Werbungskosten stellen Aufwendungen dar, die zur Erwerbung, Sicherung oder Erhaltung von Einnahmen dienen. In diesem Artikel werden wir die Definition der Werbungskosten, die Kostenpauschale, verschiedene Kategorien von Werbungskosten und deren spezifische Regelungen sowie die notwendigen Angaben auf Steuerformularen betrachten. 

Inhalt

Werbungskosten: Definition

Zunächst werden wir darauf eingehen, was Werbungskosten sind. Werbungskosten sind Aufwendungen, die Steuerpflichtigen im Zusammenhang mit der Erzielung von Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit, selbstständiger Tätigkeit, Gewerbebetrieb oder Vermietung und Verpachtung entstehen. Sie können bei der Steuererklärung geltend gemacht werden, um das zu versteuernde Einkommen zu mindern und somit auch die Einkommensteuer zu reduzieren.

In Deutschland sind Werbungskosten vor allem für Arbeitnehmer:innen relevant, die ihre Arbeitsmittel, Fahrtkosten zur Arbeitsstelle, Aufwendungen für berufliche Weiterbildung und viele andere Betriebsausgaben absetzen möchten. Zu den typischen Werbungskosten gehören beispielsweise Ausgaben für Fachliteratur, Reisekosten, die Nutzung eines Arbeitszimmers zu Hause, berufliche Kleidung und Beiträge zu Berufsverbänden.

Man sollte jedoch beachten, dass Werbungskosten nur dann steuerlich abzugsfähig sind, wenn sie nachweislich anfallen und unmittelbar mit der Ausübung des Berufs in Verbindung stehen. Der Gesetzgeber hat hierfür einen Arbeitnehmer-Pauschbetrag für Werbungskosten festgelegt, der für viele Steuerpflichtige eine vereinfachte Möglichkeit darstellt, Werbungskosten geltend zu machen, ohne dass detaillierte Einzelbelege eingereicht werden müssen.

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Werbungskostenpauschale

Die Werbungskostenpauschale ist ein fester Betrag, den Arbeitnehmer:innen in Deutschland steuerlich geltend machen können, ohne dazu Nachweise über individuelle Werbungskosten zu erbringen. Der Pauschbetrag liegt laut § 9a EStG 2025 bei 1.230 Euro pro Jahr. Im Jahr 2022 waren es mit 1.200 Euro etwas weniger, bis zum Jahr 2021 waren es nur 1000 Euro. Diese Regelung wurde eingeführt, um den administrativen Aufwand für Steuerzahler:innen und die Finanzbehörden zu reduzieren.

Die Pauschale gilt für alle Arbeitnehmer:innen, die keine höheren Werbungskosten nachweisen können oder wollen. Wenn die Ausgaben aus beruflichen Gründen unter dem Pauschbetrag liegen, wird dieser automatisch bei der Einkommensteuererklärung berücksichtigt. Somit müssen Arbeitnehmer:innen in diesen Fällen keine Belege für ihre Kosten sammeln, was Zeit und Mühe spart.

Arbeitnehmer:innen, deren Werbungskosten den Pauschbetrag übersteigen, müssen jedoch beachten, dass sie diese höheren Kosten nachweisen müssen, um eine größere Steuervergünstigung zu erhalten.

Für bestimmte Berufsgruppen oder besondere Aufwendungen – beispielsweise Fahrten zur zweiten Arbeitsstelle oder außergewöhnliche Reisekosten – können ebenfalls individuelle Nachweise erforderlich sein. 

Arten von Werbungskosten

Bei verschiedenen Kategorien von Werbungskosten werden unterschiedliche Kostenarten abgerechnet. Hier findest Du einen Überblick über die häufigsten Arten:

Reisekosten

Reisekosten umfassen Ausgaben für Dienstreisen, beispielsweise Fahrtkosten, Übernachtungen und Verpflegungsmehraufwand. Bei längeren Reisen können auch die Kosten für Hotelübernachtungen und zusätzliche Verpflegungskosten abgerechnet werden. Reisekosten sind eine der häufigsten Arten von Werbungskosten und können den steuerlichen Vorteil deutlich erhöhen.

Häusliches Arbeitszimmer

Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer können abgesetzt werden, wenn es ausschließlich oder nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird. Hierzu zählen anteilige Kosten für Miete, Strom und Heizung sowie Abschreibungen auf Möbel oder technische Geräte, die im Arbeitszimmer genutzt werden.

Berufliche Werkzeuge und Ausrüstung

Berufliche Werkzeuge und Ausrüstung sind ebenfalls abzugsfähige Werbungskosten. Hierunter fallen die Anschaffung und Abschreibung von Arbeitsmitteln wie Computer, Büromöbeln, Fachliteratur, Arbeitskleidung oder speziellen Werkzeuge, die für die berufliche Tätigkeit notwendig sind.

Aus- und Weiterbildungskosten

Aus- und Weiterbildungskosten sind eine zentrale Kategorie von Werbungskosten, die darauf abzielen, die beruflich veranlassten Fähigkeiten zu verbessern oder sich auf neue Anforderungen einzustellen. Dazu zählen Kursgebühren, Bücher, Fachzeitschriften, Reisekosten zu Schulungen sowie Gebühren für Prüfungen. Arbeitnehmer:innen können diese Ausgaben steuerlich geltend machen, sofern sie dem beruflichen Fortschritt dienen.

Kosten für Gewerkschafts- oder Verbandsmitgliedschaften

Beiträge und Mitgliedsgebühren für Berufsverbände, Gewerkschaften oder ähnliche Organisationen, die die berufliche Interessenvertretung oder Weiterbildung fördern, sind ebenfalls abzugsfähig.

Werbungskosten für Rentner:innen, Mieteinnahmen und Kapitalerträge

Werbungskosten spielen für Rentner:innen eine wichtige Rolle, um ihre steuerlichen Belastungen zu senken. Bei Renteneinkünften können Ausgaben wie Steuerberatungskosten abgesetzt werden, um die Steuerlast zu verringern. Auch im Zusammenhang mit Mieteinnahmen sind Werbungskosten relevant. Vermieter:innen können beispielsweise Aufwendungen für Reparaturen am Mietobjekt oder die Hausverwaltung steuerlich geltend machen.

Bei Kapitalerträgen, etwa Zinsen oder Dividenden, sind Werbungskosten ebenfalls absetzbar, allerdings nur eingeschränkt. Hierzu zählen vor allem Depotgebühren oder Kosten für die Anlageberatung, doch diese dürfen nur in begrenztem Umfang abgezogen werden.

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Werbungskosten: Beispiele

Hier sind einige Beispiele für Werbungskosten aus dem täglichen Leben, nach Kategorien unterteilt:

  • Mobilität: In der Kategorie Mobilität fallen beispielsweise Fahrten zur Arbeitsstelle an. Dabei können Steuerpflichtige zwischen der Entfernungspauschale und den tatsächlich angefallenen Kosten wählen. Bei Dienstreisen sind auch die Verpflegungsmehraufwendungen absetzbar. In der Regel können zudem Kosten für die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln oder das Führen eines Fahrtenbuchs für Firmenwagen geltend gemacht werden.
  • Ausstattung: Hierzu zählen ein Arbeitszimmer, sofern der Raum abgetrennt ist und ausschließlich beruflich genutzt wird, sowie Büromöbel, Computer, Drucker, Fachliteratur und Schreibwaren. Bei einem häuslichen Arbeitszimmer sind die Voraussetzungen für den Abzug oft streng.
  • Kommunikation: Beispiele sind Telefon- und Internetkosten, soweit sie beruflich veranlasst sind. Hier empfiehlt es sich, den Anteil der privaten und beruflichen Nutzung zu erfassen, um die genauen Werbungskosten zu bestimmen.
  • Fortbildung und Fachliteratur: Kosten für Seminare, Weiterbildungsmaßnahmen, Fachbücher und Zeitschriften sowie die Teilnahmegebühren für Konferenzen sind absetzbar.
  • Berufskleidung: Hierzu zählt spezielle Kleidung, die nur beruflich getragen wird, beispielsweise Uniformen oder Schutzkleidung. Privat genutzte Kleidung ist nicht absetzbar.
  • Sonstige Kosten: Diese umfassen Arbeitsmittel wie Werkzeuge, Software oder Arbeitsverpflegung bei längeren Außeneinsätzen. Auch Kontoführungsgebühren für ein separates Geschäftskonto können abgesetzt werden.
  • Besonderheiten: Einige Kostenarten, wie das Arbeitszimmer, unterliegen strengen Voraussetzungen. Bei Fahrten ist die Entfernungspauschale zu beachten und die private Nutzung muss anteilig herausgerechnet werden. Daher ist es wichtig, Belege aufzubewahren und die berufliche Veranlassung nachzuweisen.

Werbungskosten und Steuer: Angaben auf den Steuerformularen

Im Rahmen der Steuererklärung sind Werbungskosten für Arbeitnehmer:innen in der Anlage N zu deklarieren. Die Angaben werden dabei in Zeile 31 gemacht, wo die gesamten Werbungskosten aufgelistet werden. Es ist wichtig, eine klare Übersicht der entstandenen Kosten zu bieten, da diese direkt das zu versteuernde Einkommen beeinflussen.

Wenn die Werbungskosten den Pauschbetrag von 1.230 Euro übersteigen, müssen sie individuell belegt und in der Steuererklärung angeben. Dazu zählen beispielsweise Fahrtkosten, Arbeitsmittel, Fortbildungskosten oder doppelte Haushaltsführung. 

Die Belege können in Form von Rechnungen, Quittungen oder Fahrtenbüchern vorgelegt werden. Häufig ist es sinnvoll, ein Beiblatt zu erstellen, auf dem die einzelnen Kostenarten detailliert aufgeführt werden. In diesem Beiblatt kann der Steuerpflichtige spezifische Informationen zu den Werbungskosten wie beispielsweise Fahrten zur Arbeitsstelle oder Kosten für Arbeitsmittel angeben.

Bei höheren Ausgaben, die nicht durch Belege nachgewiesen werden können, sollte ebenfalls eine detaillierte Erklärung erfolgen, um mögliche Rückfragen des Finanzamts und eine genaue Prüfung der geltend gemachten Kosten zu vermeiden. Eine sorgfältige Dokumentation ist also entscheidend, um sicherzustellen, dass alle relevanten Werbungskosten erfolgreich geltend gemacht werden.

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Werbungskostenabzug

Der Werbungskostenabzug wirkt sich steuerlich aus, indem er Dein zu versteuerndes Einkommen reduziert. Je höher Deine Werbungskosten sind, desto niedriger fällt also das Einkommen aus, auf das Steuern berechnet werden. 

Wenn Deine tatsächlichen Werbungskosten den Pauschalbetrag von 1.230 Euro übersteigen, solltest Du die konkreten Kosten nachweisen, um einen höheren Abzug geltend zu machen. Das kann sich lohnen, da Du so mehr Steuern sparen kannst. Bei Arbeitnehmer:innen erfolgt der Abzug in der Anlage N in Zeile 31.

Selbstständige und Freiberufler:innen können ihre Werbungskosten ebenfalls in der Steuererklärung angeben, meist in der Gewinnermittlung oder in der Anlage S. Sie haben einen umfassenderen Gestaltungsspielraum, da sie alle beruflich veranlassten Ausgaben in ihrer Gewinnermittlung berücksichtigen können. Hier zählen beispielsweise Miete für Arbeitsräume, Büromaterialien, Fahrtkosten oder Fortbildungen. Für sie ist es besonders relevant, den tatsächlichen Werbungskostenbetrag zu ermitteln, um den Abzug optimal zu nutzen. 

Vermieter:innen können ebenfalls Werbungskosten absetzen, darunter Kosten für die Instandhaltung der Immobilie, Maklergebühren, Abschreibungen oder Finanzierungskosten. Bei Vermietung und Verpachtung sind die Werbungskosten entscheidend, um den zu versteuernden Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben zu mindern.

Der individuelle Abzug entfaltet nur dann seine volle Wirkung, wenn die tatsächlichen Werbungskosten den Pauschbetrag übersteigen. In diesem Fall lohnt es sich, alle Belege sorgfältig zu sammeln und in der Steuererklärung anzugeben. Damit kann die Steuerlast deutlich reduziert werden. 

Werbungskosten: Häufige Fehler und Tipps

Werbungskosten richtig anzugeben, ist für die steuerliche Entlastung sehr wichtig. Doch häufig treten dabei Fehler auf, die zu Nachfragen oder der Ablehnung durch das Finanzamt führen können. Die typischsten Fehler sind folgende:

  • ungenaue oder unvollständige Angabe der Kosten: Viele vergessen, alle Belege aufzubewahren, oder geben nur ungefähre Beträge an.
  • falsche Zuordnung der Kosten: Oft werden private Ausgaben fälschlicherweise als Werbungskosten eingetragen oder berufliche und private Ausgaben vermischt. 
  • Überschreitung der Pauschale ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten: Wenn die Werbungskosten die Pauschale übersteigen, müssen entsprechende Belege eingereicht werden.

Das Finanzamt achtet besonders auf die Nachvollziehbarkeit der Angaben. Es prüft, ob die Angaben plausibel sind und nachgewiesen oder glaubhaft belegt werden können. Dies gilt insbesondere bei hohen Werbungskosten oder außergewöhnlichen Positionen.

Um Fehler zu vermeiden, sollten Steuerzahler ihre Werbungskosten sorgfältig dokumentieren. Hier sind einige Tipps dafür:

  • Sammle alle Belege, Quittungen und Rechnungen und sortiere sie nach Kategorien – beispielsweise Fahrtkosten, Arbeitsmittel und Fortbildung.
  • Erstelle eine übersichtliche Aufstellung der Ausgaben, um den Überblick zu behalten.
  • Verfasse eine kurze Erklärung zu den einzelnen Posten, falls das Finanzamt Nachfragen hat.
  • Scanne die Belege ein und speichere sie digital. Bewahre jedoch eine Kopie des Originals auf. 
  • Sammle die Belege zeitnah, um keine Ausgaben zu vergessen. 
  • Wende Dich bei Unsicherheiten an eine:n Steuerberater:in oder verwende eine Steuer-Software.

Mit einer guten Dokumentation und sorgfältigen Vorbereitung kannst Du Fehler vermeiden und sicherstellen, dass Du alle zulässigen Werbungskosten geltend machst. Das spart Zeit und sorgt für eine saubere Steuererklärung.

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