Dati di fatturazione: elementi essenziali

Cosa sono i dati di fatturazione?

I dati di fatturazione sono tutte le informazioni necessarie per la creazione e la gestione delle fatture, sia cartacee che elettroniche. La presenza di questi dati consente di tenere traccia delle transazioni e di garantirne la trasparenza.

Questi dati devono soddisfare requisiti legali specifici, come l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità, per garantire la loro validità e conformità alle normative fiscali. In Italia, i requisiti legali per i dati di fatturazione sono regolamentati dal DPR 633/72 e successivi aggiornamenti.

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Quali informazioni devono essere incluse nei dati di fatturazione?

Ci sono alcune informazioni che devono necessariamente essere incluse nei dati di fatturazione. Le informazioni necessarie sono le seguenti:

• Nome e indirizzo del fornitore e del cliente: servono per indicare le parti coinvolte nella transazione.
• Codice fiscale e/o partita IVA: necessari per tracciare la transazione.
• Numero e data della fattura: ogni fattura deve avere un numero e una data per facilitare la verifica.
• Descrizione dei prodotti o servizi forniti: una descrizione dei servizi forniti è essenziale per la trasparenza della transazione.
• Importo totale e aliquota IVA applicata: utilizzate per evitare fraintendimenti.

Inserire queste informazioni è fondamentale per controllare accuratamente le tue finanze.

Esempio

Fattura N. 00122

Data: 10/10/2024

Fornitore: 

Azienda X S.p.A.

Via Roma, 10

00100 Roma (RM)

P. IVA: IT01234567890

Codice Fiscale: 01234567890

Cliente

Azienda V S.r.l.

Via Milano, 20

20100 Milano (MI)

P. IVA: IT09876543210

Codice Fiscale: 09876543210

Descrizione dei Prodotti o Servizi 

Totale Imponibile: 1.000,00 €

IVA (22%): 220,00 €

Totale Fattura: 1.220,00 €

Note: Pagamento entro 30 giorni tramite bonifico bancario

IBAN: IT 00 X054 2011 1010 0000 0123 456

Dati di fatturazione: Quali non sono obbligatori?

Nella compilazione della fattura ci sono dati che non sono obbligatori. Vediamo insieme quali sono:

• Modalità di pagamento: inserire informazioni come IBAN, banca di appoggio o nome del beneficiario non sono necessari ai fini legali.
• Scadenza del pagamento: specificare una data di scadenza è consigliato ma non è obbligatorio.
• Ritenuta d’acconto: questo acconto è obbligatorio da inserire nella fattura solo per i lavoratori autonomi e per i lavoratori professionisti. 
• Riferimenti a ordini o contratti: questi riferimenti, per quanto siano utili, non sono tra i dati obbligatori.

Quali dati vanno inclusi nel formato XML di una fattura elettronica? 

Ci sono dati che vanno inclusi in una fattura nel formato XML:

• Dati del cedente/prestatore: gli altri dati da inserire sono il numero di partita IVA, l’indirizzo e il codice fiscale. 
• Dati del cessionario/committente: anche qui bisogna inserire la partita IVA e l’indirizzo ma, al posto del codice fiscale, bisogna inserire il codice destinatario.
• Identificazione della fattura: qui vanno inseriti il codice SDI, data di emissione e il numero progressivo.
• Dettagli dell’operazione: i dettagli sono l’importo totale, la quantità, il prodotto unitario e la descrizione del prodotto o servizio.
• Imposta e base imponibile: qui bisogna inserire la base imponibile e l’IVA.
• Dati specifici per la trasmissione elettronica:
  • Codice destinatario: un codice alfanumerico formato da 7 caratteri, utilizzato per l’invio della fattura elettronica al SDI i documenti fiscali con il formato XML.
  • PEC (Posta Elettronica Certificazioni): questa casella di posta consente di inviare e ricevere, con valutazione legale, comunicazioni ufficiali e, se applicabile, può trasmettere la fattura elettronica al destinatario.
  • Codice destinatario convenzionale: questo codice viene utilizzato per clienti esteri o privati senza partita IVA. Il codice per privati è 0000000, mentre quello per esteri è XXXXXXX.
• Eventuali diciture obbligatorie: 
  • Indicazioni di inversione contabile: una dicitura obbligatoria per operazioni soggette a reverse charge. 
  • Note per particolari esenzioni o operazioni intracomunitarie: sono note obbligatorie che servono per giustificare le esenzioni dell’IVA o transazioni intracomunitarie.

Quali sono i dati di fatturazione per clienti internazionali?

Anche per i clienti internazionali sono richiesti dati fatturazione, vediamo quali sono:

• Codice Condizionale del Destinatario: deve essere indicato il codice condizionale del destinatario, composto da sette "X" (XXXXXXX), per garantire una corretta elaborazione tramite il Sistema di Interscambio (SdI).
• "Inversione contabile": dicitura da riportare se il cliente è un soggetto passivo IVA registrato nell'UE, per cui l'operazione è esente da IVA.
• IVA italiana: se il cliente è un privato, la fattura deve essere gestita come una normale transazione domestica, con IVA italiana.
• Codice Identificativo: chiamato anche codice destinatario, è fondamentale per garantire che le fatture elettroniche siano correttamente indirizzate e ricevute dal cliente. Facilita la tracciabilità delle operazioni e assicura la conformità alle normative fiscali europee.

Esempio:

Fattura N. 00123

Data: 10/10/2024

Fornitore: 

Mario Rossi 

Via Roma 10, Roma (RM)

P. IVA: IT01234567890

Codice Fiscale: 01234567890

Cliente internazionale:

John Doe Ltd.

123 Business St., Londra, Regno Unito

Numero di Partita IVA (se applicabile): GB987654321

Descrizione dei Prodotti o Servizi 

Totale imponibile: 1.500, 00 €

IVA: 0%

Totale fattura: 1.800,00 €

Note: Pagamento entro 30 giorni dall’emissione della fattura

Codice condizionale del destinatario: XXXXXXX (solo per invio tramite SdI per clienti UE)

Dati di fatturazione nella fattura elettronica PA 

È obbligatorio includere una serie di dati quando si emette una fattura per la Pubblica Amministrazione:

• Dati del fornitore e del cliente: sono necessari codice fiscale e partita IVA di entrambe le parti.
• Codici identificativi CIG e CUP: è obbligatorio riportare il Codice Identificativo di Gara e il Codice Unico di Progetto. 
• Numero e data della fattura: in ogni fattura devono essere scritti il numero e la data dell’emissione.
• Beni e servizi: la fattura deve contenere una descrizione dei beni e dei servizi.
• Aliquota IVA e importo totale: è obbligatorio fornire l’importo totale della fattura e l’aliquota IVA applicata.
• Codice destinatario per la trasmissione via Sdl: è fondamentale indicare e compilare correttamente il campo codice destinatario tramite il Sistema di Interscambio.

Dati di fatturazione nella fattura elettronica per il regime forfettario

È fondamentale scrivere i seguenti dati quando si emette una fattura elettronica per il regime forfettario:

• Dati del cedente e del cessionario: è necessario scrivere i dati personali e la ragione sociale del cedente e del cessionario.
• Descrizione dell’operazione: fornire in modo dettagliato la natura dei beni e servizi.
• Importo totale: è obbligatorio scrivere l’importo totale, ma senza IVA, perché il regime forfettario non prevede l’addebito dell’IVA. Annotazione obbligatoria: “Operazione effettuata ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, legge n. 190/2014 - Regime forfettario”. Questa annotazione sostituisce l'indicazione dell'IVA e deve essere presente in tutte le fatture emesse.

Differenze nei dati di fatturazione necessari per le fatture B2C (Business to Consumer)

Durante l’emissione di fatture, è fondamentale fare una distinzione tra le transazioni B2B (Business to Business) e B2C (Business to Consumer).

Dati necessari per le fatture B2C

Le fatture B2C sono destinate ai consumatori finali e richiedono informazioni specifiche per garantire la trasparenza e la conformità fiscale:

• Dati del cedente: nome, cognome, indirizzo, codice fiscale o partita IVA.
• Dati del cessionario: nome e cognome.
• Descrizione dell’operazione: descrizione della natura dei beni o servizi.
• Importo totale: incluso di IVA (l’IVA è sempre inclusa nel prezzo totale).

Esempio fattura B2C

Fornitore:

Mario Rossi

Via Roma 10, Roma (RM)

P. IVA: IT01234567890

Cliente:

Giuseppe Verdi

Descrizione dei Prodotti o Servizi

Totale imponibile: 600,00 €

IVA (22%): 132,00 €

Totale: 732,00 € (IVA inclusa)

Dati necessari per le fatture B2B

Le fatture B2B sono destinate ad altre imprese e richiedono dati più dettagliati per facilitare il recupero dell'IVA e garantire la tracciabilità delle transazioni:

• Dati del cedente: nome, cognome, indirizzo, codice fiscale o partita IVA.
• Dati del cessionario: nome, cognome, indirizzo, codice fiscale o partita IVA.
• Descrizione dell’operazione: descrizione della natura dei beni o servizi.
• Importo totale: con IVA inclusa e indicazione dell’aliquota IVA (l’IVA non è sempre addebitata, in quanto dipende dalle specifiche normative).

Esempio fattura B2B

Fornitore:

Mario Rossi

Via Roma 10, Roma (RM)

P. IVA: IT01234567890

Cliente:

Azienda X S.p.A

Via Milano 20, Milano (MI)

P. IVA: IT01234567890

Descrizione dei Prodotti o Servizi

Totale Imponibile: 1.800,00 €

IVA (22%): 396,00 €

Totale: 2.196,00 €

Per chi è obbligatorio emettere fatture elettroniche?

Per alcune persone e società è obbligatorio emettere una fattura. Vediamo insieme nel dettaglio chi ha questo obbligo.

Società di persone

Questo gruppo include la SNC (Società in Nome Collettivo) e la SAS (Società in Accomandita Semplice). Queste società devono emettere fatture elettroniche per tutte le loro transazioni.

Società di capitali

Questo gruppo include la SpA (Società per Azioni), la SRL (Società a Responsabilità Limitata) e la SAPA (Società in Accomandita Per Azioni). Queste società devono emettere fatture elettroniche per tutte le operazioni commerciali.

Titolari di Partita IVA individuale in regime ordinario

Questi soggetti, ovvero i liberi professionisti e gli imprenditori  individuali, devono emettere fatture per i beni venduti.

Titolare di Partita IVA individuale in regime forfettario o dei minimi

Dal luglio 2022, i contribuenti in regime forfettario devono emettere la fattura elettronica forfettario. Tuttavia, quelli con ricavi inferiori a 30.000 € sono esenti.

Eccezioni

Ci sono eccezioni, come gli operatori sanitari, operatori economici che non vivono in Italia e persone che hanno regimi fiscali agevolati, i quali non hanno l’obbligo di emettere fatture elettroniche.

Obbligatorietà della fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è diventata obbligatoria in Italia per tutte le transazioni commerciali, inclusi i rapporti con la Pubblica Amministrazione (PA). Questo sistema ha introdotto requisiti specifici e procedure da seguire per garantire la corretta emissione e gestione delle fatture elettroniche.

Ogni fattura elettronica destinata alla PA deve includere il Codice Univoco Ufficio (CUU), una sequenza alfanumerica di sei caratteri che identifica in modo univoco l'ufficio pubblico destinatario della fattura. Questo codice è essenziale per il corretto smistamento delle fatture tramite il Sistema di Interscambio (SdI).

È fondamentale riportare il CUU in ogni fattura elettronica per garantire che venga recapitata all'ente giusto. Inoltre, ogni ente pubblico può avere più codici univoci, a seconda degli uffici coinvolti nella gestione delle fatture.

Per trovare il codice univoco di un ente pubblico, è possibile consultare il portale IPA (Indice Pubblica Amministrazione).

Quali sono le eccezioni per l’utilizzo di fatture elettroniche?

Nel 2024, le imprese in regime forfettario sono esentate dall'obbligo di fatturazione elettronica se i loro ricavi annuali non superano i 30.000 euro. In caso di forza maggiore, è prevista una deroga temporanea. Se il Sistema di Interscambio non è attivo, le aziende possono emettere la fattura in ritardo senza sanzioni.

Altre eccezioni includono:

• Gli operatori sanitari che devono trasmettere i dati al Sistema Tessera Sanitaria;
• Gli operatori che non hanno domicilio in Italia;
• Le persone che sono agevolate da regimi fiscali, come il Regime DI;
• Piccoli produttori agricoli;
• Società sportive dilettantistiche.

Cos’è necessario per procedere con l’emissione di una fattura elettronica

Ci sono tre fattori necessari per l’emissione di una fattura elettronica verso un cliente:

• Creare la fattura in formato XML: il formato XML è lo standard dell’Agenzia delle Entrate che garantisce la leggibilità della fattura.
• Indicare il Codice Univoco Ufficio (CUU) o codice destinatario: il CUU è un codice alfanumerico che identifica in modo univoco l’ufficio destinatario della fattura.
• Inviare la fattura tramite il Sistema di Interscambio (SDI): l’SDI è un sistema gestito dall'Agenzia delle Entrate che riceve, verifica i dati per la fatturazione e inoltra le fatture.

Come evitare gli errori comuni nei dati di fatturazione

Potrebbe capitarti di commettere errori durante una fatturazione. Tra i più comuni, e quindi quelli a cui prestare maggiore attenzione, ci sono:

• Dati mancanti o errati: questo tipo di errore può includere informazioni incomplete, descrizioni imprecise di beni o servizi, o numeri di partita IVA errati.
• Conseguenze fiscali o errori nella fattura: un errore nella fattura può portare al rifiuto da parte dell’Agenzia delle Entrate o errori di calcolo dell’IVA, che possono portare a problemi legali.
• Codici Identificativi: refusi nei codici identificativi, come la partita IVA o il codice destinatario, possono portare al rifiuto della fattura da parte del Sistema di Interscambio (SdI).

Fortunatamente ci sono dei modi per evitare di commettere questi errori, tra cui l'uso di un buon software per la gestione delle fatture elettroniche. Questi strumenti automatizzano l'inserimento dei dati e forniscono controlli preventivi sulla correttezza delle informazioni.

Prima di inviare la fattura, effettua un controllo per assicurarti che tutti i dati necessari per l’emissione siano inseriti correttamente. Dopo l'invio della fattura, è importante monitorare lo stato della stessa attraverso il portale SdI per assicurarsi che non venga scartata e che venga accettata senza problemi.

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Quali sono gli strumenti per automatizzare la gestione dei dati di fatturazione

L'automazione nella gestione dei dati di fatturazione è essenziale per migliorare l'efficienza operativa delle aziende.

I software di fatturazione elettronica consentono di generare, inviare e archiviare le fatture in modo semplice e veloce. Questi strumenti automatizzano il processo di emissione e garantiscono la conformità con le normative fiscali.  Possono essere integrati con la consulenza fiscale per garantirne l’efficienza.

L'integrazione dei software di fatturazione con i sistemi gestionali esistenti permette una gestione fluida dei dati. Ciò riduce il rischio di errori e migliora il flusso di lavoro, facilitando la registrazione automatica delle vendite e degli acquisti.

Ecco alcuni dei vantaggi dell'automazione nella gestione fiscale:

• Riduce al minimo gli errori umani nella compilazione delle fatture.
• Consente un uso più efficiente delle risorse aziendali.
• Facilita la gestione delle scadenze fiscali e la preparazione a eventuali controlli.

L'adozione di strumenti per automatizzare la gestione dei dati delle fatture semplifica le operazioni quotidiane e migliora la conformità fiscale.

Domande frequenti

Come si gestiscono i dati di fatturazione per i clienti internazionali?

Per farlo, è fondamentale includere informazioni come la partita IVA o il codice fiscale, la valuta e il Paese d’origine del cliente. È importante ricordare che le fatture devono essere emesse tramite il Sistema di Interscambio.

È obbligatorio includere il codice SDI nei dati di fatturazione?

Sì, è obbligatorio includere il codice destinatario perché garantisce la giusta trasmissione attraverso il Sistema di Interscambio. Nel caso in cui il codice destinatario non fosse disponibile, si potrebbe utilizzare l’indirizzo PEC.

Come verificare la correttezza dei dati di fatturazione?

Per verificare la correttezza dei dati di fatturazione, è possibile utilizzare un servizio che permette di controllare le fatture emesse, verificando che i dati necessari siano presenti. È inoltre possibile effettuare da soli un attento controllo  prima di emettere una fattura.