Pflichtangaben auf einer Rechnung

Gesetzliche Anforderungen an Rechnungen

Laut Gesetz müssen ordnungsgemäße Rechnungen spezifische Anforderungen erfüllen und vollständige Angaben enthalten. Ab 2025 wird zudem die E-Rechnung in Deutschland Pflicht, was bedeutet, dass alle Unternehmen ihre Rechnungen in digitaler Form ausstellen und übermitteln müssen. 

Die E-Rechnung muss ebenfalls alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten, um steuerrechtlich anerkannt zu werden. Was muss also alles auf einer Rechnung stehen? Die folgenden Bestandteile der Rechnung sind in den meisten Fällen verpflichtend.

Vollständiger Name und Anschrift des Dienstleisters und des Empfängers

Diese Angaben sind entscheidend, um klarzustellen, wer die Rechnung ausgestellt hat und für wen die Leistung erbracht wurde. Der vollständige Name sowie die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers gehören daher immer auf die Rechnung. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine herkömmliche oder eine E-Rechnung handelt.

Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

Die Steuernummer auf der Rechnung oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist besonders wichtig, da sie das Unternehmen eindeutig identifiziert. So wird sichergestellt, dass der Rechnungsempfänger die Steuer richtig zuordnen kann.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Rechnung muss eine fortlaufende Nummer enthalten, die nur einmal verwendet werden darf und zur Rückverfolgbarkeit der Transaktion dient. Eine fortlaufende Rechnungsnummer unterstützt außerdem die ordnungsgemäße Buchführung und erleichtert die Steuerprüfung.

Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

Das Leistungsdatum bzw. der Leistungszeitraum, in dem die Lieferung oder sonstige Leistung erbracht wurde, muss ebenfalls klar auf der Rechnung vermerkt sein. Diese Angaben sind entscheidend für die Bestimmung der Steuerpflicht und die Zuordnung des Umsatzes zum richtigen Zeitraum.

Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der erbrachten Leistungen

Es muss genau beschrieben werden, welche Leistungen oder Lieferungen erbracht wurden. Die Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder sonstigen Leistungen gibt dem Rechnungsempfänger Transparenz und hilft bei der Buchhaltung.

Rechnungsbetrag und anzuwendender Steuersatz

Es gibt bestimmte Pflichtangaben auf einer Rechnung, wie den Rechnungsbetrag und den anzuwendenden Steuersatz. Der richtige Steuersatz ist besonders bei internationalen Rechnungen oder innergemeinschaftlichen Lieferungen wichtig, da hier spezielle Steuerregelungen gelten. Zudem müssen das Rechnungsdatum und der Mehrwertsteuerbetrag in einer separaten Zeile angegeben werden. 

Die genauen gesetzlichen Anforderungen an Pflichtangaben auf Rechnungen findest Du im § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Nun zeigen wir jetzt, wie eine Rechnung aussehen muss.

Beispiel

Sonderfälle der Pflichtangaben auf Rechnungen

Was muss auf einer Rechnung stehen, wenn es sich um Kleinbetragsrechnungen handelt? Für Rechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen. Hier reicht es oft aus, Angaben wie

• Datum der Erteilung
• Vollständiger Name und Anschrift des Lieferanten
• Menge und Art der erbrachten Leistungen sowie 
• Bruttobetrag (einschließlich Mehrwertsteuer)
• MwSt.-Satz oder MwSt.-Betrag

anzuführen.

Für bestimmte Branchen oder spezielle Leistungen sind oft zusätzliche Pflichtangaben erforderlich, die über die allgemeinen Anforderungen hinausgehen. 

Beispielsweise müssen Unternehmen im Dienstleistungsbereich bei der Ausstellung von Rechnungen häufig spezifische Angaben zur Art der erbrachten Leistung und deren Umfang machen. Auch bei Bauleistungen, medizinischen Dienstleistungen oder innergemeinschaftlichen Lieferungen innerhalb der EU können zusätzliche Angaben vorgeschrieben sein. 

Diese branchenspezifischen Anforderungen dienen dazu, eine klare Zuordnung und Rückverfolgbarkeit der Leistung zu gewährleisten und steuerliche Regelungen korrekt anzuwenden.

Internationale Rechnungen: zusätzliche Anforderungen für Pflichtangaben auf der Rechnung

Für Rechnungen ins Ausland gelten spezielle Anforderungen, die sich je nach Art der Leistung und dem Empfängerland unterscheiden. Hier sind die wichtigsten Aspekte für die Ausstellung von Rechnungen ins Ausland:

• Innergemeinschaftliche Lieferungen (Warenlieferungen innerhalb der EU):
  • Die Rechnung muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Empfängers enthalten. Diese Angabe dient zur eindeutigen Identifizierung des Empfängerunternehmens und stellt sicher, dass die Transaktion steuerrechtlich korrekt abgewickelt wird.
• Es muss klar vermerkt sein, dass die Lieferung steuerbefreit ist, was für innergemeinschaftliche Warenlieferungen üblich ist. Ein entsprechender Hinweis auf die Steuerbefreiung (z. B. „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“) sollte auf der Rechnung angegeben sein.
• Leistungen in Drittländer (außerhalb der EU):
  • Für Lieferungen oder Leistungen in Länder außerhalb der EU können ebenfalls spezielle Vorschriften gelten. Dabei ist sicherzustellen, dass alle erforderlichen Angaben enthalten sind, um steuerrechtliche und zollrechtliche Anforderungen zu erfüllen.
  • Ein Hinweis auf die Befreiung von der Umsatzsteuer bei Ausfuhrlieferungen ist notwendig, um die Steuerbefreiung für Leistungen außerhalb der EU zu dokumentieren.
• Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen):
  • In vielen EU-Ländern ist die E-Rechnung vorgeschrieben. Sie erleichtert die Abwicklung von grenzüberschreitenden Rechnungen, da sie die Verarbeitung beschleunigt und die Kosten reduziert. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen den Anforderungen des jeweiligen Empfängerlandes entsprechen, insbesondere im Hinblick auf das verwendete E-Rechnungsformat.

Die Einhaltung dieser Anforderungen ist entscheidend, um eine steuerlich korrekte Abwicklung und Anerkennung der Rechnungen im Ausland sicherzustellen.

Was passiert, wenn Pflichtangaben auf der Rechnung fehlen?

Rechnungen ohne vollständige Pflichtangaben werden vom Finanzamt möglicherweise nicht anerkannt. Besonders kritisch wird die Situation bei höheren Beträgen, da eine fehlerhafte Rechnung auch andere steuerliche und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Für Rechnungen über 5.000 Euro ist besondere Sorgfalt geboten, da solche Beträge typischerweise von den Finanzbehörden intensiver geprüft werden. Bei höheren Summen steigt das Risiko einer detaillierten Kontrolle, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung der gesetzlichen Pflichtangaben.

Fehlen wichtige Informationen oder sind Angaben fehlerhaft, kann dies folgende Konsequenzen haben:

1. Entfall des Vorsteuerabzugs: Ist eine Rechnung nicht korrekt, erkennt das Finanzamt die Vorsteuer nicht an. Für Unternehmen, die regelmäßig hohe Vorsteuerbeträge abziehen, kann dies eine erhebliche finanzielle Belastung bedeuten.
2. Bußgelder und Sanktionen: Das Finanzamt kann Bußgelder verhängen, wenn formale Fehler auf Rechnungen festgestellt werden. Die Höhe des Bußgeldes kann je nach Schwere des Verstoßes und Betrag der Rechnung variieren. Auch im Fall von steuerlichen Nachforderungen sind oft zusätzliche Zinsen fällig.
3. Erhöhte Prüfungsintensität bei hohen Beträgen: Bei Rechnungen über 5.000 Euro steigt die Wahrscheinlichkeit einer steuerlichen Betriebsprüfung. Finanzämter legen besonderen Wert auf die Einhaltung der Pflichtangaben bei großen Beträgen, um mögliche Steuerhinterziehungen oder Abrechnungsfehler zu verhindern. Daher sollten Unternehmen sorgfältig prüfen, ob alle Pflichtangaben auf diesen Rechnungen enthalten sind.

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FAQ

Welche Pflichtangaben hat eine Rechnung zu enthalten?

Pflichtangaben auf Rechnungen umfassen:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungsdatum
• Menge und Art der erbrachten Leistungen oder gelieferten Gegenstände
• Rechnungsbetrag
• Anzuwendender Steuersatz und ausgewiesene Steuer (falls zutreffend)
• Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmens
• Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht (falls gesetzlich erforderlich)
• die Angabe „Gutschrift” (wenn es sich um eine Gutschrift handelt)

Was passiert, wenn die Pflichtangaben auf einer Rechnung fehlen?

Wenn die Pflichtangaben auf einer Rechnung fehlen, erkennt das Finanzamt die Rechnung möglicherweise nicht als steuerlich gültig an, was dazu führen kann, dass der Vorsteuerabzug verweigert wird oder die Betriebsausgaben steuerlich nicht geltend gemacht werden können. Dies kann besonders bei elektronischen Rechnungen und bei Unternehmen mit hohen Umsätzen schwerwiegende finanzielle Folgen haben, da die steuerlichen Abzüge dann reduziert oder ganz entfallen können.

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