Die E-Invoicing-Lösung hat die Art und Weise, wie Unternehmen Rechnungen austauschen, völlig verändert und ganze Geschäftsbereiche umgestaltet. Sie bringt den Unternehmen eindeutige Vorteile. Beispielsweise ermöglicht sie eine schnellere und kostengünstigere Bezahlung von Rechnungen und verringert die Fehlerquote. 

Inhalt

In diesem Artikel erläutern wir, wie die elektronische Rechnungsstellung funktioniert, welche Vorteile sie bietet und wie sich Unternehmen auf die Veränderungen vorbereiten können.

Was versteht man unter E-Invoicing?

E-Invoicing, kurz für "Electronic Invoicing", beschreibt den digitalen Austausch von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern, es ist also eine sogenannte E-Rechnung. Bisher wurden Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen verwendet, doch E-Invoices werden elektronisch erstellt und können von Unternehmen automatisch verarbeitet werden. So sparen Unternehmen Zeit und Kosten. Gleichzeitig sind E-Invoices viel transparenter und übersichtlicher als Papierrechnungen oder PDF-Dateien.

Damit das überhaupt funktioniert, müssen die Daten jedoch komplett strukturiert sein. Außerdem gelten in jedem Land andere Richtlinien, auf die geachtet werden muss. Wie genau E-Invoicing funktioniert und welche Formate dafür wichtig sind, schauen wir uns jetzt an.

Was ist eine E-Invoice?

Eine E-Invoice, auch E-Rechnung genannt, ist eine elektronische Rechnung. Sie muss ein ganz bestimmtes Format haben und durchstrukturierte Daten enthalten. In Deutschland sind die häufigsten Formate ZUGFeRD und xRechnung. E-Rechnungen müssen die EU-Norm EN 16931 erfüllen, um die automatische Verarbeitung durch ERP-Systeme von Unternehmen zu gewährleisten.

Ein Blick auf die zwei Formate verrät alle wichtigen Details:

  • ZUGFeRD-Rechnung: Dieses Format kombiniert maschinenlesbare, strukturierte Daten und ein PDF-Dokument. Maschinen können diese Daten automatisch lesen und verarbeiten; durch das PDF-Format ist die E-Rechnung jedoch auch für Menschen lesbar.
  • xRechnung: Dieses Format ist rein strukturiert, d. h. von Menschen unlesbar. Es wird hauptsächlich von öffentlichen Auftraggebern wie deutschen Ämtern verwendet, da es die europäischen Normen erfüllt und betrugssicher ist.

Warum der Gesetzgeber in Deutschland E-Invoicing vorantreibt

Gerade in Deutschland will der Gesetzgeber durch E-Invoicing große Fortschritte erzielen, um die Wirtschaft zu modernisieren und zu digitalisieren. Das hat Gründe, die auf der Hand liegen. 

So gibt es ein Gesetz, das ab dem 1. Januar 2025 in Kraft tritt und Unternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen nur noch elektronisch zu stellen, sofern sie mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Bezeichnet wird das oft ganz einfach als die “E-Rechnungspflicht”. Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung soll die Transparenz und Effizienz im öffentlichen Sektor erhöhen, um Steuerhinterziehung besser bekämpfen zu können.

Damit sollen Steuerlücken – also die Differenz zwischen den erwarteten und den tatsächlichen Steuereinnahmen – geschlossen werden, und das funktioniert ziemlich gut. Mit E-Invoicing können Überweisungen viel besser überwacht werden, weil die Daten in Echtzeit digital gesehen und kontrolliert werden können. 

Mit der Umstellung auf E-Invoicing will die deutsche Regierung aber auch die administrative Belastung reduzieren. Wenn Rechnungen von Maschinen erstellt, gesendet, empfangen und gelesen werden können, entfallen viele manuelle Schritte, was Zeit und Kosten spart und Fehler ausschließt. Auch für Unternehmen hat E-Invoicing jedoch Vorteile zu bieten, die wir uns jetzt genauer anschauen.

Welche Vorteile bietet Electronic Invoicing für Unternehmen?

E-Invoicing hat auch für Unternehmen zahlreiche Vorteile, die weit über die bloße Digitalisierung des Rechnungsaustauschs hinausgehen. Unternehmen können durch diese Umstellung des Rechnungsversands nicht nur Kosten senken, sondern auch die Effektivität ihrer internen Prozesse erhöhen. So können Unternehmen nicht nur mit dem Trend gehen, sondern auch Zeit, Kosten und Aufwand sparen. Unten findest Du eine Übersicht über alle offensichtlichen und eher versteckten Vorteile.

Geringere Kosten und schneller ROI

E-Invoicing bietet Unternehmen eine tolle Möglichkeit, alle Rechnungen digital zu erstellen und zu verschicken, was Kosten und Zeit spart. Rechnungen müssen nicht mehr gedruckt werden und auch Versandkosten für die Papierrechnungen fallen komplett weg. Es braucht auch weniger Personal, das alle Rechnungsdaten kontrolliert und eintippt. Alternativ kann dieses Personal andere Aufgaben übernehmen.

Zahlungen erfolgen zudem schneller, da E-Rechnungen im Gegensatz zu Papierrechnungen, die per Post oft mehrere Tage benötigen, in Echtzeit beim Empfänger ankommen. Die Aufbewahrungskosten dürfen auch nicht vergessen werden, da Papierrechnungen in Deutschland über mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen.

Rechnungen in PDF-Form sind zwar leichter zu handhaben, benötigen jedoch viel Speicherplatz und müssen von der Buchhaltung manuell durchgesehen und erstellt werden. Außerdem ist auch dieses System nicht einheitlich.

Normalerweise bringt der Vorteil der Kostenersparnis einen schnellen Return on Investment (ROI) mit sich. Unternehmen können die Investition in eine E-Invoicing-Software oft innerhalb weniger Monate wieder einspielen. Auch auf lange Sicht gesehen hat das E-Invoicing einiges an Vorteilen zu bieten.

Effizientere Prozesse und höhere Compliance

Durch den Einsatz von E-Invoicing werden die internen Rechnungsprozesse automatisiert. Das bedeutet, dass Rechnungen viel schneller und unkomplizierter bearbeitet und freigegeben werden können. Zudem müssen Unternehmen sich weniger Sorgen darum machen, dass Rechnungen verschwinden oder per Hand falsch erfasst werden könnten. 

In Deutschland gibt es außerdem zahlreiche Gesetze und Vorschriften bezüglich der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen. Auch diese werden mit der elektronischen Rechnungsstellung erfüllt. Es werden steuerliche Vorgaben geprüft, digitale Unterschriften erstellt und Aufbewahrungsfristen eingehalten – und das ganz automatisch. Das gilt natürlich auch EU-weit und in manchen Fällen sogar international.

Mehr Sicherheit

Elektronische Rechnungen sind das absolute Maß an Sicherheit. Fälschungen und Manipulation sind nahezu ausgeschlossen, da E-Invoices in einem standardisierten und übersichtlichen Format erstellt und digital versendet werden. Diese Formate wurden für das Versenden von Geld entwickelt. 

Da niemand manuell auf einer digitalen Rechnung unterschreiben kann, gibt es digitale Signaturen, die bestätigen, dass Du wirklich Du bist. E-Rechnungen können zudem verschlüsselt werden, um zu verhindern, dass Dritte Daten abfangen und missbrauchen.

Mit diesen verbesserten Sicherheitsmaßnahmen schützen E-Invoices somit auch besser vor Betrug, Manipulation und Fälschung.

Besserer Cashflow

Weil E-Rechnungen so viel schneller bearbeitet werden können, verbessert sich automatisch auch der Cashflow von Unternehmen. Sie erhalten ihre Zahlungen schneller und können dadurch natürlich auch ihre Finanzen besser planen. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ist das ein großer Vorteil, da sie oft nicht so große Reserven haben und damit auf ihren Cashflow angewiesen sind.

In den meisten Branchen gibt es auch Zahlungsfristen, die selbstverständlich eingehalten werden müssen. Meistens handelt es sich um eine 30-Tage-Frist, die ab dem Zeitpunkt beginnt, an dem der Schuldner die Rechnung erhält. E-Invoices können fast sofort verschickt werden und sind dadurch natürlich pünktlicher bezahlt. Auch die Geschäftsbeziehung zwischen zwei Unternehmen kann verbessert werden, wenn Zahlungen in der vorgegebenen Frist beglichen werden und keine Mahnungen verschickt werden müssen.

Komplette Transparenz und schnelle Buchungen

Die Überschaubarkeit der Rechnungsstellung ist ein weiterer Vorteil von E-Invoicing. Es gibt keine Unklarheiten mehr darüber, wann eine Rechnung geschickt, empfangen oder bezahlt wurde. Das erleichtert die Arbeit der Buchhaltung und sorgt dafür, dass Unternehmen immer den Überblick behalten.

Auch innerhalb eines Unternehmens können sich die verschiedenen Abteilungen durch E-Rechnungen besser koordinieren, womit es natürlich zu weniger Missverständnissen kommt. Selbst später kann der Weg, den eine Rechnung gegangen ist, noch nachvollzogen werden, weil jeder Schritt digital festgehalten ist.

Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

Mit E-Invoicing müssen sich Unternehmen keine Sorgen mehr machen, dass sie bei der Rechnungsstellung geltende Vorschriften oder Gesetze brechen könnten. Besonders wichtig ist das in Deutschland, wo ab 2025 die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für alle Unternehmen in Kraft tritt, die mit öffentlichen Auftraggebern wie Ämtern oder staatlichen Einrichtungen zusammenarbeiten. 

E-Invoicing-Software hilft Unternehmen dabei, sich auf die neuen Gesetze vorzubereiten und die Konformität ihrer Prozesse rechtzeitig sicherzustellen.

Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit

Natürlich ist in der heutigen Zeit auch wichtig, dass an die Umwelt gedacht wird. Papierrechnungen belasten diese ziemlich. Elektronische Rechnungen hingegen müssen nicht gedruckt oder per Post geschickt werden und tragen so zur Nachhaltigkeit bei. 

Die Umstellung auf E-Rechnungen kann somit auch als Teil der unternehmerischen Verantwortung für Umweltschutz gesehen werden.

Verbesserte Datenanalyse und Reporting

Wie bereits erwähnt, enthalten E-Rechnungen strukturierte Daten, und aufgrund dieser klaren Struktur können Unternehmen detaillierte Analysen und Berichte erstellen. Das hilft dabei, Entscheidungen zu treffen und herauszufinden, wo noch interner Verbesserungsbedarf besteht. Außerdem können Unternehmen beobachten, wohin der Trend im Zahlungsverhalten der Kunden geht, und darauf basierend unnötige Ausgaben identifizieren.

Das gilt natürlich auch für die Zukunft. Finanzen können durch E-Invoices besser geplant werden. Somit können auch mögliche Risiken abgeschätzt werden.

Erhöhte Skalierbarkeit

E-Invoicing kann deutschen Unternehmen dabei helfen, eine bessere Skalierbarkeit zu erreichen. Das bedeutet, dass Anpassung und Wachstum interner Systeme aufgrund externer Veränderungen einfacher werden. Dabei ist es egal, ob ein Unternehmen nur wenige Rechnungen im Monat oder vielleicht sogar tausende Rechnungen am Tag ausstellt – Flexibilität durch E-Invoicing ist die Antwort.

Wenn ein Unternehmen erfolgreich auf E-Rechnungen umgestellt hat, kommt zudem der Vorteil der Arbeitsersparnis ins Spiel. Dies führt auch zu Kostenersparnissen, was besonders wichtig ist, wenn die Anzahl der zu erstellenden Rechnungen wächst.

Schnellere Integration und Anpassung

Die meisten E-Rechnungssysteme lassen sich einfach in bestehende ERP-Systeme integrieren. Das erleichtert natürlich die Einführung von E-Invoicing und erlaubt die schnelle und nahtlose Anpassung an neue Prozesse.

ZUGFeRD, XRechnung oder SCAN: Was gehört zum E-Invoicing und was nicht?

In Deutschland werden verschiedene Formate für E-Invoicing verwendet. Wir erklären Dir die Wichtigsten davon.

ZUGFeRD

ZUGFeRD, kurz für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” ist ein hybrides Format, das strukturierte Daten im XML-Format und eine visuell lesbare PDF kombiniert. Es wurde entwickelt, um den Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung gerecht zu werden und gleichzeitig die manuelle Lesbarkeit zu gewährleisten.

ZUGFeRD ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen im PDF/A3-Format zu versenden, wobei die Nutzerdaten als XML-Datei angehängt werden. Dies erlaubt es dem Rechnungsempfänger, die Rechnung entweder als PDF zu öffnen oder die XML-Daten direkt in Buchhaltungssoftware zu importieren.

Dieses Format reduziert die Bearbeitungszeit von Rechnungen erheblich und minimiert den Bedarf an manuellen Eingaben.

xRechnung

xRechnung hingegen ist ein reines XML-Format, das speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Es entspricht den Anforderungen der EU-Norm EN 16931, ist bis ins Detail für diese Zwecke ausgearbeitet und kann so europaweit eingesetzt werden.

Im Gegensatz zu ZUGFeRD enthält die xRechnung keine PDF-Komponente; alle Informationen sind ausschließlich in einem strukturierten XML-Dokument aufgeführt. Dies minimiert das Risiko von Diskrepanzen zwischen verschiedenen Dateiformaten und erhöht die Sicherheit und Verlässlichkeit der Rechnungsdaten.

SCAN

SCAN bezieht sich auf den Prozess des Scannens von Papierrechnungen, um sie in digitale Formate zu konvertieren. Diese gescannten Rechnungen werden oft mit OCR-Technologie verarbeitet, um die Daten auszulesen.

Allerdings sind gescannte Rechnungen keine echten E-Rechnungen, da sie nicht in dem strukturierten Format vorliegen, das für eine automatisierte Verarbeitung notwendig ist. Daher bieten sie nicht die gleichen Vorteile wie ZUGFeRD oder xRechnung, die auf maschinenlesbaren Daten basieren.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung durch E-Invoicing

Der unschlagbare Vorteil von E-Invoicing ist und bleibt, dass der komplette Rechnungsprozess automatisiert ist. Angefangen bei der Erstellung der Rechnung über die Prüfung bis hin zum Rechnungsausgang läuft alles wie von selbst ab. In dem Moment, in dem Rechnungen empfangen werden, können diese auch automatisch kontrolliert und dann bezahlt werden – und zwar fehlerfrei. 

Rechnungsausgang

Bei traditionellen Prozessen im Rechnungsausgang sind mehrere Schritte erforderlich: 

Erstellung ➡ Druck ➡ Verpackung ➡ Frankieren ➡ Versand

E-Invoicing vereinfacht dies erheblich, da die Rechnung direkt in digitaler Form erstellt und automatisch an den Empfänger gesendet wird, was den Aufwand minimiert und gleichzeitig eine schnelle Zustellung ermöglicht. Mit einer E-Invoice-Lösung über das Rechnungseingangsportal ZRE wird der Prozess auf zwei Schritte reduziert:

 Erstellung ➡ Automatischer Versand als E-Invoice

Rechnungseingang

Auch der Rechnungseingang wird durch E-Invoicing optimiert. Eingehende Rechnungen können unmittelbar beim Eingang elektronisch erfasst und geprüft werden. Mithilfe automatisierter Prüfmechanismen lassen sich Fehler reduzieren und Rechnungen schneller freigeben.

Der Prozess läuft folgendermaßen ab:

Erfassung der eingehenden Rechnung/Zahlungsabwicklung ➡  Automatisierte Prüfung und Freigabe        

Globales E-Invoicing

E-Invoicing hat sich inzwischen weltweit etabliert. Neben Deutschland setzen auch viele andere Länder auf Continuous Transaction Controls (CTC), um Steuerlücken zu schließen. Steuerbehörden können Rechnungsdaten mithilfe von CTC-Systemen in Echtzeit überprüfen, was Steuerhinterziehung erschwert und die Effizienz der Steuerverwaltung erhöht.

Um ein internationales Netzwerk, das sich um E-Rechnungen kümmert, beim Namen zu nennen: Das Peppol Netzwerk bietet einen standardisierten Rahmen, der über Deutschlands Grenzen hinausgeht, und hat sich so in vielen europäischen Ländern einen Namen gemacht.

Welches E-Invoicing-Modell passt am besten zu Deinem Unternehmen?

Da es nicht nur ein E-Rechnungs-Modell gibt, stehen Unternehmer bei der Einführung des E-Invoicings vor der Qual der Wahl. Am besten entscheidest Du, welches Modell am besten zu Dir und Deinem Unternehmen passt. Diese beiden Aspekte solltest Du dabei berücksichtigen:

  • Hosting: Hier kannst Du entweder ein eigenes Rechenzentrum für Dein Unternehmen betreiben oder aber auf einen externen Dienstleister zurückgreifen, der die Verarbeitung der Rechnungen übernimmt. Drittanbieter bieten Skalierbarkeit und einen geringeren Verwaltungsaufwand, während eigene Rechenzentren eine bessere Kontrolle der Datensicherheit bieten, wobei sie jedoch erhebliche Investitionen und Wartungsarbeiten erfordern.
  • Betriebsart: Hinsichtlich der Betriebsart kannst Du wählen, ob Dir eine cloudbasierte Lösung oder eine sogenannte On-Premise-Lösung eher zusagt. Cloudbasierte Lösungen sind um einiges flexibler und viel leichter zu skalieren, dafür bieten Dir On-Premise-Lösungen mehr Kontrolle über Deine eigenen Rechnungsdaten.

Die Wahl der richtigen Standards und Formate wie xRechnung oder ZUGFeRD ist entscheidend, um Vorschriften einzuhalten und reibungslose Transaktionen zu gewährleisten. Um sicherzustellen, dass Rechnungsstellungsprozesse effektiv bleiben, ist es wichtig, sich über Vorschriften informiert zu halten, die sich jederzeit ändern können.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie Ihre Entscheidungen bezüglich des Hostings, der Betriebsarten und der Standards mit Ihren geschäftlichen Anforderungen in Einklang bringen sollten, um Ihre E-Invoicing-Strategie zu optimieren. Es ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt, sich mit den Vorteilen von E-Invoicing, wie einer höheren Skalierung und einer besseren Datenanalyse, auseinanderzusetzen und die nötigen Schritte zur Implementierung zu gehen.

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