Le date di scadenza sono fondamentali nella gestione quotidiana, soprattutto per chi lavora in proprio. In questo articolo vediamo cos'è, come fissarla correttamente e cosa fare se è già scaduta.

Contenuti

Cos’è la data di scadenza?

La data di scadenza è il giorno entro cui un pagamento deve essere completato. È un concetto essenziale, soprattutto nel contesto della fatturazione elettronica e quando mandi una fattura immediata.

Il termine "data di scadenza" è collegato al termine "data di emissione":

  • Data di emissione: è il giorno in cui la fattura o ricevuta viene creata e inviata al cliente;
  • Data di scadenza: è il termine ultimo per il pagamento.

Importanza della data di scadenza per la fatturazione

Ricordarsi di inserire la data di scadenza è di vitale importanza durante l’invio della fattura elettronica perché:

  • Garantisce un flusso di cassa regolare;
  • Aiuta a evitare ritardi nei pagamenti;
  • Contribuisce a relazioni professionali con i clienti.

Come fissare la data di scadenza per le fatture?

Fissare una data di scadenza chiara e precisa è essenziale per una gestione efficiente delle fatture in formato elettronico. 

Regole generali per fissare la scadenza

  • Scadenze per fatture immediate: per le fatture immediate, la scadenza è solitamente fissata al 12 giorni dal momento in cui viene compiuta l’operazione;
  • Scadenze per fatture differite: per le fatture differite, la scadenza è solitamente fissata al giorno 15 del mese successivo.

Come muoversi al meglio per la gestione delle scadenze?

Una comunicazione chiara aiuta a ricevere i pagamenti in tempo e senza inutili solleciti:

  • Evita formulazioni complesse e termini tecnici;
  • Comunica la data di pagamento in modo chiaro e diretto;
  • Adotta un approccio coerente alle scadenze per tutti i clienti;
  • Invia un promemoria gentile quando la scadenza si avvicina.

Cosa fare se la scadenza è passata?

Se un pagamento non viene effettuato entro il termine di pagamento, è importante agire tempestivamente per risolvere la situazione.

Se il pagamento ritarda e non sai bene come muoverti, il nostro consiglio è quello di inviare un sollecito di pagamento. Un sollecito di pagamento deve essere chiaro, professionale e rispettoso. 

Se il cliente ritarda il pagamento, puoi applicare una penale — ma solo se era stata concordata in anticipo. Questo ti protegge da eventuali rischi.

Come evitare ritardi nei pagamenti

Se non ti senti a tuo agio ad inviare solleciti e comunicazioni di interessi di mora, potresti iniziare con l’inviare un semplice promemoria.

Ruolo della data di scadenza in anticipo fatture e factoring

La data di scadenza gioca un ruolo chiave anche in strumenti finanziari come l’anticipo fatture e il factoring.

  • Come funziona l’anticipo fatture: l’anticipo fatture permette di ottenere un pagamento anticipato rispetto alla data di scadenza, migliorando il flusso di cassa.
  • il factoring consente di cedere le fatture a una società terza, che si occupa del recupero crediti in base alle scadenze stabilite.

Strumenti e risorse per gestire le scadenze

Puoi emettere le fatture utilizzando diversi servizi.

Quali sono i migliori software per la fatturazione elettronica? Ecco alcuni dei migliori software disponibili:

  • Agenzia delle Entrate: il portale gratuito dell’amministrazione fiscale italiana che consente l’emissione e la trasmissione delle fatture elettroniche, anche se con funzionalità limitate.
  • Finom: un sistema completo per la creazione, l’invio e l’archiviazione delle fatture elettroniche, con funzionalità avanzate per il monitoraggio delle scadenze dopo che la fattura è stata effettuata.
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  • Modelli Excel o Word: una soluzione manuale adatta solo a chi ha poche fatture da gestire. Non consente però l’invio automatico né l’integrazione con il Sistema di Interscambio.

Le linee guida dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate fornisce indicazioni sulla gestione delle fatture elettroniche. È fondamentale seguire per evitare sanzioni e garantire la conformità alle normative.

Ad esempio, l’invio della fattura elettronica deve avvenire tramite il Sistema di Interscambio (SDI), e la data indicata deve rispettare i termini stabiliti. Inoltre, il numero di fattura a numerazione progressiva è obbligatoria per garantire la tracciabilità.

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