire "00000" per indicare un indirizzo estero.
   • Nel campo "Provincia", lasciare vuoto.
   • Nel campo "Nazione", selezionare il codice del paese estero secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2 code.
4. Formato della Fattura:
   • La fattura elettronica deve essere emessa in formato XML, conforme alle specifiche tecniche dell'Agenzia delle Entrate.
   • È consigliabile inviare al cliente estero una copia della fattura in formato PDF o cartaceo, poiché potrebbe non avere accesso al Sistema di Interscambio (SdI).
5. Informazioni Aggiuntive:
   • Se pertinenti, includere dettagli come dazi doganali, numero di licenza di esportazione e requisiti speciali per il prodotto nella sezione "AltriDatiGestionali" della fattura elettronica.
6. Invio della Fattura:
   • Trasmettere la fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio (SdI).
   • Poiché il cliente estero non è registrato nel SdI, è fondamentale inviargli una copia della fattura via e-mail o altri mezzi concordati.

Utilizzo dei codici SDI e CUU per clienti e pubbliche amministrazioni italiani

Il codice SDI viene utilizzato per inviare fatture elettroniche ai clienti in Italia. In Italia si utilizzano codici distintivi per inviare fatture elettroniche a diversi clienti.

Quando si invia una fattura all'azienda «A», è necessario indicare il suo codice SDI. Se la fattura viene emessa, ad esempio, a favore di un ministero, allora dovrà essere indicato il suo codice CUU.

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Archiviazione delle fatture elettroniche

Secondo la normativa, le fatture elettroniche devono essere conservate in formato XML per almeno 10 anni. Inoltre, è necessario organizzare l’archiviazione rispettando le condizioni di protezione dei dati e garantendo l’accessibilità durante le verifiche fiscali. L’utilizzo di sistemi di archiviazione certificati è essenziale per garantire l'immutabilità e l'integrità delle fatture elettroniche nel tempo.

Domande frequenti

Quando devo inviare una fattura elettronica?

Dipende dal tipo di fattura. In condizioni standard, è necessario inviare la fattura entro 12 giorni dalla transazione.

Come si contano i 12 giorni per inviare una fattura elettronica?

Il conto alla rovescia inizia dal momento della transazione effettiva.

Cosa succede se invio fattura elettronica dopo 12 giorni?

Per il ritardo possono essere applicate sanzioni, che possono essere ridotte tramite il ravvedimento operoso.

Come inviare una fattura elettronica?

Tramite SDI, utilizzando un portale, un'applicazione o un software specifico.

Quali informazioni sono necessarie per inviare una fattura elettronica?

Per inviare una fattura è necessario indicare la Partita IVA, il codice SDI e i dati corretti del destinatario (ad esempio il suo codice fiscale o il codice identificativo). 

Come posso correggere una fattura elettronica già inviata?

In questo caso è possibile utilizzare una nota di credito per inserire informazioni corrette.

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