Il documento commerciale di vendita o prestazione ha sostituito scontrini e ricevute fiscali, permettendo a imprese e professionisti di rispettare in modo semplice gli obblighi IVA per ogni operazione. In questo articolo scoprirai cos’è, come funziona e perché è così importante nella gestione fiscale.

Contenuti

Che cos'è il documento commerciale?

Il documento commerciale è la certificazione che attesta una vendita o una prestazione di servizi, emessa da negozi, artigiani o professionisti al momento del pagamento. È stato introdotto con il Decreto Legislativo 127/2015, che ha reso obbligatoria la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei corrispettivi all'Agenzia delle Entrate.

In pratica, ha sostituito in modo definitivo i vecchi scontrini e ricevute fiscali, diventando l'unico documento valido per certificare le operazioni di vendita al dettaglio quando non viene emessa una fattura. Oggi può essere rilasciato sia in formato cartaceo, tramite registratore telematico, sia in versione digitale.

Quali informazioni deve contenere un documento commerciale?

Un documento commerciale di vendita o prestazione deve riportare in modo chiaro e completo alcuni dati obbligatori.

Di seguito un esempio di documento commerciale con le informazioni principali da includere:

  • data e ora di emissione
  • numero progressivo del documento
  • dati dell'esercente (denominazione, Partita IVA e indirizzo dell'attività)
  • descrizione dei beni o servizi venduti
  • importo totale e dettaglio dell'IVA applicata (o codice natura in caso di operazioni senza imposta)
  • eventuali dati del cliente se richiesti, come codice fiscale, dati di fatturazione o indirizzo di fatturazione
  • codice alfanumerico o QR code identificativo generato dal registratore telematico
  • corrispettivi parziali, eventuali sconti o rimborsi (se presenti)

Queste informazioni garantiscono la validità del documento ai fini fiscali e consentono all'Agenzia delle Entrate di tracciare correttamente le operazioni effettuate.

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A cosa serve il documento commerciale?

Il documento commerciale rappresenta per il cliente una prova d'acquisto, necessaria per esercitare il diritto di garanzia, effettuare un reso o dimostrare la spesa sostenuta.

Per l'esercente, è uno strumento di regolarità fiscale: ogni operazione viene memorizzata e trasmessa telematicamente all'Agenzia delle Entrate, che può così monitorare i corrispettivi e contrastare l'evasione.

Inoltre, il documento commerciale contribuisce a una gestione contabile più efficiente, perché consente di registrare in modo preciso tutte le operazioni e semplifica le verifiche periodiche sull’IVA.

Infine, la trasmissione telematica dei dati permette un controllo più rapido e trasparente da parte delle autorità fiscali, garantendo un sistema più affidabile ed equo per tutti.

Come funziona il documento commerciale online?

Il documento commerciale viene emesso attraverso l'uso di strumenti telematici che garantiscono la registrazione e la trasmissione dei dati delle vendite all'Agenzia delle Entrate. Il processo è automatico e si articola in tre fasi principali: emissione, memorizzazione e invio dei corrispettivi.

L'emissione avviene nel momento in cui viene effettuata una vendita o una prestazione di servizi. Il commerciante utilizza un registratore telematico (RT), ossia un dispositivo collegato direttamente ai sistemi dell'Agenzia delle Entrate che genera il documento in formato cartaceo o digitale.

Dopo l'emissione, i dati della transazione vengono memorizzati all'interno del registratore che conserva tutte le informazioni relative all'operazione: importi, aliquote IVA, descrizione dei beni o dei servizi e identificativo del punto vendita.

Infine, entro i termini stabiliti (generalmente a fine giornata), i dati vengono trasmessi telematicamente all'Agenzia delle Entrate. In questo modo ogni corrispettivo risulta tracciato e registrato, garantendo la piena conformità alle norme fiscali.

Per chi non dispone di un registratore telematico, l'Agenzia delle Entrate mette a disposizione la piattaforma "Documento commerciale online", accessibile dal portale "Fatture e Corrispettivi". Attraverso questa procedura web è possibile emettere, annullare e consultare i documenti senza la necessità di utilizzare un dispositivo fisico.

FAQ

Quando deve essere rilasciato un documento commerciale?

Il documento commerciale va emesso al momento del pagamento, subito dopo la vendita o la prestazione del servizio.

Per le vendite online è necessario il documento commerciale?

Nel commercio elettronico diretto il documento commerciale è obbligatorio per tutte le vendite a privati. Nel commercio indiretto, invece, può essere rilasciato solo se richiesto dal cliente. In caso di vendita a soggetti IVA, deve essere emessa la fattura elettronica.

Cosa fare se il dispositivo RT non funziona?

Se il registratore telematico non funziona, è necessario annotare i corrispettivi manualmente e trasmetterli online all'Agenzia delle Entrate entro 12 giorni.

Quali sono le sanzioni se non si rilascia il documento commerciale?

La mancata emissione del documento commerciale comporta una sanzione pari al 70% dell'imposta non documentata, con un minimo di 300 € per ogni operazione. Se l’errore non incide sulla liquidazione IVA, la sanzione è 100 € per trasmissione, fino a 1.000 € per trimestre.

Qual è la differenza tra documento commerciale e scontrino fiscale?

Lo scontrino fiscale serviva solo a certificare la vendita, mentre il documento commerciale registra e trasmette i corrispettivi in modo telematico all'Agenzia delle Entrate.

Qual è la differenza tra fattura e documento commerciale?

La fattura è un documento fiscale completo, obbligatorio tra soggetti IVA. Il documento commerciale, invece, certifica solo le vendite al dettaglio quando il cliente non richiede la fattura.

Come annullare un documento commerciale con l'Agenzia delle Entrate?

Puoi annullarlo dal registratore telematico, usando la funzione "Annullo", oppure online dal portale "Fatture e Corrispettivi", accedendo con SPID, CIE o CNS e selezionando l’opzione "Annullo" del documento da correggere.

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