Steuererklärung für Kleinunternehmer ist zwar einfacher als bei größeren Unternehmen, dennoch gibt es wichtige Pflichten zu beachten. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Deine Steuererklärung korrekt erstellst, welche Formulare erforderlich sind und welche Fristen Du einhalten musst.
Was bedeutet Kleinunternehmer-Steuererklärung?
Auch Kleinunternehmer müssen jedes Jahr ihre Steuererklärung abgeben. Dabei gelten für sie vereinfachte Regelungen, die den Aufwand deutlich reduzieren können.
Definition des Kleinunternehmers
Laut § 19 UStG gelten Unternehmer als Kleinunternehmer, wenn ihr Umsatz im Vorjahr nicht höher als 25.000 Euro (2024: 22.000 Euro) war und im laufenden Jahr 100.000 Euro (2024: 50.000 Euro) voraussichtlich nicht überschreitet. Die Kleinunternehmerregelung befreit Dich von der Umsatzsteuer. Du musst keine Umsatzsteuer ausweisen und keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.
Aber Vorsicht: Ein Kleinunternehmen ist nicht automatisch ein Kleingewerbe. Der Begriff „Kleingewerbe“ betrifft eher den Gewerbeschein und die Anmeldung, während die Kleinunternehmerregelung rein steuerlich relevant ist.
Die Kleinunternehmerregelung im Detail
Die Kleinunternehmerregelung ist eine Vereinfachung im Umsatzsteuerrecht. Du bist von der Umsatzsteuer befreit und musst keine jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben. Deine Rechnungen für Kleinunternehmer enthalten den Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung.
Wichtige Punkte:
| Thema | Details | Wichtige Tipps |
| Umsatzgrenze | Maximal 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr, im aktuellen Jahr voraussichtlich maximal 100.000 Euro. | Überprüfe regelmäßig Deinen Umsatz, um sicherzustellen, dass Du die Grenzen einhältst. Nutze Buchhaltungssoftware, um Deine Einnahmen im Blick zu behalten. |
| Umsatzsteuerpflicht | Keine Pflicht zur Umsatzsteuer, wenn von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG Gebrauch gemacht wird. | Achte darauf, den Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ auf Deinen Rechnungen anzugeben, um rechtlich korrekt zu bleiben. |
| Buchführung | Vereinfachte Buchführung über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) möglich. | Bewahre alle Belege mindestens 10 Jahre auf, falls das Finanzamt eine Prüfung durchführt. |
| Vorteile | Weniger Bürokratie, keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung, Rechnungen ohne Umsatzsteuer. | Die Kleinunternehmerregelung eignet sich besonders für Gründer mit niedrigem Umsatz. Beachte jedoch, dass Du keinen Vorsteuerabzug geltend machen kannst. |
| Umsatzsteuer auf Rechnungen | Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer ausweisen – Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung notwendig. | Formuliere den Hinweis klar und deutlich auf jeder Rechnung, um Missverständnisse mit Kunden zu vermeiden. |
| Nachteile | Kein Vorsteuerabzug möglich. Für Geschäftskunden weniger attraktiv, da keine Vorsteuer abziehbar ist. | Wenn Du voraussichtlich hohe Ausgaben hast (z. B. für Material oder Investitionen), überlege, ob die Regelung für Dich sinnvoll ist, da du die Vorsteuer nicht zurückfordern kannst. |
| Verpflichtungen | Jährliche Einkommensteuererklärung, ggf. jährliche Umsatzsteuererklärung, EÜR ans Finanzamt. | Reiche Deine Steuererklärung rechtzeitig ein, um Säumniszuschläge zu vermeiden. Nutze das ELSTER-Portal für die elektronische Übermittlung. |
| Grenze zur Gewerbesteuer | Gewerbesteuerfreibetrag liegt bei 24.500 Euro Gewinn – darüber Gewerbesteuer zahlen. | Berechne Deinen Gewinn regelmäßig, um zu prüfen, ob Du den Freibetrag überschreitest. Nutze Steuerberatung, um die Gewerbesteuerlast zu optimieren. |
| Pflichtangaben auf Rechnungen | Vollständiger Name, Adresse, Steuernummer, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Betrag. | Verwende Rechnungsvorlagen oder Software, um sicherzustellen, dass alle Pflichtangaben korrekt und vollständig sind. |
| E-Rechnung 2025 | Seit 2025 gelten neue Vorgaben für elektronische Rechnungen (E-Rechnung) – auch Kleinunternehmer sollten sich vorbereiten. | Prüfe, ob Deine Rechnungssoftware die neuen E-Rechnungsstandards unterstützt. Investiere frühzeitig in eine geeignete Lösung, um rechtzeitig compliant zu sein. |
| Gewerbeschein beantragen | Wer ein Gewerbe anmeldet, braucht einen Gewerbeschein vom zuständigen Finanzamt oder Gewerbeamt. | Informiere Dich bei Deiner Gemeinde oder online über die Anmeldeformalitäten. Ein Gewerbeschein ist oft innerhalb weniger Tage erhältlich. |
| Kleingewerbe steuerfrei | Kleingewerbe unterliegt der Einkommensteuer und bei Überschreiten der Freibeträge ggf. der Gewerbesteuer. | Nutze den Gewerbesteuerfreibetrag von 24.500 Euro, um Steuern zu sparen. Plane Deine Ausgaben und Investitionen so, dass Du den Freibetrag optimal ausnutzt. |
| Freiberufler vs. Gewerbe | Freiberufler brauchen keinen Gewerbeschein, Kleinunternehmer mit Gewerbe dagegen schon. | Kläre frühzeitig, ob Du als Freiberufler oder Gewerbetreibender eingestuft wirst. Freiberufler profitieren von weniger Bürokratie, müssen aber bestimmte Berufsgruppenkriterien erfüllen. |
| Nebengewerbe | Kleinunternehmerregelung kann auch für Nebengewerbe gelten, wenn die Umsatzgrenze eingehalten wird. | Trenne die Buchführung klar zwischen Haupt- und Nebentätigkeit, um steuerliche Probleme zu vermeiden. |
Finom hat eine spezielle digitale Plattform entwickelt, die es KMU, Unternehmern und registrierungspflichtigen Unternehmen ermöglicht, ihre Finanzen leicht zu verwalten.
Wer muss eine Steuererklärung als Kleinunternehmer abgeben?
Auch wenn Du unter die Kleinunternehmerregelung fällst, musst Du eine Steuererklärung abgeben. Diese Pflicht gilt für:
- selbstständige Kleinunternehmer
- Freiberufler
- Unternehmer mit Nebengewerbe
Einnahmen aus einer angestellten Tätigkeit musst Du ebenfalls in der Steuererklärung angeben.
Welche Steuerarten sind relevant?
Auch Kleinunternehmer zahlen verschiedene Steuern, abhängig von ihrer Tätigkeit und ihrem Gewinn.
Einkommensteuer
Einkommensteuerpflicht besteht für alle, die Einnahmen aus einer selbstständigen Tätigkeit erzielen. Die Einkommensteuer wird auf den Gewinn berechnet, den Du mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelst.
Berechnung: Einnahmen minus Ausgaben = Gewinn. Der Gewinn wird mit dem persönlichen Steuersatz versteuert.
Gewerbesteuer
Nicht jeder Kleinunternehmer muss Gewerbesteuer zahlen. Freiberufler sind davon ausgenommen. Gewerbetreibende Kleinunternehmer profitieren vom Gewerbesteuerfreibetrag in Höhe von 24.500 Euro. Liegt Dein Gewinn darunter, bleibt Dein Kleingewerbe steuerfrei.
Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer für Kleinunternehmer fällt bei Nutzung der Kleinunternehmerregelung weg. Du bist also von der Umsatzsteuer befreit. Möchtest Du dennoch Umsatzsteuer ausweisen, kannst Du auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Dann musst Du aber eine jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben.
Steuererklärung als selbstständiger Kleinunternehmer vorbereiten: Was brauchst Du?
Eine gute Vorbereitung spart Dir viel Stress bei der Steuererklärung. Vor allem ist die korrekte Erfassung von Einnahmen und Ausgaben wichtig.
Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist die einfachste Form der Gewinnermittlung. Du listest einfach alle Einnahmen und Ausgaben auf. Der Unterschied ist Dein Gewinn.
Anleitung:
- Erfasse Einnahmen mit Datum und Betrag.
- Sammle und kategorisiere Ausgaben mit Beleg.
- Füll das EÜR-Formular aus und sende es ans Finanzamt.
Wichtige Formulare und Belege
Folgende Unterlagen brauchst Du:
| Dokument | Zweck |
| Formular zur steuerlichen Erfassung | Anmeldung beim Finanzamt |
| EÜR-Formular | Gewinnermittlung |
| Rechnungen für Kleinunternehmer | Nachweis über Einnahmen |
| Belege (Miete, Material usw.) | Nachweis über Ausgaben |
Tipp: Es ist empfehlenswert, alles zu digitalisieren und mit Tools wie die von FINOM kostenlos zu testen, um Belege direkt zu erfassen.
Steuererklärung für selbstständige Kleinunternehmer: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Hier ein einfacher Fahrplan für Deine Steuererklärung.
Steuererklärung online einreichen
Der einfachste Weg ist ELSTER – das Online-Portal der Finanzverwaltung. Dort kannst Du:
- Deine Steuererklärung elektronisch abgeben.
- die EÜR hochladen.
- Deine Formulare direkt ans zuständige Finanzamt senden.
Vorteile:
- schneller als Papierform
- automatische Prüfungen helfen, Fehler zu vermeiden
Wichtige Fristen
Die Steuererklärung muss bis zum 31. Juli des Folgejahres beim Finanzamt sein. Verpasst Du die Frist, drohen Verspätungszuschläge.
Fristen im Überblick:
- Steuerjahr 2024: Abgabe bis 31.07.2025
- mit Steuerberater: Fristverlängerung bis 30.04.2026
Steuererklärung als Kleinunternehmer: häufige Fehler vermeiden
Viele Fehler passieren aus Unwissenheit. Diese Tipps helfen Dir, typische Probleme zu vermeiden.
Fehler beim Ausfüllen der Formulare
Zu den typischsten Fehlern gehören:
- falsche Angabe zur Kleinunternehmerregelung
- vergessene Pflichtangaben auf Rechnungen
- unvollständige steuerliche Erfassung
Tipp: Nutze eine Checkliste, um nichts zu vergessen.
Einnahmen und Ausgaben korrekt erfassen
Nur wenn Du alle Einnahmen und Ausgaben lückenlos erfasst, wird die Steuererklärung korrekt. Zu den absetzbaren Kosten gehören:
- Arbeitszimmer (anteilig)
- Fachliteratur
- Büromaterial
- Telefon- und Internetkosten
Finom bietet die umfassende Lösung für das Management von Ausgaben — von der Kartenausstellung bis hin zum Export von für die Buchhaltung aufbereiteten Daten.
Tipp: Belege mindestens 10 Jahre aufbewahren.
Als Kleinunternehmer hast Du steuerliche Vorteile, aber auch klare Pflichten. Besonders die rechtzeitige und korrekte Abgabe der Steuererklärung ist entscheidend, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden. Mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung und einer guten Belegführung wird die Steuererklärung einfacher.
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