Betriebsabrechnungsbogen (BAB)

Was ist der Betriebsabrechnungsbogen?

Der BAB (Betriebsabrechnungsbogen) ist ein wichtiges Instrument der Kosten- und Leistungsrechnung. Er unterstützt Firmen dabei, ihre Kostenstruktur offenzulegen. Er fungiert als tabellarisches Kalkulationsschema, mit dem die im Unternehmen anfallenden Kosten systematisch erfasst und verursachungsgerecht verteilt werden können.

Mit dem BAB werden die Gemeinkosten auf die einzelnen Kostenstellen eines Unternehmens verteilt. Gemeinkosten sind Kosten, die nicht direkt einem einzelnen Produkt oder einer bestimmten Dienstleistung zugeordnet werden können. Im BAB werden diese indirekten Kosten den jeweiligen Kostenstellen zugewiesen, die sie verursacht haben.

Der BAB ist ein zentraler Teil des gesamten Kostenrechnungssystems. Er stellt die Grundlage für die Berechnung von Zuschlagssätzen dar, welche für die Produktpreiskalkulation und Wirtschaftlichkeitskontrolle unerlässlich sind. Die Ermittlung der realen Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung wäre ohne BAB schwierig. Im folgenden Abschnitt wird der Betriebsabrechnungsbogen erklärt.

Elemente und Aufbau des Betriebsabrechnungsbogens

Der Betriebsabrechnungsbogen wird grundsätzlich als Tabelle dargestellt. Die Hauptbestandteile des BAB sind:

• Kostenarten: In den Zeilen werden die verschiedenen Kostenarten aufgelistet. Dazu zählen beispielsweise Materialkosten, Personalkosten, Energiekosten oder Abschreibungen. Diese Kostenarten stammen aus der Finanzbuchhaltung und bilden die Grundlage der Kostenrechnung.
• Kostenstellen: In den Spalten werden die verschiedenen Kostenstellen des Unternehmens dargestellt. Kostenstellen sind Orte, an denen Kosten entstehen. Beispiele sind Produktion, Vertrieb, Verwaltung oder Forschung und Entwicklung.
• Vor- und Endkostenstellen: Ein wichtiger Punkt ist der Unterschied zwischen Vorkostenstellen, auch Hilfskostenstellen genannt, und Endkostenstellen, die auch als Hauptkostenstellen bezeichnet werden. Vorkostenstellen erbringen Leistungen für andere Kostenstellen. Dazu gehören beispielsweise die Energieversorgung oder die Kantine. Endkostenstellen produzieren hingegen die eigentlichen Produkte oder Dienstleistungen. Beispiele sind Fertigung, Montage oder Vertrieb. Ziel ist es, die Vorkostenstellenausgaben den Endkostenstellen zuzuweisen.
• Verteilungsschlüssel: Der Verteilungsschlüssel ist ein Faktor, mit dem die Gemeinkosten auf die einzelnen Kostenstellen verteilt werden. Beispiele für Verteilungsschlüssel sind die Anzahl der Mitarbeiter:innen, die Quadratmeterzahl einer Fläche oder der Materialverbrauch.

Im BAB werden sowohl Einzelkosten als auch Gemeinkosten berücksichtigt. Einzelkosten können einem Produkt oder einer Dienstleistung direkt zugeordnet werden. Gemeinkosten werden hingegen indirekt über Verteilungsschlüssel zugerechnet. 

Zu den Einzelkosten zählen beispielsweise das Material, das für die Herstellung eines Produkts verwendet wird. Außerdem gehören dazu die Löhne der Mitarbeiter:innen, die dieses Produkt produzieren. 

Beispiele für Gemeinkosten sind Miete, Stromkosten oder das Gehalt des:r Abteilungsleiter:in der Produktion. Es ist entscheidend, dass Du diese Kosten identifizierst und hinzurechnest. Nur so erhältst Du ein korrektes Bild Deiner Kostenrechnung.

Erstellung des Betriebsabrechnungsbogens

Der Betriebsabrechnungsbogen wird nach einem festen Schema mit mehreren Arbeitsschritten erstellt. Das Hauptziel ist, die Gemeinkosten so genau wie möglich den Kostenstellen zuzuordnen, die für ihre Entstehung verantwortlich sind.

Grundsätze der Kostenverteilung

Vor der Erstellung des BAB solltest Du einige grundlegende Prinzipien der Kostenzuordnung berücksichtigen:

• Verursachungsprinzip: Kosten müssen den Kostenstellen zugeordnet werden, die sie direkt oder indirekt verursacht haben. Das ist das wichtigste Prinzip einer verursachungsgerechten Kostenrechnung.
• Wirtschaftlichkeitsprinzip: Der Aufwand für die Kostenverteilung muss in einem angemessenen Verhältnis zum Endnutzen stehen. In der Praxis ist die vollständige und detaillierte Zuordnung aller Kosten meist nicht realistisch.
• Transparenzprinzip: Der Verteilungsprozess sollte transparent und nachvollziehbar sein. Hier müssen alle Annahmen und Berechnungen dokumentiert werden.

Schritte zur Erstellung eines BAB

Ein Betriebsabrechnungsbogen wird mit folgendem Verfahren erstellt:

1. Zunächst werden alle Kostenarten aus der Finanzbuchhaltung übernommen und in den BAB eingegeben.
2. Die Kostenstellenstruktur des Unternehmens wird ermittelt und in den BAB eingetragen.
3. Die Einzelkosten werden den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet.
4. Mithilfe sogenannter Verteilungsschlüssel werden die Gemeinkosten auf die Produktions- und Hilfskostenstellen umgelegt. Die Wahl der richtigen Umlageschlüssel hat direkten Einfluss auf die Genauigkeit der Kostenrechnung, sie sollte daher mit Bedacht getroffen werden.
5. Erbringt eine Kostenstelle eine Leistung für eine andere, so wird diese Leistung bei der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung der empfangenden Kostenstelle in Rechnung gestellt. Mit anderen Worten: Die Kosten werden von den Hilfskostenstellen auf die Produktionskostenstellen verteilt. Ein Beispiel wäre, wenn die Instandhaltung Maschinen für die Produktion repariert.
6. Für jede Kostenstelle muss ein spezifischer Zuschlagssatz ermittelt werden, mit dem die Kosten für die Verrechnungseinheit berechnet werden. Der Betriebsabrechnungsbogen ist also für jede Kostenstelle unterschiedlich. Auch die Zusammensetzung des Zuschlags variiert.

Arten von Betriebsabrechnungsbögen: Einstufig und mehrstufig

Bei den Betriebsabrechnungsbögen gibt es grundsätzlich zwei Modelle, die sich darin unterscheiden, wie detailliert und komplex sie sind.

Einstufiger Betriebsabrechnungsbogen: Beim einstufigen BAB werden die Gemeinkosten direkt auf die Endkostenstellen verteilt. Diese Form ist einfach zu erstellen. Sie kann aber zu Ungenauigkeiten führen, wenn Vorkostenstellen erhebliche Leistungen für andere Kostenstellen erbringen. Hier ist ein Beispiel: 

Mehrstufiger Betriebsabrechnungsbogen: Beim mehrstufigen BAB werden die Gemeinkosten zunächst auf die Vorkostenstellen verteilt. Dann werden die Kosten der Vorkostenstellen auf die Endkostenstellen umgelegt. Dieser BAB ist aufwändiger, liefert aber genauere Ergebnisse, insbesondere wenn die innerbetriebliche Leistungsverrechnung wichtig ist. Hier ist ein Beispiel:

Die unterstrichenen und kursiven Zahlen zeigen, wie Vorkostenstellen auf die Endkostenstellen verteilt werden.

Betriebsabrechnungsbogen: Vorlage

Hier findest Du eine einfache Vorlage in Tabellenform, um Dir die praktische Anwendung zu erleichtern.

Methoden zur Aufteilung der Gemeinkosten des BAB

Um den Betriebsabrechnungsbogen berechnen zu können, müssen die Gemeinkosten korrekt zugeordnet werden. Hierbei helfen Dir die sogenannten Verteilungsschlüssel, mit denen Du die Gemeinkosten den verursachenden Kostenstellen zuordnest. Die Wahl des richtigen Verteilungsschlüssels ist entscheidend für die Genauigkeit der Kostenrechnung: 

• Mengenschlüssel: Diesen Schlüssel wählst Du auf der Grundlage bestimmter Mengen. Ein typisches Beispiel ist die Quadratmeterzahl einer Kostenstelle. Hiermit verteilst Du Raumkosten wie Miete oder Heizung. Je mehr Fläche eine Kostenstelle in Anspruch nimmt, desto größer ist ihr Anteil an den gesamten Raumkosten.
• Wertschlüssel: Schlüssel auf Basis von Geldwerten werden Wertschlüssel genannt. Ein Beispiel sind freiwillige soziale Leistungen.

Verwendung von Zuschlagssätzen: Der Betriebsabrechnungsbogen ist auch für die Ermittlung von Zuschlagssätzen relevant. Zuschlagssätze sind für die Kostenträgerrechnung und die Zuschlagskalkulation wichtig. Die Zuschlagskalkulation ist ein Verfahren, mit dem Gemeinkosten auf einzelne Produkte oder Dienstleistungen, also die Kostenträger, umgelegt werden.

Zunächst werden die entsprechenden Gemeinkosten mithilfe der Umlageschlüssel auf die verursachenden Kostenstellen verteilt. Anschließend werden die Gemeinkosten einer Kostenstelle ins Verhältnis zu ihren Einzelkosten gesetzt. Daraus ergeben sich die Zuschlagssätze für die einzelnen Kostenstellen.

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Betriebsabrechnungsbogen: Beispiel und Anwendung

Der Betriebsabrechnungsbogen wird in verschiedenen Branchen angewendet. Er unterstützt Unternehmen bei der Kostenkontrolle und Kalkulation. Dabei spielt die Größe des Unternehmens keine Rolle. Besonders häufig findet er Anwendung in:

• produzierenden Unternehmen: Zur Ermittlung der Herstellkosten und zur Berechnung von Produktpreisen
• Handelsunternehmen: Zur Verteilung von Gemeinkosten auf die verschiedenen Produktgruppen und zur Ermittlung der Profitabilität einzelner Sortimente
• Dienstleistungsunternehmen: Zur Berechnung von Stundensätzen und zur Ermittlung der Kosten einzelner Projekte

Die Berechnung der Zuschlagssätze möchten wir am Beispiel eines einstufigen BAB erläutern. In den folgenden Tabellen ist die Verteilung der primären Gemeinkosten auf die Endkostenstellen dargestellt:

Schauen wir uns an am Beispiel der Stromkosten an, wie die Aufteilung vorgenommen wird:

• Nehmen wir an, die gesamten Energiekosten betragen 80.000 €.
• Der Gesamtverbrauch wird folgendermaßen berechnet: 12.000 kWh + 25.000 kWh + 8.000 kWh + 5.000 kWh = 50.000 kWh.
• Kosten pro kWh: 80.000 € / 50.000 kWh = 1,60 € / kWh
• Die Kosten für das Material (12.000 kWh): 12.000 kWh x 1,60 €/kWh = 19.200 €

Die Verteilung auf die Endkostenstellen ist in der folgenden Tabelle dargestellt:

Diese errechneten primären Ist-Gemeinkosten können als Grundlage für die Berechnung der Zuschlagssätze verwendet werden. Nehmen wir als Beispiel die Materialgemeinkosten. Angenommen, die Materialeinzelkosten betragen 100.000 €. Die Formel lautet dann:

Zuschlagssätze = (Materialgemeinkosten / Materialeinzelkosten) x 100 % = (39.350 € / 100.000 €) x 100 % = 39,35 %

Die Zuschlagssätze für die anderen Kostenstellen werden genauso berechnet.

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