Définition de l'écriture comptable
L’écriture comptable est une transcription financière d’un flux qui impacte l’entreprise. Cet exercice est essentiel pour garder une trace des échanges financiers réalisés lors de transactions comme pour les charges, les produits, la trésorerie, ou dettes et créances. L’écriture comptable permet de réaliser un bilan financier qui est demandé chaque année.
Principales caractéristiques de l'écriture comptable
Une écriture comptable doit suivre certaines règles pour disposer de toutes les informations nécessaires. Découvrez ci-dessous ce qu’il faut y inclure :
Composition et présentation
L’écriture comptable se présente sous forme de tableau où des informations obligatoires sont nécessaires pour tracer les échanges. Il faut donc noter la date de l’opération, attacher un justificatif avec un libellé, ajouter le montant et spécifier s’il s’agit d’un débit ou d’un crédit. Mais, il faut surtout entrer le compte impacté par la transaction.
Justification et documentation
Chaque ligne doit disposer d’un justificatif, c’est un document comptable extrêmement important pour démontrer la transaction réalisée. Les preuves fournies peuvent être nombreuses. Cela peut être un simple ticket de caisse lors d’un achat, une facture de vente plus détaillée, ou encore un relevé de compte bancaire. Tout dépend de la transaction financière réalisée.
Principe de la partie double
La partie double lors de la comptabilité permet de tracer les mouvements financiers d’une entreprise pour trouver un équilibre entre les crédits et les débits. Cela doit être un système symétrique où un compte est débité d’une somme tandis que l’autre est crédité de cette même somme.
Conséquences du non-respect des principes comptables
En cas de non-respect des principes comptables, l’entrepreneur peut se retrouver puni par la loi. Les sanctions sont sévères et peuvent s’élever jusqu’à 500 000 euros.
Principes comptables régissant l'écriture comptable
Les principes comptables qui régissent l’écriture comptable en France sont définis par le Code du commerce et le plan comptable général (PCG). Ils sont imposés à l’ensemble des entreprises qui tiennent une comptabilité.
Les principaux principes comptables sont les suivants :
- Le principe d’indépendance des exercices : le principe d’indépendance des exercices consiste à faire le bilan financier afin de produire des comptes annuels. Le mettre en place nécessite de rattacher toutes les factures des fournisseurs et des clients pour l’exercice comptable associé.
- Le principe de non-compensation : également important, l’entreprise se doit d’évaluer séparément les actifs et passifs du bilan, et les produits et charges du compte de résultat. Les écritures relatives doivent être enregistrées sans compensation entre elles.
- Le principe de bonne information : la personne chargée de faire les comptes doit s’assurer que les lecteurs disposent d’informations suffisantes et précises qui permettent de les comprendre correctement.
- Le principe de continuité d’exploitation : ce principe spécifie que les comptes annuels de l’entreprise doivent être effectués avec la présomption qu’elle poursuivra son activité normalement.
- Le principe des coûts historiques : il implique que les actifs doivent être comptabilisés à la valeur de leur coût historique. La valeur prise en compte est la valeur initiale et son évolution n’est pas prise en compte.
- Le principe de prudence : comme son nom l’indique, ce principe consiste à faire preuve de précaution et à ne comptabiliser les profits que lorsqu’ils ont été mis à jour. Le but est d’anticiper les pertes probables lorsqu'elles sont envisagées.
- Le principe de permanence des méthodes : il consiste simplement à utiliser les mêmes méthodes comptables d’une année à l’autre.
Exemples d'écritures comptables
Prenons un exemple courant pour illustrer les écritures comptables : l’enregistrement d’une facture d’achat et le paiement d’un fournisseur. Le modèle utilisé sera alors le suivant :
- Débit du montant HT sur le compte de charges concerné ;
- Débit du montant de la TVA déductible du compte ;
- Crédit du montant TTC sur le compte du fournisseur.
Voici un exemple de tableau pour cette opération comptable :
| Date | Numéro de compte | Numéro de la pièce | Libellé de l’opération | Débit | Crédit |
| 01/03/N | 1234 | 045 | Achat de marchandises | X | |
| 01/03/N | 4560 | 045 | TVA déductible | X | |
| 01/03/N | 3420 | 045 | Fournisseur | X |
Enregistrement et gestion des écritures comptables
Les écritures comptables sont enregistrées dans un journal comptable. Il existe différents types de journaux en fonction des factures qui y sont enregistrées.
Voici les types de journaux généralement ouverts par les entreprises :
- Les journaux d’achats et de ventes : Utilisé pour enregistrer toutes les transactions relatives aux achats et aux ventes de biens ou de services de l'entreprise.
- Le journal de banque : Utilisé pour enregistrer les opérations bancaires telles que les dépôts, les retraits et les paiements par chèque.
- Le journal de caisse : Utilisé pour enregistrer les transactions en espèces, comme les encaissements et les décaissements.
- Le journal de paie : Utilisé pour enregistrer les transactions liées aux salaires et aux charges sociales des employés de l'entreprise.
- Le journal des opérations diverses (écritures d’inventaires, déclarations de TVA et autres écritures de régularisation).
Ces enregistrements sont ensuite centralisés dans le journal général pour une vue d'ensemble complète de toutes les opérations. Le journal général contient l'ensemble des opérations de l'entreprise, classées par compte comptable, ce qui permet de produire des états financiers et de contrôler la situation financière globale de l'entreprise.
Aujourd’hui, il est de plus en plus courant d’utiliser un logiciel comptable pour gérer et compiler les journaux de manière automatique et dématérialisée. Les logiciels de comptabilité permettent aussi bien de saisir les écritures comptables, que de tenir les journaux et produire les états financiers.
La gestion et l’enregistrement des écritures comptables sont des tâches fastidieuses qui sont malheureusement souvent source d’erreurs, notamment lorsque les opérations sont effectuées manuellement. La mise en place d’un dispositif intégré peut donc être intéressant pour les entreprises qui souhaitent améliorer la fiabilité et la productivité de leur comptabilité. L’automatisation permet de bénéficier d'écritures comptables fiables, tout en permettant à l'entreprise de se consacrer à des tâches qui ont une valeur ajoutée supérieure.
Conclusion
Les écritures comptables sont des opérations courantes et essentielles dans la comptabilité d’une entreprise. Leur qualité est très importante pour assurer la fiabilité de l’information financière produite. Il convient donc d’être extrêmement vigilant lors de leurs réalisations.
L’enregistrement et la gestion des écritures comptables sont des opérations fastidieuses et qui peuvent être source d’erreurs. Des outils permettent aujourd’hui de faciliter la comptabilité des entreprises en automatisant la gestion des écritures comptables, afin de permettre aux entreprises de se consacrer sur des tâches avec plus de valeur ajoutée.
FAQ
Comment faire une écriture comptable ?
Pour passer une écriture comptable, il faudra indiquer la date du mouvement comptable, le numéro de compte concerné par le mouvement , la nature de l'opération, la référence du justificatif, ainsi que les montants liés aux mouvements (crédits et débits).
Combien de temps faut-il garder les écritures comptables ?
Les écritures comptables doivent être conservées sur une période de 6 ans à partir de la date de la dernière opération.
Comment annuler une écriture comptable ?
Une écriture comptable déjà enregistrée ne peut pas être annulée. Afin d’effacer l’opération comptable, il est possible de l’extourner. Cette technique consiste à passer une écriture comptable inverse à celle à annuler.
Que faire en cas d'erreur dans une écriture comptable ?
Pour corriger une erreur dans une écriture comptable, il est nécessaire d'effectuer une contre-passation pour annuler l'erreur initiale, suivie d'une nouvelle écriture correcte pour enregistrer la transaction de manière précise.
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