Definition und Bedeutung
Ein Aufwandskonto ist eine Art von Konto, auf dem jegliche Abzüge vom unternehmenseigenen Kapital dargestellt werden. Je nach Art des Unternehmens werden unterschiedliche Aufwandskonten geführt, die bestimmte Aufwendungen beinhalten.
Aber warum braucht man Aufwandskonten, wenn man alle Aufwendungen auf Eigenkapitalkonten buchen könnte? Obwohl theoretisch alle negativen Wertveränderungen auf Eigenkapitalkonten gebucht werden können, werden Aufwandskonten oft bevorzugt, da sie mehr Transparenz bieten. Alle Minderungen des Eigenkapitals können so für die Buchführung übersichtlicher dargestellt werden.
Grundlagen der Buchhaltung
Um den Begriff „Aufwandskonto“ besser zu verstehen, ist es notwendig, die Grundlagen der doppelten Buchführung zu kennen.
Man unterscheidet zwischen der einfachen und der doppelten Buchführung. Bei der einfachen Buchführung werden alle Ausgaben und Einnahmen eines Unternehmens nur einmal erfasst. Doppelte Buchführung hingegen bedeutet, dass jede Finanztransaktion auf zwei Konten erfasst wird: Soll und Haben. Im Rahmen der doppelten Buchführung werden dann zwei Hauptberichte erstellt: eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung.
Darüber hinaus werden die Begriffe “Ausgabe” und “Aufwand” oft als Synonyme verwendet. Das ist aber nur teilweise korrekt. Eine Ausgabe umfasst alle finanziellen Bewegungen, die zu einer Minderung des Geldvermögens führen. Ein Aufwand bzw. eine Aufwendung beschreibt hingegen nur die Art von Ausgabe, die dem Unternehmen im Allgemeinen einen Nutzen erbringt.
Arten von Aufwandskonten
Wie bereits erwähnt, werden Aufwendungen für eine bessere Übersicht auf mehreren Aufwandskonten gebucht. Folgende Aufwandskonten werden am häufigsten genutzt:
- Personalaufwand
Diese Kategorie beinhaltet zwei Positionen, und zwar „Löhne und Gehälter“ und „Sozialversicherungsbeiträge“. Dazu zählen außerdem freiwillige soziale Leistungen des Unternehmens, z. B. Fahrtkostenzuschüsse oder Firmenessen.
- Materialaufwand
Hierbei handelt es sich um die Materialien, die im Betriebsprozess verwendet werden oder aus denen das endgültige Produkt besteht. Buchhalterisch werden Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie die Verwendung von Werkzeugen oder Handelswaren erfasst.
- Abschreibungen
Abschreibungen gehören zu den Fixkosten eines Unternehmens. Unter einer Abschreibung versteht man Wertminderungen von betrieblichen Anlage- oder Umlaufvermögen. Zum Anlagevermögen zählen betriebliche Gegenstände, die dem Unternehmen dauerhaft dienen. Werden bestimmte Objekte im Laufe eines Geschäftsjahres in Vermögenswerte umgewandelt, spricht man von Umlaufvermögen.
- Miete- und Pachtaufwendungen
Dazu gehören z. B. die Anmietung von Messeständen und Geschäftsräumen, Mietkautionen, Mietfahrzeuge, Pachtaufwendungen für Land und forstwirtschaftliche Flächen usw.
- Zinsaufwand
Sollte ein Unternehmen Fremdkapital benutzen, werden Zinsen für Darlehen oder Kredite in einem Zinsaufwandskonto berücksichtigt.
- Steueraufwand
Als Beispiele für Steueraufwendungen können die Kraftfahrzeugsteuer, Grundsteuer für das Firmeneigentum und die Energiesteuer genannt werden.
- Sonstige Aufwendungen
Nicht alle Aufwendungen fallen unter eine bestimmte Kategorie. In diesem Fall können diese auf ein separates Konto gebucht werden.
Buchungsvorgänge
Da Aufwendungen das unternehmenseigene Kapital reduzieren, werden diese dementsprechend auf der Sollseite gebucht. Um den Aufwand richtig zu buchen, benötigt man einen Buchungssatz.
Stellen wir uns vor, wir sprechen von einem Lieferanten für Schrankmöbel. Oft sind zusätzliche Verbrauchsmaterialien wie Befestigungselemente, Abschlusselemente und Klebstoffe erforderlich. Für das Aufwandskonto „Materialien“ sieht der Buchungssatz beispielsweise folgendermaßen aus:
- Materialien 5000 € an Kasse 5000 €
- Die Soll-Seite des entsprechenden Aufwandskontos steigt um 5000 €. Das Kassenkonto reduziert sich dagegen um 5000 €.
- Der Aufwand wird also von einem aktiven Bestandskonto belastet. Zu den Aktivkonten gehören Gebäude, Maschinen, Fuhrpark, Bank oder Kasse.
Aufwandskonten im Jahresabschluss
Am Ende des Geschäftsjahres bereitet die Buchhaltung den Saldo der Aufwandskonten vor. Alle Aufwendungen werden im Soll gebucht. Der Saldo entspricht dann der Summe der Soll-Seite. Um das Konto auszugleichen, überträgt die Buchhaltung die Summe nun auf die Habenseite, denn es handelt sich um die doppelte Buchhaltung.
Danach wird der Saldo der Aufwandskonten in das Gewinn- und Verlustkonto übertragen. Diesen bucht man auf die Sollseite des GuV-Kontos, bevor die Auswertung des Jahresabschlusses erfolgt. Da Aufwandskonten das Unternehmenskapital vermindern, beeinflussen sie direkt das Betriebsergebnis, d. h. den Gewinn.
Beispiel: Betrachten Sie das Beispiel des Jahresabschlusses der AG „Computerhelfer“. Am Ende des Geschäftsjahres führte die Buchhaltung eine Überprüfung durch.
So wurden im Laufe des Jahres folgende Beträge ausgegeben:
- Konto „Materialkosten“: 5000 Euro
- Konto „Gehälter“: 3000 Euro
- Konto „Abschreibungen auf Anlagen“: 1000 Euro
Die Gesamtaufwendungen belaufen sich auf 9000 Euro. Um die Buchung auszugleichen, wurde sie auf die Habenseite übertragen. Anschließend wurde der Gesamtbetrag der Aufwendungen auf das Gewinn- und Verlustkonto übertragen.
Aufwandskonten als Kontrolle- und Analysemittel
Für den Unternehmenserfolg ist die Kontrolle und Analyse der Aufwendungen von großer Bedeutung. Durch die ständige Überwachung von Aufwandskonten kann man herausfinden, wie stark das Unternehmenskapital sinkt. Indem man die Aufwandskonten analysiert, kann man zudem Einsparpotenziale für den Betrieb aufdecken.
Beispiel: Bei der Analyse des Kontos „Personalaufwand“ kann festgestellt werden, ob genügend Geld ausgezahlt wird. Dies kann auch dazu beitragen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu überprüfen.
Sonderfälle bei Aufwandskonten
Die Finanzabteilung eines Unternehmens ist dafür zuständig, den Gewinn einer bestimmten Periode (z. B. eines Geschäftsjahres) zu ermitteln. Das umfasst die Erfassung aller Vorgänge der laufenden Periode. Allerdings gibt es Beträge, die nicht zum aktuellen Geschäftsjahr gehören, aber vor dem Jahresabschluss verbucht werden. Diese Methode nennt man periodengerechte Abgrenzung.
Beispiel: Ein Beispiel für die periodengerechte Abgrenzung sind Versicherungsbeiträge. Diese betreffen das nächste Jahr, müssen aber schon im Dezember des aktuellen Jahres überwiesen werden. Im Jahresabschluss sind sie auf jeden Fall zu schildern.
Beispiel: Ein weiteres Beispiel sind Rückstellungen. Diese werden für künftige Ausgaben gebildet, beziehen sich aber wirtschaftlich auf das abgelaufene Jahr.
In den Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 werden Aufwandskonten unterschiedlich ausgewiesen, denn der SKR 03 ist nach der Prozessgliederung aufgebaut und der SKR 04 nach der Abschlussgliederung. Aus diesem Grund werden Kontenklassen in den beiden Kontenrahmen unterschiedlich angeordnet.
Typische Fehler bei Aufwandsbuchungen und ihre Folgen
Klassische Fehler, die bei allgemeinen Buchungen auftreten, gelten auch für Aufwandsbuchungen. Typisch ist das Buchen auf der falschen Seite (Habenseite) des Aufwandskontos. Außerdem wird manchmal ein falscher Betrag in die Finanzunterlagen eingetragen. Dies passiert oft, wenn falsche Zahlen eingepflegt werden oder die Buchhaltung das falsche Konto verwendet. Darüber hinaus kann es passieren, dass Einträge in falsche Kategorien eingeordnet werden.
Gewichtige Fehler bei der Rechnungslegung resultieren darin, dass der Jahresabschluss nichtig ist. Oft ist in diesem Fall mit steuerlichen Auswirkungen zu rechnen.
Aufwandskonten und Ertragskonten
Wenn man von Aufwandskonten spricht, muss man auch das Gegenteil kennen, und zwar Ertragskonten. Genau wie Aufwandskonten zählen Ertragskonten zu Erfolgskonten, d. h. Konten, die alle Verminderungen oder Erhöhungen des Betriebskapitals darstellen. Während Aufwandskonten jedoch negative Wertveränderungen erfassen, sind auf Ertragskonten positive Wertveränderungen dargestellt. Beide spielen eine wichtige Rolle in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
Auf Ertragskonten werden alle positiven Wertveränderungen verbucht, während auf Aufwandskonten alle negativen Wertveränderungen verbucht werden. Alle Kapitalbewegungen führen in ihrer Gesamtheit zu Gewinn oder Verlust, je nach dem Verhältnis von Aufwand und Ertrag.
Richtig auf ein Aufwandskonto buchen - Beispiele
Siehe Beispiele in der Tabelle.
| Situation | Buchungssatz |
| Ein Unternehmen bezahlt für die Lieferung von Zubehör 30 € durch Überweisung. | Aufwand für Lieferung 30 € an Bank 30 € |
| Ein Unternehmen zahlt eine Stromrechnung (500 €) für Betriebsräume durch Überweisung. | Energieaufwand 500 € an Bank 500 € |
Der Aufwand wird im Soll gebucht, die Minderung im Haben, z. B. dem Bankkonto werden 50 € Zinsaufwand für einen Zahlungsverzug belastet. Die Mehrung des Aufwands "Zinsen" wird im Soll gebucht, die Minderung des Vermögensbestandens dagegen im Haben.
Fazit
Der korrekte Umgang mit Aufwandskonten ist für die Transparenz und die Analyse aller Wertveränderungen von Unternehmenskapital absolut notwendig. Aufwendungen richtig buchen und klassifizieren kann man jedoch erst dann, wenn man vollkommen verstanden hat, wie Aufwandskonten funktionieren.
Es ist zu erwarten, dass in den nächsten Jahren viele Prozesse im Rechnungswesen automatisiert werden. Der menschliche Faktor wird eine immer kleinere Rolle spielen, wodurch man die meisten Buchhaltungsfehler besser vermeiden kann. Eine automatisierte Datenanalyse und ein höherer Anteil an KI-Funktionen werden die Arbeitsroutine der Buchhaltung wesentlich erleichtern.