Proforma Rechnung: Definition, Bedeutung und ob Sie dafür bezahlen müssen

Was ist eine Proforma-Rechnung? Eine Proforma-Rechnung ist eine vorläufige Rechnung, die der Verkäufer dem Käufer ausstellt, bevor die endgültige Transaktion abgeschlossen ist. Die Proforma-Rechnung enthält häufig eine detaillierte Auflistung der zu verkaufenden Waren oder Dienstleistungen mit den jeweiligen Preisen, Lieferkosten und anderen relevanten Informationen. 

„Pro forma“ kommt aus dem Lateinischen und bedeutet „der Form wegen.“ Eine Proformarechnung existiert als Gefälligkeit zwischen Käufer und Verkäufer, um ihre Transaktion zu formalisieren und alle relevanten Informationen bereitzustellen, bevor der Verkauf abgeschlossen wird. Es ist zu beachten, dass die Proforma-Rechnung keinen steuerlichen Wert hat und keine Zahlungsmittel enthält, so dass sie nicht in die Buchführung aufgenommen werden muss; außerdem ist die Proforma-Rechnung kein rechtsverbindlicher Vertrag. Die endgültige Rechnung kann also von der Proforma-Rechnung abweichen.

Wie unterscheidet sich eine Proforma-Rechnung von einer klassischen Rechnung?

Als Unternehmer kennen Sie sich bereits mit klassischen Rechnungen aus. Abhängig von Ihrem Unternehmen haben Sie möglicherweise auch schon einmal Angebote abgegeben. Wie unterscheiden sich Proforma-Rechnungen von Handelsrechnungen und Angeboten? Handelsrechnungen werden versendet, wenn Waren verkauft oder Dienstleistungen erbracht wurden und die Zahlung nun fällig ist. Die Handelsrechnung ist eine verbindliche Vereinbarung und der Kunde ist verpflichtet, den angegebenen Preis zu zahlen. 

Sprich: Sie sollten eine Proforma-Rechnung ausstellen, bevor die Details endgültig festgelegt werden, und eine Handelsrechnung, wenn der Verkauf abgeschlossen ist.

Wie man eine Rechnung richtig erstellt, haben wir in diesem Artikel beschrieben, über die Rechnungsstellung als Freiberufler wurde in diesem Artikel berichtet, und über elektronische Rechnungen mit Finom können Sie in diesem Artikel mehr erfahren.

Wann sollte man eine Proforma-Rechnung erstellen?

Es gibt mehrere Gründe, warum Ihr Unternehmen eine Pro-forma-Rechnung erstellen sollte oder muss, bevor der eigentliche Verkauf stattfindet. Schauen wir uns die Hauptgründe an.

Kostenvoranschlag

Proforma-Rechnungen dienen als eine Art Vereinbarung nach Treu und Glauben zwischen Ihnen und Ihrem Kunden. Sie sind eine Grundlage für einen Verkauf, eine Aufschlüsselung der Artikel mit einer genauen Angabe für tatsächlich gezahlten Preis – aber Sie fordern keine Zahlung an.

Dies macht eine Proforma-Rechnung zur idealen Option, wenn ein Verkauf noch nicht abgeschlossen ist oder die Waren oder Dienstleistungen noch in Verhandlung sind, da Sie ein Format bereitstellen, das später bei Bedarf angepasst werden kann.

Internationaler Versand

Ein Verkauf außerhalb der EU beginnt oft mit einem Anfrageschreiben eines potenziellen Käufers, der sein Interesse an einem oder mehreren Ihrer Produkte bekundet, die Bedingungen seines Interesses darlegt und um ein formloses oder formelles Angebot bittet. Ein Käufer kann ein Angebot in Form einer Proforma-Rechnung anfordern, um ein Akkreditiv zur Zahlung der Ware zu vereinbaren oder eine Finanzierung für den Kauf zu arrangieren. Darüber hinaus können bestimmte Länder eine Proformarechnung verlangen, wenn sie ihren Wechselkurs streng kontrollieren, eine Einfuhrgenehmigung benötigen oder die lokale Industrie schützen möchten, indem sie Einfuhrquoten für bestimmte Warenarten festlegen. Eine Proforma-Rechnung sollte für einen bestimmten Zeitraum gültig sein. Da Sie häufig nicht nur die Kosten Ihres Produkts, sondern auch die Transportkosten angeben, sollte dem Käufer eine angemessene Frist für den tatsächlichen Kauf eingeräumt werden, bis die Proforma-Rechnung nicht mehr gültig ist.

Spenden

Wenn das deutsche Finanzamt die Organisation als gemeinnützig anerkannt hat, kann die Proforma Rechnung vom Empfänger der Spende ausgestellt werden.

Gut- oder Lastschrift: Rechnungsabgrenzungsposten

Sie können eine Rechnung, die Sie nicht vorrätig haben, weil Sie sie im falschen Zeitraum versandt oder ausgestellt haben, durch eine fiktive Rechnung ersetzen. Dies ist in der Regel für Buchhaltungszwecke wichtig. Auf diese Weise können Sie eine Buchung vornehmen, die dank der Proforma die entsprechende Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung belastet. Sie können später das Originaldokument anstelle der Proforma Rechnung platzieren. Dadurch wird sichergestellt, dass das Endergebnis neutral ist. Die Buchhaltung hat den Vorteil, dass die Waren nicht als "offene Ware" im System gelagert werden. Der Kunde kann nicht auf den Fehler aufmerksam gemacht werden, da er die Ware noch nicht bezahlt hat.

Wie sollte eine Pro-forma-Rechnung aussehen und was sollte sie enthalten?

Für den Aufbau einer Pro-forma-Rechnung gibt es keine besonderen Anforderungen. Aber es ist sowohl einfacher als auch sicherer, die Struktur der fertigen Rechnungen, die Sie erstellen, so genau wie möglich zu gestalten.

Daher umfassen Proforma-Rechnungen im Allgemeinen:

• Ausstellungsdatum
• Name, Adresse und Kontodaten für Käufer und Verkäufer
• Einzelheiten zu den Waren oder Dienstleistungen und deren vereinbarten Preisen
• Mehrwertsteuer und sonstige anfallende Steuern
• Kosten und ggf. Lieferadresse
• Fälliger Gesamtbetrag
• Liegt das Ursprungsland innerhalb der EU, ist eine Ursprungserklärung erforderlich.
• Die Umsatzsteuer Identifikationsnummer oder EORI Nummer (Registrierung und Identifizierung von Wirtschaftsbeteiligten) als Nachfolger der Zollnummer auf europäischer Ebene.

Denken Sie nur daran, die Rechnung ordnungsgemäß als „Pro forma“ zu kennzeichnen und sicherzustellen, dass sie keine Rechnungsnummer enthält, da dies ein formloses Dokument in ein verbindliches verwandelt. Eine Fälligkeit der Zahlung und ein genauer Liefertermin sind ebenfalls nicht erforderlich.

Vorteile einer Proforma-Rechnung

Der Hauptvorteil einer Proforma-Rechnung besteht darin, dass Sie diese nicht überarbeiten müssen, wenn sich die von Ihnen gelieferten Waren oder Dienstleistungen ändern (im Gegensatz zu einer regulären Rechnung), da es sich nicht um eine abgeschlossene Verkaufsrechnung handelt. Bei einer Proforma-Rechnung können Sie warten, bis der Verkauf vollständig bestätigt ist, und dann eine ordnungsgemäße Rechnung versenden, in der alle Änderungen berücksichtigt werden können.

Wie erstellt man eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung kann mithilfe einer Profoma-Rechnungsvorlage in Microsoft Word und Excel erstellt werden, obwohl das Bearbeiten und Ausfüllen einige Zeit in Anspruch nimmt. Alternativ gibt es Rechnungssoftwaren, die Vorlagen erhalten, mit denen Sie mit wenigen Klicks eine Proforma-Rechnung erstellen können. Dies erfordert keine zeitaufwändige Aktualisierung oder doppelte Überprüfung der Rechnungsnummern, sodass Rechnungen schnell und fehlerfrei versendet werden können. Ebenfalls gibt es Websites, die sehr oft kostenlose Mustersendungen anbieten.

Ist eine Proforma-Rechnung rechtsverbindlich?

Eine Proforma-Rechnung ist nicht dasselbe wie, wenn eine Rechnung ausgestellt wird, und wird nicht für Buchhaltungszwecke verwendet. Die Angaben in der Rechnung können verhandelt und geändert werden, im Gegensatz zu einer Verkaufsrechnung, die rechtlich gesehen endgültig und bindend ist. Es ist eher ein Angebot und daher nicht rechtsverbindlich.

Kann eine Proforma-Rechnung storniert werden?

Da es sich nicht um ein rechtsgültiges Dokument handelt, muss es nicht wie eine Standardverkaufsrechnung storniert oder verarbeitet werden. Sie wird nicht in Ihrem Jahresabschluss oder Ihrer Buchhaltungssoftware erfasst, was bedeutet, dass sie nach der Ausstellung nicht verarbeitet werden muss oder Zahlung fordert.

Wie sollte man eine Proforma-Rechnung senden?

Sie können Proforma-Rechnungen elektronisch per E-Mail oder über Ihre Online-Rechnungssoftware übermitteln. Wenn Sie sie per Mail senden, können Sie das Dokument in ein PDF konvertieren, damit die Details vom Kunden nicht einfach geändert werden können. Sie können auch eine gedruckte Kopie senden, wenn Ihr Kunde dies bevorzugt.

Muss eine Proforma-Rechnung bezahlt werden?

Eine Proforma-Rechnung ist keine endgültige Rechnung und kann daher normalerweise nicht bezahlt werden. Stattdessen dient sie als Vorlage für die endgültige Rechnung und kann als Basis für Preisverhandlungen genutzt werden. Nach Abschluss einer Transaktion und Ausstellung einer endgültigen Rechnung kann diese dann bezahlt werden. 

Fazit

Wenn Ihr Unternehmen an internationalen Käufen oder Verkäufen beteiligt ist, sollte man wissen, was Pro forma Invoice bedeutet, ob sie für Ihr Unternehmen gilt.

Wenn Sie den Unterschied zu einer Verkaufsrechnung kennen, können Sie bessere Beziehungen zu den Unternehmen aufbauen, mit denen Sie zusammenarbeiten, Probleme mit länderspezifischen Import- oder Exportgesetzen vermeiden und einen reibungslosen Lieferprozess gewährleisten.

Finom erleichtert Unternehmern das Leben, indem es eine ganze Reihe von Finanzdienstleistungen anbietet. Die angebotenen Finanzdienstleistungen umfassen Geschäftskonto, Rechnungsstellung, Karten, Multi-Banking, die Integration von Buchhaltungssoftware und vieles mehr. Kleine Unternehmen und Freelancer können den kostenlosen Solo-Plan von Finom ausprobieren, der zusätzliche Funktionen wie Multibanking und eigene Bankkonten mit lokaler IBAN ermöglicht. 

Wenn man in Deutschland ansässig ist, kann man während der Registrierung seines Unternehmens ein Finom-Konto eröffnen und automatisch Rechnungen mit Bankzahlungen verbinden. Alle Transaktionen können im Finom-Dashboard angesehen werde. Man braucht 60 Sekunden, um eine Rechnung zu erstellen und sie an Kunden per E-Mail, Facebook oder WhatsApp senden. Der Kunde kann über den Link in jeder Rechnung nur mit einem Klick bezahlen. Außerdem werden Proforma-Rechnungsvorlagen für den Artikel bereitgestellt. Finom-Kunden können die Rechnung direkt in der Web- oder in der mobilen App (Finom für Android, Finom für IOS) bearbeiten und im PDF- und CSV-Format herunterladen.

Vielleicht interessieren Sie sich auch für unsere anderen Artikel wie „Bestellung vs. Rechnung” und „Kleingewerbe: Rechnung oder Quittung”.