La conservazione digitale permette di mantenere nel tempo documenti informatici integri, leggibili e facilmente reperibili, nel rispetto delle regole previste dalla normativa. Vediamo quando è obbligatoria, quali documenti riguarda, come funziona e quali responsabilità comporta per aziende e professionisti.
Cos'è la conservazione digitale a norma?
La conservazione digitale permette di mantenere nel tempo i documenti informatici, preservandone autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità.
Per essere a norma, il processo deve rispettare il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee Guida AgID. Salvare un PDF su computer, server o cloud non basta: servono procedure e sistemi conformi ai requisiti previsti.
Conservazione digitale e archiviazione digitale: quali differenze?
L'archiviazione digitale serve a organizzare e memorizzare i file. La conservazione digitale, invece, segue regole precise per mantenerli validi e accessibili nel tempo.
| Aspetto | Archiviazione digitale | Conservazione digitale |
| Finalità | Organizzare e memorizzare i file | Preservare i documenti nel tempo |
| Requisiti | Prevalentemente organizzativi | Normativi, organizzativi e tecnici |
| Valore | Non garantisce da sola la conformità | Preserva integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità |
Quando è obbligatoria la conservazione digitale?
La conservazione digitale è obbligatoria quando una norma lo prevede per determinati documenti. Salvare semplicemente un file non equivale alla conservazione a norma.
Per i documenti fiscali si applica il D.M. 17 giugno 2014; per la conservazione delle fatture elettroniche, l'art. 39 del D.P.R. 633/1972 prevede esclusivamente la modalità digitale.
L'obbligo varia in base al documento e alla normativa applicabile.
Quali documenti devono essere conservati digitalmente?
Per imprese e professionisti, tra i principali documenti interessati rientrano:
- fatture elettroniche
- documenti fiscali e contabili
- libri e registri digitali, come il libro giornale
- contratti e documenti informatici firmati
- PEC e altri documenti soggetti a specifici obblighi
Come funziona la conservazione digitale?
Secondo le Linee Guida AgID, la conservazione digitale segue un processo strutturato per preservare i documenti nel tempo.
Dal documento al pacchetto di conservazione
Il flusso può essere riassunto così:
documento informatico → metadati → pacchetto di versamento → controlli →
pacchetto di archiviazione → conservazione → accesso/esibizione
I metadati identificano e descrivono il documento. Il file viene poi inserito in un pacchetto di versamento, sottoposto ai controlli previsti e trasferito nel pacchetto di archiviazione. Firma, sigillo elettronico e riferimento temporale contribuiscono, quando previsti, a garantirne integrità e autenticità.
Chi è responsabile della conservazione digitale?
La conservazione richiede ruoli e responsabilità ben definiti. Tra gli elementi centrali ci sono il responsabile della conservazione e il manuale di conservazione.
Il responsabile della conservazione
Il responsabile della conservazione definisce e supervisiona il processo. Per i soggetti privati, la nomina è richiesta quando la legge prevede obblighi di conservazione.
Alcune attività operative possono essere affidate a soggetti esterni, senza però confondere il responsabile con il fornitore del servizio.
Cos'è il manuale di conservazione?
Il manuale di conservazione descrive ruoli, responsabilità, documenti gestiti, processo, sistema utilizzato e misure di sicurezza. Deve inoltre indicare eventuali deleghe e le modalità di gestione ed esibizione dei documenti.
Scopri di più su FinomPer quanto tempo devono essere conservati i documenti?
L'art. 2220 del Codice civile prevede che scritture contabili e fatture siano conservate per 10 anni. L'art. 22 del D.P.R. 600/1973 può estendere il termine se sono ancora in corso controlli o accertamenti fiscali.
| Documento | Periodo di conservazione |
| Scritture e documenti contabili | Generalmente 10 anni |
| Fatture elettroniche | Generalmente 10 anni, salvo termini fiscali più lunghi |
| Altri documenti digitali | In base alla normativa applicabile |
Conservazione digitale interna o servizio esterno?
Gestire la conservazione digitale internamente richiede competenze, procedure, infrastrutture e controlli adeguati. Affidarla a un fornitore esterno può ridurre il carico operativo, soprattutto per realtà con molti documenti o poche risorse dedicate.
Come scegliere un servizio di conservazione digitale?
Prima di scegliere, conviene valutare:
- conformità ai requisiti normativi
- sicurezza e continuità del servizio
- possibilità di esportare o migrare i documenti
- integrazione con fatturazione elettronica e contabilità
- chiarezza su costi, assistenza e condizioni di cessazione del servizio
È utile verificare cosa succede ai documenti in caso di cambio fornitore, per evitare vincoli o difficoltà nel recupero dei dati.
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