Was sind Spesen?
Spesen sind angefallene Kosten, die vom Arbeitgeber erstattet werden.
Einem entsandten Arbeitnehmer werden die Reisekosten wie Hotelunterkunft, Fahrt zum Arbeitsort und Mietwagen erstattet. Der Arbeitgeber kann auch zusätzliche Kosten erstatten. Zum Beispiel Mobiltelefongespräche oder die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel. Darüber hinaus hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf Erstattung der Kosten für Mahlzeiten (Mittag und Abendessen) auf einer Dienstreise.
Es gibt verschiedene Arten von Spesen. Die Höhe der Kosten hängt ebenfalls davon ab, wohin Sie Ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreise schicken.
Arten von Spesen
Es gibt verschiedene Arten von Spesen:
- Reisekosten. Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten: Benzinkosten für Privatfahrzeuge, Bahn-, Bus- oder Flugkosten, Taxikosten usw. sowie Hotelkosten usw.
- Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand. Verpflegungskosten: Getränke und Lebensmittel. Wundern Sie sich nicht, wenn die Verpflegungspauschale nicht alle Ihre Verpflegungskosten während der Reise abdeckt. Sie gleicht nur die zusätzlichen Kosten für Lebensmittel aus.
- Bewirtungskosten. Bewirtungskosten entstehen durch Geschäftsessen und Firmenfeiern.
- Arbeitsmittel. Dazu gehören Arbeitsmittel, die ein Arbeitnehmer auf Reisen für seine Arbeit benötigt. Zum Beispiel Fachbücher, Software.
- Fort- und Weiterbildung. Unternehmen, die von ihren Mitarbeitern eine Fortbildung verlangen, müssen diese bezahlen. Die Finanzierungskosten werden von den Betriebsausgaben abgezogen.
- Heimarbeitsplatz / Home-Office. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer alle Kosten erstatten, die für die Ausführung der beruflichen Tätigkeit erforderlich sind.
Berechnung und Abrechnung von Spesen
Für die Erstattung gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Individuell auf Grundlage der Einnahmen
- Verwendung des so genannten Pauschalsatzes der Aufwandsentschädigung. Arbeitgeber und Arbeitnehmer bevorzugen häufig diese Option, da der Umfang der Abrechnung bei der Verwendung eines Pauschalsatzes viel geringer ist als bei der Erstattung von Ausgaben auf individueller Basis.
Der Pauschalbetrag für Reisekosten ist für alle Unternehmen gleich. Er wird jedes Jahr vom Bundesfinanzministerium festgesetzt. Es gibt zwei Arten der Pauschale: die kleine Spesenpauschale und die große Spesenpauschale.
Die kleine Spesenpauschale gilt für eine kleine Dienstreise, die zwischen 8 und 24 Stunden dauert. Spesen 2023 betragen die kleine Pauschale in Höhe von 14 Euro.
Die große Spesenpauschale gilt für Dienstreisen, die länger als 24 Stunden dauern. Die Höhe der kleinen Spesenpauschale für Dienstreisen innerhalb Deutschlands beträgt 28 Euro pro Kalendertag. Die Netto-Übernachtungskosten werden in Höhe von 20 Euro pro Nacht erstattet.
Denken Sie daran, dass die Fixkosten nur für einen Zeitraum von drei Monaten gezahlt werden.
Die Frist für die Einreichung von Reisekostenabrechnungen beträgt drei Jahre.
Steuerliche Aspekte von Spesen
Das Finanzamt erstattet die Steuern auf Ausgaben in Form von Pauschalbeträgen. Das liegt daran, dass eine Spesenabrechnung eine steuerfreie Überweisung Ihres Arbeitgebers ist. Das bedeutet, dass Sie die tatsächlichen Kosten der Spesenabrechnung in Ihrer Steuererklärung nicht einzeln aufführen können.
Für Selbstständige und Freiberufler gehören auch die Reisekosten zu den Betriebsausgaben.
Kosten können im Allgemeinen auf zwei Arten anerkannt werden. Das Personal kann seine Ausgaben entweder nach den oben genannten Pauschalsätzen oder nach den tatsächlich entstandenen Kosten abrechnen. Grundsätzlich gilt: Der Arbeitgeber zahlt nur die tatsächlich entstandenen Kosten, wenn diese durch Rechnungen und Belege eindeutig nachgewiesen werden können.
Die Mitarbeiter sind verpflichtet, alle Ausgabenbelege aufzubewahren. Dazu gehören:
- Flug- oder Bahntickets
- Hotelrechnungen
- Buchungsbestätigungen
- Taxi-Quittungen
- Restaurant-Quittungen
usw.
Unternehmen können diese Belege zur Beantragung von Steuergutschriften verwenden – fehlende oder ungültige Belege können ein Unternehmen Geld kosten.
Bei der Spesenabrechnungen handelt es sich um ein Verfahren, mit dem Mitarbeiter ihre Ausgaben dokumentieren und zur Erstattung einreichen. Dies geschieht häufig monatlich, kann aber je nach Unternehmenspolitik variieren.
Eine Spesenabrechnung kann ein Papierdokument oder ein digitales Formular sein, in dem die Mitarbeiter ihre beruflichen Ausgaben und alle entstandenen Kosten auflisten.
Unternehmensrichtlinien für Spesen
Wenn Arbeitnehmer auf Dienstreise gehen, muss der Arbeitgeber ihnen die Reisekosten gemäß § 670 BGB erstatten, unabhängig davon, ob sie mit der Bahn, dem Flugzeug oder dem eigenen Auto unterwegs sind.
Bereits genehmigte Reisekosten müssen vorbehaltlos erstattet werden, auch wenn der Arbeitnehmer kurz darauf entlassen wird.
Es gibt gesetzliche Richtlinien für die Erstattung von Ausgaben (durch das Unternehmen oder die Steuerbehörde). Die Unternehmen können jedoch individuelle Regeln für Geschäftsreisekosten haben, die über diese Richtlinien hinausgehen können.
Digitale Lösungen für Spesen
Die Meldung von Spesen ist immer ein schwieriger Prozess. Die Mitarbeiter verlieren viel Zeit, wenn sie alles manuell erledigen. Es besteht daher ein hohes Risiko, Fehler zu machen, die dann zu Geldstrafen führen können.
Aber die moderne Welt bietet andere Möglichkeiten. Heutzutage gibt es viele Programme, die die Verwaltung solcher Ausgaben vereinfachen. Es gibt auch bequeme mobile Anwendungen, mit denen Sie alle Belege und Schecks direkt auf einer Geschäftsreise einscannen können, die dann automatisch in Spesenabrechnungen umgewandelt werden.
Auch für die Mitarbeiter der Buchhaltung sind solche Programme und Anwendungen eine große Arbeitserleichterung und Zeitersparnis. Sie automatisieren den Prüfungsprozess, sowie die Bearbeitung und Erstattung. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Fehlerrisiko und macht das gesamte Verfahren transparenter.
Internationale Spesen
Die Auslandskosten werden für rund 200 Länder und Staaten der Welt individuell berechnet. Für jedes Land oder für bestimmte Ländergruppen wird ein individueller Pauschalsatz angewandt. Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten dieselben Steuervorschriften wie für Geschäftsreisen im Inland.
Hier sehen Sie einige Beispiele für Spesensätze 2023, die vom Bundesfinanzministerium festgelegt wurden.
| Land | Kleine Spesenpauschale in € (Abwesenheit 8 bis 24 Stunden) | Große Spesenpauschale in € (Abwesenheit > 24 Stunden) | Pauschbetrag für Übernachtungskosten in € |
| Schweiz | 44 | 66 | 186 |
| Österreich | 27 | 40 | 108 |
| Frankreich | 29 | 44 | 115 |
| Niederlande | 32 | 47 | 122 |
| Schweden | 44 | 66 | 140 |
| Italien | 27 | 40 | 135 |
Spesen: häufige Probleme und Lösungsansätze
Damit die Ausgaben eines Arbeitnehmers erstattet werden können, müssen alle Belege (Zahlungsbelege, Hotelrechnung usw.) vorliegen. All dies wird von der Steueraufsichtsbehörde gründlich geprüft. Wenn Belege fehlen, kann es für das Unternehmen sehr teuer werden.
Um solche unangenehmen Situationen zu vermeiden, sollten Unternehmen sicherstellen, dass die Ausgaben ihrer Mitarbeiter effektiv kontrolliert werden, und somit Fehler vermeiden, die zu Strafen führen könnten.
Hier sind einige Fehler, denen Unternehmen häufig passiert:
- Verlorene Belege. Niemand ist davor gefeit, eine Quittung zu verlieren. Wenn etwas schief geht, muss der Arbeitnehmer die Kosten aus eigener Tasche bezahlen. Um den Verlust von Quittungen zu vermeiden, können Sie spezielle mobile Anwendungen verwenden.
- Verzögerte Erstattungen. Gesetzlich regelt § 195 BGB die Verjährungsfrist für (noch) nicht eingereichte Reisekostenabrechnungen und setzt sie auf drei Jahre fest. Allerdings kann der Arbeitgeber die Frist für die Reisekostenabrechnung im Arbeitsvertrag regeln. Die Frist muss mindestens drei Monate betragen. Reicht der Arbeitnehmer die Abrechnung verspätet ein, kann er seine Kosten nicht mehr erstattet bekommen.
- Uneinheitliche Handhabung in Unternehmen. Eine schlecht organisierte Spesenverwaltung birgt eine Reihe von Gefahren. Wenn Ausgaben nicht korrekt erfasst und ohne Belege erstattet werden, kann die Steuerbehörde einen Zuschlag auf die gezahlten Steuern erheben. Am wirksamsten lassen sich Fehler in der Abrechnung vermeiden, wenn die Verwaltung von Spesenabrechnungen und Belegen digitalisiert, d. h. papierlos erfolgt.
Rechtliche Aspekte der Spesen
Ist die Erstattung von Reisekosten nicht in einem arbeitsrechtlich wirksamen Vertrag geregelt, gilt der in den §§ 670, 675 BGB geregelte Erstattungsanspruch.
Die Reisekosten sind nach § 3 Nr. 16 EStG nicht steuerpflichtig und werden netto ausgezahlt.
Gesetzliche Zulagen für Ausgaben, die nicht vom Unternehmen erstattet werden, können von den Arbeitnehmern in ihrer eigenen Steuererklärung geltend gemacht werden.
Für die Spesenabrechnungen wird eine gründliche Prüfung durchgeführt. Wird ein Betrug aufgedeckt, drohen dem Unternehmen hohe Geldstrafen.
Fazit
Die Ausgaben stehen im Mittelpunkt des Geschäftslebens. Sie ermöglichen es den Arbeitnehmern, ihre beruflich Bedingte effektiv und ohne finanzielle Not zu erledigen. Jedes Unternehmen hat das Recht, für seine Mitarbeiter Regeln für Dienstreisen und die anschließende Abrechnung der Reisekosten festzulegen. Aber es gibt auch eine Reihe von Steuervorschriften, die nicht ignoriert werden dürfen. Die Erstattung der Reisekosten von Mitarbeitern erfordert komplexe Prozesse. Aus diesem Grund digitalisieren immer mehr Arbeitgeber ihr Spesenmanagement mit sicheren Systemen und mobilen Apps.